Office 2007 میں ماہر بننے کے لئے 15 ایکسل سے متعلق چھوٹی چھوٹی تکنیکیں

Thread Content

　　 ایکسل، آفس آفس سوفٹ ویئرز میں ایک ٹیبلنگ ٹول کے طور پر کام کرتا ہے؛ یہ ڈیٹا کو جمع کرنے اور منظم کرنے میں بہت مددگار ثابت ہوتا ہے۔ آج جب معلومات کی مقدار میں تیزی سے اضافہ ہو رہا ہے، تو ہر صنعت کے لئے ڈیٹا کو جمع کرنا، منظم کرنا اور اس پر کارروائی کرنا اور بھی اہم ہو گیا ہے۔ لہٰذا، ایکسل کا استعمال مزید وسیع ہو گیا ہے، اور یہ بہت سے دفتری کارکنوں کے لئے ایک ضروری سافٹ ویئر بن گیا ہے۔ لہٰذا، ایکسل کو ماہرانہ طریقے سے استعمال کرنا بھی پیشہ ور افراد کے لئے ایک ضروری مہارت ہے۔ البتہ ایکسل کی صلاحیتیں واقعی بہت زیادہ ہیں؛ زیادہ تر لوگوں کے لئے اسے استعمال کرنے میں کوئی مشکل نہیں ہوتی، لیکن اسے بہتر طریقے سے استعمال کرنا آسان کام نہیں ہے۔ آیئے، اب جانتے ہیں کہ ایکسل کے استعمال میں کون سی عام تکنیکیں استعمال کی جاتی ہیں۔ ڈاؤن لوڈ کا لنک: office2007 ڈاؤن لوڈ
ٹپ نمبر 1: نئی پابندیوں کا جائزہ لیں۔
تاکہ صارفین ٹیبلوں میں بڑی تعداد میں ڈیٹا دیکھ سکیں، Microsoft Office Excel 2007 ہر ٹیبل میں زیادہ سے زیادہ 1,000,000 قطاریں اور 16,000 کالم رکھنے کی سہولت فراہم کرتا ہے۔ یعنی، ایکسل کی ایک ہی ورکشیٹ کی گنجائش 1,048,576 قطاروں اور 16,384 کالموں کے برابر ہے۔ 2003 ورژن کے ایکسل کے مقابلے میں، اس میں دستیاب قطاروں کی تعداد میں 1,500% اور دستیاب کالموں کی تعداد میں 6,300% اضافہ ہوا ہے؛ یعنی اس کی گنجائش میں نمایاں اضافہ ہوا ہے۔ اس کے علاوہ، ایکسل 2007 میں زیادہ سے زیادہ 16,000,000 رنگوں کی حمایت بھی موجود ہے۔ 　　 اور اب، ایک ہی ورک بک میں لامحدود تعداد میں فارمیٹس استعمال کیے جا سکتے ہیں؛ اب یہ صرف 4,000 فارمیٹس تک محدود نہیں رہا۔ ； ہر سیل میں موجود ریفرنسز کی تعداد 8,000 سے بڑھ کر کسی بھی تعداد تک پہنچ گئی ہے؛ واحد پابندی تو کمپیوٹر کی میموری کی صلاحیت ہی ہے۔ ایکسل کی کارکردگی کو بہتر بنانے کے لئے، مائیکروسافٹ نے 2003 ورژن کے ایکسل میں استعمال ہونے والی میموری کی مقدار کو 1 گیبا سے بڑھا کر 2 گیبا کر دیا، یعنی یہ مقدار دوگنی ہو گئی۔ چونکہ Excel 2007، ڈبل پروسیسرز اور ملٹی تھریڈڈ چپ سیٹس کی حمایت کرتا ہے، لہذا صارفین بڑی تعداد میں فارمولوں والی ورکشیٹس میں بھی تیز رفتار کارکردگی کا تجربہ کر سکتے ہیں۔ 　　 مہارت نمبر 2: ایکسل دستاویزات میں ہیڈر اور فوٹر کو لچیلے طریقے سے شامل کرنا۔
