【سیکیورٹی ٹریننگ ٹولز】 SWOT، PDCA، 6W2H، SMART، WBS، وقت کا انتظام، 80/20 کا اصول! (کلاسیکی)

Thread Content

▌ایک: SWOT تجزیہ کا طریقہ:
Strengths: مضبوط پہلوؤں،
Weaknesses: کمزور پہلوؤں،
Opportunities: مواقع،
Threats: خطرات۔
اہمیت: یہ طریقہ آپ کو صورتحال کو واضح طور پر سمجھنے میں مدد دیتا ہے؛ اپنے وسائل کے لحاظ سے مضبوط اور کمزور پہلوؤں کا تجزیہ کرنے میں مدد کرتا ہے، ماحول میں موجود مواقع سے فائدہ اٹھانے میں مدد کرتا ہے، اور ممکنہ خطرات سے بچنے میں مدد کرتا ہے۔ یہ ہماری کامیابی کے لئے بہت اہم ہے۔ ▌دوم، PDCA چکر کے اصول: منصوبہ بندی – اہداف اور منصوبے تیار کرنا۔ ； کریں: کاموں کو شروع کریں، انہیں منظم طریقے سے عمل میں لائیں۔ ； چیک: عمل کے اہم مراحل اور حتمی نتائج کی جانچ کرنا۔ ； اقدامات: خرابیوں کو دور کرنا، نتائج کو معیاری بنانا، نئے اہداف مقرر کرنا، اور اگلے مرحلے کے لئے منصوبہ بندی کرنا۔ معنی: ہر کام، دراصل ایک PDCA چکر ہے؛ اس کے لئے منصوبہ بندی، عمل درآمد، نتائج کی جانچ، اور مزید بہتری کی ضرورت ہے۔ اس طرح ہی اگلے چکر میں منتقل ہوا جاتا ہے۔ صرف مسلسل بہتری کے ذریعے ہی معیاری ترقی ممکن ہے، اور ہر کام کو بہتر بنایا جاسکتا ہے، اور اپنی زندگی کو بھی بہتر بنایا جاسکتا ہے۔ ▌تین، 6W2H طریقہ: کیا؟ کام کا مشمولات اور حاصل کیے جانے والے اہداف۔ ； کیوں: اس کام کو انجام دینے کی وجہ کیا ہے؟ ； کون: اس کام میں حصہ لینے والے افراد، اور ذمہ دار افراد۔ ； کب: کام کس وقت، کس اوقات میں انجام دیا جائے گا؟ ； کہاں: وہ جگہ جہاں کام انجام دیا جاتا ہے۔ ； کون سا: کون سا طریقہ یا راستہ؟ ； کس طریقے سے: کون سے طریقوں کا استعمال کیا جائے؟ ； کتنا: کتنی لاگت آئے گی؟ معنی: کسی بھی کام کو انجام دینے سے پہلے 6W2H کے اصولوں کو مدِ نظر رکھنا ضروری ہے؛ اس سے ہمارے خیالات منظم ہوتے ہیں، اور بے ترتیبی سے بچا جاسکتا ہے۔ ہماری رپورٹنگ بھی 6W2H کے اصولوں کے مطابق ہونی چاہیے، تاکہ رپورٹ لکھنے اور اسے پڑھنے میں صرف ہونے والا وقت کم ہو سکے۔ ▌چہارم، SMART اصول: Specific – واضح/مخصوص۔ ； قابلِ پیمائش، ناپا جانے والا ； قابلِ حصول، پہنچنے کے قابل۔ ； متعلقہ/سلسلے سے متعلق ； وقت پر مبنی/وقت سے متعلق ； معنی: جب لوگ اپنے کام یا کاموں کے اہداف مقرر کرتے ہیں، تو انہیں یہ سوچنا چاہیے کہ آیا یہ اہداف SMART معیارات پر پورے اترتے ہیں یا نہیں۔ صرف وہی منصوبے قابل عمل ہوتے ہیں جو SMART اصولوں کے مطابق تیار کئے گئے ہوں؛ اور ہی یہ منصوبے منصوبے کی کامیاب تکمیل کے لئے رہنمائی فراہم کر سکتے ہیں۔ خصوصی نوٹ: بعض لوگ اس اصول کی تشریح اس طرح کرتے ہیں: “S” سے مراد “خاص/مخصوص” ہے، یعنی کارکردگی کی جانچ میں ان خاص کامیابیوں پر توجہ دینی چاہیے، عمومی باتوں پر نہیں۔ ； “M” سے مراد “قابل پیمائش” ہے؛ یعنی کارکردگی کے اشاریے عددی یا عملی شکل میں ہوتے ہیں، اور ان اشاریوں کی تصدیق کے لئے درکار ڈیٹا یا معلومات دستیاب ہوتی ہیں۔ ； “A” کا مطلب یہ ہے کہ کارکردگی کے اہداف کو کوششوں کے ذریعے حاصل کیا جاسکتا ہے؛ یعنی بہت زیادہ یا بہت کم اہداف مقرر کرنے سے اجتناب کرنا چاہیے۔ ； R، حقیقت پسندی (realistic) کی نمائندگی کرتا ہے؛ یعنی کارکردگی کے اشاریے واقعی موجود ہوتے ہیں، اور ان کو ثابت کیا جاسکتا ہے اور مشاہدہ بھی کیا جاسکتا ہے۔ ； “T” سے مراد وقت کی حد ہے؛ یعنی کسی خاص مدت کے اندر کارکردگی کے اہداف کو پورا کرنا ضروری ہے۔ ▌پانچواں، وقت کا انتظام – اہمیت اور فوریت
