Trở thành chuyên gia Office 2007: 15 mẹo nhỏ với Excel

Thread Content

　　 Là công cụ xử lý bảng tính trong bộ phần mềm văn phòng Office, Excel giúp thu thập và sắp xếp dữ liệu một cách rất tiện lợi. Trong bối cảnh thông tin ngày càng gia tăng với tốc độ chóng mặt như hiện nay, việc thu thập, sắp xếp và xử lý dữ liệu trở nên cực kỳ quan trọng đối với mọi ngành nghề. Vì vậy, Excel được sử dụng rộng rãi hơn nữa, trở thành phần mềm không thể thiếu trong tay nhiều nhân viên văn phòng. Vì vậy, việc sử dụng thành thạo Excel cũng là một kỹ năng công việc cần thiết đối với những người làm việc trong môi trường chuyên nghiệp. Tuy nhiên, Excel có rất nhiều chức năng mạnh mẽ; đối với hầu hết mọi người thì việc sử dụng nó không phải là điều khó khăn. Nhưng để sử dụng Excel một cách hiệu quả thì lại không hề dễ dàng chút nào. Dưới đây hãy cùng tìm hiểu một số mẹo thường dùng khi sử dụng Excel. Địa chỉ tải về: office2007download. Mẹo số 1: Tìm hiểu trước những hạn chế mới. Để người dùng có thể xem được lượng dữ liệu lớn trong các bảng tính, Microsoft Office Excel 2007 cho phép mỗi bảng tính chứa tối đa 1.000.000 dòng và 16.000 cột. Nói cách khác, dung lượng của một trang làm việc trong Excel là 1.048.576 dòng nhân với 16.384 cột. So với phiên bản Excel năm 2003, số dòng có thể sử dụng tăng lên 1.500%, còn số cột có thể sử dụng tăng lên 6.300%. Như vậy, dung lượng của trang làm việc trong Excel đã được nâng cao đáng kể. Ngoài ra, Excel 2007 còn hỗ trợ tối đa 16.000.000 màu sắc. 　　 Hơn nữa, hiện nay người ta có thể sử dụng vô số loại định dạng khác nhau trong cùng một sổ làm việc, thay vì chỉ giới hạn ở 4.000 loại như trước đây ； Số lượng các tham chiếu tới ô trong mỗi ô đã tăng từ 8.000 lên một con số bất kỳ; rào cản duy nhất có lẽ chính là yêu cầu về dung lượng bộ nhớ của máy tính. Để cải thiện hiệu suất của Excel, Microsoft đã tăng lượng bộ nhớ được sử dụng từ 1GB trong phiên bản Excel năm 2003 lên 2GB, tức là tăng gấp đôi. Vì Excel 2007 hỗ trợ các bộ vi xử lý hai lõi và nhiều luồng xử lý, người dùng sẽ nhận được tốc độ xử lý nhanh hơn khi làm việc với những bảng tính chứa nhiều công thức. 　　 Mẹo 2: Thêm tiêu đề và chân trang vào tài liệu Excel một cách linh hoạt. Những người thường xuyên sử dụng Excel chắc hẳn đều biết rằng trước đây việc thêm tiêu đề và chân trang vào tài liệu Excel không hề dễ dàng chút nào; cần phải qua nhiều bước thiết lập trong các hộp thoại khác nhau mới có thể hoàn thành công việc này. Tuy nhiên, Excel hiện nay cho phép thêm tiêu đề và chân trang vào tài liệu Excel trong chế độ “Bố cục trang” có thể xem trước được một cách hoàn chỉnh; quy trình thực hiện rất đơn giản và dễ hiểu. Cách thực hiện như sau:　　 1. Trong “Thanh công cụ” của Excel, hãy nhấp vào tab “Chèn”. 　　 2. Trong nhóm “Văn bản”, hãy nhấp vào nút “Tiêu đề trang và chân trang”. 　　 