جو لوگ اکثر ایکسل کا استعمال کرتے ہیں، وہ جانتے ہیں کہ پہلے ایکسل دستاویزات میں ہیڈر اور فوٹر شامل کرنا بہت مشکل کام تھا؛ اس کے لئے مختلف ڈائیلاگ باکسوں کے ذریعے ترتیبات درکار تھیں۔ لیکن اب Excel، “پیج لے آؤٹ” ویو میں، Excel دستاویزات میں ہیڈر اور فوٹر شامل کرنے کی سہولت فراہم کرتا ہے؛ یہ عمل بہت آسان اور سیدھا ہے۔ طریقہ کار درج ذیل ہے:　　 1. ایکسل کے “فنکشنز” سیکشن میں، “انسرٹ” ٹیب پر کلک کریں۔ 　　 2. “ٹیکسٹ” گروپ میں، “ہیڈر اور فوٹر” بٹن پر کلک کریں۔ 　　 “فنکشنز” سیکشن میں “ہیڈر اور فوٹر ٹولز” نامی ٹیب موجود ہے؛ اس ٹیب کے اندر “ڈیزائن” نامی ٹیب میں وہ تمام کمانڈز موجود ہیں جن کی ہمیں ضرورت ہے۔ اس کی بدولت ہم Excel دستاویزات کے ہیڈر اور فوٹر کو بہت آسانی سے ایڈٹ کر سکتے ہیں۔ ایکسل ٹیبلوں کو خوبصورت بنانا دراصل بہت آسان ہے۔
ٹپ نمبر 3: ٹیبلوں کو جلد ترین وقت میں خوبصورت بنائیں۔
نئے ایکسل ورکشیٹس میں، صارفین اپنی توجہ صرف اہم ڈیٹا کی درج کرنے پر مرکوز کر سکتے ہیں؛ انہیں ٹیبلوں کی فارمیٹنگ اور ظاہری شکل سے متعلق کوئی فکر کرنے کی ضرورت نہیں ہے، اس طرح ان کا کام کم ہو جاتا ہے۔ ایکسل کی مدد سے، آپ جلد ترین وقت میں ٹیبلوں کو خوبصورت بنا سکتے ہیں۔ آپریشن کے مراحل درج ذیل ہیں:　　 1. اس سیل تک پہنچیں جس میں ڈیٹا موجود ہے۔ 　　 2. “شروع کریں” ٹیب میں، “اسٹائل” گروپ میں، “ٹیبل فارمیٹ لاگو کریں” کا اختیار منتخب کریں۔ 　　 اس وقت “ٹیبل فارمیٹ لگانے” کا ڈائیلاگ باکس سامنے آئے گا، جہاں آپ ٹیبل کے ڈیٹا کا ماخذ متعین کر سکتے ہیں۔ 　　 4. “تصدیق” بٹن پر کلک کرنے سے، ٹیبل میں خود بخود عنوانات کا رنگ، عنوانی خانوں کا رنگ، اور مختلف قطاروں کا رنگ مقرر ہو جاتا ہے۔ ساتھ ہی ٹیبل کو فہرست کی شکل میں بھی تبدیل کر دیا جاتا ہے، جس سے فہرست سے متعلق مختلف خصوصیات، جیسے خودکار فلٹرنگ وغیرہ، استعمال کی جا سکتی ہیں۔ 　　 مہارت نمبر 4: مناسب فارمیٹ کو خود بخود لاگو کرنا اور حساباتی کالموں کو خود بخود تخلیق کرنا۔ جب آپ کسی موجودہ ٹیبل میں نئے کالم شامل کرنا چاہتے ہیں، تو ایکسل خود بخود موجودہ فارمیٹ کو لاگو کر دیتا ہے، اور آپ کو دوبارہ سیٹنگز کرنے کی ضرورت نہیں پڑتی۔ اس کے علاوہ، آفس ایکسل ٹیبل میں، حساب لگانے والے کالم کو بھی جلدی سے تخلیق کیا جا سکتا ہے۔ حساب کتاب کے لئے، ہر قطار کے لئے ایک فارمولہ استعمال کیا جاتا ہے؛ اس طرح نئی قطاروں کو بھی شامل کیا جاسکتا ہے، اور فارمولہ بھی فوراً ان نئی قطاروں پر بھی لاگو ہو جاتا ہے۔ فارمولے کو صرف ایک بار ہی درج کرنا کافی ہے، “فل کرنے” یا “کاپی کرنے” جیسے کمانڈز کی ضرورت نہیں ہے۔ مخصوص طریقہ کار درج ذیل ہے:
