کمپنیوں کے منافع کو تباہ کرنے والا “غیرمرئی قاتل” کون ہے؟

Thread Content

کسی کاروبار کے “غیرمرئی اخراجات“، بالکل اسی طرح ہیں جیسے کسی زندہ وجود میں پوشیدہ بیماریاں؛ یہ اخراجات دور نہیں ہوتے، اور کاروباری مالکان کے لئے یہ ایک بڑی پریشانی کا سبب بنتے ہیں۔ اگر “بیماری کے باعث بننے والے جراثیم” تلاش کر لئے جائیں، اور مناسب علاج فراہم کیا جائے، تو کمپنیاں دوبارہ زندہ ہو سکتی ہیں۔ اس مضمون میں، کاروباروں میں عموماً پائے جانے والے بارہ “خفیہ اخراجات” کا خلاصہ پیش کیا گیا ہے؛ کاروبار ان کی بنیاد پر اپنی حالت کا جائزہ لے سکتے ہیں۔ یہاں بارہ قسم کے “غیرمرئی اخراجات” کا خلاصہ درج ذیل ہے: 1- اجلاسوں سے متعلق اخراجات۔ اگر وقت کو ایک عمل کے طور پر دیکھا جائے، تو وقت بلاشبہ سب سے قیمتی چیز ہے۔ کسی کاروبار کا سلسلہ دراصل وقت کے ساتھ مقابلہ کرنے کا عمل ہی ہے۔ اجلاس، کاروباری اداروں کے لئے مسائل حل کرنے اور ہدایات جاری کرنے کا ایک اجتماعی طریقہ ہے، لیکن یہ ایک مہنگا کاروباری عمل بھی ہے۔ کیونکہ یہ سرگرمی عموماً ایسی ہوتی ہے جس میں بہت سے رہنما شامل ہوتے ہیں۔ ہر منٹ گزرنے کا مطلب یہ ہے کہ اجلاس میں شرکت کرنے والوں کی تعداد میں اضافہ ہو رہا ہے۔ لیکن بہت سے کمپنیوں کے منیجروں کو اجلاس منعقد کرنے کی مناسب تکنیکوں کا علم نہیں ہے۔ اس کے نتیجے میں “اجلاس سے پہلے کوئی تیاری نہیں، اجلاس کے دوران کوئی مخصوص موضوع نہیں، اجلاس کے بعد کوئی عمل درآمد نہیں، شرکت کرنے کی کوئی ضرورت نہیں، وقت پر قابو نہیں، اور بات چیت بے حد جاری رہتی ہے”، یہ چھ مسائل موجود ہیں۔ جب ہر ماہ تنخواہیں ادا کی جاتی ہیں اور آمدنی کا خلاصہ تیار کیا جاتا ہے، تو مالی رپورٹس میں درج اعداد و شمار ہمیشہ منیجروں کے لئے پریشانی کا سبب بنتے ہیں۔ در حقیقت، اس “دوا” کا ایک بڑا حصہ دراصل میٹنگوں پر مشتمل ہوتا ہے۔ 2۔ خریداری کی لاگت: مختلف کمپنیوں میں خریداری کے مختلف طریقے ہوتے ہیں، لیکن یہ کاروباری اداروں کی لاگتوں میں ایک اہم حصہ ہے۔ ہم اکثر اس لاگت پر صرف خریداری کی قیمت اور مقدار پر توجہ دیتے ہیں، جبکہ اس کے علاوہ دیگر عوامل کو نظرانداز کر دیتے ہیں۔ ایک بار ایک کمپنی تھی، جو ایک نیا پروجیکٹ شروع کر رہی تھی۔ اس پروجیکٹ کے لئے ٹیم کو ہر روز 80 ہزار یوان کے اخراجات برداشت کرنے پڑتے تھے۔ لیکن مصنوعات کی فروخت سے قبل، خریداری ڈپارٹمنٹ کو 1 لاکھ سے زائد یوان کی قیمت کے پیکیجز خریدنے میں ایک ہفتہ لگ گیا۔ اس کی وجہ یہ تھی کہ کمپنی کو خریداری کے اخراجات کو کم کرنے کے لئے سستے داموں سامان فراہم کرنے والے سپلائرز تلاش کرنے پڑے۔ اس وجہ سے، پوری مارکیٹنگ ٹیم کو ایک ہفتہ تک انتظار کرنا پڑا، تاکہ وہ کسٹمرز کے ساتھ معاہدے کر سکے۔ اور در حقیقت، یہ رجحان بہت سی کمپنیوں میں موجود ہے۔ صرف خریداری کے براہِ راست اخراجات کو کم کرنے پر توجہ دی جاتی ہے، جبکہ اس کے ساتھ موجود “پوشیدہ اخراجات” کو نظرانداز کر دیا جاتا ہے۔ بے شک، خریداری سے متعلق براہِ راست اخراجات کو کم کرنا اس مضمون کے منافی نہیں ہے۔ یہاں ہم یہ کہنا چاہتے ہیں کہ کسی کمپنی کے خریداری شعبے کو، کمپنی کی مجموعی کارکردگی کے پہلوؤں کو مدِ نظر رکھتے ہوئے مختلف عوامل کا جائزہ لینا چاہیے، تاکہ خریداری سے متعلق اخراجات پر حقیقی طور پر قابو پایا جاسکے۔ ۳- رابطے کے اخراجات: آج کے پرتشدد معاشی حالات میں، کاروباروں کی سرگرمیاں بھی تیز ہوتی جارہی ہیں۔ لیکن ہر چیز کی ایک حد ہوتی ہے؛ تیز رفتار کاروباری سرگرمیاں کاروباروں کے لئے مختلف مشکلات کا باعث بنتی ہیں۔ بات چیت، کسی بھی کاروباری تنظیم کے کام کرنے کا ایک اہم حصہ ہے۔ بہت سی کمپنیاں مختلف قسم کی تربیتی سرگرمیاں منعقد کرتی ہیں، لیکن زیادہ تر کمپنیوں میں “بات چیت کی مہارت” سے متعلق کوئی تربیت فراہم نہیں کی جاتی۔ زیادہ تر کمپنیوں میں، آپ دیکھیں گے کہ ساتھیوں کے درمیان بات چیت کے دوران شدید غلط فہمیاں پیدا ہوتی ہیں؛ یا تو الفاظ کا صحیح مطلب سمجھ نہیں آتا، یا جوابات مناسب نہیں ہوتے، یا ہر شخص الفاظ کا اپنا مطلب نکال لیتا ہے… ایسی صورتحال میں، بہت سے کام بیکار ہو جاتے ہیں، یا بہت سے اہم مواقع ضائع ہو جاتے ہیں۔ اگر اسے بڑھا کر بیان کیا جائے، تو اس سے کمپنیوں کو خطرات لاحق ہو سکتے ہیں۔ یہ، بدترین رابطوں کی وجہ سے لاگت میں اضافے کی ایک عام مثال ہے۔ 4- اوور ٹائم کی لاگت: بہت سے باسوں کا خیال ہے کہ ملازمین کا کام کے اوقات کے بعد بھی “لگاتار کام کرنا”، دراصل ان کی محنت اور لگن کی علامت ہے۔ لیکن اس بات کا ادراک نہیں ہے کہ اس سے بہت زیادہ لاگت وابستہ ہوسکتی ہے۔ اس کی تین وجوہات ہیں: پہلی وجہ یہ ہے کہ اوور ٹائم کرنے کی وجہ ضروری نہیں کہ کام کا بوجھ بہت زیادہ ہو، بلکہ اس کی وجہ ملازمین کی کارکردگی کی کمی ہوتی ہے؛ اوور ٹائم دراصل کم کارکردگی کی علامت ہے۔ اگر حقیقتاً کام کا بوجھ بہت زیادہ ہے، تو کمپنی کو فوراً نئے افراد اور عہدے فراہم کرنے چاہئیں؛ یہی واقعی ترقی اور پیشرفت کا راستہ ہے۔ دوسری بات یہ کہ اضافی اوقات کام کرنے سے ملازمین کی ذہنی اور جسمانی قوتیں ختم ہو جاتی ہیں، جس سے ان کی صحت متاثر ہوتی ہے۔ طویل مدت میں، اس کی وجہ سے کچھ اہم ملازمین اپنی صلاحیتوں کا بھرپور استعمال نہیں کر پاتے، اور یہ کمپنی کے لئے ایک بوجھ بن جاتا ہے۔ مثلاً، کچھ مشینری چلانے والے ملازمین طویل وقت تک کام کرنے کی وجہ سے ذہنی دباؤ کا شکار ہو جاتے ہیں، جس کی وجہ سے حادثات رونما ہوتے ہیں، اور کمپنی کو اس کی بھاری قیمت ادا کرنی پڑتی ہے۔ تیسری بات یہ کہ، اوور ٹائم کرنے والے ملازمین ضروری نہیں کہ اپنا کام صحیح طریقے سے انجام دیں؛ بعض ملازمین، اوور ٹائم کے نام پر، کمپنی کے وسائل کا استعمال کرکے اپنے ذاتی کام کرتے ہیں، اور ساتھ ہی کمپنی سے اوور ٹائم کی ادائیگی بھی حاصل کرتے ہیں۔ بہت سی کمپنیوں کو اہم نقصانات، ڈیٹا کے نقصان وغیرہ اسی وقت ہوتے ہیں، اور اوور ٹائم دراصل کمپنیوں کے لئے ایک ایسا مسئلہ بن جاتا ہے جس کی وجہ سے کمپنیوں کو نقصان پہنچتا ہے۔ 5- باصلاحیت افراد کی نقل و حرکت سے متعلق اخراجات: بہت سی کمپنیوں میں انسانی وسائل کے انتظام کے لحاظ سے بہت کمزوریاں ہیں۔ وہ سمجھتی ہیں کہ باصلاحیت افراد کی تعداد لامحدود ہے، اور اسی وجہ سے وہ اپنے ملازمین کو “مستقل فوجیوں” کے طور پر نہیں، بلکہ “عارضی فوجیوں” کے طور پر ہی دیکھتی ہیں۔ یہ بات تو واضح ہے کہ کسی ملازم کا استعفیٰ دینا کمپنی کے لئے ایک نقصان ہی ہے، کیوں کہ کمپنی کو اس ملازم کی تربیت جیسے اخراجات برداشت کرنے پڑتے ہیں، نیز اس عہدے کے لئے نئے ملازمین کی بھرتی کے اخراجات بھی برداشت کرنے پڑتے ہیں۔ ساتھ ہی، یہ خطرہ بھی موجود ہے کہ نیا ملازم اس عہدے کے لئے مناسب ثابت نہ ہو۔ پرانے ملازمین کے استعفیٰ دینے سے بھی کمپنی کو نقصان پہنچتا ہے، کیوں کہ وہ اہم داخلی معلومات یا دستاویزات لے کر چلے جاتے ہیں، اور استعفیٰ دینے کے بعد وہ اپنے حریف کمپنیوں میں شامل ہو سکتے ہیں۔ لہٰذا، خصوصاً تجربہ کار ملازمین کا جانا، بلاشبہ کمپنی کو اس کی آمدنی سے کئی گنا زیادہ اخراجات کا باعث بنتا ہے۔ بہت سی چھوٹی کمپنیاں، برسوں تک کاروبار کرنے کے بعد بھی، اسی چھوٹے گروپ کی شکل میں ہی رہتی ہیں؛ اور مالک کے علاوہ، کمپنی کے قیام کے وقت سے لے کر اب تک کوئی بھی ملازم وہاں موجود نہیں رہا۔ میرے خیال میں یہی وہ اہم وجہ ہوسکتی ہے جس کی بناء پر یہ ترقی نہیں کر پا رہا۔ 