【Sohbet+Tartışma】E-posta gönderimiyle ilgili dikkat edilmesi gerekenler neler?

Thread Content

İşimizde her gün e-posta kullanıyoruz. Gönderim alınsa da alınmasa da, yeni içeriklerin olup olmadığına ve bitirilmemiş işlerin bulunup bulunmadığına bakılmalıdır. Peki e-posta gönderirken, tüm deniz dostları nelere dikkat etmeli: lol? (Aşağıdakiler tamamen kişisel iş deneyimlerinden derlenmiştir; diğer kullanıcıların görüş ve eklemeleri memnuniyetle karşılanır.) 1. Alıcı: E-postanın içeriğini uygulayan kişi, danışılan kişi veya olaydan haberdar edilen kişi vb. Kişi sayısı kesinlikle fazla olmamalı. Fazla alıcı, e-postanın kendisini hacimli gösterir. Eğer bir talep e-postasıysa, birden fazla kişiye gönderilmesi işlem süresinin uzamasına, verimliliğin düşmesine, talimatların belirsizleşmesine hatta birbiriyle çelişmesine neden olur. 2. Kopya alınan kişi: Sadece böyle bir şeyin olduğunu bilmesi yeterlidir; posta işleri konusunda sorumlu değildir, yanıt vermesine veya işlem yapmasına gerek yoktur. Uzun bir süre “kopya alınan kişi”nin ne anlama geldiğini anlamadım, yardım eden Du Niang oldu. Yaptığınız işin görülmesini istiyorsanız veya bir konuyu başkalarına bildirmek istiyorsanız bu seçeneği tercih edebilirsiniz. 3. Konu: Mutlaka kapsamlı, öz ve net olmalıdır. İş yaparken konularım hep bu formatta olur: 【】【】. İlk parantezde bildirim, talep, uygulama vb. yazılır, ikinci parantezde konu belirtilir. Şirketimiz bir grup şirketidir; ilgili konular farklı şubelerle veya genel merkezle ilgili olabilir. Ben *alışkanlık gereği ilk parantez içine kuruluşun kısa adını ekliyorum. 4. Metin: Talepler, istekler vb. konuların ayrıntılı içeriği. Belirsizlik olmamalı, format doğru olmalı, tonlamalar kesin olmalı ve düzenli olmalı. Önemle vurgulanması gereken öğeler, canlı renklerle belirtilir. 5. Ekler: Dikkatlice kontrol edin, hata veya eksiklik olmamasına dikkat edin. Denizcilik dostlarının hepsi muhtemelen ekleri göndermeyi unuttuğu durumlar yaşamıştır; ben ise sadece göndermeyi unutmakla kalmadım, aynı zamanda yanlış kişiye de ekler gönderdim. Önemli bir toplantı tutanağı; sonunda gönderilen versiyon üst düzeyin incelemesi için olanıydı ve dosyanın içinde çeşitli değişiklikler görülebiliyordu. O zaman nedenini düşünmüştüm, dosya adının uzunluğuydu, ancak ayrım dosya adının son kısmında yapılıyordu ve dikkat çekici değildi. Bundan sonra, dosyanın birden fazla versiyonu varsa, doğrudan dosya adının başında ayırt ediyorum:lol