کیوں معیار کنٹرول ڈپارٹمنٹ کی حیثیت کمپنی میں سب سے پریشان کن ہے؟

Thread Content

شیئر کریں | کیوں معیار کنٹرول ڈپارٹمنٹ کی کمپنی میں حیثیت سب سے پریشان کن ہے؟ 2016-09-29 معیار اور سرٹیفکیشن: بہت سی کمپنیاں اس بات پر یقین رکھتی ہیں کہ معیار، کسی کمپنی کی زندگی کا اہم جزو ہے۔ کاروباری اداروں کے منتظمین بھی معیار کو بہت اہمیت دیتے ہیں۔ لیکن وہ ترجیح دیتے ہیں کہ مصنوعات کی فروخت کے لئے زیادہ سے زیادہ سیلز پرسنز کو استعمال کیا جائے، مصنوعات کی ڈیزائن اور تیاری کے لئے زیادہ سے زیادہ ٹیکنیشنز کو استعمال کیا جائے، مصنوعات کی تیاری کے لئے زیادہ سے زیادہ پروڈکشن ورکرز کو استعمال کیا جائے، اور یہاں تک کہ مصنوعات کی لاگت، خریداری کی قیمت، اور فروخت سے حاصل ہونے والے منافع کا حساب لگانے کے لئے بھی زیادہ سے زیادہ فنانشل افسران کو استعمال کیا جائے۔ صرف اس بات کو نظرانداز کیا گیا ہے کہ معیار پر کتنی توجہ دی جائے۔ ایک ایسی کیمیائی صنعت، جس میں 300 سے زائد لوگ کام کرتے ہیں، وہاں معیار کی نگرانی کے لئے صرف دو افراد ہی موجود ہیں۔ ایک وہ ہے جو جانچ کا کام سنبھالتا ہے، جبکہ دوسرا وہ ہے جو نظام کی دیکھ بھال اور پروجیکٹ مینجمنٹ کا کام بھی سنبھالتا ہے۔ چین کی ایک گیئر باکس تیار کرنے والی کمپنی میں، سروس بعدِ فروخت سے متعلق شعبے میں کام کرنے والے افراد کی تعداد، معیار کنٹرول سے متعلق شعبے میں کام کرنے والے افراد کی تعداد سے کہیں زیادہ ہے۔ ان کمپنیوں میں، جہاں مصنوعات کا معیار خراب ہوتا ہے، سروس بعدِ فروخت سے متعلق عملے کی تعداد، معیار کنٹرول سے متعلق عملے کی تعداد سے زیادہ ہونا ایک عام بات ہے۔ کاروباری اداروں کے منتظمین عموماً صارفین کی جانب سے پیش آنے والے مسائل کو فوری طور پر حل کرنے کی کوشش کرتے ہیں، اس لیے وہ سروس بعدِ فروخت کے لئے مزید عملہ تعینات کرتے رہتے ہیں۔ اور یہ نہیں معلوم کہ معیار کنٹرول کرنے والے افراد دراصل کیا کام کرتے ہیں؛ شاید ان کی تعداد میں اضافہ کرنے کی ضرورت ہے۔ سسٹم سے متعلق افراد عموماً سسٹم کی جانچ کے وقت مختلف شعبوں سے جانچ کے لئے درکار دستاویزات تیار کرواتے ہیں، تاکہ ISO سرٹیفکیٹ برقرار رہ سکے۔ کچھ کمپنیاں تو اپنے عملے کی تعداد میں بھی کمی کر دیتی ہیں، یا پھر لوگوں کو مختلف ذمہ داریاں سونپ دیتی ہیں، یا پھر ISO کی جانچ کے لئے عارضی طور پر باہر سے افراد کی خدمات حاصل کی جاتی ہیں۔ جب کسی کمپنی کے ملازمین، مختلف وجوہات کی بناء پر، ناقص کارکردگی دکھاتے ہیں، یا عمر کی وجہ سے ان کو کام پر رکھنا مشکل ہو جاتا ہے، لیکن انہیں برخواست کرنا بھی مناسب نہیں ہوتا، تو انہیں معیار کنٹرول ڈپارٹمنٹ میں بھیج دیا جاتا ہے۔ جب کسی کمپنی کو بحران کا سامنا ہوتا ہے، اور اسے ملازمین کو برخواست کرنے کی ضرورت پڑتی ہے، تو عموماً سب سے پہلے معیار کنٹرول سے متعلق شعبے کے ملازمین کو ہی برخواست کیا جاتا ہے۔ کاروباری منیجرز اکثر یہ سمجھتے ہیں کہ معیار کنٹرول کا شعبہ بےفائدہ ہے، اس سے کوئی فائدہ حاصل نہیں ہوتا، اور نہ ہی اس سے کوئی نتیجہ برآمد ہوتا ہے۔ آرڈرز تو سیلز پرسن لیتے ہیں، ڈرائنگز ڈیزائنرز بناتے ہیں، مواد خریداری ڈپارٹمنٹ خریدتا ہے، مصنوعات ملازمین تیار کرتے ہیں، اور سروسز آفٹر سیلز عملہ فراہم کرتا ہے، تو کوالٹی کنٹرول کرنے والوں کا کیا کام ہے؟ لہٰذا، چین کی نجی کمپنیوں میں، معیار کنٹرول ڈپارٹمنٹ کا سربراہ بننا سب سے مشکل کام ہے، اور یہ عہدہ بھی سب سے زیادہ تبدیل ہونے والا عہدہ ہے۔ ایک کمپنی نے تو ایک سال کے اندر ہی چار مختلف منیجرز کو مقرر کیا۔ اور گوانگژو میں ایک کمپنی ہے، جو تقریباً دس سال پہلے قائم ہوئی، لیکن وہاں سب سے زیادہ عرصے تک کام کرنے والے کوالٹی مینیجر کا عہدہ صرف 8 ماہ تک ہی رہا۔ لیکن یہ دونوں کمپنیاں جلد ہی بند ہو گئیں۔ یورپ اور امریکہ کی غیر ملکی کمپنیوں میں، اکثر تبدیل ہونے والے عہدے وہ ہوتے ہیں جو انسانی وسائل کے انچارج، خریداری کے انچارج، اور مالی امور کے انچارج ہوتے ہیں۔ جبکہ معیار کنٹرول ڈپارٹمنٹ کے سربراہوں میں تبدیلی بہت کم ہوتی ہے۔ پچھلی بار ایک شخص نے آن لائن بتایا کہ اس نے غیر ملکی کمپنیوں میں 16 سال تک معیار کنٹرول منیجر کے عہدے پر کام کیا، جس پر بہت سے لوگوں کو یقین نہیں آیا۔ کسی کمپنی کی زندگی کے معیار کو کنٹرول کرنے والے شعبوں کی حالت، بڑی حد تک اس کمپنی کی ترقی کی سمت کا تعین کرتی ہے۔ چین کی نجی کمپنیوں کی اوسط عمر صرف 11 سال ہے، اور زیادہ تر کمپنیاں اس لیے بند ہو جاتی ہیں کیونکہ ان کا معیار مناسب نہیں ہوتا۔ کسی کاروبار کا انتظام بنیادی طور پر تین حصوں پر مشتمل ہوتا ہے۔ پہلا، انسان؛ دوسرا، پیسہ؛ تیسرا، مصنوعات (جن میں خدمات بھی شامل ہیں)۔ انسانی وسائل کا شعبہ، کمپنی کے ملازمین کا انتظام کرتا ہے، جبکہ مالیاتی شعبہ، کمپنی کے پیسوں کا انتظام کرتا ہے۔ اور کمپنی کی مصنوعات کی دیکھ بھال کون سا شعبہ کرے گا؟ بہت سی کمپنیوں میں، جب ان کی مصنوعات میں کوئی مسئلہ پیدا ہوتا ہے، تو سب سے پہلے یہی سوچا جاتا ہے کہ معیار کنٹرول کا شعبہ اس صورتحال کو کس طرح سنبھال رہا ہ یہ بات عملی طور پر یہ بھی ثابت کرتی ہے کہ مصنوعات کی نگرانی کا کام معیار کنٹرول ڈپارٹمنٹ کی ذمہ داری ہے۔ لیکن اوپر بیان کیے گئے مختلف مسائل کے پیش نظر، معیار کنٹرول ڈپارٹمنٹ مصنوعات کی دیکھ بھال کیسے کر سکتا ہے؟ انسانی وسائل کا شعبہ، کمپنی میں موجود ہر فرد کی قسمت پر کنٹرول رکھتا ہے، جبکہ مالیاتی شعبہ، رقم کی نقل و حرکت پر نظر رکھتا ہے۔ یہ دونوں شعبے اکثر منیجروں کی توجہ کا مرکز ہوتے ہیں، اور کمپنی میں کوئی بھی ان دونوں شعبوں کو ناراض نہیں کرنا چاہتا۔ لیکن کمپنی کا معیار کنٹرول ڈپارٹمنٹ کیا کر سکتا ہے؟ اگر منیجرز حمایت نہ کریں، تو شاید یہ شعبہ، دیگر شعبوں کی ذمہ داریوں سے بچنے کے لئے استعمال ہونے والا بہترین ذریعہ بن جائے، اور معیار کنٹرول کا شعبہ، قصوروار ٹھہرانے کے لئے بہترین ہدف بن جائے۔ چین کی بہت سی کمپنیوں میں یہ صورتحال عام ہے۔ معیار کنٹرول ڈپارٹمنٹ کے کردار اور مقام کو کس طرح مضبوط بنایا جائے، تاکہ یہ ڈپارٹمنٹ قربانی کا شکار نہ ہو، یہ بات کسی بھی کمپنی کے وجود اور بقا سے متعلق ہے۔ اس بات پر چینی کمپنیوں کے منتظمین کو ضرور توجہ دینی چاہیے۔ یہ بات کاروباری اداروں کی جانب سے معیار کنٹرول کے شعبے میں کیے جانے والے سرمایہ کاری سے بھی متعلق ہے۔ ایک نجی کمپنی کے مالک کو معلوم تھا کہ معیار بہت اہم ہے، اور کمپنی کی تیز رفتار ترقی کے دوران کسی قسم کی ناکامی سے بچنا ضروری ہے۔ اس لیے اس نے معیار کو برقرار رکھنے کے لئے مناسب افراد اور آلات فراہم کیے۔ یہاں تک کہ معیار کنٹرول کرنے والے افراد بھی تکنیکی ماہرین سے برتر ہیں؛ جرمن مصنوعات کے ڈیزائن، تکنیکی پہلوؤں اور معیارات بہت واضح ہیں، اصل چیز تو ان معیارات پر عمل درآمد کرنا ہی ہے۔ لہٰذا، اگرچہ تحقیق و ترقی کے شعبے میں مختصر مدت میں کوئی خاص کامیابی حاصل نہیں ہو سکی، لیکن معیار کنٹرول کے شعبے کی کارکردگی بہتر رہی، جس کی وجہ سے کمپنی کی مصنوعات کا معیار جلد ہی حریف کمپنیوں سے بہتر ہو گیا۔ مختصر وقت میں ہی، اس کمپنی کی مصنوعات کی تعداد کی بنیاد پر یہ کمپنی دنیا بھر میں گیارہویں نمبر پر پہنچ گئی، جبکہ مصنوعات کے معیار کی بنیاد پر یہ چین میں دوسرے نمبر پر آ گئی۔ جبکہ وہ نجی کمپنیاں جو ترقی کے راستے میں آگے بڑھنا چاہتی ہیں، ان کی حالت بالکل مختلف ہے۔ معیار کنٹرول ڈپارٹمنٹ کے سربراہوں کے عہدے پر 15 سالوں میں 13 افراد تعینات ہو چکے ہیں۔ کمپنی کے نئے مصنوعاتی منصوبوں میں پروجیکٹ کوالٹی انجینئرز کی کمی ہے؛ سپلائرز کے پاس تو کوالٹی انجینئرز ہی موجود نہیں، چہ جائیکہ ریسرچ اور ڈویلپمنٹ کے لئے کوالٹی انجینئرز یا کسٹمر سروس کے لئے کوالٹی انجینئرز کی بات کی جائے۔ لہٰذا، تحقیق و ترقی کے منصوبوں میں ہمیشہ ایک کامیاب ہوتا ہے اور دوسرا ناکام رہتا ہے۔ نئی مصنوعات میں پہلے سے ہی بہت سی خامیاں ہوتی ہیں، اور بازار میں آنے کے بعد صارفین جلد ہی اپنا اعتماد کھو دیتے ہیں۔ نتیجتاً، کمپنیاں مشکلات سے نکلنے میں ناکام رہیں۔ اگرچہ تحقیق و ترقی پر کروڑوں روپے خرچ کیے گئے، لیکن اس سے زیادہ فائدہ نہیں ہوا۔ لیکن اگر مزید تعداد میں ماہرین اور پیشہ ورانہ جانچ کے آلات استعمال کئے جائیں، تو در حقیقت 2 ملین کی لاگت کی ضرورت ہی نہیں رہے گی، اور نتائج بالکل مختلف ہوں گے۔ بہت سی چینی کمپنیاں اب بھی روایتی مصنوعات کی تحقیق و ترقی کے طریقوں پر ہی عمل کر رہی ہیں؛ جب وہ دیکھتی ہیں کہ دوسری کمپنیاں ایسی مصنوعات تیار کرکے فروخت کر رہی ہیں، تو وہ بھی ایسا کرنے کی کوشش کرتی ہیں۔ چنانچہ چند ڈیزائنرز کو تلاش کیا گیا، ان سے ڈرائنگز حاصل کی گئیں، ان میں معمولی تبدیلیاں کی گئیں، پھر انہیں خریداری ڈپارٹمنٹ کے پاس بھیجا گیا تاکہ وہ ضروری پرزے خرید سکیں۔ خریداری ڈپارٹمنٹ کے لوگوں نے بغیر صحیح طریقے سمجھے ہی پرزے خرید لیے، پھر انہیں ان پرزوں کی جانچ کے لئے ان لوگوں کے پاس بھیجا گیا جنہیں اس بارے میں کچھ علم ہی نہیں تھا۔ پھر اسے ایسے پروڈکشن ورکرز کے حوالے کیا جاتا ہے جو اسے بمشکل سمجھ سکتے ہیں، وہ اسے اسمبل کرتے ہیں، اسمبلنگ کے بعد اس کی معمولی جانچ کی جاتی ہے، اور پھر اسے فروخت کے لئے بازار میں بھیج دیا جاتا ہ درمیان میں بہت سے مسائل کا مناسب تجزیہ اور مؤثر روک تھام نہیں کی گئی، اور ڈیزائنرز اکثر پروجیکٹ کی تکمیل کے لیے جان بوجھ کر بہت سے مسائل کو چھپاتے رہتے ہیں۔ نتیجتاً، جب یہ مصنوعات بازار میں آئیں، تو انہوں نے صارفین کو چوہوں کی طرح استعمال کیا۔ اس طرح کے مصنوعات تیار کرنے کے طریقہ کار سے، کامیاب پروجیکٹس کی شرح تقریباً 20 فیصد ہونا بھی اچھا ہی سمجھا جاتا ہے۔ اگر کوئی شعبہ مصنوعات کی تخلیق کے عمل میں جلد ہی شامل ہو، ہر وقت صارفین کے نقطہ نظر سے مختلف مسائل پر غور کرے، اور نئی تخلیق کی گئی مصنوعات کا جائزہ معیاری معیارات کے لحاظ سے فوری طور پر لے، تو اس سے **نئی مصنوعات کی تخلیق کا عمل تیز ہو جائے گا، اور ساتھ ہی نئی مصنوعات کی کامیابی کے امکانات بھی بڑھ جائیں گے**۔ لہذا، کچھ بین الاقوامی کمپنیوں کے لئے نئی مصنوعات تیار کرنے کی کامیابی کی شرح 80 فیصد تک ہو سکتی ہے۔ اس طرح کے واضح تناسب سے، کمپنیوں کے منتظمین کو معیار پر خرچ کیے جانے والے وسائل کی اہمیت کا اندازہ ہو جاتا ہے۔ کسی بھی کمپنی کی مصنوعات کے لئے معیار کنٹرول کے شعبے کی پیشہ ورانہ قیادت ضروری ہے؛ مصنوعات کی تیاری سے متعلق تمام عملوں کو معیار کے ماہرین کی مدد سے مسلسل بہتر بنانے کی ضرورت ہے، تاکہ کام کی کارکردگی اور معیار میں اضافہ ہو سکے۔ معیار کو بہتر بنانے کے لئے دو بنیادی عناصر ہیں، یعنی افراد اور آلات۔ تو، کسی کمپنی میں معیار کو برقرار رکھنے والے افراد کا حصہ کتنا ہونا مناسب ہوگا؟ شنشی میں واقع ایک تعمیراتی مشینری ساز کمپنی میں تقریباً 1000 ملازمین ہیں، جبکہ معیار کنٹرول ڈپارٹمنٹ میں 50 سے زائد افراد کام کرتے ہیں، جو کہ کل ملازمین کا 5 فیصد ہے۔ چین کی ایک مشہور گھریلو الیکٹرانکس کمپنی میں 1500 ملازمین ہیں، جن میں سے معیار کنٹرول ڈپارٹمنٹ میں 200 سے زائد افراد کام کرتے ہیں؛ یہ تعداد کُل ملازمین کا تقریباً 13 فیصد ہے۔ در حقیقت، بہت سی کمپنیوں میں معیار کنٹرول سے متعلق شعبے کے افراد کی تعداد، کمپنی کے کُل ملازمین کی تعداد کا تقریباً 5% سے 10% ہوتی ہے۔ اس تناسب کی کم سے کم حد 5% ہے، جبکہ زیادہ سے زیادہ حد 10% ہے۔ اگر معیاری عملے کی تعداد 5 فیصد سے کم ہو، تو اس سے کمپنی کی ترقی متاثر ہوتی ہے۔ 10 فیصد سے زیادہ ہونے کی صورت میں بھی، کمپنیوں میں مصنوعات کی مقدار زیادہ ہو سکتی ہے۔ مخصوص حالات کا تعین، کمپنی کی مصنوعات کی خصوصیات اور کاروباری انتظامیہ کی سطح کو مدِ نظر رکھ کر کیا جانا چاہیے۔ معیار سے متعلق کام کرنے والے افراد میں، بنیادی معائنہ کرنے والے افراد، معیار سے متعلق اعداد و شمار جمع کرنے اور تجزیہ کرنے والے افراد، معیاری معیارات طے کرنے والے افراد، صارفین کی خصوصی ضروریات کو پورا کرنے اور عملی مسائل حل کرنے والے معیاری ٹیکنالوجی انجینئرز، دستاویزات کی نگرانی کرنے والے افراد، نظام سازی سے متعلق انجینئرز، سپلائرز کے معیار سے متعلق انجینئرز، تحقیق و ترقی سے متعلق معیاری انجینئرز، صارفین کے معیار سے متعلق انجینئرز، معائنہ کی ٹیکنالوجی سے متعلق انجینئرز، معیار میں بہتری لانے سے متعلق انجینئرز، اور معیار سے متعلق انتظامیہ کے افراد شامل ہیں۔ کسی بھی کاروبار کے لئے سب سے بڑا خطرہ، نظاماتی فقدان ہے۔ چینی کاروباروں کی کمزوری بھی یہی ہے کہ ان میں انتظامی نظام، مصنوعات کی تیاری کا نظام، اور عملیاتی نظام موجود نہیں ہے۔ یہ سب کوالٹی ڈپارٹمنٹ کی مضبوط خصوصیات ہیں۔ وہ سب سے مؤثر تنظیم، جو الگ الگ اور منفرد کام کرنے والے یونٹوں کو آپس میں جوڑ سکتی ہے، وہ ہے معیار کنٹرول ڈپارٹمنٹ۔ ISO کے معیارات کو دیکھ کر، جو کہ ایک نظامی انتظامی معیار اور مصنوعاتی معیار ہیں، یہ سمجھا جا سکتا ہے کہ معیار کنٹرول ڈپارٹمنٹ کتنی اہم کردار ادا کر سکتا ہے۔ اور اسی طرح، کمپنی کی جانب سے خریدے گئے اجزاء، اور تیار کیے گئے مصنوعات کی جانچ صرف بصری طور پر نہیں کی جاسکتی۔ ضروری پیشہ ورانہ ٹیسٹنگ آلات کا استعمال بھی مصنوعات کی کوالٹی کی جانچ اور پیشہ ورانہ ٹیسٹنگ کے لئے ایک اہم ضمانت ہے۔ یہ تصور کرنا مشکل ہے کہ صرف آنکھوں سے دیکھ کر ہی خام مواد کی فزیکل خصوصیات کا پتہ لیا جاسکے، جن میں کٹاؤ، مضبوطی، سختی، اور چپچپاہٹ شامل ہیں۔ یہ تصور بھی نہیں کیا جاسکتا کہ بصری طور پر وزن، الیکٹرومیگنیٹک مداخلت، سطحوں کے درمیان فاصلے، سطحوں کی خمیدگی وغیرہ کا پتہ لیا جاسکے۔ اگر کوئی کمپنی پیشہ ورانہ پیمائشی آلات پر سرمایہ خرچ کرنے کو اہم نہ سمجھے، تو معیار کو بہتر بنانے کے لیے وہ صرف خواب دیکھ سکتی ہے، یا صرف دعوے کر سکتی ہے۔ جتنی محنت کی جائے، اتنا ہی فائدہ حاصل ہوتا ہے! ایک سرمایہ کاری، ایک رپورٹ۔ چونکہ یہ بات معلوم ہے کہ معیار، کسی کمپنی کی زندگی کا دار و مدار ہے، لہٰذا کمپنیوں کے منتظمین کو کمپنی کے معیار کو بہتر بنانے کے لئے کیا اقدامات کرنے چاہئیں؟ یعنی، کمپنی کی “زندگی” کو بہتر بنانے کے لئے کیا کرنا ضروری ہے؟ - ختم -