Chia sẻ | 98% các sự cố về chất lượng bắt nguồn từ 8 sai lầm phổ biến này, hãy tránh xa chúng!

Thread Content

Vấn đề phổ biến nhất cũng chính là vấn đề khó khắc phục nhất, đồng thời cũng là lý do dẫn đến việc mắc sai lầm. Tai nạn về chất lượng là vấn đề mà bất kỳ ai làm việc trong lĩnh vực chất lượng nào cũng không muốn phải đối mặt. Tuy nhiên, dù có cố gắng phòng ngừa đến đâu, đôi khi vẫn khó tránh khỏi những tai nạn này; chỉ khác ở mức độ nghiêm trọng của chúng mà thôi. 8 vấn đề dưới đây chính là những điều mà chúng ta thường gặp trong công tác quản lý chất lượng. Hầu hết các sự cố về chất lượng đều bắt nguồn từ những sai lầm phổ biến này. 1 Phân loại sự cố về chất lượng Khi nói đến sự cố về chất lượng, điều mà mọi người nghĩ đến trước tiên chính là phân loại các sự cố đó. Chuyên gia chứng nhận đã tra cứu một số tài liệu và phát hiện ra rằng có hai cách phân loại khác nhau. Cách thứ nhất là chia thành ba loại: sự cố về chất lượng thông thường, sự cố về chất lượng nghiêm trọng, và sự cố về chất lượng cực kỳ nghiêm trọng. 1) Sự cố về chất lượng thông thường: Là những trường hợp đáp ứng một trong các điều kiện sau: a) Thiệt hại về mặt kinh tế trực tiếp từ 5000 nhân dân tệ trở lên, nhưng chưa đến 50000 nhân dân tệ ； b. Ảnh hưởng đến chức năng sử dụng và tính an toàn của kết cấu công trình, gây ra những khiếm khuyết về chất lượng mãi mãi. 2) Tai nạn về chất lượng nghiêm trọng: Được coi là tai nạn nghiêm trọng nếu có một trong các điều kiện sau: a. Thiệt hại về mặt tài chính trực tiếp từ 50.000 nhân dân tệ trở lên (bao gồm cả 50.000 nhân dân tệ), nhưng chưa đến 100.000 nhân dân tệ ； b. Ảnh hưởng nghiêm trọng đến khả năng sử dụng công trình, hoặc gây mối nguy hiểm về mặt an toàn; có những khiếm khuyết nghiêm trọng về chất lượng ； c. Tính chất của vụ tai nạn rất nghiêm trọng, hoặc gây ra chấn thương nghiêm trọng cho ít hơn 2 người. 3) Tai nạn về chất lượng nghiêm trọng: Bất kỳ trường hợp nào có một trong các điều kiện dưới đây đều được coi là tai nạn nghiêm trọng, thuộc phạm vi các tai nạn nghiêm trọng trong lĩnh vực xây dựng công trình. a. Công trình đổ sập hoặc bị hư hỏng nghiêm trọng ； b. Do sự cố về chất lượng, dẫn đến tử vong hoặc thương tích nghiêm trọng cho 3 người trở lên ； c. Thiệt hại kinh tế trực tiếp từ 100.000 nhân dân tệ trở lên. Các vụ tai nạn được chia thành bốn loại: tai nạn thông thường, tai nạn nghiêm trọng, tai nạn rất nghiêm trọng, và tai nạn cực kỳ nghiêm trọng. 1) Tai nạn cực kỳ nghiêm trọng là những vụ tai nạn gây ra cái chết cho 30 người trở lên, hoặc khiến 100 người trở lên bị thương nặng (bao gồm cả trường hợp ngộ độc công nghiệp; xem thêm phần sau), hoặc gây thiệt hại kinh tế trực tiếp từ 100 triệu nhân dân tệ trở lên. 2) Tai nạn nghiêm trọng là những vụ tai nạn gây ra cái chết cho 10 người đến 30 người, hoặc khiến 50 người đến 100 người bị thương nặng, hoặc gây thiệt hại kinh tế trực tiếp từ 50 triệu nhân dân tệ đến 100 triệu nhân dân tệ. 3) Tai nạn khá nghiêm trọng là những vụ tai nạn gây ra cái chết cho 3 người đến 10 người, hoặc khiến 10 người đến 50 người bị thương nặng, hoặc gây thiệt hại kinh tế trực tiếp từ 10 triệu nhân dân tệ đến 50 triệu nhân dân tệ. 4) Tai nạn thông thường là những vụ tai nạn gây ra cái chết cho dưới 3 người, hoặc khiến dưới 