Thread Content
Risk yönetimi, günümüzde ve yakın gelecekte işletme yönetiminde sıkça önem taşıyan bir yönetim unsurudur. Ülke içindeki birçok küçük işletme için, karmaşık ve değişken risk yönetimiyle nasıl başa çıkılır? Yazar, bunu esas olarak kalite risk yönetimi açısından açıklamaktadır. Dış Kalite Risk Yönetimi: Küçük işletmelerin dış kalite riskleri arasında, **bölgesel veya sektörel kuruluşların şirketin ürün kalitesini denetleme riski ile müşterilerin şirket ürünlerini kullandıklarında ortaya çıkan kalite riskleri yer alır. Bu dışsal kalite riskleri, içsel ürün kalitesinin etkili bir şekilde kontrol edilmesi yoluyla yönetilebilir; yalnızca içsel ürün kalitesi iyi kontrol edildiğinde dışsal kalite riskleri etkili bir şekilde azaltılabilir. İç kalite risk yönetimi, sadece ürün kalitesinin kontrolünü içermeyen, aynı zamanda ilgili süreçlerdeki risklerin tespitini, analizini ve etkili bir şekilde yönetilmesini de kapsayan sistemli ve karmaşık bir süreçtir. Bu makalede, kalite yönetim sistemi standartlarının bazı süreçleri üzerinde risk analizi yapılmıştır. Birçok işletme yöneticisi, kalite yönetim sisteminin sadece belge yönetimi olduğunu ve yeter ki belgeler iyi yönetilsin, kalite yönetim sistemi de sağlanmış olur diye düşünmektedir. Bu yanlış bir anlayıştır; dosya yönetimi, kalite yönetim sisteminde çok önemli bir yere sahiptir, ancak kalite yönetim sistemini iyi işletmek sadece dosya yönetimiyle mümkün değildir. Belge yönetimiyle ilgili riskleri, ISO9001 kalite yönetim sistemi standardının 4.2.2 maddesindeki belge kontrolü hükümleri çerçevesinde kısaca açıklayabiliriz. Standartlarda “belgenin yeterli ve uygun olabilmesi için, belgenin yayımlanmasından önce onaylanması gerektiği” belirtilmektedir. Peki, belge yayımlanmadan önce neden onaylanmalıdır? Birincisi, hazırlayan kişilerin yetenek ve seviyeleri farklı olduğundan, farklı pozisyonlardaki bu kişilerin anlatılan süreci kavrama düzeyleri de değişiklik gösterir; bu da hazırlanan belgelerin yeterli ve uygun olmamasına neden olabilir ； İkincisi, hazırlanan belge onaylanır ve onaylayan kişiler belgeyi inceleyerek, arayüzleri de dahil olmak üzere farklı açılardan ve bakış açılarından belgeyi doğrular; böylece belgenin yanlış hazırlanmasından kaynaklanan işletme riskleri azaltılır. Standartlarda ayrıca “dosya değişikliklerinin ve mevcut revizyon durumunun tespit edilmesi” gerektiği belirtilmektedir. İşletmelerdeki belgeler, özellikle üretim işlemleri için rehber olarak veya ürünlerin kalitesinin belirlenmesinde kullanılan belgelerde, bu belgelerdeki değişikliklerin kontrolü ve mevcut revizyon durumunun tespiti son derece önemlidir. Çoğu işletme kontrol amacıyla sürüm numaraları kullanır; dosyalarda değişiklik yapılırken mutlaka dosyanın sürüm numarası değiştirilmeli ve kontrol altına alınmalıdır, aksi takdirde büyük riskler ortaya çıkabilir. Örneğin, bir şirketin müşterisi ürünün özelliklerinde değişiklik yapılmasını talep eder; ancak şirket içinde eski ve yeni versiyonların bir arada kullanılması, eski versiyonlardaki belgelerin zamanında toplanmaması gibi nedenlerle eski versiyondaki özellikler kullanılabilir. Bu durumda üretilen ürünler müşteriye ulaştığında kalitesiz olabilir ve bu da seri üretim yapılan ürünlerin imha edilmesine yol açarak şirkete farklı derecelerde ekonomik zararlar verebilir. ISO 9001 standardında insan kaynakları yönetimiyle ilgili olarak “Uygun olduğunda, gerekli yeteneklerin kazanılması için eğitim sağlanmalı veya başka önlemler alınmalıdır” şeklinde bir gereklilik bulunmaktadır. Eğitimin standartları ve etkinliği ise genellikle küçük işletmeler tarafından göz ardı edilir. Bazı küçük işletmelerde yaygın uygulama, ustaların çıraklarına eğitim vermesidir ve standart bir eğitim materyali ile değerlendirme sistemi bulunmamaktadır. Bu durum, eğitim içeriğinin uygunluğunun, yeterliliğinin ve etkinliğinin tamamen ustanın insiyatifine bırakılmasına neden olur; bu da aynı ustanın yetiştirdiği çırakların seviyelerinin de farklı olmasına yol açar. Ayrıca bilimsel bir değerlendirme sisteminin olmaması, işletmenin ürün kalitesinde istikrarsızlıklara neden olur. Ayrıca, usta-çırak eğitim yönteminin bir diğer riski de, şirketin kritik teknolojilerinin muhtemelen tek bir kişinin elinde olmasıdır; bu kişi şirketi terk ederse ölçülemeyecek zararlar oluşur ve risk oldukça yüksektir. Doğru yaklaşım, işletmelerin ilgili belgeler oluşturması ve kritik teknolojileri ile deneyimleri yazılı hale getirmesidir; sürekli zenginleştirilerek biriktirilen bu belgeler, işletme için büyük bir servet haline gelecektir. Altyapı yönetimi konusunda ISO9001 standardı, “Kuruluşun, ürün gerekliliklerine uyum sağlamak için gerekli olan altyapıyı belirlemesini, sağlamasını ve sürdürmesini” gerektirir. Altyapı üretimi için kullanılan ekipmanlar, bazı işletmeler için üretimin temel veya belirleyici unsurlarıdır; bu nedenle üretim ekipmanlarının bakımı şarttır. Ancak yazar, birçok firmanın üretim ekipmanlarının bakımını yeterince iyi yapmadığını tespit etti. Örneğin bazı firmalarda üretim ekipmanları için hiçbir bakım planı bulunmamakta ve günlük olarak da ekipmanlar nadiren kontrol edilip bakımları yapılmaktadır. Ekipmanlarda arıza meydana gelip üretimi etkilemesi durumunda ise ancak ekipman üreticisinin teknik personeli çağrılarak onarım yaptırılmaktadır. Bu durum, hem ürün teslimat süreleri hem de işletmelerin ekonomik kayıpları açısından belirli bir etkiye neden olacak ve işletmelerin kalite yönetimi için risk yaratacaktır. Yukarıda kalite yönetim sisteminin bazı gereklilikleri sıralanmış ve bu gereklilikler ışığında kalite yönetiminin riskleri ile çözüm yolları açıklanmıştır. Umarız bu bilgiler, küçük işletmelerin kalite risklerini yönetmelerine biraz ışık tutar, işletmelerin kalite yönetimini belirli bir seviyeye çıkarır ve müşteri memnuniyetini artırır. Kaynak: “Çin Sertifikasyon ve Akreditasyon” Dergisi