6۔ عہدوں کی غلط تقسیم سے ہونے والا نقصان: انسانی وسائل کے انتظام سے متعلق ایک مشہور قول یہ ہے کہ “صحیح شخص کو صحیح جگہ پر رکھنا چاہیے”۔ بدقسمتی سے، ایسی کمپنیاں واقعی بہت کم ہیں جو یہ کام واقعی انجام دے سکتی ہیں۔ میں نے ایک تعلقاتِ کار بازار میں بھرتیوں کا کام کیا، وہاں میں نے اپنے ملازمین کے درمیان ہونے والی گفتگو سنی؛ ان کا کہنا تھا کہ ہر بار بھرتی کی تقریب کے دوران ان سب ملازمین کو میزیں اور کرسیاں منتقل کرنی پڑتی ہیں، کیوں کہ بھرتی کی تقریبات کے لئے استعمال ہونے والا ہال کرایہ پر لیا گیا ہوتا ہے۔ پیشہ ور منیجروں سے لے کر عام ملازمین تک، سبھی “سامان اٹھانے والے” بن گئے۔ مجھے حیرت ہوتی ہے کہ یہ کمپنی جو تو صلاحیتوں کی بنیاد پر لوگوں کی بھرتی اور ان کا انتظام کرتی ہے، وہ ایسے غیر پیشہ ور لوگوں کو اتنی زیادہ تنخواہ کیوں دے رہی ہے۔ دراصل یہ بات باسوں کی ایک واضح سوچ کی عکاسی کرتی ہے؛ وہ سمجھتے ہیں کہ جن ملازمین کو بھرتی کیا جاتا ہے، انہیں تو استعمال کیا ہی جانا چاہیے۔ جب خود ہی لوگ موجود ہوں جو کام کر سکتے ہیں، تو مزید پیسے خرچ کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔ لیکن ہم نے دیکھا کہ اس کی وجہ سے انہیں بہت بھاری قیمت چکانی پڑی۔ اس کمپنی کے ملازمین مسلسل شکایت کرتے رہتے ہیں، کیوں کہ ان میں سے زیادہ تر خواتین ہیں، اور ان میں میزوں اور کرسیوں کو اٹھانے کی ہمت ہی نہیں ہے۔ اعلیٰ عہدیداروں کو بھی کبھی ایسی صورتحال کا سامنا نہیں کرنا پڑا، اس لیے بہت سے لوگوں نے نوکری چھوڑ دی۔ 7۔ عملیاتی لاگت: کاروباری اداروں میں پائی جانے والی بے ترتیبیوں کی وجہ، زیادہ تر عملیاتی مسائل ہی ہوتے ہیں۔ یہ کاروباری انتظامیہ کا ایک عام مسئلہ ہے۔ جن کاروباروں کی ترقی سست ہوتی ہے، ان کے عملیاتی نظام ضرور بے ترتیب یا غیرمنطقی ہوتے ہیں۔ انہیں اس کے لئے بہت زیادہ اخراجات برداشت کرنے پڑتے ہیں، لیکن پھر بھی وہ اسے نظرانداز کرتے رہتے ہیں۔ عملیات، دراصل کسی کاروبار کے پیداواری عمل کا نظام ہے؛ یہ تو بالکل ایک پروڈکشن لائن جیسا ہے۔ مناسب اور سائنسی طریقہ کار کے بغیر، مختلف کاموں پر منظم طریقے سے کنٹرول رکھنا ممکن نہیں ہوتا۔ بہت سے کام نامکمل رہ جاتے ہیں، اور بہت سے کاموں کو دوبارہ انجام دینا پڑتا ہے۔ ہر قسم کی مشکلات پیش آتی ہیں۔ لیکن یہ تسلیم کرنا پڑتا ہے کہ یہ بات کاروباری اداروں کی ترقی میں رکاوٹ بن جائے گی۔