10 người bị thương nặng, hoặc gây thiệt hại kinh tế trực tiếp dưới 10 triệu nhân dân tệ. 28 loại sai lầm phổ biến. Tất nhiên, cách phân loại này chỉ nhằm đánh giá mức độ thiệt hại gây ra bởi các tai nạn mà thôi. Là những người chịu trách nhiệm về chất lượng, việc tránh hoặc giảm thiểu các sự cố liên quan đến chất lượng chính là trách nhiệm hàng đầu của họ. Dưới đây là 8 loại sai lầm phổ biến, mọi người làm việc trong lĩnh vực chất lượng hãy tránh xa chúng. Lỗi thứ nhất: Lần này thì thôi, không cần phải làm gì thêm nữa. Hầu hết các nhân viên kiểm tra đều không thích việc lập báo cáo về những sản phẩm có lỗi; tất nhiên, các nhà cung cấp càng không muốn làm điều đó. Bởi vì sau khi lập báo cáo về sản phẩm lỗi, họ phải mang những sản phẩm đó đi xin chữ ký từ nhiều người quản lý khác nhau, đồng thời còn phải thông báo cho bộ phận mua hàng nữa ； Khi nhà cung cấp mang sản phẩm đến nhà máy để sửa chữa, cần phải xác nhận lại phương pháp gia công; sau khi sửa xong, cũng cần tiến hành kiểm tra lại theo tiêu chuẩn. Việc từ chối một lô sản phẩm như vậy sẽ mất nhiều thời gian hơn so với việc kiểm tra ba lô sản phẩm bình thường. Vì vậy, trong nhiều trường hợp, khi người kiểm tra lấy mẫu và phát hiện ra số lượng sản phẩm bị lỗi khá ít, nhưng con số này vẫn vượt quá mức tiêu chuẩn AQL dùng để từ chối sản phẩm, thì việc vẫn gắn nhãn “đạt tiêu chuẩn” lên những sản phẩm đó là điều sai trái. Trước đây, những nhân viên kiểm tra mà tôi từng dẫn dắt đều phải trải qua tình huống này: khi kiểm tra, họ chỉ phát hiện ra vài sản phẩm bị lỗi; nhưng trong quá trình sản xuất, số lượng sản phẩm bị lỗi lại tăng lên đáng kể, khiến quy trình sản xuất bị gián đoạn. Vì vậy, khi kết quả kiểm tra ngẫu nhiên đạt mức AQL dẫn đến việc từ chối hàng hóa, nhất thiết phải lập biên bản và từ chối nhận hàng. Một số nhân viên kiểm tra sợ phải lập biên bản, vì họ thấy rằng việc lập biên bản khá phiền phức. Khi phát hiện ra lỗi, bộ phận mua hàng sẽ nói rằng họ có thể yêu cầu nhà cung cấp đến sửa chữa lại sản phẩm, và không cần phải lập biên bản nữa, vì việc lập biên bản quả thật rất phiền phức. Khi xảy ra tình trạng như vậy, các nhân viên kiểm tra thường sẵn lòng giúp đỡ và cùng bộ phận mua hàng giải quyết vấn đề. Kết quả là nhà cung cấp không xử lý kịp thời, khiến dây chuyền sản xuất phải tạm ngừng hoạt động do thiếu vật liệu. Có những trường hợp, vật liệu đã được giao từ ba ngày nay nhưng vẫn chưa có thông báo xác nhận đơn hàng. Nếu cấp trên không biết, sẽ coi như người kiểm tra chưa tiến hành kiểm tra, và lúc đó sẽ nói về vấn đề về thời hạn của người kiểm tra. Do đó, sau khi phát hiện ra lỗi, nhân viên kiểm tra cần lập biên bản ngay lập tức. Sai lầm thứ hai: Bộ phận mua sắm, kinh doanh, kỹ thuật và sản xuất đều nói rằng có thể đưa thứ đó vào, vì vậy tôi đã đồng ý. Cần biết rằng, cơ sở để người kiểm tra tiến hành kiểm soát chính là các tiêu chuẩn kiểm tra; những tiêu chuẩn này bao gồm bản vẽ kỹ thuật, giấy chứng nhận, sách hướng dẫn kiểm tra, mẫu sản phẩm, v.v ； Nếu phát hiện có điều gì không phù hợp với tiêu chuẩn, bạn nên báo cáo cho cấp trên của mình. Chứ không phải các bộ phận khác nói được là được ngay. Việc quản lý các nhân viên kiểm tra và đánh giá hiệu suất công việc đều nằm trong bộ phận Chất lượng. Nếu bạn muốn nghe ý