3. Trong “Thanh công cụ”, sẽ xuất hiện các tab liên quan đến công cụ “Trang tiêu đề và trang chân”. Trong tab “Thiết kế”, có tất cả các lệnh cần thiết để chúng ta có thể chỉnh sửa trang tiêu đề và trang chân của tài liệu Excel một cách dễ dàng. Việc làm cho bảng tính trong Excel trở nên đẹp mắt thực ra rất đơn giản. Mẹo số 3: Làm cho bảng tính trở nên đẹp mắt nhanh nhất có thể. Trong các bảng tính mới nhất của Excel, người dùng có thể tập trung toàn bộ sự chú ý vào việc nhập dữ liệu quan trọng, mà không cần phải lo lắng về việc thiết lập định dạng hay kiểu dáng của bảng tính. Điều này giúp giảm bớt công sức cần thiết. Hãy để Excel giúp bạn hoàn thành việc trang trí bảng một cách nhanh chóng nhất. Các bước thực hiện như sau:　　 1. Chọn bất kỳ ô nào chứa dữ liệu. 　　 2. Trong nhóm “Kiểu dáng” trên tab “Bắt đầu”, hãy chọn một mẫu “Áp dụng định dạng bảng”. 　　 3. Lúc này, hộp thoại “Áp dụng định dạng bảng” sẽ xuất hiện; hãy chỉ định nguồn dữ liệu của bảng. 　　 4. Nhấn nút “Xác nhận”, bảng sẽ tự động được thiết lập với màu chữ cho tiêu đề, màu nền cho ô chứa tiêu đề, cùng màu nền cho các hàng khác nhau. Ngoài ra, khu vực bảng còn được chuyển thành dạng danh sách, giúp tận dụng được nhiều tính năng của danh sách, chẳng hạn như chức năng lọc dữ liệu tự động. 　　 Mẹo 4: Áp dụng định dạng phù hợp tự động và tạo cột tính toán tự động　　 Khi bạn cần thêm cột mới vào bảng hiện có, Excel có thể tự động áp dụng các định dạng đã có, giúp bạn tránh phải thiết lập lại chúng. Ngoài ra, trong bảng tính Office Excel, người dùng có thể nhanh chóng tạo ra một cột dùng để tính toán. Cột tính toán sử dụng một công thức áp dụng cho từng hàng; công thức này có thể tự động mở rộng để bao gồm các hàng bổ sung, nhờ đó công thức cũng sẽ được áp dụng ngay lập tức cho những hàng đó. Chỉ cần nhập công thức một lần, mà không cần sử dụng lệnh “Nhập lại” hay “Sao chép”. Các bước thực hiện cụ thể như sau: 1. Khi bạn muốn thêm cột mới, chỉ cần nhập tên của cột đó vào phía bên phải bảng tính Excel, sau đó nhấn phím 【Enter】. Lúc đó, một cột mới sẽ được tạo ra và định dạng phù hợp sẽ được áp dụng tự động. 　　 2. Chuyển đến ô “E3”, nhập công thức để tính tổng số tiền. Sau khi nhấn phím [Enter], công thức sẽ được áp dụng tự động cho các ô cuối cùng trong danh sách, từ đó tính ra tổng số tiền của tất cả các mục. Cột tính toán sẽ được tạo ra một cách tự động. 　　 Nếu bảng quá dài, bạn cũng không cần phải kéo xuống như trước đây vì luôn tìm không thấy phần cuối, việc sử dụng sẽ tiện lợi hơn nhiều. 　　 Mẹo 5: Xóa nhanh dữ liệu trùng lặp. Ngay cả khi có Excel hỗ trợ xử lý khối lượng dữ liệu lớn, vẫn không thể tránh khỏi những sai sót. Việc nhập dữ liệu trùng lặp xảy ra khá thường xuyên; dù chúng ta kiểm tra kỹ lưỡng từng lần, đôi khi vẫn rất khó phát hiện ra những sai sót này. Lúc này càng cần sử dụng Excel, những vấn đề như thế này có thể được giải quyết một cách dễ dàng. 　　 1. Chọn vùng ô cần kiểm tra và xóa các mục trùng lặp, sau đó nhấp vào tab “Dữ liệu” trong “Bảng công cụ”. 　　 