ڈرکر: چھوٹی کمپنیوں کو بڑی کمپنیوں کے مقابلے میں زیادہ انتظامیہ کی ضرورت ہوتی ہ

Thread Content

چھوٹی کمپنیوں کو، بڑی کمپنیوں کے مقابلے میں، منظم اور نظاماتی طرزِ انتظام کی زیادہ ضرورت ہوتی ہے۔ در حقیقت، اس کے لئے کسی بڑے مرکزی سٹاف ڈپارٹمنٹ کی ضرورت نہیں ہے، اور بہت سے شعبوں میں پیچیدہ طریقہ کاروں اور تکنالوجیوں کی بھی ضرورت نہیں ہے۔ در حقیقت، چھوٹی کمپنیاں بھی بڑے پیمانے پر مشیران کی خدمات اور پیچیدہ طریقہ کار کو برداشت نہیں کر سکتیں، لیکن انہیں پھر بھی مؤثر انتظامیہ کی ضرورت ہوتی ہے۔ چھوٹی کمپنیوں کے پاس بھی حکمت عملی ہونی چاہیے۔ چھوٹی کمپنیاں اس طرح کی خطرناک صورتحال کو برداشت نہیں کر سکتیں، اور وہ مستقل طور پر اس خطرے میں رہتی ہیں۔ لہٰذا، اسے ایک ایسی حکمت عملی تیار کرنے پر غور کرنا ہوگا جس سے اس کی خصوصیات نمایاں ہو سکیں۔ حیاتیاتی اصطلاحات میں، اسے ایک خاص ماحولیاتی جگہ تلاش کرنی پڑتی ہے، جہاں وہ برتری حاصل کر سکے اور مقابلے کا مقابلہ کر سکے۔ یہ خاص مقام، کسی خاص منڈی میں برتری کی حیثیت ہو سکتا ہے؛ چاہے وہ جغرافیائی لحاظ سے ہو، صارفین کی ضروریات کے لحاظ سے ہو، یا صارفین کی اقدار کے لحاظ سے ہو۔ یا پھر یہ کسی خاص شعبے میں بہترین کارکردگی کی علامت بھی ہو سکتا ہے؛ مثلاً کسی خاص خدمت فراہم کرنے کی صلاحیت، یا کوئی منفرد ٹیکنالوجی۔ یہاں تک کہ چھوٹی سی کمپنیوں کو بھی ایک حکمت عملی تیار کرنے کی ضرورت ہوتی ہے، اور وہ ایسا کرنے سے قاصر بھی نہیں مثال کے طور پر، امریکہ کے بڑے شہروں کے ارد گرد واقع مضافاتی علاقوں میں عموماً بہت سے رئیل اسٹیٹ ایجنٹ موجود ہوتے ہیں، جن میں سے زیادہ تر لوگ صرف مشکل سے ہی اپنا گزارہ کر پاتے ہیں۔ ایک علاقے میں، ایک رئیل اسٹیٹ ایجنٹ نے برتری حاصل کرنے کی منصوبہ بندی کے ذریعے ایک چھوٹا لیکن بہت منافع بخش کاروبار قائم کیا۔ جب اس نے 1950 کی دہائی میں یہ پیشہ اختیار کیا، تو اس نے اپنے علاقے کا بغور جائزہ لیا، اور پایا کہ اس علاقے کا بنیادی “صنعت” اعلیٰ تعلیم ہے۔ اگرچہ یہاں کے بہت سے رہائشی صبح سویرے نکل کر قریبی بڑے شہروں میں کام کرنے جاتے ہیں، لیکن یہاں کافی تعداد میں ایسے لوگ بھی ہیں جو یہیں رہتے ہیں، اور وہ خوشحال اساتذہ ہیں۔ یہ اساتذہ بیس سے زائد کالجوں میں تدریس کرتے ہیں۔ ان اداروں میں سے زیادہ تر چھوٹے ہیں، لیکن کچھ ایسے بھی ہیں جو کافی بڑے ہیں۔ ریاست ہائے متحدہ کے تمام پیشوں میں، نوجوان یونیورسٹی اساتذہ کی استعفی دینے کی شرح سب سے زیادہ ہوسکتی ہے۔ یہ نوجوان اساتذہ، عموماً کسی ایک جگہ چند سال تک تدریس کرنے کے بعد، دوسرے علاقوں کے اسکولوں میں جاکر تدریس کرنے لگتے ہیں۔ اس علاقے کے بیس سے زائد تعلیمی اداروں میں ہر سال پانچ سو سے زائد نئے اساتذہ کو ملازمت دی جاتی ہے، اور رخصت ہونے والے اساتذہ کی تعداد بھی اتنی ہی ہے۔ اس نوجوان رئیل اسٹیٹ ایجنٹ نے فیصلہ کیا کہ وہ اپنی توجہ اسی مارکیٹ پر مرکوز کرے، اور اسے درکار خدمات فراہم کرے۔ اس نے یہ بھی دریافت کیا کہ وہ کم سے کم لاگت میں اس منڈی تک براہِ راست رابطہ قائم کر سکتا ہے۔ کیونکہ، مختلف تعلیمی اداروں کی جانب سے بھرتی کیے جانے والے نئے اساتذہ، اور سال کے اختتام پر استعفی دینے والے اساتذہ کی فہرست، چند ماہ قبل ہی معلوم ہو جاتی ہے۔ اور یقیناً، ہر تعلیمی ادارہ اس بات پر خوش ہے کہ کوئی قابل اعتماد شخص موجود ہے جو نئے اساتذہ کے لئے رہائش کا انتظام کرنے جیسے مشکل کام کو سنبھال سکے۔ نتیجتاً، اس رئیل اسٹیٹ ایجنٹ کا کاروبار، اسی سائز کے دیگر دفاتر کے مقابلے میں 3 گنا زیادہ تھا، جبکہ اس کے لئے درکار اخراجات بہت کم تھے۔ وہ ہر سال تقریباً پانچ سو سے ایک ہزار گھروں کی خرید و فروخت کرتا ہے۔ یہ تعداد زیادہ نہیں ہے، لیکن اس کو حاصل ہونے والا منافع، عام مضافاتی رئیل اسٹیٹ ایجنٹوں کے منافع کے مقابلے میں تقریباً چار گنا زیادہ ہے۔ یہ مثالیں واضح طور پر غیرمعمولی ہیں۔ کیونکہ، عام چھوٹی کمپنیوں کے پاس کوئی حکمت عملی ہی نہیں ہوتی۔ عام چھوٹی کمپنیاں “مواقع پر مبنی” نہیں ہوتیں، بلکہ “مسائل پر مبنی” ہوتی ہیں؛ ایک مسئلہ حل ہوتا ہے تو دوسرا مسئلہ سامنے آ جاتا ہے۔ اس لیے عام چھوٹی کمپنیاں کامیاب کمپنیاں نہیں ہوتیں۔ لہٰذا، کسی چھوٹے کاروبار کو سنبھالنے کی پہلی شرط یہ ہے کہ اس سوال کا جواب دیا جائے: “ہمارا کاروبار کیا ہے، اور یہ کیسا ہونا چاہیے؟” http://mmbiz.qpic.cn/mmbiz/8tMEojO3qchovXrREAowY1qhMvG5PyXW7swEPJewJ1XlYAWgufGo0WLcHK5q9RTNvV2abXUCibH3N3UTGzicic4MA/640? پیٹر ڈرکر: 2. چھوٹی کمپنیوں کو بھی ایک اعلیٰ قیادتی ٹیم کی ضرورت ہوتی ہے۔ چھوٹی کمپنی وہ کمپنی ہے جس میں صرف ایک شخص کو ہی تمام وقت اعلیٰ سطح کی انتظامی ذمہ داریاں انجام دینی پڑتی ہیں، اور اسے کوئی دوسرا کام نہیں کرنا پڑتا۔ در حقیقت، زیادہ تر چھوٹے کاروباروں کے مالکان خود بھی کچھ فنکشنل کام انجام دیتے ہیں، اور یہ عموماً ضروری بھی ہوتا ہے۔ لیکن اس سے چھوٹے کاروباروں کے لئے یہ ضروری ہو جاتا ہے کہ وہ اپنے اہداف کو حاصل کرنے کے لئے ضروری اہم سرگرمیوں کا تعین کریں، اور یہ بھی یقینی بنائیں کہ یہ اہم سرگرمیاں ایسے افراد کے پاس ہیں جو ان کو انجام دینے کے لئے ذمہ دار ہیں۔ ورنہ، یہ اہم سرگرمیاں بالکل بھی انجام نہیں دی جاسکیں گی۔ زیادہ تر چھوٹی کمپنیاں سمجھتی ہیں کہ وہ جانتی ہیں کہ اہم سرگرمیاں کون سی ہیں، اور ان کے خیال میں وہ ان اہم سرگرمیوں پر توجہ دے رہی ہیں۔ لیکن، اگر اس کا سادہ سا تجزیہ کیا جائے، تو پتہ چلتا ہے کہ وہ دراصل خود کو دھوکہ دے رہے ہیں۔ شاید ہر کوئی ان اہم سرگرمیوں کے بارے میں بات کر رہا ہو، لیکن کوئی بھی ان پر زیادہ توجہ نہیں دے رہا۔ لوگ ان اہم سرگرمیوں کو نظرانداز کرتے ہیں؛ نتیجتاً انہیں اکثر فراموش کر دیا جاتا ہے۔ اس صورتحال میں عموماً زیادہ افراد کی ضرورت نہیں ہوتی، بلکہ زیادہ سوچنے اور منظم کام کرنے کی ضرورت ہے۔ ایک سادہ رپورٹنگ اور کنٹرول نظام کی ضرورت ہے – شاید صرف ایک چیک لسٹ ہی کافی ہو – تاکہ یقین کیا جاسکے کہ یہ اہم کام واقعی کسی کے ذریعہ انجام دئے جارہے ہیں۔ در حقیقت، اس کا مطلب یہ بھی ہے کہ چھوٹی کمپنیوں کو بھی ایک اعلیٰ سطح کی انتظامی ٹیم کی ضرورت ہوتی ہے۔ اس ٹیم کے اکثر افراد، صرف جزوی وقت کے لئے ہی اعلیٰ سطح کا انتظامی کام انجام دیتے ہیں؛ ان کا بنیادی فرض تو عام فرائض انجام دینا ہی ہے۔ لیکن، چھوٹی کمپنیوں کے لئے بھی، دیگر تمام کمپنیوں کی طرح، یہ ضروری ہے کہ وہ اپنے پورے انتظامی ڈھانچے کو یہ بتائیں کہ کون سی سرگرمیاں اہم ہیں، ہر اہم سرگرمی کا مقصد کیا ہے، اور ہر سرگرمی کی ذمہ داری کس کے پاس ہے۔ شاید چھوٹی کمپنیوں کے لئے یہ بات دیگر زیادہ تر کمپنیوں کے مقابلے میں اور بھی ضروری ہے۔ چھوٹی کمپنیوں کے پاس وسائل، خصوصاً باصلاحیت افراد کی تعداد، محدود ہوتی ہے۔ لہٰذا، اس کے وسائل کو مرکوز طور پر استعمال کرنا بہت اہم ہے۔ اگر اہم سرگرمیوں کو واضح طور پر متعین نہ کیا جائے اور ان کی ذمہ داریاں کسی کے سپرد نہ کی جائیں، تو اس سے وسائل بکھر جاتے ہیں، بجائے اس کے کہ وہ مرکوز رہیں۔ 3. چھوٹی کمپنیوں کو بھی “ڈیٹا سوچ” رکھنی ضروری ہے۔ چھوٹی کمپنیوں کے پاس انسانی و مالی وسائل محدود ہوتے ہیں، لہذا ضروری ہے کہ ان وسائل کو ایسے مقاصد کے لئے استعمال کیا جائے جن سے نتائج حاصل ہو سکیں۔ ； اس کی وسائل میں اضافہ کرنے کی صلاحیت محدود ہے، لہذا ضروری ہے کہ اس کی مالی صلاحیتوں کی حدود سے تجاوز نہ کیا جائے۔ اس بات کا پہلے ہی اندازہ لگانا ضروری ہے کہ کب اور کہاں مزید فنڈز کی ضرورت پڑے گی۔ چھوٹی کمپنیاں، بڑی رقموں کی فوری ادائیگی کے دباؤ، یا اچانک بڑی رقموں کی ضرورت کا بوجھ برداشت نہیں کر سکتیں۔ یہاں تک کہ جب کوئی کمپنی خوشحال حالت میں ہوتی ہے، تب بھی اضافی فنڈز حاصل کرنے میں کافی وقت لگتا ہے۔ چھوٹی کمپنیوں کو ماحول میں ہونے والی اہم تبدیلیوں سے بھی آگاہ رہنا ضروری ہے؛ ان کی کامیابی اس بات پر منحصر ہے کہ وہ اپنے چھوٹے سے ماحولیاتی نظام میں کتنی اہمیت رکھتی ہیں۔ لہٰذا، اسے اس ماحولیاتی نظام میں کسی بھی تبدیلی کے امکانات سے آگاہ ہونا ضروری ہے۔ عام اکاؤنٹنگ دستاویزات تو ضروری ہیں، لیکن ان سے کام نہیں چلتا۔ چھوٹی کمپنیوں کو یہ جاننا ضروری ہے کہ ان کے ہر اہم ملازم کا عہدہ کیا ہے، اور وہ “نتائج حاصل کرنے” کے لئے کام کر رہا ہے یا “مسائل کو حل کرنے” کے لئے۔ اسے اپنے محدود وسائل کی پیداواری صلاحیت کو سمجھنا ضروری ہے؛ یعنی اس کے ملازمین، سرمایہ، خام مال اور دیگر ضروری اشیاء کی پیداواری صلاحیت کو۔ اسے یہ جاننا ضروری ہے کہ اس کی پیداوار صارفین میں کس طرح تقسیم ہوتی ہے؛ مثلاً، کیا اس کا کاروبار دو یا تین بڑے صارفین پر منحصر ہے، یا پھر یہ کاروبار سینکڑوں چھوٹے صارفین میں تقسیم ہے؟ لہذا، اسے کتنا نقصان پہنچ سکتا ہے؟ چھوٹے کاروباروں کی ضرورتوں سے متعلق، اور جنہیں عموماً حاصل کرنا مشکل ہوتا ہے، مالیاتی اور اقتصادی معلومات پر خصوصی توجہ دینی چاہیے۔ بے شک، فی الوقت چھوٹی کمپنیاں عموماً روایتی اکاؤنٹنگ ڈیٹا سے واقف ہیں۔ لیکن، چھوٹے کاروباروں میں ایسے لوگ بہت کم ہیں جو اپنے کاروبار کے نقد بہاؤ کے بارے میں جانتے ہیں، اور جو لوگ مستقبل کے نقد بہاؤ کی پیشن گوئی کر سکتے ہیں، وہ تو اور بھی کم ہیں۔ وہ سب لوگ اپنے بکے ہوئے لین دین کے بارے میں جانتے ہیں، یا کم از کم جاننا چاہئے؛ لیکن عام طور پر وہ یہ نہیں جانتے کہ ان کے صارفین، درمیانی تاجر اور ایجنٹ، کیا ان کی مصنوعات کو اپنے گوداموں میں جمع کرکے رکھتے ہیں یا نہیں۔ لہٰذا، انہیں اپنی مصنوعات کی حتمی منڈی کے بارے میں معلومات کی ضرورت ہے، یعنی ان صارفین کے بارے میں معلومات جو ڈیلرز سے اشیاء خریدتے ہیں۔ زیادہ تر کمپنیوں کا ڈیٹا حاصل کرنا بہت آسان ہے، خاص طور پر جب انہیں بہت درستگی والے ڈیٹا کی ضرورت نہ ہو۔ لیکن، چھوٹے کاروباروں کو جن اعداد و شمار کی سب سے زیادہ ضرورت ہے، وہ وہ اعداد و شمار نہیں ہیں جو عام اکاؤنٹنگ طریقوں سے حاصل کیے جاسکتے ہیں؛ بلکہ یہ وہ اعداد و شمار ہیں جو کمپنی کی موجودہ حالت اور اس کے اہم وسائل کے استعمال کے درمیان تعلقات کو ظاہر کرتے ہیں۔ ان اعداد و شمار کی بدولت ایک طرف مستقبل کے مواقع کا تعین کیا جاسکتا ہے، جبکہ دوسری طرف ممکنہ خطرات سے بچا جاسکتا ہے۔ ماخذ: (یہ متن، مصنف کی کتاب “مینجمنٹ: ٹاسکس، ذمہ داریاں اور عملیات” سے لیا گیا ہے۔)