صرف 16 جملوں پر مشتمل ایک خودجائزہ، بہت ہی مناسب ہے!
Thread Content
اس پوسٹ کو آخری بار q2774594 نے 2016-8-22 کو ساعت 15:26 پر ترمیم کیا۔1. ذمہ داریاں واضح نہیں ہیں؛ مختلف شعبوں، افراد کی ذمہ داریاں واضح نہیں ہیں، جس کی وجہ سے مشکلات کے وقت ایک دوسرے پر الزامات لگائے جاتے ہیں۔； محکموں کی ذمہ داریاں، عہدوں کی ذمہ داریاں، اور افراد کی ذمہ داریاں واضح ہونی چاہئیں؛ ذمہ داریوں، حقوق اور فرائض کو یکجا کیا جانا چاہیے، اور متعلقہ مؤثر اندازہ لگانے کے طریقے 2. دستاویزات پر قابو نہ رکھنے کی وجہ سے صورتحال واضح نہیں ہوتی؛ ایسے مواقع پر جہاں دستاویزات کی رہنمائی ضروری ہوتی ہے، وہاں کوئی دستاویزات موجود ہی نہیں ہوتیں۔ دستاویزات میں واضح ہدایات بھی نہیں ہوتیں، اور نہ ہی انہیں عملی طور پر استعمال کیا جاسکتا ہے؛ دراصل یہ دستاو” ； ضروری دستاویزات تیار کرنے کے لئے واضح تقاضے وضع کئے جانے چاہئیں، تاکہ کام آسانی سے انجام دیا جاسکے اور کام کرنے کے لئے مناسب بنیادیں موجود ہوں۔ 3. اہداف کا تعین کرنا کافی مشکل ہے؛ اہداف کی ضرورت کو سمجھا نہیں جاتا، بلکہ مختلف ضروریات کے مطابق بے ترتیب طور پر اہداف مقرر کیے جاتے ہیں، یا ان اہداف میں تبدیلیاں کی جاتی ہیں۔ اہداف کی منصوبہ بندی اور ان کی نگرانی کا فقدان ہے۔ ； حقیقی اہداف کا نظام نافذ کیا جانا چاہیے، ایسے مفید، قابل عمل اور حوصلہ افزا اہداف مقرر کیے جانے چاہئیں۔ ساتھ ہی، مختلف شعبوں اور سطحوں پر بھی مناسب اہداف مقرر کیے جانے چاہئیں، اور ان اہداف کی عملی، جامع اور مؤثر طریقے سے جانچ کی جانی چاہیے۔ ۴- ریکارڈوں کی عدم دستیابی: مختلف قسم کے ریکارڈوں کے لئے کوئی شرط مقرر نہیں کی گئی ہے؛ ریکارڈ نامکمل، غیرمعیاری ہیں، بلکہ بعض صورتوں میں تو ریکارڈ ہی جعلی ہیں۔ ； مختلف قسم کے ریکارڈوں سے متعلق تقاضے متعین کرنے ضروری ہیں، ریکارڈنگ کے طریقوں اور خاص شرائط کو واضح کرنا ضروری ہے۔ ریکارڈوں کی مدد سے نظام کی کارکردگی، مصنوعات کی تیاری کے عمل پر نگرانی، اور مصنوعات کے معیار کا جائزہ لیا جاسکتا ہے۔ مفید ڈیٹا جمع کرکے، ڈیٹا کے تجزیے سے مستقبل کے رجحانات اور نتائج اخذ کئے جاسکتے ہیں۔ 5. عملے کی اہلیت کی نگرانی نہیں ہوتی؛ یہ معلوم نہیں ہو سکتا کہ ہر عہدے پر تعینات افراد واقعی اس کام کے لئے مناسب ہیں یا نہیں۔ عملے کی اہلیت کی جانچ، تصدیق، اور تربیت کا کوئی نظام موجود نہیں ہے۔ ； عہدوں کے لئے مطلوبہ اہلیتوں کے معیارات مقرر کئے جانے چاہئیں، اور یہ بھی جانچا جانا ضروری ہے کہ آیا تعینات کیے گئے افراد ان عہدوں کے لئے مناسب ہیں یا نہیں۔ 6. تربیت کے نام پر صرف دکھاوہ کیا جاتا ہے؛ مناسب تربیت فراہم نہیں کی جاتی، چہ جائیکہ مخصوص مقاصد کے لئے تربیت دی جائے۔ تربیت دراصل صرف بیرونی آڈٹ سے نمٹنے کے لئے کی جاتی ہے۔ ； مخصوص تربیتی پروگرام تیار کیے جانے چاہئیں، اور انہیں مؤثر طریقے سے نافذ کیا جانا چاہیے۔ تربیت کے نتائج کی جانچ کی جانی چاہیے، تاکہ اس کی مؤثریت کی تصدیق کی جاسکے۔ 