2. Trong nhóm “Công cụ dữ liệu”, hãy nhấn vào nút “Xóa các mục trùng lặp”. 　　　　 3. Lúc này, hãy mở hộp thoại “Xóa các giá trị trùng lặp”, sau đó chọn những cột mà bạn muốn kiểm tra xem có giá trị trùng lặp hay không. 　　 4. Sau khi hoàn tất việc thiết lập, hãy nhấn nút “Xác nhận”. Excel sẽ kiểm tra các giá trị lặp lại trong các cột được chọn, và hiển thị thông báo về kết quả xử lý. 　　 Mẹo 6: Nắm bắt tổng thể dữ liệu một cách trực quan thông qua hiệu ứng đổi màu dần. Bạn có thể hiển thị hiệu ứng chuyển màu từ hai màu hoặc ba màu trong một ô tế bào; màu nền của ô tế bào sẽ thể hiện giá trị bên trong ô đó. Hơn nữa, màu sắc trong hiệu ứng chuyển màu sẽ tự động thay đổi tùy theo giá trị dữ liệu, thật tuyệt vời phải không? Định dạng điều kiện “Dải màu” mới trong Excel phiên bản mới giúp người đọc có thể xem nội dung một cách trực quan và dễ chịu hơn. 　　 1. Chọn dữ liệu cần phân tích, chẳng hạn như vùng ô “A3:C8”. 　　 2. Trong tab “Bắt đầu” thuộc “Thanh công cụ” của Excel, hãy nhấp vào nút “Định dạng điều kiện” trong nhóm “Kiểu”. 　　 3. Trong menu thả xuống “Định dạng điều kiện”, hãy chọn lệnh “Thang màu” –> “Thang màu xanh lá cây – vàng – đỏ”. 　　 Lúc này, các dữ liệu cụ thể trong bảng sẽ được hiển thị với những màu sắc khác nhau tùy theo giá trị của chúng. Điều này rất hữu ích cho việc tổng hợp và phân tích dữ liệu, giúp người dùng có thể nhanh chóng nắm bắt được diễn biến tổng thể. Tận dụng màu sắc để làm cho dữ liệu trở nên sinh động hơn. Mẹo số 7: Sử dụng các thanh màu có chiều dài khác nhau để làm cho dữ liệu trở nên dễ hiểu hơn. Trên đây là cách xem tổng thể bảng dữ liệu. Nhưng nếu bạn chỉ muốn xem rõ kích thước của từng cột dữ liệu một, thì phải làm sao? Lúc này, có thể áp dụng định dạng điều kiện “Thanh dữ liệu” cho dữ liệu; chiều dài của thanh dữ liệu chính là biểu thị mức độ lớn nhỏ của giá trị trong ô. Bằng cách quan sát các thanh dữ liệu có màu sắc, bạn có thể tiết kiệm thời gian so sánh từng giá trị riêng lẻ, từ đó dễ dàng xác định được giá trị lớn nhất hoặc nhỏ nhất trong một cột dữ liệu. Cách thực hiện cụ thể như sau:　　 1. Chọn một vùng ô trong bảng. 　　 2. Trong tab “Bắt đầu” thuộc “Thanh công cụ” của Excel, hãy nhấp vào nút “Định dạng điều kiện” trong nhóm “Kiểu”. 　　 3. Sau đó, trong menu thả xuống hiện ra, hãy chọn lệnh “Thanh dữ liệu” –> “Thanh dữ liệu màu xanh”. 　　 Lúc này, khi áp dụng định dạng điều kiện “Thanh dữ liệu”, người dùng có thể dễ dàng nhìn thấy giá trị lớn nhất và nhỏ nhất trong toàn cột, mà không cần phải so sánh từng giá trị riêng lẻ gây mờ mắt. 　　 