kiến từ các bộ phận khác, thì cứ chuyển họ sang bộ phận đó là xong. Tôi từng gặp trường hợp như thế này: Người kiểm tra phát hiện rằng sản phẩm đó không đạt tiêu chuẩn. Nhưng bộ phận mua hàng nói rằng điều đó không sao cả, họ đã báo trước với dây chuyền sản xuất rồi; họ sẵn lòng tiếp tục sản xuất mà không khiếu nại gì cả. Vì vậy, người kiểm tra cũng không báo cáo lên cấp trên, mà chỉ đơn giản gắn nhãn “đạt tiêu chuẩn” lên sản phẩm và cho phép nó được đưa vào quy trình sản xuất. Gây ra các khiếu nại trên dây chuyền sản xuất, khiến dây chuyền phải ngừng hoạt động, và bộ phận mua sắm cũng sẽ không chịu trách nhiệm về điều này. Khi vật liệu gây ra những khó khăn trong quá trình sản xuất, các bộ phận khác chỉ hỏi người kiểm tra làm thế nào để kiểm tra chúng, chứ không trách móc những người thuộc các bộ phận khác. Hậu quả của việc không đạt tiêu chuẩn chỉ do người kiểm tra chịu trách nhiệm. Vì vậy, khi nhân viên kiểm tra phát hiện ra lỗi, kết quả đánh giá chỉ có thể tuân theo quyết định của cấp trên trực tiếp. Khi cấp trên quyết định chấp nhận sản phẩm dù có lỗi, họ cũng cần ghi rõ lý do cho sự thay đổi này trong báo cáo về lỗi. Lỗi số ba: Tôi nghĩ rằng, khi người kiểm tra không thực hiện tốt trách nhiệm của mình, thì khi được hỏi về lý do dẫn đến tình trạng này, họ sẽ luôn bắt đầu câu trả lời bằng cụm từ “Tôi nghĩ rằng…”. Nhưng người làm công việc kiểm tra không nên dùng cụm từ “Tôi nghĩ rằng” trong lúc trả lời. Khi bạn nói “Tôi tưởng rằng…”, thì bạn đang bắt đầu tìm lý do, tìm cái cớ cho những sai lầm của mình. Và sau khi tìm được cái cớ, bạn lại tiếp tục mắc phải những sai lầm ấy. Hơn nữa, nếu gặp vấn đề mà không thể xác định được, nên trước tiên hỏi ý kiến và xác nhận với cấp trên. Vì vậy, tôi yêu cầu nhân viên của mình rằng khi mắc sai lầm, họ không được nói “Tôi tưởng rằng…”. Điều tôi muốn biết chỉ là nguyên nhân dẫn đến việc sai sót này xảy ra, và họ sẽ làm gì trong lần kiểm tra tiếp theo để tránh lặp lại sai lầm. Ví dụ: Lần kiểm tra này, phương pháp lấy mẫu của tôi không đúng. Có tổng cộng 6000 mặt hàng, được chia thành 5 khay, mỗi khay chứa 200 thùng. Theo yêu cầu, cần lấy mẫu từ 32 thùng; mức trung bình là lấy mẫu từ 6 thùng trên mỗi khay ； Mỗi thùng rút 6 cái ； Và tôi chỉ kiểm tra một khay pallet thôi, tổng cộng là ba thùng hàng được kiểm tra. Sản phẩm lỗi không được tập trung trên kệ này, nên tôi đã không rút được chúng. Sau này tôi sẽ tiến hành kiểm tra ngẫu nhiên theo phương pháp kiểm tra tiêu chuẩn. Sai lầm thứ tư: Dựa vào kinh nghiệm và mối quan hệ cá nhân, người ta nghĩ rằng loại vật liệu này sẽ không gặp vấn đề gì, nên không cần kiểm tra. Đó là sai lầm thường gặp ở các nhân viên kiểm tra lâu năm. May mắn thay, các nhân viên kiểm tra vẫn biết cách hoàn thành công việc của mình và xác định được những điểm cần kiểm tra, nhưng phương pháp của họ lại không đúng. Trước đây không hề có vấn đề gì, có thể giảm số lần kiểm tra, nhưng không được bỏ qua việc kiểm tra. Ít nhất cũng nên kiểm tra các thông tin ghi trên thùng hàng, và lấy một sản phẩm ra để kiểm tra kỹ lưỡng. Thông thường, đối với những sản phẩm không có vấn đề gì, thùng đầu tiên và thùng cuối cùng bắt buộc phải được kiểm tra. Như vậy, ít nhất cũng có thể đảm bảo rằng nguyên vật liệu sẽ không gặp phải các vấn đề hàng