【Güvenlik Eğitimi Araçları】SWOT, PDCA, 6W2H, SMART, WBS, Zaman Yönetimi, 80/20 Kuralı! (Süper Klasik)

Thread Content

▌I. SWOT Analizi Yöntemi: Strengths: Güçlü yönler, Weaknesses: Zayıf yönler, Opportunities: Fırsatlar, Threats: Tehditler. Anlamı: Genel durumu net bir şekilde kavramanıza, kaynaklar açısından güçlü ve zayıf yönlerinizi analiz etmenize, ortamın sunduğu fırsatları değerlendirmenize ve olası riskleri ve tehditleri önlemenize yardımcı olur; başarımız için son derece önemlidir. ▌II. PDCA döngüsü kuralları Plan: Hedefler ve planlar belirleme ； Do: Görevin yürütülmesi, uygulanması ； Kontrol: Süreçteki kritik noktalar ve nihai sonuçların kontrol edilmesi ； Eylem: Sapmaları düzeltmek, sonuçları standartlaştırmak, yeni hedefler belirlemek ve bir sonraki tur için plan yapmak. Anlamı: Her iş, bir PDCA döngüsüdür; planlama, uygulama, sonuçların değerlendirilmesi ve daha sonra iyileştirmeler yapılması gerekir. Aynı zamanda bir sonraki döngüye geçilir. Yalnızca zamanla sürekli yapılan iyileştirmelerle niteliksel sıçramalar gerçekleştirilebilir ve her iş mükemmelleştirilebilir, böylece kişinin kendi hayatı da geliştirilebilir. ▌III. 6W2H Yöntemi: Ne: İşin içeriği ve ulaşılacak hedefler ； Neden: Bu işi yapma sebebi ； Kim: Bu işe katılan belirli kişiler ve sorumlu kişi ； Ne zaman: İş ne zaman, hangi zaman diliminde yapılır? ； Nerede: İşin yapıldığı yer ； Hangisi: Hangi yöntem veya yol? ； Nasıl: Hangi yöntemle yapılır ； Ne kadar: Ne kadar maliyet gerekiyor? Anlamı: Herhangi bir işi yaparken 6W2H yaklaşımıyla düşünmek gerekir; bu, düşüncelerimizi düzenlememize ve rastgelelikten kaçınmamıza yardımcı olur. Raporlarımız da 6W2H kullanılarak hazırlanmalı; bu sayede rapor yazma ve inceleme süresinden tasarruf edilir. ▌IV. SMART İlkesi: Specific – Spesifik ； Ölçülebilir Ölçülebilen ； Ulaşılabilir ； İlgili ； Zaman tabanlı Zamanın ； Anlamı: İnsanlar iş hedefleri veya görev hedefleri belirlerken, bu hedeflerin ve planların SMART özelliklerine sahip olup olmadığını düşünmelidir. Yalnızca SMART özelliklerine sahip planlar iyi bir uygulanabilirliğe sahiptir ve planın gerçekleştirilmesini sağlamak için rehberlik eder. Özel not: Bazıları bu ilkeyi şöyle açıklar: S, “spesifik” anlamına gelir; yani performans değerlendirmesinin belirli iş göstergelerine odaklanması gerekir, genel ifadelerle yapılmamalıdır ； M, “Ölçülebilir” anlamına gelir; yani performans göstergelerinin sayısal veya davranışsal olması ve bu göstergeleri doğrulayacak verilerin veya bilgilerin elde edilebilir olması kastedilir ； A, “Ulaşılabilir” anlamına gelir; yani performans göstergelerinin çaba gösterilmesi durumunda ulaşılabileceğini ifade eder ve aşırı yüksek veya düşük hedeflerin belirlenmesini engeller ； R, gerçekçilik (realistic) anlamına gelir; performans göstergelerinin somut olduğunu, kanıtlanabilir ve gözlemlenebilir olduğunu ifade eder ； T, zaman sınırlaması (time bound) anlamına gelir ve performans göstergelerinin belirli bir süre içinde tamamlanmasına odaklanır. ▌V. Zaman Yönetimi – Önemli ve Acil
A. Hem önemli hem de acil: Acil durumlar, acil çözüm gerektiren sorunlar, belirli bir süre içinde tamamlanması gereken işler; siz yapmazsanız başkaları da yapamaz.
B. Önemli ancak acil değil: Hazırlık çalışmaları, önleyici tedbirler, değerlerin netleştirilmesi, planlama, kişilerarası ilişkilerin geliştirilmesi, gerçek anlamda yeniden yaratım, kendi yeteneklerinin geliştirilmesi.
C. Acil ancak önemli değil: Rahatsızlık yaratan şeyler, telefonlar, mektuplar, raporlar, toplantılar; birçok acil iş, başkalarının beklentilerini karşılayan işler.
D. Ne önemli ne de acil: Boş ve önemsiz işler, reklam amaçlı yazışmalar, telefonlar, kaçınmacı faaliyetler, bekleme süreleri.
Öncelik sırası = Önemlilik * Aciliyet
Zaman planlaması yapılırken, çeşitli işlerin öncelik sıralarını dikkate almak gerekir; “piyano çalmayı” öğrenmek gerekir. İş konusunda öngörülü olmalı, sorunları önceden önlemeliyiz. Eğer sürekli yangın söndürmekle meşgul olursak, işimiz her zaman pasif bir durumda kalacaktır. ▌VI. Görev Ayırma Yöntemi, yani Work Breakdown Structure: WBS’nin nasıl ayrıştırılacağı: Hedef → Görev → İş → Etkinlik. WBS ayırma ilkesi: Ana hedefler kademeli olarak daha ayrıntılı hale getirilir; en alt seviyedeki görev ve etkinlikler doğrudan bireylere verilerek tamamlanır ； Her görev, ilke olarak daha fazla bölünemeyecek şekilde ayrıştırılmalıdır. WBS ayırma yöntemi: Yukarıdan aşağıya ve aşağıdan yukarıya etkili iletişim ； Bire bir iletişim kurmayın ； Grup tartışması. WBS ayırma standardı: Ayırıldıktan sonra etkinlik yapısı net olmalıdır ； Mantıksal olarak büyük bir etkinlik oluşturur ； Geçici kilometre taşları ve izleme noktaları da dahil olmak üzere tüm kritik faktörler entegre edilmiştir ； Tüm etkinlikler açıkça tanımlanmıştır. Anlamı: Görevleri parçalara ayırmayı öğrenmek; görevleri yeterince ayrıntılı bir şekilde parçalara ayırdığınızda, ne yapmanız gerektiğini net bir şekilde anlarsınız, düzenli bir şekilde çalışabilirsiniz ve zamanınızı daha iyi planlayabilirsiniz. ▌VII. 28/70 İlkesi – Pareto İlkesi: “Toplam sonucun %80’i, toplam harcanan zamanın %20’si tarafından oluşturulur.” ” İşlerin öncelik sırasını “önem derecesine” göre belirleme ilkesi, “önemli azınlık ve önemsiz çoğunluk” ilkesine dayanmaktadır. Örnek: Satışların %80’i, %20’lik müşterilerden gelmektedir ； Telefonların %80'i %20'lik arkadaş grubundan geliyor ； Toplam üretimin %80’i, %20’lik ürünlerden gelmektedir ； Zenginliğin %80’i %20’lik insanların elinde toplanmıştır. Bu bize, işimizde ana çelişkileri iyi tespit etmemiz, karmaşık işler arasından öncelikleri belirleyebilmemiz ve kaynaklarımızı en önemli ve acil olan şeylere ayırmamız gerektiğini gösteriyor.