Mẹo số 8: Sử dụng bảng để thể hiện xu hướng phát triển của dữ liệu. Bằng cách tận dụng bộ biểu tượng đa dạng và có màu sắc sinh động mà Excel cung cấp, chúng ta có thể nhanh chóng trình bày xu hướng phát triển của dữ liệu dưới dạng đồ thị. Điều này giúp chúng ta dễ dàng nắm bắt được tổng quan tình hình và dự đoán tương lai một cách hiệu quả. Các bước thực hiện:　　 1. Chọn dữ liệu muốn thể hiện xu hướng. Trên tab “Bắt đầu”, nhấp vào nút “Định dạng điều kiện” trong nhóm “Kiểu”. Trong menu thả xuống xuất hiện, chọn lệnh “Bộ biểu tượng” –> “Mũi tên bốn hướng (màu sắc)”, như vậy bạn có thể thêm các biểu tượng tương ứng cho dữ liệu đó. 　　 2. Nếu các biểu tượng được thêm vào lúc này vẫn chưa đáp ứng được nhu cầu, bạn có thể nhấp vào mục “Định dạng điều kiện” trong nhóm “Kiểu dáng”. Trong menu thả xuống hiện ra, hãy chọn lệnh “Quản lý quy tắc” để mở hộp thoại “Quản lý quy tắc định dạng điều kiện”. 　　 3. Trong hộp thoại đó, chọn quy tắc “Bộ biểu tượng”, sau đó nhấn “Chỉnh sửa quy tắc”. Trong hộp thoại “Chỉnh sửa quy tắc định dạng” được mở ra ngay sau đó, hãy thiết lập các quy tắc cụ thể (chẳng hạn như loại và giá trị của dữ liệu), để có thể hiển thị các biểu tượng khác nhau. 　　 Mẹo 9: Tạo biểu đồ chuyên nghiệp một cách nhanh chóng. Excel cung cấp những công cụ thiết kế biểu đồ vô cùng mạnh mẽ, giúp người dùng thực hiện các công việc thống kê và phân tích dữ liệu một cách nhanh chóng, từ đó tạo ra những biểu đồ chuyên nghiệp và đẹp mắt. Cách thực hiện:　　 1. Chọn một vùng ô cần biểu diễn, nhấp vào tab “Chèn”, sau đó chọn loại biểu đồ “Biểu đồ tròn” trong nhóm “Biểu đồ”. 　　 2. Ngay lập tức, công cụ “Biểu đồ” sẽ xuất hiện. Trong nhóm “Kiểu biểu đồ” thuộc tab “Thiết kế”, bạn có thể xem nhiều bộ màu chuyên nghiệp khác nhau; hãy chọn bất kỳ kiểu màu nào mà bạn thích. Tiếp theo, chọn kiểu bố trí thứ 1 trong nhóm “Bố cục biểu đồ”, và các ký hiệu phần trăm sẽ được thêm vào tự động. 　　 3. Nếu muốn thiết lập văn bản ghi chú trên biểu đồ tròn, bạn có thể nhấp chuột phải vào bất kỳ dòng văn bản nào. Lúc đó, một menu hiện ra (cũng có sẵn trong Word và PowerPoint). Menu này chứa các lệnh thường được sử dụng; bạn có thể sử dụng chúng để thiết lập màu chữ, kích thước chữ, v.v. 　　 Trước đây, để tạo ra những biểu đồ chuyên nghiệp và đẹp mắt như vậy cần rất nhiều thời gian để thiết lập, nhưng giờ đây chỉ cần chưa đầy 1 phút là có thể hoàn thành. 　　 Mẹo số 10: Viết công thức một cách linh hoạt. Giao diện người dùng mới của Office được thiết kế nhằm hỗ trợ công việc hiệu quả hơn; các lệnh thường được sử dụng nhất được đặt trong “Thanh công cụ”. Người dùng có thể nhanh chóng tìm thấy và sử dụng các hàm cần thiết trong nhóm “Thư viện hàm” trên tab “Công thức”, từ đó nâng cao hiệu suất khi viết công thức. Tuy nhiên, một số công thức dài sẽ khó được xem trong bảng. Để việc xem và chỉnh sửa các công thức dài trong ô trở nên dễ dàng hơn, có thể điều chỉnh kích thước khung chứa công thức trong thanh chỉnh sửa bằng 3 phương pháp sau. Cách thực hiện cụ thể: 1. Để mở khung công thức thành ba dòng trở lên, hoặc gập khung công thức lại thành một dòng duy nhất, bạn có thể nhấp vào nút mở ở cuối thanh chỉnh, hoặc sử dụng tổ hợp phím 【Ctrl】+【Shift】+【U】. 　　 