loạt. Nhà sản xuất này (trưởng nhóm) có mối quan hệ tốt với tôi; hôm qua anh ấy còn mua nước cho tôi uống và đưa thuốc lá cho tôi nữa. Lần này thì coi như bỏ qua đi, chấp nhận được thôi. Đây là điều tuyệt đối không nên làm của người kiểm tra; điều này thường xảy ra ở các công ty. Chỉ vì muốn giữ mặt bạn bè, cuối cùng lại tự rước họa vào thân. Khi những sản phẩm kém chất lượng này được đưa vào quá trình kiểm tra, khiến khách hàng yêu cầu hoàn hàng và gây rối loạn cho dây chuyền sản xuất, thì người quản lý cấp trên sẽ hỏi đầu tiên là bạn đã kiểm tra như thế nào, tại sao lại không phát hiện ra những vấn đề này? Chỉ vì vấn đề mặt mũi mà gây thiệt hại cho công ty là điều không nên. Lỗi thứ năm: Vấn đề này đã từng bị sửa đổi hoặc được chấp nhận một cách đặc biệt trong các lần xuất hóa đơn trước; vì vậy lần này sẽ không xử lý nữa, mà chỉ ghi “PASS” thôi. Đôi khi, do cần phải đưa sản phẩm ra thị trường gấp, nên có nhiều trường hợp phải sửa đổi thông số kỹ thuật; điều này khiến người kiểm tra lầm tưởng rằng sản phẩm vẫn có thể được chấp nhận. Khi kiểm tra lần thứ hai, vẫn phát hiện ra cùng một vấn đề, nên họ không xuất hóa đơn. Điều này dẫn đến những khiếu nại từ phía bộ phận sản xuất sau khi sản phẩm được đưa vào sử dụng. Sếp sẽ quyết định lại về lô hàng này; việc quyết định sẽ dựa trên tình hình thực tế. Có người sẽ trao đổi với khách hàng, có người sẽ trao đổi với bộ phận sản xuất, tiến hành lựa chọn, v.v. Tất cả những điều này đều liên quan đến lô hàng này mà thôi. Vì vậy, sau khi phát hiện sản phẩm không đạt tiêu chuẩn, mặc dù lô hàng trước đó đã được xử lý lại, nhưng vẫn nên lập biên bản và từ chối nhận lô hàng đó. Lỗi số 6: Bỏ sót các bước kiểm tra. Do hàng hóa cần được giao ngay, nên cả bộ phận mua sắm lẫn bộ phận sản xuất đều thúc giục nhanh chóng. Vì vậy, có vài bước kiểm tra cần thiết vẫn chưa được thực hiện. Người ta nghĩ rằng không có vấn đề gì, nên đã dán nhãn “PASS” lên sản phẩm để cho chúng vào quy trình sản xuất. Mỗi công ty, do các yếu tố như thời gian đặt hàng, đều gặp phải vấn đề về việc cần cung cấp nguyên vật liệu một cách nhanh chóng. Những nguyên vật liệu cần được sử dụng ngay lập tức sẽ được nhân viên kiểm tra kiểm soát chất lượng xử lý nhanh chóng. Các nhân viên sản xuất và kho bãi phải chờ bên cạnh nhân viên kiểm tra để họ hoàn thành việc kiểm tra nguyên vật liệu trước khi có thể giao hàng. Điều này tạo ra áp lực tâm lý lớn cho những nhân viên kiểm tra, những người chưa có nhiều kinh nghiệm trong công việc này. Do lo lắng, một số mục kiểm tra không được thực hiện, nên chúng được ghi nhãn “pass” và đưa vào quy trình sản xuất ngay lập tức. Kết quả là do có những lỗi xảy ra ở các mục không được kiểm tra, dẫn đến việc dừng sản xuất và bị phạt. Phần hàng gấp thường là việc mua sắm và liên tục gọi điện thúc giục nhà cung cấp sản xuất nhanh hơn. Người mua chỉ cần có thể đưa hàng về đúng thời hạn quy định, còn các vấn đề về chất lượng khác thì không quan tâm. Để có thể giao hàng đúng hạn, nhà cung cấp phải nỗ lực hết sức trong quá trình sản xuất; vậy thì chất lượng của sản phẩm được tạo ra sẽ ra sao chứ? Càng là vật liệu khẩn cấp thì càng phải kiểm tra kỹ lưỡng. Thông thường, nguyên liệu được cung cấp gấp sẽ dễ gặp vấn đề về chất lượng hơn. Khi nhân viên từ bộ phận mua