1. جب آپ کسی نئے کالم کو شامل کرنا چاہتے ہیں، تو بس ایکسل ٹیبل کے دائیں جانب نئے فیلڈ کا نام درج کریں، پھر 【Enter】 کلید دبائیں۔ اس طرح خود بخود ایک نیا کالم شامل ہو جائے گا، اور اس کے لئے مناسب فارمیٹ بھی خود بخود لاگو ہو جائے گا۔ 　　 2. “E3” سیل پر جائیں، وہاں مجموعہ کیلئے فارمولہ درج کریں۔ 【Enter】 بٹن دبانے کے بعد، فارمولہ خود بخود فہرست کے آخر تک منتقل ہو جائے گا، اور تمام رقوم کا مجموعہ حساب کیا جائے گا؛ اس طرح ایک الگ کالم بھی خود بخود تخلیق ہو جائے گا۔ 　　 اگر ٹیبل بہت لمبا ہو، تو آپ کو پہلے کی طرح نیچے کی جانب سکرول کرنے کی ضرورت نہیں ہے؛ اس طرح استعمال کرنا بہت آسان ہو جاتا ہے۔ 　　 مہارت نمبر 5: دہرائے گئے ڈیٹا کو جلدی سے حذف کرنا۔ یہاں تک کہ جب ایکسل کی مدد سے بڑی مقدار میں ڈیٹا کو سنبھالا جاتا ہے، تب بھی غلطیاں رونما ہونا ناگزیر ہے۔ اکثر ڈیٹا دوبارہ درج ہو جاتا ہے، اور چاہے ہم بار بار احتیاط سے چیک کریں، پھر بھی ایسی غلطیوں کو دریافت کرنا بہت مشکل ہوتا ہے۔ اس صورت میں ایکسل کی مدد لینا ضروری ہے، اس طرح ایسے مسائل کو آسانی سے حل کیا جا سکتا ہے۔ 　　 ان سیلوں کا انتخاب کریں جن کی جانچ کرکے ان میں موجود دہرائے گئے اعداد و شمار کو حذف کرنا ہے، پھر “فنکشنز” ٹیب میں موجود “ڈیٹا” آپشن پر کلک کریں۔ 　　 2. “ڈیٹا ٹولز” گروپ میں، “دہرے اعداد و شمار کو حذف کریں” بٹن پر کلک کریں۔ 　　　　 اس وقت “دہرائے گئے اعداد و شمار کو حذف کریں” نامی ڈائیلاگ باکس کو کھولیں، اور ان کالموں کا انتخاب کریں جن میں دہرائے گئے اعداد و شمار کی جانچ کی جانی ہے۔ 　　 4. ترتیبات مکمل ہونے کے بعد “ٹھیک” بٹن پر کلک کریں۔ ایکسل، منتخب کردہ کالموں میں موجود دہرائے گئے اعداد و شمار کی جانچ کرے گا، اور نتائج سے متعلق معلومات فراہم کرے گا۔ 　　 مہارت نمبر 6: رنگوں کی تدریج کے ذریعے ڈیٹا کی مجموعی تقسیم کو بآسانی سمجھنا۔ کسی سیل کے علاقے میں دو یا تین رنگوں کی تدریج دکھائی جاتی ہے؛ رنگوں کا پس منظر، سیل میں موجود قدر کی نشاندہی کرتا ہے، اور یہ رنگ تدریجی طور پر ڈیٹا کی قدر کے حساب سے بدلتے رہتے ہیں۔ یہ واقعی بہت شاندار خصوصیت ہے۔ نئے ورژن کے ایکسل میں “رنگی سطحیں” نامی نیا فارمیٹنگ آپشن موجود ہے، جس کی بدولت قاری متن کو زیادہ واضح اور آسان طریقے سے دیکھ سکتا ہے۔ 　　 1. ان ڈیٹا کو منتخب کریں جن کا تجزیہ کرنا ہے، مثلاً “A3:C8” سیلز کا علاقہ۔ 　　 