2. Để điều chỉnh chính xác chiều cao của khung công thức, hãy di chuột vào phía dưới khung công thức cho đến khi con trỏ biến thành mũi tên kép theo chiều dọc. Sau đó, nhấn giữ nút trái chuột và kéo mũi tên kép lên hoặc xuống đến vị trí mong muốn, rồi thả chuột ra. 　　 3. Để tự động điều chỉnh kích thước ô chứa công thức sao cho phù hợp với số dòng văn bản trong ô tương ứng, cho đến khi đạt đến chiều cao tối đa, hãy di chuyển con trỏ chuột lên ô chứa công thức cho đến khi nó biến thành hai mũi tên thẳng đứng, sau đó nhấp đúp vào nút chuột trái. Tạo bảng biểu chuyên nghiệp và hiệu quả với Excel – Mẹo số 11: Sắp xếp dữ liệu theo màu sắc. Hầu như ai cũng thích những màu sắc rực rỡ; việc sử dụng màu sắc một cách hợp lý và hiệu quả trong tài liệu có thể giúp nâng cao đáng kể tính hấp dẫn và khả năng đọc của tài liệu đó. Nếu có thể sắp xếp và lọc dữ liệu theo màu sắc, thì đó chính là bước giúp tổ chức dữ liệu một cách nhanh chóng hơn và dễ dàng tìm thấy những dữ liệu cần thiết. Sử dụng Excel 2007, dù là định dạng ô được thiết lập thủ công hay theo các điều kiện nhất định, người dùng vẫn có thể sắp xếp và lọc dữ liệu dựa trên các định dạng đó (bao gồm màu sắc của ô và màu chữ). Tiếp theo, hãy cùng xem cách sắp xếp dữ liệu theo màu sắc một cách tùy chỉnh. 　　 Trong nhóm “Kiểu dáng” trên tab “Bắt đầu”, hãy sử dụng tính năng “Quy tắc làm nổi bật ô” thuộc mục “Định dạng điều kiện” để áp dụng các màu sắc khác nhau cho các ô trong một vùng cụ thể, cũng như cho phông chữ của chúng. 　　 2. Nhấp vào một ô trong khu vực dữ liệu, sau đó trong nhóm “Chỉnh sửa”, nhấp vào nút “Sắp xếp và lọc”. Trong menu thả xuống hiện ra, chọn lệnh “Sắp xếp tùy chỉnh”. 　　 3. Trong hộp thoại “Sắp xếp” được mở ra, hãy chỉ định các từ khóa chính/phụ, tiêu chí sắp xếp và thứ tự sắp xếp; thêm 4 điều kiện sắp xếp. Sau khi nhấn OK, dữ liệu sẽ được sắp xếp theo thứ tự màu sắc đã chỉ định. 　　 Mẹo 12: Lọc dữ liệu theo màu sắc　Trong mẹo trước, chúng ta đã học cách sắp xếp dữ liệu theo màu sắc. Vậy làm thế nào để lọc dữ liệu theo màu sắc đây? Đừng vội, câu trả lời sẽ sớm được tiết lộ. Cách thực hiện như sau: 1. Sử dụng tính năng “Quy tắc làm nổi bật ô” thuộc mục “Định dạng điều kiện” trong nhóm “Kiểu” trên tab “Bắt đầu” để áp dụng các màu sắc khác nhau cho ô và kiểu chữ của bất kỳ vùng ô nào. 　　 2. Nhấp vào một ô trong vùng dữ liệu, sau đó nhấp vào nút “Sắp xếp và lọc” trong nhóm “Chỉnh sửa”. Trong menu thả xuống hiện ra, hãy chọn lệnh lọc phù hợp. Excel sẽ tự động thêm các nút tam giác nhỏ ở phía trên tiêu đề cột để có thể thực hiện việc lọc dữ liệu. 　　 3. Nhấp vào nút tam giác nhỏ ở bên phải tiêu đề cột “Ngày hết hạn”. Trong menu thả xuống, chọn lệnh “Lọc theo màu sắc”. Sau đó, chọn một màu sắc từ danh sách “Lọc theo màu tế bào” hoặc “Lọc theo màu chữ” ở bên phải để hoàn tất việc lọc dữ liệu. 　　 