sắm hoặc các bộ phận liên quan thúc giục người kiểm tra nhanh chóng tiến hành kiểm tra, họ cần được yêu cầu chờ ở khu vực quy định. Người kiểm tra phải thực hiện đầy đủ tất cả các bước kiểm tra theo yêu cầu; chỉ khi xác nhận rằng không có lỗi nào xảy ra thì mới được cho sản phẩm vào dây chuyền sản xuất. Nếu phát hiện lỗi trong quá trình kiểm tra, cần thông báo kịp thời cho những người có liên quan để xử lý. Lỗi thứ bảy: Không tiếp tục kiểm tra theo quy trình sau khi phát hiện lỗi. Trong quá trình kiểm tra, người ta phát hiện ra một lỗi A. Sau khi xuất phiếu yêu cầu sửa chữa (như sản xuất lại, xử lý đặc biệt v.v.), khi sản phẩm được đưa vào quy trình sản xuất trở lại, người ta lại phát hiện ra một lỗi B nữa. Các nhân viên kiểm tra đều thực hiện công việc kiểm tra theo quy trình đã định. Thứ tự kiểm tra thông thường là bao bì, vẻ ngoài, kích thước cấu trúc, và kiểm tra chức năng. Có rất nhiều trường hợp, khi người kiểm tra phát hiện ra một lỗi nào đó, họ sẽ rất vui mừng, ngừng việc kiểm tra ngay lập tức và lập tức lập báo cáo xác nhận sản phẩm không đạt tiêu chuẩn. Trong công tác quản lý chất lượng trước đây, chúng tôi đã gặp không ít tổn thất. Khi các nhân viên kiểm tra phát hiện ra những khiếm khuyết về mặt hình thức sản phẩm (như vết xước), do muốn nhanh chóng đưa sản phẩm vào quá trình sản xuất, họ đã cho phép sản phẩm đó được sử dụng trong quy trình sản xuất. Tuy nhiên, sau đó lại phát sinh thêm một vấn đề nữa: vấn đề về kích thước của sản phẩm, khiến việc lắp ráp trở nên bất khả thi… Do đó, khi kiểm tra, nếu phát hiện ra bất kỳ khiếm khuyết nào, các nhân viên kiểm tra cần phải kiểm tra toàn bộ các chi tiết có vấn đề, ghi chép lại kết quả kiểm tra, và chỉ sau khi kiểm tra xong mới có thể lập phiếu yêu cầu sửa chữa. Sai lầm thứ tám: Không kiểm tra lại sản phẩm sau khi sửa chữa. Trong quá trình kiểm tra, nếu phát hiện ra những lỗi, thì sau khi nhà cung cấp hoặc bộ phận sản xuất tiến hành sửa chữa, thì sản phẩm sẽ không còn vấn đề gì nữa; lúc này có thể bỏ qua việc kiểm tra hoặc trực tiếp chấp nhận sản phẩm đó. Rất nhiều lần, những người được nhà cung cấp cử đến để thực hiện công việc sửa chữa lại không làm việc một cách nghiêm túc; họ muốn về sớm hoặc đi chơi sau khi hoàn thành công việc. Kết quả là, họ chẳng thèm xem xét các vật liệu gì cả; một số thùng hàng thì còn chưa được mở ra nữa. Khi nhân viên kiểm tra đến kiểm tra, họ nghĩ rằng nhà cung cấp đã hoàn thành việc gia công lại toàn bộ sản phẩm, nên chỉ tiến hành kiểm tra ngẫu nhiên một chút rồi ghi kết quả là “PASS”, để nhà cung cấp có thể rời đi. Tuy nhiên, sau khi sản phẩm được đưa vào quy trình sản xuất, vẫn có những khiếu nại về chất lượng sản phẩm: nguyên vật liệu không đạt tiêu chuẩn… Do đó, đối với các sản phẩm đã được nhà cung cấp gia công lại, nhân viên kiểm tra cũng cần tiến hành kiểm tra lại theo đúng quy trình yêu cầu. Khi phát hiện ra những lỗi trong sản phẩm, cần yêu cầu nhà cung cấp gia công lại cho đến khi sản phẩm đạt tiêu chuẩn mới được. Trước những vấn đề nêu trên, chúng ta nên làm thế nào để cải thiện chúng? Làm thế nào để trở thành một nhà quản lý giỏi? Đó chính là lý do tại sao các nhà quản lý cần chú trọng đến việc đào tạo nhân viên, và tập trung vào việc hình thành thói quen tốt cho họ. - Kết thúc -