7. تحقیق و ترقی سے متعلق تبدیلیوں کے لئے، روزمرہ استعمال ہونے والی اشیاء کی تیاری سے متعلق منصوبے نہیں ہوتے، یا صرف تقریباً ہی کوئی منص تیار کیے جانے والی مصنوعات کے لئے درکار معیارات متعین نہیں کئے گئے ہیں، اور تیار کی جانے والی مصنوعات سے متعلق قانونی اور ضابطہ جاتی شرائط پر بھی توجہ نہیں دی گئی ہے؛ لہذا حالات کے مطابق تحقیق و ترقی کے راستے اور منصوبے میں بار بار تبدیلی کی جاتی ہے۔ ； ڈیزائن اور ترقیاتی کنٹرول پروسیجرز کو سختی سے نافذ کیا جانا چاہیے؛ ڈیزائن اور ترقی کے لئے منصوبہ بندی، ان پٹ، آؤٹ پٹ، جانچ، تصدیق وغیرہ جیسے کاموں کو ضروری قواعد کے مطابق انجام دینا ہوگا۔ جب تحقیق و ترقی کے منصوبوں یا متعلقہ کاموں میں کوئی تبدیلی کی ضرورت پڑے، تو اسے بھی مخصوص طریقہ کار کے مطابق جانچ اور تصدیق کے بعد ہی عمل میں لایا جانا چاہیے۔ 8۔ سپلائرز کا انتخاب بہت بے ترتیب طریقے سے کیا جاتا ہے؛ معیاری سپلائرز کی فہرست کے مطابق مصنوعات خریدی نہیں جاتیں۔ اکثر سستے داموں کو خریداری کا معیار قرار دیا جاتا ہے، اور خریدی گئی مصنوعات کے معیار پر کوئی نگرانی نہیں کی جاتی۔ ； سپلائرز کے انتظام سے متعلق ضوابط پر سختی سے عمل کیا جانا چاہیے؛ جانچ، تشخیص اور دوبارہ تشخیص کے معیارات کے مطابق سپلائرز کے انتظام کو بہتر بنایا جانا چاہیے، نیز خریدے گئے مصنوعات کی جانچ اور کنٹرول کو بھی مضبوط بنایا جانا چاہیے۔ ۹- عمل کنٹرول کو بہتر بنانا مشکل ہے، کیوں کہ عمل پر مناسب کنٹرول نہیں ہے۔ قابو میں رکھنے کے لئے ضروری عملوں کے لئے کوئی مناسب کنٹرول اقدامات وضع نہیں کئے گئے ہیں؛ بنیادی طور پر، عملوں کو کنٹرول کرنے کا کام آپریٹرز کے تجربے پر منحصر ہے۔ عملوں سے متعلق کوئی ریکارڈ موجود نہیں ہے، جس کی وجہ سے کسی مسئلہ کے وقت اس کی وجہ کا پتہ لگانا مشکل ہے۔ مناسب عملی کنٹرول کے نظام قائم کرنا ضروری ہے، تاکہ مصنوعات کے معیار کو برقرار رکھا جاسکے۔ ضرورت پڑنے پر، مختلف عملیات سے متعلق مکمل اور درست ہدایاتی دستاویزات اور اقدامات تیار کئے جانے چاہئیں۔ 10. آلات خراب ہونے کے بعد ہی ان کی دیکھ بھال کی جاتی ہے؛ مناسب آلاتی نظام قائم نہیں کیا گیا ہے، آلات کی دیکھ بھال اور مرمت کے لئے کافی عملہ موجود نہیں ہے، آلات کے وسائل ناکافی ہیں، جس کی وجہ سے پیداواری ضروریات پوری نہیں ہو پاتیں۔ آلات کو درست طریقے سے استعمال نہیں کیا جاتا، اور بعض اوقات آلات کی خرابیوں کی وجہ سے مصنوعات کی کوالٹی متأثر ہوتی ہے۔ ； مناسب آلات کی دیکھ بھال کا نظام قائم کرنا ضروری ہے؛ آلات کی باقاعدگی سے دیکھ بھال اور مرمت کی جانی چاہیے، تاکہ وہ پیداوار اور مصنوعات کے معیار کے لئے درکار صلاحیتوں کو پورا کر سکیں۔ ۱۱۔ پیمائشی آلات کی جانچ کے لئے کوئی آلات موجود نہیں ہیں؛ پیمائشی آلات کا انتظام بہت بدحال ہے، کوئی ریکارڈ موجود نہیں، سالانہ جانچ کا کوئی منصوبہ بھی نہیں ہے۔ وہ آلات جن کی جانچ نہیں کی گئی یا جن کی جانچ میں کوتاہی ہوئی، انہیں استعمال کیا جارہا ہے، یہاں تک کہ جانچ کے مقامات پر بھی انہیں استعمال کیا جارہا ہے۔ ； معیاری پیمائشی آلات کے لئے ایک موثر نظام قائم کیا جانا چاہیے، آلات کی باقاعدگی سے جانچ کی جانی چاہیے، اور ان آلات کے استعمال پر پابندی ہونی چاہیے جن کی جانچ نہیں کی گئی یا جن کی جانچ میں کوتاہی ہوئی ہے۔ 