“فائر فائٹنگ ریکارڈز” کی تفصیلی وضاحت”

Thread Content

1.jpg تعریف: فائر سیفٹی ریکارڈز سے کیا مراد ہے؟ فائر سیفٹی ریکارڈز، وہ تحریری، گرافیکل، آڈیو/ویڈیو شکل میں موجود تاریخی دستاویزات ہیں، جو فائر سیفٹی سے متعلق اہم اداروں کی جانب سے فائر سیفٹی کے انتظام و انصرام کے دوران براہِ راست تیار کیے جاتے ہیں۔ آگ سے بچاؤ سے متعلق دستاویزات کو منظم کرنا، آگ سے بچاؤ سے متعلق انتظامات کو بہتر بنانے کے لئے ایک اہم عنصر ہے؛ یہ تنظیم کے آگ سے بچاؤ سے متعلق انتظامات اور دیگر احتیاطی تدابیر کو یقینی بنانے کی بنیاد ہے۔ ایک، فائر سیفٹی ریکارڈوں کی اہمیت
“فائر سیفٹی قانون” کی دفعہ 17 میں درج ہے کہ “فائر سیفٹی کے لحاظ سے اہم اداروں کو فائر سیفٹی ریکارڈ رکھنے ضروری ہیں“۔ “اداروں، تنظیموں، کمپنیوں اور دیگر اداروں کے فائر سیفٹی انتظامات سے متعلق قواعد“ (وزارت داخلہ کا حکم نمبر 61) میں بھی فائر سیفٹی ریکارڈوں کو الگ سے ایک باب کے طور پر شامل کیا گیا ہے، اور اس میں یہ تقاضہ کیا گیا ہے کہ “فائر سیفٹی کے لحاظ سے اہم اداروں کو فائر سیفٹی ریکارڈ منظم طریقے سے رکھنے چاہئیں“۔ اس سے ظاہر ہوتا ہے کہ فائر سیفٹی ریکارڈوں کی فائر سیفٹی انتظامات میں بہت اہمیت ہے۔ وہ ادارے جو آگ سے بچاؤ کے لحاظ سے اہم نہیں ہیں، وہ آگ سے بچاؤ سے متعلق دستاویزات تیار نہیں کرنے پر مجبور ہیں، لیکن انہیں اپنے ادارے کی بنیادی معلومات، پولیس کے آگ سے بچاؤ سے متعلق شعبے کی جانب سے تیار کردہ قانونی دستاویزات، اور آگ سے بچاؤ سے متعلق دیگر مواد اور ریکارڈوں کو منظم طریقے سے محفوظ کرکے رکھنا ہوگا، تاکہ ضرورت پڑنے پر ان تک رسائی حاصل کی جاسکے۔ (1) فائر سیفٹی ریکارڈز، ان اداروں کا “شناختی کارڈ” ہیں جو آگ سے بچاؤ کے لحاظ سے اہم ہیں۔ فائر سیفٹی ریکارڈز میں، کسی ادارے کی بنیادی معلومات، نیز فائر سیفٹی انتظام سے متعلق مختلف دستاویزات اور معلومات درج ہوتی ہیں۔ اس سے ادارے کے قائدین، متعلقہ محکمے، پولیس کے فائر سیفٹی شعبے، اور فائر سیفٹی انتظام سے متعلق دیگر افراد کو صورتحال سے آگاہی حاصل ہوتی ہے؛ جس سے قیادت کو فیصلے کرنے اور روزمرہ کے کاموں میں مدد ملتی ہے۔ روزمرہ کے کاموں میں، آگ سے بچاؤ سے متعلق دستاویزات کو موقع پر کی جانے والی جانچوں کے ساتھ جوڑا جا سکتا ہے؛ تاکہ اعلیٰ حکام، ذمہ دار ادارے، اور پولیس کے آگ سے بچاؤ سے متعلق ادارے، آگ سے بچاؤ سے متعلق انتظامات کی جانچ کرنے کے لئے ان دستاویزات کو ایک اہم بنیاد کے طور پر استعمال کر سکیں۔ ； آگ لگنے کی صورت میں، آگ لگنے کی وجوہات کی تحقیق کرنے، حادثے کے ذمہ داران کا تعین کرنے، اور ذمہ دار افراد کے خلاف کارروائی کرنے کے لئے شواہد فراہم کئے جاسکتے ہیں۔ اس کے علاوہ، فائر سیفٹی سے متعلق ریکارڈز، آگ سے بچنے کے طریقوں، آگ بجھانے والے مواد، فائر سیفٹی سے متعلق تکنیکی معیارات میں تبدیلیاں، اور فائر سیفٹی سے متعلق ضوابط میں ترمیمات جیسے موضوعات پر تحقیق کے لئے قیمتی معلومات فراہم کرتے ہیں۔ (دوم) فائر سیفٹی ریکارڈز، کسی ادارے میں تعینات افراد کی جانب سے فائر سیفٹی سے متعلق ذمہ داریوں کی انجام دہی کی نگرانی کرنے کا ذریعہ ہیں؛ یہ ریکارڈز، فائر سیفٹی/آگ سے بچاؤ سے متعلق عملے کی صلاحیتوں اور کارکردگی کا جائزہ لینے میں بھی مددگار ثابت ہوتے ہیں۔ ان ریکارڈز سے ادارے میں فائر سیفٹی کے انتظامات سے متعلق ذمہ داریوں کا شعور بڑھتا ہے، اور ادارے کے فائر سیفٹی انتظامات کو منظم اور باقاعدہ شکل دینے میں مدد ملتی ہے۔ دوم، فائر سیفٹی ریکارڈز کا مشمولات: فائر سیفٹی ریکارڈز میں دو بنیادی عناصر شامل ہیں، یعنی فائر سیفٹی سے متعلق بنیادی معلومات اور فائر سیفٹی کے انتظام سے متعلق معلومات؛ ان کے ساتھ ضروری چارٹ بھی درج ہوتے ہیں۔ آگ سے بچاؤ سے متعلق بنیادی معلومات، دراصل فائر سیفٹی ریکارڈز کا اہم حصہ ہیں۔ ان میں ان اداروں سے متعلق معلومات شامل ہیں جو آگ سے بچاؤ کے لحاظ سے اہم ہیں۔ یہ اداروں کے لئے آگ سے بچاؤ سے متعلق قواعد و ضوابط پر عمل کرنے کی بنیادی شرط ہیں، اور یہ آگ سے بچاؤ سے متعلق ذمہ داریوں کو نبھانے کی عملی مثال بھی ہیں۔ آگ سے بچاؤ سے متعلق بنیادی معلومات میں، ادارے کی بنیادی معلومات اور آگ سے بچاؤ سے متعلق اہم مقامات کی تفصیلات شامل ہیں۔ ； عمارتوں یا مقامات کی تعمیر، استعمال یا کاروبار شروع کرنے سے پہلے، آگ سے بچاؤ سے متعلق ڈیزائن کی جانچ، آگ سے بچاؤ سے متعلق منظوری، اور آگ سے بچاؤ سے متعلق نگرانی سے متعلق دستاویزات اور معلومات۔ ； فائر سیفٹی کے انتظامی ڈھانچے اور مختلف سطحوں پر فائر سیفٹی کے ذمہ دار افراد ； آگ سے بچاؤ کا نظام ； فائر فائٹنگ کی سہولیات، آگ بھجانے والے آلات کی حالت ； پیشہ ور فائر بریگیڈ، رضاکار فائر فائٹرز، اور ان کے پاس موجود فائر فائٹنگ آلات کی تفصیلات۔ ； آگ سے بچاؤ سے متعلق اہم پیشوں سے وابستہ افراد کی صورتحال: نئے آگ سے بچاؤ والے مصنوعات، آگ سے بچنے والے مواد کی منظوری سے متعلق دستاویزات۔ ； آگ بھجانے اور ہنگامی صورتحال میں لوگوں کو نکالنے کے منصوب آگ سے بچاؤ کی انتظامیہ سے متعلق بنیادی طور پر دو چیزیں ہیں: پہلی، پولیس کے آگ سے بچاؤ سے متعلق شعبے کی جانب سے قانون کے مطابق تیار کیے گئے مختلف قسم کے قانونی دستاویزات۔ بنیادی طور پر ان میں “فائر سیفٹی کی نگرانی اور جانچ سے متعلق رپورٹیں”， “اصلاحات کے لئے دیے گئے نوٹس”، اور فائر سیفٹی سے متعلق قانونی دستاویزات شامل ہیں۔ دوسرا، کام سے متعلق ریکارڈز ہیں۔ بنیادی طور پر، ان میں آگ بھجانے والے آلات کی باقاعدگی سے جانچ کے ریکارڈ، خودکار آگ بھجانے والے آلات کی جانچ اور ٹیسٹنگ کی رپورٹیں، نیز ان آلات کی مرمت اور دیکھ بھال سے متعلق ریکارڈ شامل ہیں۔ ； آگ لگنے کے خطرات اور ان کی درستگی سے متعلق ریکارڈز ； آگ سے بچاؤ کی جانچ، نگرانی کے ریکارڈز ； گیس، برقی آلات کی جانچ سے متعلق ریکارڈز ； آگ سے بچاؤ سے متعلق تربیت کے ریکارڈز ； آگ بھجانے اور ہنگامی صورتحال میں لوگوں کو نکالنے سے متعلق منصوبوں کی مشقوں کے ری ； آگ لگنے سے متعلق ریکارڈ/معلومات ； فائر بریگیڈ سے متعلق انعامات اور سزاؤں کا ریکارڈ۔ مذکورہ فارم میں چیک کرنے والے افسر کا نام، وقت، مقام، تفصیلات، پائے گئے آگ سے متعلق خطرات، اور ان خطرات سے نمٹنے کے اقدامات وغیرہ درج کرنے ہوں گے۔ ； تربیت کے وقت، شرکت کرنے والوں کے نام، تربیت کا مشمولات وغیرہ درج کریں۔ ； مشق کے وقت، مقام، مشق کی نوعیت، شرکت کرنے والے محکموں اور افراد کے نام وغیرہ کو درج کریں۔ تین، فائر سیفٹی ریکارڈز کا انتظام: فائر سیفٹی ریکارڈز کو جمع کرنے، منظم کرنے اور محفوظ رکھنے کا مقصد، ان کا مؤثر استعمال کرکے تنظیم کے فائر سیفٹی انتظامات کو بہتر بنانا ہے۔ فائر فائٹنگ ریکارڈز کی اچھی یا بری انتظامیہ کا جائزہ، دراصل اس بات سے لیا جانا چاہیے کہ آیا ان ریکارڈز تک رسائی آسان ہے یا نہیں؛ یہی فائر فائٹنگ ریکارڈز کی انتظامیہ کا بنیادی معیار ہے۔ فائر سیفٹی سے متعلق دستاویزات کو بھی ادارے کی دیگر دستاویزات کے ساتھ ہی منظم طریقے سے محفوظ کیا جانا آگ بھجانے سے متعلق دستاویزات کی انتظامیہ سے متعلق قواعد و ضوابط وضع کریں، اور انتظامی ذمہ داریوں کو یقینی بنائی (1) آگ بھجانے سے متعلق دستاویزات کو، آگ سے بچاؤ کے لحاظ سے اہم ترین اداروں کی جانب سے ہی محفوظ رکھا جاتا ہے، تاکہ ضرورت پڑنے پر ان سے استفادہ کیا جاسکے۔ آگ بھجانے سے متعلق دستاویزات کا مرکزی اور منظم طریقے سے انتظام کرنا، آگ سے بچاؤ کے لحاظ سے اہم ترین اداروں کے لئے بہت ضروری ہے۔ اگرچہ فائر سیفٹی سے متعلق دستاویزات کسی خاص شعبے یا افراد کی جانب سے تیار کی جاتی ہیں، لیکن ان کی اہمیت صرف انہی لوگوں تک محدود نہیں ہے۔ فائر سیفٹی سے متعلق دستاویزات کو کسی مخصوص ادارے یا تنظیم کے ذریعہ منظم طریقے سے محفوظ کیا جانا چاہیے، تاکہ ان کا بہتر استعمال کیا جاسکے۔ ان دستاویزات کو کسی ایک ادارے یا فرد کے پاس الگ الگ محفوظ نہیں رکھنا چاہیے؛ اس طرح ہی دستاویزات کی منظم حفاظت ممکن ہوگی، اور ان کا بہتر استعمال بھی ممکن ہوگا۔ (دوم) فائر سیفٹی سے متعلق دستاویزات کو مکمل اور محفوظ رکھنا ضروری ہے؛ صرف اسی صورت میں ہی دستاویزات کی دیکھ بھال کے لئے ضروری وسائل فراہم کئے جا سکتے ہیں۔ فائر سیفٹی سے متعلق دستاویزات کی درستگی کو برقرار رکھنے کے دو پہلو ہیں: ایک طرف، تعداد کے لحاظ سے یہ ضروری ہے کہ تمام دستاویزات موجود ہوں، تاکہ وہ دستاویزات جنہیں جمع کرکے محفوظ کیا جانا چاہیے، ناقص یا نامکمل نہ رہیں۔ ； دوسری جانب، معیار کے لحاظ سے، دستاویزات کے درمیان تعلقات اور ان کی تاریخی صحت کو برقرار رکھنا ضروری ہے؛ انہیں جان بوجھ کر الگ الگ نہیں کیا جاسکتا، نہ ہی بے ترتیب طریقے سے رکھا جاسکتا ہے۔ اسی طرح، ان پر کوئی تبدیلی یا ترمیم بھی نہیں کی جاسکتی، تاکہ دستاویزات کی سچائی برقرار رہے۔ فائلوں کی تعداد کا مکمل ہونا ضروری ہے، تاکہ فائلوں کا نظام مکمل رہ سکے، اور فائلوں کے درمیان باہمی تعلقات برقرار رہ سکیں۔ اسی طرح، فائلوں کی تعداد کا مکمل ہونا ہی سائنسی بنیادوں پر فائلوں کی منظم ترتیب کو یقینی بناتا ہے۔ فائر سیفٹی سے متعلق دستاویزات کی حفاظت کے دو پہلو ہیں: ایک طرف، مادی سطح پر ان دستاویزات کو تباہی سے بچانے کی کوشش کی جاتی ہے، تاکہ ان کا استعمال زیادہ عرصے تک جاری رہ سکے۔ ； دوسری جانب، فائر بریگیڈ سے متعلق دستاویزات میں بھی کچھ رازداری ہوتی ہے؛ ان دستاویزات کو ضائع ہونے سے بچانا، اور ان کے چوری یا لیک ہونے سے بھی حفاظت کرنا ضروری ہے۔ (۳) فائر سیفٹی ریکارڈوں کی درجہ بندی: فائر سیفٹی ریکارڈوں کو، ان کی تخلیق کے مراحل، مشمولات، وقت اور شکل کے لحاظ سے، “جو چیزیں ایک جیسی ہیں انہیں ایک ہی زمرے میں رکھا جائے، اور جو چیزیں مختلف ہیں انہیں الگ زمرے میں رکھا جائے”، اس طریقے سے مختلف زمروں میں تقسیم کیا جانا چاہیے۔ مختلف زمروں کے درمیان کچھ ربط ہونا چاہیے، اور ان کا ایک خاص ترتیب اور نظام بھی ہونا چاہیے۔ اس سے فائلوں کو منظم کرنے، ان کی ترتیب دینے اور ان کی فہرست بنانے میں آسانی ہوتی ہے، جس سے ان کے انتظام اور استعمال کے لئے مناسب حالات پیدا ہوتے ہیں۔ (چہارم) فائر سیفٹی ریکارڈز کی تلاش: تلاش سے مراد، فائر سیفٹی ریکارڈز کے مشمولات اور خصوصیات کو درج کرکے انہیں کسی خاص ٹول میں محفوظ کرنا ہے؛ تاکہ فائر سیفٹی کے انتظام سے متعلق ضروریات کے مطابق، متعلقہ ریکارڈز کو بروقت تلاش کرکے استعمال کیا جاسکے۔ یہ، ریکارڈوں کو استعمال کرنے سے پہلے انجام دینے والی ایک اہم تیاری ہے؛ یہ، مطلوبہ فائر سے متعلق ریکارڈوں کو جلد اور درست طریقے سے تلاش کرنے کا ایک مؤثر ذریعہ ہے۔ فہرست، دستاویزات کی تلاش میں استعمال ہونے والا ایک اہم آلہ ہے۔ فائر فائٹنگ سے متعلق دستاویزات کی تلاش کی کارکردگی کو بہتر بنانے کے لئے، ضروری ہے کہ ان دستاویزات کی فہرستیں تیار کی جائیں، اور ایک مکمل فہرستی نظام قائم کیا جائے۔ (پانچ) فائر سیفٹی ریکارڈوں کو تلف کرنا: کسی ادارے کے فائر سیفٹی ریکارڈ، روزمرہ کے فائر سیفٹی انتظامات کے دوران وقت کے ساتھ ساتھ جمع ہوتے رہتے ہیں۔ وقت گزرنے کے ساتھ، کچھ ریکارڈوں کی اہمیت ختم ہو جاتی ہے، اور انہیں مزید محفوظ رکھنے کی ضرورت نہیں رہتی۔ فائلوں کے مواد کو منظم کرنے، اور کام کے اہم نکات پر توجہ مرکوز کرنے کے لئے، فائلوں کی باقاعدگی سے، منصوبہ بند طریقے سے، اور مخصوص معیارات کے مطابق صفائی کرنا ضروری ہے۔ مفید مواد کو جمع کرکے، منظم کرکے، محفوظ رکھا جائے۔ ； وہ مواد جن کی بچانے کی کوئی اہمیت نہیں رہی، اور جنہیں تلف کرنا ضروری ہے، انہیں **دستاویزات کے انتظام سے متعلق قواعد و ضوابط کے مطابق ہی ٹھکانے لگایا جانا چاہیے؛ تاکہ دستاویزات کا بوجھ کم ہو، اور الجھن پیدا نہ ہو، جس سے ان کا انتظام اور استعمال متاثر نہ ہو۔ فائر فائٹنگ سے متعلق دستاویزات کے لئے، درج ذیل جدول کو دیکھا جا سکتا ہے۔ فائلوں کی فہرست:
نمبر، نام:
01 – ادارے کا بنیادی تعارف
02 – ادارے کا پلان/ترتیب
03 – عمارتوں کی منظوری، جانچ، استعمال شروع کرنے سے قبل آگ سے بچنے سے متعلق اقدامات
04 – آگ سے بچنے سے متعلق انتظامی ڈھانچہ
05 – عمارتوں اور آگ سے بچنے سے متعلق آلات کی رجسٹریشن
06 – آگ سے بچنے سے متعلق قوانین و ضوابط
07 – اہم عملے کے افراد کی رجسٹریشن
08 – اہم مقامات کی رجسٹریشن
09 – کرایہ پر دیے گئے مکانات کا انتظام
10 – آتش گیر اور دھماکہ خیز کیمیائی مواد کی رجسٹریشن
11 – گیس اور برقی آلات کی جانچ کے ریکارڈ
12 – آگ بھجانے اور ہنگامی صورتحال سے نمٹنے سے متعلق منصوبے
13 – آگ سے بچنے سے متعلق تربیتی سرگرمیوں کے ریکارڈ
14 – دیگر اہم آگ سے بچنے سے متعلق معلومات (آگ لگنے کے واقعات، آگ سے بچنے سے متعلق انعامات و جرمانے، نئے آگ سے بچنے والے آلات، آگ سے بچنے سے متعلق اخراجات، تربیتی سرگرمیاں وغیرہ)