2. ایکسل کے “فنکشنز” ٹیب میں، “سٹارٹ” ٹیب پر جاکر، “اسٹائل” گروپ میں موجود “کنڈیشنل فارمیٹنگ” بٹن پر کلک کریں۔ 　　 3. “کنڈیشنل فارمیٹنگ” کے ڈراپ ڈاؤن مینو میں “رنگوں کی سطحیں” -> “سبز-پیلا-سرخ رنگوں کی سطحیں” کمانڈ استعمال کریں۔ 　　 اس وقت، جدول میں موجود مخصوص اعداد و شمار، ان کے حجم کے لحاظ سے مختلف رنگوں میں دکھائے جاتے ہیں۔ یہ طریقہ اعداد و شمار کی تجزیاتی معلومات حاصل کرنے کے لئے بہت مفید ہے، کیوں کہ اس سے کسی بھی چیز میں ہونے والی تبدیلیوں کو آسانی سے سمجھا جا سکتا ہے۔ رنگوں کا بھرپور استعمال کرکے ڈیٹا کو زیادہ پُرکشش بنایا جاسکتا ہے۔
تکنیک نمبر 7: مختلف لمبائیوں والی رنگین لکیریں استعمال کرکے ڈیٹا کو زیادہ پُرکشش بنایا جاسکتا ہے۔
یہ تو ٹیبل کے مجموعی منظر کے بارے میں ہے؛ لیکن اگر آپ صرف کسی ایک کالم کے ڈیٹا کو واضح طور پر دیکھنا چاہتے ہیں، تو کیا کرنا چاہیے؟ اس وقت ڈیٹا پر “ڈیٹا بارز” کے ذریعہ شرطی فارمیٹنگ لاگو کی جا سکتی ہے؛ ڈیٹا بارز کی لمبائی، سیل میں موجود عدد کی بڑائی کو ظاہر کرتی ہے۔ رنگین ڈیٹا باروں کا مشاہدہ کرکے، آپ کو اعداد و شمار کا ایک ایک کرکے موازنہ کرنے کا وقت بچ جاتا ہے؛ اس طرح آپ آسانی سے کسی ڈیٹا سیٹ میں سب سے زیادہ یا سب سے کم قدر کا پتہ لگا سکتے ہیں۔ عمل درآمد کے لئے خاص طریقے یہ ہیں:　　 1. ٹیبل میں سے کسی ایک سیل کے علاقے کو منتخب کریں۔ 　　 2. ایکسل کے “فنکشنز” ٹیب میں، “سٹارٹ” ٹیب پر جاکر، “اسٹائلز” گروپ میں موجود “کنڈیشنل فارمیٹنگ” بٹن پر کلک کریں۔ 　　 پھر، سامنے آنے والے ڈراپ ڈاؤن مینو میں “ڈیٹا بارز” –> “بلو ڈیٹا بارز” کمانڈ کو استعمال کریں۔ 　　 اس وقت، “ڈیٹا بارز” کے ذریعہ شرائطی فارمیٹنگ استعمال کرنے سے، پورے کالم میں موجود ڈیٹا کی زیادہ سے زیادہ اور کم سے کم قیمتیں واضح طور پر دکھائی دیتی ہیں؛ اس طرح ہر ڈیٹا کا الگ الگ موازنہ کرنے کی ضرورت نہیں رہتی، جس سے الجھن پیدا نہیں ہوتی۔ 　　 مہارت نمبر 8: ٹیبلز کا استعمال کرکے ڈیٹا کے رجحانات کو ظاہر کرنا۔
ایکسل میں موجود رنگین اور مختلف شکلوں کے آئکنوں کا استعمال کرکے، ڈیٹا کے رجحانات کو بہت تیزی سے گرافیکل شکل میں پیش کیا جاسکتا ہے؛ اس سے مجموعی صورتحال کو بہتر طریقے سے سمجھنے میں مدد ملتی ہے۔ آپریشن کے اقدامات:
1. ان ڈیٹا پوائنٹس کو منتخب کریں جن سے رجحانات ظاہر ہوتے ہیں۔ “Start” ٹیب میں، “Styles” گروپ میں موجود “Conditional Formatting” بٹن پر کلک کریں۔ کھلنے والے مینو میں “Icon Set” -> “Four-Directional Arrows (Colorful)” کمانڈ کا استعمال کریں، تاکہ ڈیٹا کے لئے مناسب آئکن شامل کیے جا سکیں۔ 　　 2. اگر اس وقت شامل کیے گئے آئکنز مطلوبہ ضروریات کو پورا نہ کر سکیں، تو “اسٹائل” گروپ میں موجود “کنڈیشنل فارمیٹنگ” پر کلک کریں۔ اس سے ایک ڈراپ ڈاؤن مینو کھلے گا، جس میں “رولز کو مینج کریں” کمانڈ پر کلک کریں۔ اس طرح “کنڈیشنل فارمیٹنگ رولز مینیجر” ڈائیلاگ باکس کھل جائے گا۔ 　　 اس ڈائیلاگ باکس میں، “آئکن سیٹ” قاعدے کو منتخب کریں، اور پھر “قاعدہ ترمیم کریں” پر کلک کریں۔ فوراً کھلنے والے “ایڈٹ فارمیٹ رولز” ڈائیلاگ باکس میں، مختلف آئکنوں کو دکھانے کے لئے خاص قواعد مقرر کریں (جیسے کہ قیمتوں کی قسم اور سائز)۔ 　　 مہارت نمبر 9: پیشہ ورانہ چارٹس کو تیزی سے تیار کرنا۔
ایکسل، صارفین کو بہت ہی مؤثر چارٹ ڈیزائننگ ٹولز فراہم کرتا ہے؛ اس کی بدولت آپ تیزی سے پیشہ ورانہ سطح کے ڈیٹا تجزیے کر سکتے ہیں، اور خوبصورت چارٹس بھی آسانی سے تیار کر سکتے ہیں۔ طریقہ کار:　　 1. کسی خاص سیل کے علاقے کو منتخب کریں، پھر “Insert” ٹیب پر کلک کریں، اور “Charts” گروپ میں “Pie Chart” کا انتخاب کریں۔ 　　 فوراً ہی “چارٹ ٹولز” سامنے آ جاتے ہیں، “ڈیزائن” ٹیب میں موجود “چارٹ اسٹائلز” گروپ میں بہت سے پیشہ ورانہ رنگوں کے اختیارات موجود ہیں؛ آپ جو بھی اسٹائل منتخب کرنا چاہیں، اسے منتخب کر سکتے ہیں۔ پھر “چارٹ لے آؤٹ” گروپ سے پہلا لے آؤٹ منتخب کریں، تاکہ فیصد کی معلومات خود بخود شامل ہو جائیں۔ 　　 اگر آپ پائی چارٹ پر موجود ٹیکسٹوں کو ترتیب دینا چاہتے ہیں، تو کسی بھی ٹیکسٹ پر رائٹ کلک کریں۔ اس طرح ایک فلوٹنگ مینو سامنے آئے گا (یہ ورڈ اور پاورپوائنٹ میں بھی موجود ہے)۔ اس مینو میں کچھ عام کمانڈز موجود ہیں، جن کے ذریعے آپ فونٹ کا رنگ، سائز وغیرہ ترتیب دے سکتے ہیں۔ 　　 پہلے اس طرح کے پیشہ ورانہ اور خوبصورت چارٹس بنانے میں بہت وقت لگتا تھا، لیکن اب ایک منٹ سے بھی کم وقت میں ایسے چارٹس تیار کیے جا سکتے ہیں۔ 　　 مہارت نمبر 10: فارمولوں کو آسانی سے تخلیق کرنا۔ آفس کا نیا، کامیابیوں پر مبنی صارفین کے لئے ڈیزائن کردہ انٹرفیس، سب سے زیادہ استعمال ہونے والے کمانڈز کو “فنکشنز” ٹیب میں رکھتا ہے۔ اس طرح صارفین “فارمولے” ٹیب کے “فنکشن لائبریری” گروپ میں مطلوبہ فنکشنز کو جلدی سے تلاش کرکے استعمال کر سکتے ہیں، جس سے فارمولوں کو تخلیق کرنے کا عمل زیادہ موثر ہو جاتا ہے۔ لیکن کچھ طویل فارمولے ٹیبل میں دیکھنے میں مناسب نہیں ہوتے۔ سیلز میں موجود طویل فارمولوں کو آسانی سے دیکھنے اور ان میں ترمیم کرنے کے لئے، ایڈیٹنگ بار میں فارمولے کے خانے کے سائز کو درج ذیل تین طریقوں سے تبدیل کیا جا سکتا ہے۔ عملی طریقہ:
1. اگر آپ فارمولہ باکس کو تین یا زیادہ قطاروں میں تقسیم کرنا چاہتے ہیں، یا اسے ایک ہی قطار میں واپس لانا چاہتے ہیں، تو ایڈیٹ بار کے آخر میں موجود “توسیع” بٹن پر کلک کریں، یا [Ctrl] + [Shift] + [U] کی کلیدوں کا استعمال کریں۔ 　　 فارمولے کے باکس کی اونچائی کو درست طریقے سے ایڈجسٹ کرنے کے لئے، ماؤس کے کرسر کو فارمولے کے باکس کے نیچے رکھیں، یہاں تک کہ کرسر عمودی دونوں سمت والے تیر کی شکل اختیار کر لے۔ اب ماؤس کے بائیں بٹن کو دبائے رکھتے ہوئے، اس عمودی تیر کو اپنی مطلوبہ جگہ پر منتقل کریں، پھر ماؤس کا بٹن چھوڑ دیں۔ 　　 3. فارمولہ باکس کے سائز کو خودکار طور پر اس طرح ایڈجسٹ کیا جاسکتا ہے کہ وہ متعلقہ سیل میں موجود ٹیکسٹ کی لائنوں کی تعداد کے مطابق، زیادہ سے زیادہ اونچائی تک پہنچ جائے۔ اس کے لئے، ماؤس کرسر کو فارمولہ باکس پر رکھیں، یہاں تک کہ کرسر عمودی دونوں طرف کی تیر کی شکل میں تبدیل ہو جائے؛ پھر ماؤس کے بائیں بٹن پر دو بار کلک کریں۔ ایکسل کے ذریعہ خوبصورت اور مؤثر ورک شیٹس تیار کی جاسکتی ہیں۔
ٹپ نمبر 11: ڈیٹا کو رنگوں کے حساب سے ترتیب دینا۔
تقریباً ہر کوئی رنگین رنگوں کو پسند کرتا ہے؛ دستاویزات میں رنگوں کا مناسب اور مؤثر استعمال، دستاویز کی دلکشی اور قابل فہمی کو بہتر بنانے میں مددگار ثابت ہوتا ہے۔ اگر ڈیٹا کو رنگ کے حساب سے ترتیب دیا اور فلٹر کیا جاسکے، تو یہ مطلوبہ ڈیٹا کو جلدی سے تلاش کرنے میں مددگار ثابت ہوگا۔ ایکسل 2007 کے ذریعہ، چاہے یہ کام دستی طور پر کیا جائے یا شرائط کے مطابق سیلوں کی فارمیٹنگ کی جائے، ڈیٹا کو فارمیٹ کے لحاظ سے (جس میں سیلوں کا رنگ اور فونٹ کا رنگ بھی شامل ہے) ترتیب دیا جاسکتا ہے اور اسے فلٹر بھی کیا جاسکتا ہے۔ آیئے، پہلے یہ جانتے ہیں کہ ڈیٹا کو رنگ کے حساب سے کس طرح ترتیب دیا جائے۔ 　　 “شروع کریں” ٹیب میں موجود “اسٹائل” گروپ میں، “کنڈیشنل فارمیٹنگ” کے ذریعے “سیلز کو نمایاں کرنے کے قواعد” کا استعمال کرتے ہوئے، کسی بھی سیل کے علاقے کے لئے مختلف رنگ اور فونٹ کلر استعمال کیا جا سکتا ہے۔ 　　 2. ڈیٹا کے علاقے میں موجود کسی سیل پر کلک کریں، پھر “ترمیم” گروپ میں “ترتیب دینا اور فلٹر کرنا” بٹن پر کلک کریں۔ باز آنے والے مینو میں “خود ساختہ ترتیب” کمانڈ استعمال کریں۔ 　　 3. کھلنے والے “ترتیب دینے” کے ڈائیلاگ باکس میں، بنیادی/ثانوی کلیدی الفاظ، ترتیب دینے کا معیار اور ترتیب وغیرہ متعین کریں؛ 4 ترتیبی شرائط شامل کریں۔ “ٹھیک” پر کلک کرنے کے بعد، ڈیٹا مطلوبہ رنگوں کے ترتیب کے مطابق ترتیب دے دیا جاتا ہے۔ 　　 مہارت نمبر 12: رنگ کی بنیاد پر ڈیٹا کو فلٹر کرنا۔ پچھلی مہارت میں، ہم نے سیکھا کہ رنگ کی بنیاد پر ڈیٹا کو کس طرح ترتیب دیا جاتا ہے، لیکن رنگ کی بنیاد پر ڈیٹا کو کس طرح فلٹر کیا جاتا ہے؟ فکر نہ کریں، جواب فوراً ہی سامنے آجائے گا۔ طریقہ کار درج ذیل ہے:
1. “شروع” ٹیب میں موجود “اسٹائل” گروپ میں، “کنڈیشنل فارمیٹنگ” کے تحت موجود “سیلز کو نمایاں کرنے کے قواعد” کے فیچر کا استعمال کرتے ہوئے، کسی بھی سیل کے علاقے کے لئے مختلف رنگ اور فونٹ کلر منتخب کیا جاسکتا ہے۔ 　　 2. ڈیٹا کے علاقے میں موجود کسی سیل پر کلک کریں، پھر “ایڈٹ” گروپ میں “سورٹ اینڈ فلٹر” بٹن پر کلک کریں۔ ظاہر ہونے والے مینو میں فلٹرنگ کے احکامات استعمال کریں۔ اس طرح ایکسل خود بخود کالموں کے عنوانات کے ساتھ فلٹرنگ کے لئے ٹرائی اینگل بٹن شامل کر دے گا۔ 　　 3. “میعاد ختم ہونے کی تاریخ” کالم کے عنوان کے دائیں جانب موجود نیچے والے تکونی بٹن پر کلک کریں، اس کے بعد درآمد شدہ مینو سے “رنگ کے حساب سے فلٹر کریں” کا آپشن منتخب کریں۔ پھر دائیں جانب موجود “سیل کے رنگ کے حساب سے فلٹر کریں” یا “فونٹ کے رنگ کے حساب سے فلٹر کریں” کی فہرست سے کوئی ایک رنگ منتخب کریں، اس طرح فلٹرنگ کا عمل مکمل ہو جائے گا۔ 　　 ٹپ نمبر 13: سیلوں کے اسٹائل کو آسانی سے ترتیب دینا۔ اگر آپ کسی ان پٹ فارم میں مختلف فارمیٹس لاگو کرنا چاہتے ہیں، اور یہ یقینی بنانا چاہتے ہیں کہ تمام سیلوں کا فارمیٹ ایک جیسا رہے، تو آپ سیلوں کے اسٹائل کا استعمال کر سکتے ہیں۔ سیل کا اسٹائل، دراصل مختلف فارمیٹنگ خصوصیات کا مجموعہ ہے؛ جیسے فونٹ اور فونٹ سائز، اعداد کی شکل، سیل کے کنارے، اور سیل کی پس منظر رنگ۔ ایکسل میں موجود داخلی سیل اسٹائلز کی بدولت، کوئی بھی صارف آسانی سے فارمیٹنگ کا کام مکمل کر سکتا ہے۔ سادہ طریقہ کار درج ذیل ہے:　　 1. اس سیل کو منتخب کریں جس پر فارمیٹ لگانا ہے۔ 　　 2. “شروع کریں” ٹیب میں، “اسٹائل” گروپ میں، “سیل اسٹائل” بٹن پر کلک کریں۔ 　　 3. اس سیل کے اسٹائل پر کلک کریں جسے آپ لاگو کرنا چاہتے ہیں۔ 　　 اس کے علاوہ، ایک بات واضح کرنا ضروری ہے کہ سیلوں کا اسٹائل، پوری ورک بک پر لاگو کیے گئے ڈاکیومنٹ تھیم پر منحصر ہوتا ہے۔ جب کوئی صارف کسی دوسرے دستاویزی ٹیمپلیٹ پر منتقل ہوتا ہے، تو سیلوں کا اسٹائل خود بخود اپ ڈیٹ ہو جاتا ہے، تاکہ وہ نئے ٹیمپلیٹ کے مطابق ہو جائے۔ 　　 مہارت نمبر 14: یقین کریں کہ ہر ٹیبل کا عنوان ہمیشہ نظر میں رہے۔