Mẹo 13: Thiết lập kiểu ô một cách dễ dàng. Nếu bạn muốn áp dụng nhiều định dạng khác nhau cho cùng một ô, đồng thời đảm bảo rằng các ô có cùng kiểu định dạng, bạn có thể sử dụng tính năng thiết lập kiểu ô. Kiểu ô là một tập hợp các đặc điểm định dạng đã được xác định, chẳng hạn như kiểu chữ và kích thước chữ, định dạng số, viền ô và nền ô. Nhờ các mẫu ô được tích hợp sẵn trong Excel, bất kỳ người dùng nào cũng có thể dễ dàng thực hiện công việc định dạng. Cách thực hiện rất đơn giản:　　 1. Chọn ô mà bạn muốn định dạng. 　　 2. Trong nhóm “Kiểu dáng” trên tab “Bắt đầu”, hãy nhấp vào nút “Kiểu ô”. 　　 3. Nhấp vào kiểu ô mà bạn muốn áp dụng. 　　 Ngoài ra, cần lưu ý một điều cơ bản: kiểu dáng của các ô được xác định dựa trên chủ đề tài liệu được áp dụng cho toàn bộ sổ làm việc. Khi chuyển sang chủ đề tài liệu khác, kiểu dáng của các ô sẽ được cập nhật tự động để phù hợp với chủ đề tài liệu mới. 　　 Mẹo 14: Đảm bảo luôn có thể nhìn thấy tiêu đề của từng bảng dữ liệu. Để việc xem các bảng dữ liệu dài trở nên thuận tiện hơn, Excel cung cấp một tính năng rất hữu ích. Chỉ cần chuyển vùng dữ liệu thành dạng bảng, bạn sẽ luôn có thể nhìn thấy rõ ràng tiêu đề của từng bảng khi xem dữ liệu trong đó. 　　 1. Chọn vùng dữ liệu cần chuyển thành bảng, sau đó nhấn tab “Chèn”. 　　 2. Trong nhóm “Bảng”, nhấp vào nút “Bảng” để mở hộp thoại “Tạo bảng”. Chọn ô tích “Bảng chứa tiêu đề”, sau đó nhấn “OK”. 　　 3. Sau khi tạo bảng, hãy cuộn lên xuống bảng để luôn có thể nhìn thấy tiêu đề của bảng. Cụ thể, dòng chứa tiêu đề ban đầu sẽ xuất hiện ở vị trí của các tiêu đề cột (tất nhiên, con trỏ phải nằm bên trong bảng; chỉ khi kéo thanh cuộn thì mới có thể nhìn thấy các tiêu đề cột). 　　 Chia sẻ một mẹo nhỏ: chỉ cần “áp dụng định dạng bảng” cho vùng dữ liệu thông thường cũng có thể chuyển vùng dữ liệu đó thành bảng Excel. 　　 Mẹo 15: Tổng hợp dữ liệu trong bảng biểu　Sau khi tạo bảng biểu trong Excel, người dùng có thể quản lý và phân tích dữ liệu trong bảng đó một cách độc lập, mà không cần dựa vào các dữ liệu bên ngoài bảng. Bằng cách hiển thị một dòng tổng kết ở cuối bảng, sau đó sử dụng các hàm có sẵn trong danh sách thả xuống của từng ô trong dòng tổng kết, người dùng có thể tổng kết dữ liệu trong bảng Excel một cách nhanh chóng. Các bước thực hiện như sau: 1. Nhấp vào bất kỳ vị trí nào trong bảng Excel, công cụ “Công cụ bảng” sẽ được kích hoạt và tab “Thiết kế” sẽ xuất hiện. 　　 2. Trong nhóm “Tùy chọn kiểu bảng” trên tab “Thiết kế”, hãy chọn ô tích “Dòng tổng kết”. 　　 3. Lúc này, một dòng tổng kết sẽ được hiển thị ở phía dưới bảng, và từ “Tổng kết” sẽ xuất hiện trong ô ở vị trí bên trái nhất. 　　 4. Trong hàng tổng kết, hãy nhấp vào ô mà bạn muốn thực hiện phép tính tổng kết cho nó, sau đó chọn hàm cần sử dụng trong danh sách thả xuống, chẳng hạn như tổng, giá trị trung bình, v.v. 　　 Hãy học 15 mẹo được giới thiệu ở trên; tin chắc rằng kỹ năng sử dụng Excel của bạn sẽ được nâng cao nhanh chóng. Bạn sẽ xử lý các bảng biểu một cách dễ dàng hơn, đồng thời đảm bảo tính chính xác và vẻ thẩm mỹ của dữ liệu một cách hiệu quả nhất. ■