12. مصنوعات کی جانچ کے ضوابط مناسب نہیں ہیں؛ بہت سے ایسے جانچ کے عمل جو ضروری ہیں، وہ انجام ہی نہیں دئے جاتے۔ جانچ کے ضوابط قانونی تقاضوں اور متعلقہ معیارات کے مطابق وضع نہیں کئے گئے ہیں۔ مصنوعات کی جانچ کے نظام پر سختی سے عمل نہیں کیا جاتا، اور بے دریغ مصنوعات کو بازار میں فروخت کر دیا جاتا ہے۔ معیاری مصنوعات کی جانچ کا نظام قائم کیا جانا چاہیے، اور اس پر سختی سے عمل درآمد کیا جانا چاہیے۔ جانچ کے معیارات قوانین، ضوابط اور متعلقہ معیارات پر مبنی ہونے چاہئیں۔ مصنوعات کو منظور کرنے کی ذمہ داریاں واضح ہونی چاہئیں، اور مصنوعات کے معیار سے متعلق معلومات کا جامع تجزیہ بھی ضروری ہے۔ ۱۳۔ صارفین کی اطمینان کے نعرے دراصل صرف ظاہری شکل کے لئے ہیں؛ در حقیقت صارفین کی ضروریات اور خواہشات کو سنجیدگی سے نہیں لیا جاتا۔ صارفین کی شکایات کو بھی صرف رسمی طور پر ہی حل کیا جاتا ہے، اور صارفین کی اطمینان کی سطح کی جانچ بھی صرف باہری جانچوں کو پورا کرنے کے لئے ہی کی جاتی ہے۔ ； گاہکوں کی اطمینان کو یقینی بنانے پر توجہ دینا ضروری ہے، اور اس کے لئے عملی اقدامات کرنے ہوں گے۔ گاہکوں کی اطمینان سے متعلق حقیقی سروے کئے جانے چاہئیں، اور ان نتائج کی بنیاد پر کاموں میں بہتری لائی جانی چاہیے، تاکہ ہر لحاظ سے گاہکوں کو اطمینان حاصل ہو سکے۔ ۱۴۔ وجوہات کا تجزیہ: سامنے آنے والے مسائل کی وجوہات کا تجزیہ صرف سطحی سطح پر ہی کیا جاتا ہے؛ گہری اور بنیادی وجوہات کی تلاش نہیں کی جاتی۔ چند سادہ مثالوں سے اس کی وضاحت کی جاسکتی ہے۔ ； حقیقی اور پائیدار بہتری کا نظام قائم کرنا ضروری ہے، تاکہ درستگی کے اقدامات اور روک تھام کے طریقوں پر عمل درآمد جاری رہ سکے۔ حقیقی اور ممکنہ مسائل کی جڑوں کو گہرائی سے جاننا ضروری ہے، نہ کہ صرف ظاہری وجوہات پر توجہ دی جائے۔ ۱۵- مسلسل بہتری کہاں نظر آتی ہے؟ مسلسل بہتری تو صرف باتیں ہی ہیں؛ اس کے لئے کوئی واضح تقاضے یا عملی اقدامات موجود نہیں، نہ ہی کسی قسم کی جانچ، حوصلہ افزائی، یا مؤثر بہتریوں کو مستحکم کرنے کے طریقے موجود ہیں۔ مسلسل بہتری کو پورے معیاری انتظامی نظام کے عمل میں شامل رکھنا ضروری ہے؛ بہتری کے منصوبے تیار کیے جانے چاہئیں اور انہیں عملی طور پر نافذ کیا جانا چاہیے۔ ۱۶۔ سرٹیفکیٹ حاصل کرنا، ہی معیاری انتظامی نظام کے تمام کاموں کا مقصد ہے۔ معیاراتی انتظامی نظام کو مؤثر طریقے سے چلانے کے لئے، اور اس نظام کے مقصد کو حاصل کرنے کے لئے، اسے کمپنی کے قیادتی عملے کے کام کے منصوبوں اور دن بہ دن کے کاموں میں شامل نہیں کیا جانا چاہیے۔ ； کاروباری رہنماؤں کو اس بات پر غور کرنا چاہیے کہ معیاری نظامِ انتظام، مصنوعات کے معیار کو برقرار رکھنے اور کاروبار کی ترقی میں کتنا اہم کردار ادا کرتا ہے۔ انہیں چاہیے کہ معیاری نظامِ انتظام کو مؤثر طریقے سے نافذ کریں، تاکہ حل کرنے کے لئے بے شمار مسائل کا سامنا کرنے کی صورتحال پیدا نہ ہو۔
بہت ہی درست، کام کے ہر پہلو میں اس کا استعمال ممکن ہے۔
یہی ہمارے انتظامی کاموں کا المیہ ہے۔