الف، اہم اور فوری: ایسے معاملات جن کو فوری طور پر حل کرنا ضروری ہے؛ وہ کام جن کو مقررہ وقت میں مکمل کرنا ضروری ہے۔ اگر آپ ان کاموں کو نہیں کریں گے، تو دوسرے بھی انہیں نہیں کر سکیں گے۔
ب، اہم لیکن غیر فوری: تیاریاں، احتیاطی تدابیر، اقدار کی وضاحت، منصوبہ بندی، باہمی تعلقات قائم کرنا، اپنی صلاحیتوں کو بہتر بنانا۔
ج، فوری لیکن غیر اہم: ایسے معاملات جو پریشانی کا سبب بنتے ہیں، فون کالز، خطوط، رپورٹیں، میٹنگیں… بہت سے ایسے فوری معاملات ہیں جو دوسروں کی توقعات کے مطابق ہیں۔
د، غیر اہم اور غیر فوری: بےمعنی کام، اشتہارات، فون کالز، وقت ضائع کرنے والی سرگرمیاں، انتظار کا وقت۔
ترجیحات = اہمیت × فوریت۔ وقت کی منصوبہ بندی کرتے وقت، مختلف کاموں کی ترجیحات کو مدِ نظر رکھنا ضروری ہے؛ “پیانو بجانے” جیسی مہارت سیکھنی ضروری ہے۔ کام کرتے وقت مستقبل کے بارے میں سوچنا ضروری ہے، تاکہ پیشگی احتیاطی تدابیر اختیار کی جاسکیں۔ اگر ہم ہمیشہ صرف مسائل کو حل کرنے میں مصروف رہیں، تو ہمارا کام ہمیشہ غیرفعال حالت میں ہی رہے گا۔ ▌چھٹا، کاموں کی تقسیم کا طریقہ، یعنی “ورک بریک ڈاؤن اسٹرکچر”۔ WBS کو کس طرح تقسیم کیا جائے؟ ہدف → کام → سرگرمیاں۔ WBS کی تقسیم کے اصول: بنیادی ہدف کو مرحلہ وار تفصیلات میں تقسیم کیا جاتا ہے، اور سب سے نچلی سطح کے کاموں کو براہِ راست افراد کو سونپا جاسکتا ہے تاکہ وہ انہیں پورا کر سکیں۔ ； ہر کام کو، اصولاً، اس حد تک تقسیم کیا جانا چاہیے کہ مزید تقسیم کرنا ممکن نہ رہے۔ WBS کی تقسیم کا طریقہ: اوپر سے نیچے کی جانب، اور نیچے سے اوپر کی جانب بہترین رابطہ۔ ； ایک ایک کرکے بات چیت کریں۔ ； گروپ ڈسکشن۔ WBS تقسیم کے معیارات: تقسیم کے بعد سرگرمیوں کی ساخت واضح ہوتی ہے۔ ； منطقی طور پر، یہ ایک بڑی سرگرمی کی شکل اختیار کرتا ہے۔ ； تمام اہم عناصر کو یکجا کیا گیا ہے، جن میں عارضی میل مارکس اور نگرانی کے نقاط بھی شامل ہیں۔ ； تمام سرگرمیوں کی وضاحت بالکل واضح ہے۔ معنی: کاموں کو تقسیم کرنا سیکھنا ضروری ہے۔ صرف اسی صورت میں آپ کو اپنے کاموں کا درست اندازہ ہوگا، آپ منظم طریقے سے کام کر سکیں گے، اور اپنے وقت کا بہترین استعمال کر سکیں گے۔ ▌ساتواں، 28 کا اصول: بالے کا قانون: “کُل نتیجے کا 80 فیصد، کُل صرف کیے گئے وقت کے 20 فیصد سے حاصل ہوتا ہے۔” ” کاموں کی ترجیحات کا تعین، ان کی “اہمیت” کی بنیاد پر کیا جاتا ہے؛ یہ اصول “چند اہم کاموں اور بہت سے غیراہم کاموں” کے اصول پر مبنی ہے۔ مثال کے طور پر: فروخت کا 80% حصہ، 20% صارفین کی وجہ سے ہوتا ہے۔ ； 80% فون کالز، 20% دوستوں کی جانب سے آتی ہیں۔ ； کُل پیداوار کا 80% حصہ، صرف 20% مصنوعات سے حاصل ہوتا ہے۔ ； 80 فیصد دولت، 20 فیصد لوگوں کے پاس مرکوز ہے۔ یہ ہمیں سکھاتا ہے کہ کام کرتے وقت ہمیں اہم مسائل پر توجہ دینی چاہیے، پیچیدہ کاموں میں سے اہم نکات کو الگ کرنا چاہیے، اور وسائل کو انتہائی اہم اور فوری ضروری کاموں پر خرچ کرنا چاہیے۔