【گفتگو + بحث】ای میل بھیجنے سے متعلق، کن چیزوں کا خیال رکھنا ضروری ہے؟
Thread Content
ہم اپنے کام کے دوران، ہر روز ای میل کا استعمال کرتے ہیں۔ چاہے کوئی پیغام بھیجا یا وصول نہ کیا گیا ہو، پھر بھی یہ دیکھنا ضروری ہے کہ کوئی نیا مواد تو نہیں آیا، اور کوئی کام تو باقی نہیں رہ گیا۔ تو، جب ای میل بھیجی جاتی ہے، تو تمام دوستوں کو کن باتوں کا خیال رکھنا چاہیے؟ lol؟ (مذکورہ بالا معلومات صرف ذاتی کام کے تجربات پر مبنی ہیں؛ دوستوں سے تبادلہ خیالات اور مزید معلومات کا استقبال ہے۔)1- وصول کنندہ: وہ شخص جو ای میل کے مشمولات پر عمل درآمد کرتا ہے، یا جس سے رائے لی جاتی ہے، یا جسے کسی واقعے کی اطلاع دی جاتی ہے، وغیرہ۔ لوگوں کی تعداد ہرگز زیادہ نہیں ہونی چا زیادہ موصول کنندگان کی وجہ سے ای میل خود بھاری دکھائی دیتی ہے۔ اگر یہ درخواست سے متعلق ای میل ہے، تو زیادہ لوگوں کو بھیجنے سے کام کرنے کا عمل طویل ہو جاتا ہے، کارکردگی کم ہو جاتی ہے، ہدایات واضح نہیں رہتیں، اور بعض اوقات ہدایات میں تضاد بھی پیدا ہو جاتا ہے۔ 2۔ فرستندہ کو بھیجنا: صرف اس بات کا علم ہونا کافی ہے، اسے خط و کتابت کے معاملات سے کوئی ذمہ داری نہیں ہے؛ لہذا جواب دینے یا کوئی اقدام کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔ کافی عرصے تک مجھے یہ سمجھ نہیں آیا کہ “کاپی بھیجنے والے” سے کیا مراد ہے، یہ بات تو ڈوئونگ نیانگ نے ہی میری مدد کرکے سمجھائی۔ اگر آپ یہ چاہتے ہیں کہ دوسرے لوگ آپ کے کام کو دیکھ سکیں، یا آپ انہیں کسی بات سے آگاہ کرنا چاہتے ہیں، تو آپ اس اختیار کا استعمال کر سکتے ہیں۔ ۳- موضوع: یہ ہمیشہ جامع اور مختصر ہونا چاہیے۔ جب میں کام کرتا ہوں، تو موضوعات ہمیشہ اسی فارمیٹ میں ہوتے ہیں: 【】【】۔ پہلے دونوں کوشوں میں بتایا گیا ہے کہ یہ اطلاعات، درخواستیں، عمل درآمد وغیرہ ہیں، جبکہ دوسرے دونوں کوشوں میں موضوع بیان کیا گیا ہے۔ ہماری کمپنی ایک گروپ کمپنی ہے، اس کے معاملات مختلف شاخوں سے متعلق بھی ہو سکتے ہیں، اور ہیڈ آفس سے بھی متعلق ہو سکتے ہیں۔ میں نے پہلے دائرے میں، اس کمپنی کا مخفف درج کیا ہے۔ ۴- متن: درخواستوں، طلبات وغیرہ کی تفصیلات۔ کسی قسم کی الجھن نہیں ہونی چاہیے، فارمیٹ درست ہونا ضروری ہے، لہجہ مناسب ہونا چاہیے، اور معلومات کو منظم طریقے سے پیش کیا جانا چ اہم پروجیکٹس کو نمایاں کرنے کے لئے، روشن رنگ استعمال کیا جاتا ہے۔ 5۔ منسلک فائلیں: ان کی بغور جانچ کریں، کوئی غلطی نہ رہ جائے۔ سمندری دوستوں کے ساتھ اکثر ایسا ہوتا ہے کہ ضروری فائلیں بھیجنا بھول جاتے ہیں، لیکن میرے ساتھ تو نہ صرف فائلیں بھیجنا بھول گیا، بلکہ غلط فائلیں بھی بھیج دی گئی ایک اہم اجلاس کی مینٹس، جس کا نتیجہ اعلیٰ حکام کے لئے تیار کردہ ورژن کی صورت میں جاری کیا گیا؛ فائل کے مشمولات میں مختلف ترمیمات دیکھی جا سکتی ہیں۔ اس وقت اس کی وجہ پر غور کیا گیا، فائل کا نام لمبا ہونا تھا، لیکن فرق تو فائل کے نام کے آخری حصے میں ہی دیکھنے کو ملتا ہے، جو واضح نہیں ہوتا۔ اس کے بعد، اگر فائل کے متعدد ورژن ہوں، تو میں فائل کے نام کے آغاز میں ہی ان کے درمیان فرق واضح کر دیتا ہوں: lol
بہت جامع بات کہی گئی، سب سے اہم بات یہ ہے کہ احتیاط سے کام کیا جائے، زیادہ تفصیلات میں نہ پڑا جائے