مینجمنٹ میں “جعلی اقدامات” سے کیسے نمٹا جائے؟”

Thread Content

ہم کاروباری دنیا میں ایک بہت ہی عام رویہ دیکھتے ہیں، وہ یہ کہ صرف کام کیا جاتا ہے، لیکن اس کی دیکھ بھال نہیں کی جاتی۔ ہر کوئی کچھ نہ کچھ کر رہا ہے، لیکن جو کام کیا جاتا ہے، وہی کام مکمل ہوتا ہے۔ جہاں تک اس کے اچھی طرح انجام دیے جانے یا مناسب طریقے سے انجام دیے جانے کا تعلق ہے، تو اس کی فکر کرنے والا کوئ اس کی وجہ سے بہت سی انتظامی سرگرمیاں اپنا حقیقی کردار ادا نہیں کر پاتیں، اور یہ صرف دکھاوے کی کارروائیاں ہی رہ جاتی ہیں۔ انتظامیہ میں “جعلی اقدامات” سے کیسے نمٹا جائے؟ تین عناصر کا طریقہ، اس مسئلے کو حل کرنے کا بہترین طریقہ ہے۔ ایک، انتظامیہ میں جعلی اقدامات بہت زیادہ ہیں۔ ہر مؤثر انتظامی اقدام کے لئے تین عناصر ضروری ہیں: معیار، پابندیاں، اور ذمہ داریاں۔ یعنی، کاموں کو انجام دینے کے لئے ضروری ہے کہ معیارات موجود ہوں، قواعد و ضوابط ہوں، اور کوئی شخص ان کی نگرانی کرے تاکہ نظم و ضبط قائم رہے۔ آخر میں، کاموں کی اچھی یا بری کارکردگی کی بنیاد پر ذمہ داروں کو سزا یا انعام دینا ضروری ہے۔ معیار، پابندیاں، اور ذمہ داریاں – ان تینوں عناصر میں سے کسی ایک کی کمی سے، انتظامی اقدامات بے معنی ہو جاتے ہیں۔ بیجنگ کی ایک کمپنی کو مثال کے طور پر لیجیے۔ یہ کمپنی، دوسروں کی مدد سے اسٹیل سے بنے فیکٹریاں، گودام، یا بڑے کھیلوں کے میدان تعمیر کرتی ہے۔ اس کمپنی میں اسٹیل کو کاٹنے اور جوڑنے کا کام بھی کیا جاتا ہے، تاکہ ستون اور بیم تیار کئے جاسکیں؛ نیز، آن سائٹ تعمیراتی کام بھی انجام دیا جاتا ہے۔ براہ کرم، اس کمپنی کے کام کرنے کے طریقہ کار پر نظر ڈالیں: کاروباری شعبہ، کاروباری معلومات موصول ہونے کے بعد اس کی جانچ کرتا ہے؛ جانچ کے دوران قیمت کی مناسبت، وقت پر سامان کی ترسیل کی صلاحیت وغیرہ کا جائزہ لیا جاتا ہے۔ جانچ کے بعد صارفین کے ساتھ معاہدہ طے پاتا ہے، اس کے بعد پروڈکشن ڈپارٹمنٹ، خریداری ڈپارٹمنٹ، ٹیکنالوجی ڈپارٹمنٹ وغیرہ جیسے مختلف شعبے اپنی ذمہ داریوں کو تسلیم کرتے ہیں اور دستخط کرتے ہیں، تاکہ کام وقت پر مکمل ہو سکے۔ پھر عملی نفاذ کا مرحلہ شروع ہوتا ہے: پہلے مرحلے میں، تکنیکی ٹیم ایک بڑے انجینیرنگ ڈایاگرام کو چھوٹے چھوٹے حصوں میں تقسیم کر دیتی ہے۔ دوسرا مرحلہ یہ ہے کہ خریدار، پرزوں کے ڈیزائن کی بنیاد پر گودام میں جاکر دیکھتا ہے کہ وہاں مطلوبہ اشیاء موجود ہیں یا نہیں۔ اگر وہاں ایسی اشیاء موجود نہیں یا ان کی تعداد کم ہے، تو پھر خریدار آرڈر دے کر ان اشیاء کو خریدتا جب مواد بھیجا جاتا ہے، تو گودام اس کی جانچ کرتا ہے۔ اسٹور مین کے پاس بھی ٹیکنالوجی ڈپارٹمنٹ کی جانب سے فراہم کردہ پرزوں کے نقشے موجود ہیں؛ وہ ان نقشوں کی مدد سے یہ جان سکتا ہے کہ خریدے گئے پرزے درست ہیں یا غلط، کافی ہیں یا کم، تاکہ وہ یہ فیصلہ کر سکے کہ ان پرزوں کو قبول کیا جائے یا نہیں۔ چوتھا مرحلہ یہ ہے کہ ورکشاپ، ٹیکنالوجی ڈپارٹمنٹ کی جانب سے فراہم کردہ پرزوں کی تفصیلات کی بنیاد پر ہی اش سامان وصول کرتے وقت، گودام بھی ڈرائنگز کی بنیاد پر جانچ کر سکتا ہے کہ آیا اسے ورکشاپ میں بھیجنا مناسب ہے یا نہیں۔ پانچواں مرحلہ یہ ہے کہ ورکشاپ میں سامان حاصل کرنے کے بعد پروڈکشن شروع کی جاتی ہے، اور پھر تیار شدہ مصنوعات کو بھیج دیا جاتا ہ آخر میں، فنانس ڈپارٹمنٹ کو ایک حساب لگانا پڑتا ہے، یعنی یہ جاننا کہ اس منصوبے کو مکمل کرنے کے لئے آخر کتنے خام مال استعمال ہوئے۔ یہ عمل کافی منطقی دکھائی دیتا ہے۔ بہت سی کمپنیاں ایسی ہی ہوتی ہیں؛ ان کے بڑے کاروباری عمل دراصل بہت منظم ہوتے ہیں، اور ان میں کوئی مسئلہ نہیں ہوتا۔ تاہم، آگے کے تجزیے میں، ہم اس عمل میں پائے جانے والے دھوکے بازانہ اقدامات کو قدم بہ قدم بے نقاب کریں گے۔ دوم، انتظامیہ میں پائے جانے والے دھوکہ بازانہ اقدامات کو پہچاننا: تین عناصر کے طریقہ کار کے مطابق، ہم یہ دیکھ سکتے ہیں کہ مذکورہ مثال میں انتظامیہ در حقیقت ہر جگہ بے قابو ہے۔ مثلاً، آرڈر کو مکمل کرنے کا یہ مرحلہ۔ عمل کے دوران تو کام کی اختتامیہ رپورٹ تیار کرنے کا مرحلہ بھی موجود ہے (جس میں فنانس ڈپارٹمنٹ یہ جانچتا ہے کہ کام مکمل ہونے کے بعد کتنے خام مال استعمال ہوئے)، لیکن میں نے فنانس ڈپارٹمنٹ کے افراد سے پوچھا کہ اگر خام مال کا استعمال حد سے زیادہ ہو جائے تو کیا کوئی سزا دی جاتی ہے، اور اگر خام مال کی بچت ہو جائے تو کیا کوئی انعام دیا جاتا ہے؟ مالیاتی عملے کا کہنا ہے کہ ایسا نہیں ہے اس سے یہ ظاہر ہوتا ہے کہ نتائج کی اچھائی یا برائی کی ذمہ داری کوئی قبول نہیں کرے گا۔ آخر ایسا کیوں ہے؟ اس کی وجہ یہ ہے کہ اس کے مواد کنٹرول کے لئے کوئی معیار ہی موجود نہیں ہے۔ میں نے اکاؤنٹس ڈپارٹمنٹ میں ایک ایسا بل دیکھا، جس کی قیمت 7 لاکھ روپے تھی؛ لیکن خام مال کی لاگت 6.2 لاکھ روپے تھی۔ اگر اس میں مزدوروں کی اجرت، فروخت سے متعلق اخراجات، اور انتظامی اخراجات بھی شامل کر لئے جائیں، تو یہ کاروبار یقیناً نقصان میں رہے گا۔ لہذا، اس کمپنی نے تین سال تک کوئی منافع حاصل نہیں کیا۔ تین عناصر کے طریقہ کار کے مطابق، اس میں کچھ پابندیاں ہیں؛ مثلاً، فنانس ڈپارٹمنٹ کی جانب سے پروڈکشن ڈپارٹمنٹ کے لئے ادائیگیوں کا تعین بھی ایک پابندی ہے۔ لیکن، کتنی مقدار میں اجزاء استعمال کیے جانے چاہئیں، اس کا کوئی معیار ہی نہیں ہے؛ اس لیے کسی کے خلاف کوئی کارروائی بھی نہیں کی جاتی، نہ تو کوئی انعام دیا جاتا ہے اور نہ ہی کوئی سزا۔ اس عمل میں انتظام کے تین بنیادی عناصر ہیں؛ ان میں سے صرف ایک ہی عنصر موجود ہے، وہ ہے پابندیاں۔ باقی دو عناصر، یعنی معیارات اور ذمہ داریاں، موجود نہیں ہیں۔ اب اس کمپنی کے آرڈرز پر دستخط کرنے کے عمل کو دیکھیں: تمام محکموں کو وقت پر کام مکمل کرنے کا وعدہ کرتے ہوئے دستخط کرنے پڑتے ہیں، یہ دستخط دراصل ایک قسم کی باہمی رکاوٹ ہی ہے۔ لیکن، جب وہ وقت پر کام مکمل نہیں کرتے، تو کبھی بھی کسی نے ان سے ذمہ داری کا تقاضہ نہیں کیا۔ جب لوگوں نے دستخط کرکے وعدے کیے، تو اس وقت بھی فیصلے حس اور تجربے کی بنیاد پر کیے گئے، کوئی معیاری ضابطہ موجود نہیں تھا، اس لیے ذمہ داری کا تعین ممکن نہیں تھا۔ یعنی، تین عناصر میں سے، آرڈر پر دستخط کرنے کے مرحلے میں صرف ایک ہی عنصر موجود ہے، وہ ہے پابندیاں؛ جبکہ دو عناصر، یعنی معیارات اور ذمہ داریاں، موجود نہیں ہیں۔ آیئے، اب خریداری کے مرحلے پر نظر ڈالتے ہیں۔ خریدار، ٹیکنالوجی ڈپارٹمنٹ کی جانب سے فراہم کردہ پرزوں کی تفصیلات کی بنیاد پر ہی خریداری کرتا ہے؛ یعنی اس کے لئے مخصوص معیارات موجود ہیں۔ لیکن میں نے خریدار سے پوچھا کہ غلط خریداری سے بچنے کے لئے، آرڈر دینے سے پہلے کیا ٹیکنیکل ڈپارٹمنٹ کو آرڈر کی جانچ کرکے اس پر دستخط کرنے چاہئیں؟ اس نے کہا کہ ایسی کوئی ضرورت نہیں، بلکہ براہِ راست ہی آرڈر دے دینا چاہیے۔ لہٰذا، خریدار کے پاس تو معیارات موجود ہیں، لیکن کوئی اس پر نظر رکھنے والا نہیں ہے، اور نہ ہی کوئی جانتا ہے کہ آیا وہ انہی معیارات کے مطابق خریداری کر رہا ہے یا نہیں۔ کیا کوئی اس بات کی ذمہ داری لیتا ہے کہ زیادہ خرید لیا گیا، کم خرید لیا گیا، یا غلط چیز خرید لی گئی؟ نہیں۔ خریداری کے عمل میں بھی انتظام و انصرام کے تین عناصر ہی ہیں؛ ان میں سے ایک ہی عنصر موجود ہے، وہ ہے معیارات؛ جبکہ دو عناصر ناپید ہیں، وہ ہیں پابندیاں اور ذمہ داریاں۔ یہ مرحلہ بھی بے قابو ہے۔ کوئی یہ کہہ سکتا ہے کہ اسٹور مین کے پاس بھی ٹیکنیکل ڈپارٹمنٹ کے نقشے موجود ہیں، اور وہ ان نقشوں کی بنیاد پر مطلوبہ مقدار کی جانچ کر سکتا ہے؛ تو کیا یہ ایک قسم کی باہمی روک تھام نہیں ہے؟ لیکن میں نے اسٹور مین سے پوچھا، تو انہوں نے بتایا کہ انہوں نے کبھی بھی سامان کو قبول کرنے سے انکار نہیں کیا، کیوں کہ زیادہ یا کم سامان لینے کی صورت میں کسی کی ذمہ داری متعین نہیں کی جاتی، اس لیے وہ بھی جانچ کرنے کی زحمت نہیں کرتے۔ تو، سامان کی فراہمی کا معاملہ کیا ہے؟ ظاہری طور پر تو معیار موجود ہے، کیوں کہ گودام تکنیکی دستاویزات کی بنیاد پر سامان فراہم کرتا ہے، اور ورکشاپ بھی تکنیکی دستاویزات کی بنیاد پر ہی سامان لیتی ہے۔ اس کے علاوہ، گودام ایک اضافی پابندی بھی عائد کرتا ہے۔ لیکن زیادہ بالوں کی وجہ سے، یا کم بالوں کی وجہ سے، یا بالوں کی موجودگی/عدم موجودگی کی وجہ سے کوئی ذمہ داری تو نہیں کبھی کوئی انعام یا سزا نہیں دی جاتی۔ لہذا، سامان کی فراہمی بھی بہت غیر منظم ہوتی ہے۔ مواد کی تقسیم تو بالکل بےمعنی ہے۔ میں نے وہاں دیکھا کہ مزدور، اسٹیل کی پلیٹوں سے بہت سارے استوانہ نما، گول شکل کے ٹکڑے بنا رہے تھے۔ لیکن مزدوروں کے پاس کوئی معیار نہیں ہے، اور تکنیکی شعبہ بھی انہیں یہ ہدایت نہیں دیتا کہ کٹائی عمودی طور پر کرنی ہے یا ترچھی طور پر۔ یہ فیصلہ مکمل طور پر خود مزدوروں پر ہی چھوڑ دیا جاتا ہے، کوئی اس کی نگرانی نہیں کرتا۔ اگر زیادہ کٹائی کی جائے یا غلط طریقے سے کٹائی کی جائے، تو اس کی کوئی ذمہ داری قائم نہیں کی جاتی، یعنی یہ سب کچھ بالکل بے قابو ہے۔ واپس کیے جانے والے سامان کا کیا ہوگا؟ اگر زیادہ مقدار میں دیا گیا ہے تو اسے واپس کرنے کی ضرورت نہیں، لیکن ا لہٰذا، واپس کیے جانے والے مواد کے لئے کوئی معیار نہیں ہے، اور نہ ہی کوئی اس پر نظر رکھتا ہے، اور نہ ہی کسی کو ذمہ دار ٹھہرایا جاتا ہے۔ مجموعی پیداواری عمل کے لئے معیارات موجود ہیں، لیکن کوئی اس کی نگرانی نہیں کرتا؛ وقت سے زیادہ کام کرنے پر بھی کوئی ذمہ داری قبول نہیں کرتا۔ لہٰذا، اس کے بھی کوئی معیار نہیں ہیں، کوئی پابندیاں نہیں ہیں، اور کوئی ذمہ داری بھی نہیں ہ اس میں درجنوں مراحل ہیں، ہر مرحلے پر کب کام شروع کرنا ہے اور کب ختم کرنا ہے، اس کا کوئی معیار نہیں ہے، اور کوئی بھی اس کی نگرانی نہیں کرتا۔ معیار کا انتظام کیسے ہوتا ہے؟ دراصل، اس سلسلے میں کوئی تحریری معیارات موجود ہی نہیں، اور نہ ہی کوئی شخص اس کی سختی سے جانچ کرتا ہے؛ پھر کسی کی ذمہ داری کا تعین کرنے کی بات ہی نہیں۔ مختصر یہ کہ، ظاہری طور پر تو یہ کمپنی بالکل ٹھیک دکھائی دیتی ہے، لیکن در حقیقت، اگر اس کا تجزیہ “تین عناصر کے ذریعے” کیا جائے، تو پتہ چلتا ہے کہ ہر جگہ نظام بے قابو ہے۔ تین عناصر کے معیار کے مطابق جائزہ لینے پر معلوم ہوتا ہے کہ ایک ایسا عنصر ہے جو تمام مراحل میں موجود نہیں ہے، اور وہ ہے ذمہ داری۔ یہ کہا جا سکتا ہے کہ اس کمپنی کا بنیادی مسئلہ ذمہ داریوں کا فقدان ہے؛ اس کا ذمہ داریوں کا نظام تقریباً صفر ہی ہے۔ واضح ہے کہ، ان تین عناصر میں سے اگر کوئی ایک بھی غائب ہو جائے، تو حالات قابو سے باہر ہو جاتے ہیں۔ ہم کسی مسئلے کا تجزیہ بہت آسانی سے کر سکتے ہیں: کسی بھی چیز کے لئے یہ دیکھنا کافی ہے کہ کیا اس کے لئے کوئی معیار موجود ہے، کیا اس پر کوئی پابندیاں ہیں (کیا کوئی اس کی نگرانی کرتا ہے)، اور کیا اس کے لئے کوئی انعام یا سزا موجود ہے۔ اگر کسی کام کے لئے کوئی معیار نہ ہو، اور نہ ہی کوئی اس کی نگرانی کرے، اور نہ ہی کوئی انعام یا سزا دی جائے، تو وہ کام ضرور بے قابو ہو جاتا ہے۔ لہٰذا، تین عناصر کا طریقہ، بے قابو صورتحال کا تجزیہ کرنے کا ایک مؤثر طریقہ ہے، اور کنٹرول سسٹم قائم کرنے کا بھی ایک اہم طریقہ ہے۔ اگر کوئی معیار نہ ہو تو ہمیں معیارات قائم کرنے پڑتے ہیں، اگر کوئی پابندیاں نہ ہوں تو ہمیں نگرانی کے طریقے وضع کرنے پڑتے ہیں، اور اگر کوئی ذمہ داریاں نہ ہوں تو ہمیں انعامات اور سزاؤں کا نظام قائم کرنا پڑ ہر مرحلے کو ان تین عناصر کے مطابق ہی انجام دینا ضروری ہے۔ ہم نے تقریباً ہر اس کمپنی میں، جہاں تبدیلی لائی گئی، “انتظامی تین عناصر” کے اصولوں کے مطابق ایک ایسا انتظامی آلہ متعارف کرایا، جسے “آپریشن کنٹرول کارڈ” کہا جاتا ہے؛ یہ آلہ بہت آسان اور عملی ہے۔ یہ، ہر ایک انتظامی عمل کو تین حصوں میں تقسیم کرتا ہے: یعنی یہ کام کیسے انجام دیا جائے، کون اس کی نگرانی کرے، اور کس کی ذمہ داری ہے۔ پھر ان تفصیلات کو ایک چھوٹے کارڈ پر لکھ دیا جاتا ہے۔ جو لوگ کام کرتے ہیں اور جو لوگ نگرانی کرتے ہیں، دونوں کے پاس ایسے چھوٹے کارڈ ہوتے ہیں؛ ہر شخص کارڈ پر درج ہدایات کے مطابق کام کرتا ہے، جس سے بہترین کنٹرول حاصل ہوتا ہے۔