طویل ڈیٹا ٹیبلز کو پڑھنے میں آسانی کے لئے، ایکسل میں ایک بہت ہی مفید خصوصیت موجود ہے؛ یعنی جب ڈیٹا کو ٹیبل کی شکل میں تبدیل کیا جاتا ہے، تو ٹیبل کے ڈیٹا کو دیکھتے وقت ہر عنوان واضح طور پر نظر آتا ہے۔ 　　 1. اس ڈیٹا کے علاقے کو منتخب کریں جسے ٹیبل میں تبدیل کرنا ہے، پھر “Insert” ٹیب پر کلک کریں۔ 　　 2. “ٹیبلز” گروپ میں، “ٹیبل” بٹن پر کلک کریں؛ اس سے “ٹیبل بنانے” کا ڈائیلاگ باکس کھل جائے گا۔ “ٹیبل میں عنوان شامل کریں” کے چیک باکس پر نشان لگائیں، پھر “ٹھیک ہے” پر کلک کریں۔ 　　 3. جب ٹیبل تخلیق کر لیا جائے، تو اس ٹیبل کو اوپر نیچے سکرول کرنے سے ہمیشہ ٹیبل کے عنوانات دکھائی دیتے رہتے ہیں؛ یعنی اصل عنوانات والی قطاریں کالموں کے عنوانات کی جگہ پر ظاہر ہوتی ہیں۔ (بے شک، کرسر کو اس ٹیبل کے اندر ہی رکھنا ضروری ہے، تاکہ سکرول بار کو حرکت دینے سے کالموں کے عنوانات دکھائی دیں۔) 　　 ایک چھوٹا سا نسخہ شیئر کرتا ہوں: عام ڈیٹا علاقے پر براہِ راست “ٹیبل فارمیٹ” لگانے سے بھی اس ڈیٹا علاقے کو ایکسل ٹیبل میں تبدیل کیا جا سکتا ہے۔ 　　 مہارت نمبر 15: ٹیبل میں ڈیٹا کا خلاصہ بنانا۔ ایکسل میں ٹیبل تخلیق کرنے کے بعد، اس ٹیبل کے باہر موجود ڈیٹا سے الگ ہی اس ٹیبل میں موجود ڈیٹا کا انتظام اور تجزیہ کیا جاسکتا ہے۔ ٹیبل کے آخر میں ایک خلاصہ والی قطار دکھا کر، اور ہر خلاصہ والی قطار کے خانوں میں موجود ڈراپ ڈاؤن فہرست سے فنکشنز استعمال کرکے، Excel ٹیبل میں موجود ڈیٹا کو تیزی سے خلاصہ کیا جاسکتا ہے۔ آپریشن کے مراحل درج ذیل ہیں:　　 1. ایکسل ٹیبل میں کسی بھی جگہ پر کلک کریں، تو “ٹیبل ٹولز” دستیاب ہو جائیں گے، اور “ڈیزائن” ٹیب بھی نظر آئے گا۔ 　　 2. “ڈیزائن” ٹیب پر موجود “ٹیبل اسٹائل آپشنز” گروپ میں، “سمری روز” کے چیک باکس کو منتخب کریں۔ 　　 اس وقت، ٹیبل کے نیچے خلاصہ فراہم کرنے والی قطار ظاہر ہوتی ہے، اور سب سے بائیں جانب والے خانے میں “خلاصہ” لکھا ہوتا ہے۔ 　　 4. سمری لائن میں، اس سیل پر کلک کریں جس پر آپ سمری کیلکولیشن لگانا چاہتے ہیں، پھر ڈراپ ڈاؤن لسٹ سے مناسب فنکشن منتخب کریں، جیسے کہ مجموع، اوسط وغیرہ۔ 　　 اگر آپ اوپر بیان کیے گئے 15 طریقے سیکھ لیں، تو یقیناً آپ کی Excel استعمال کرنے کی مہارتیں جلد ہی بہتر ہو جائیں گی۔ آپ مختلف ٹیبلوں کو زیادہ آسانی سے سنبھال سکیں گے، اور کم وقت میں ہی ڈیٹا کی درستگی اور خوبصورتی کو برقرار رکھ سکیں گے۔ ■