Kẻ “sát thủ vô hình” ăn mòn lợi nhuận của doanh nghiệp là gì?

Thread Content

“Chi phí ẩn” của doanh nghiệp giống như những căn bệnh ẩn giấu trong cơ thể con người; chúng khó có thể được chữa khỏi và luôn tồn tại, gây ra nhiều phiền toái cho các nhà quản lý. Nếu có thể tìm ra “tác nhân gây bệnh” và “điều trị đúng cách”, doanh nghiệp sẽ trở nên phục hồi mạnh mẽ. Bài viết này tổng kết mười hai loại “chi phí ẩn” thường gặp ở các doanh nghiệp, giúp họ có thể tiến hành kiểm tra so sánh. Dưới đây là tóm tắt về mười hai loại “chi phí ẩn”: 1. Chi phí tổ chức cuộc họp. Nếu coi mọi thứ liên quan đến thời gian đều là một quá trình, thì thời gian chắc chắn là thứ quý giá nhất. Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp chẳng qua cũng là quá trình đua tranh với thời gian mà thôi. Cuộc họp là hoạt động tập thể của doanh nghiệp nhằm giải quyết vấn đề và ban hành chỉ thị, nhưng đồng thời cũng là một hoạt động kinh doanh tốn kém. Bởi vì hoạt động này thường là một sự kiện tập thể có sự tham gia của nhiều nhà lãnh đạo. Mỗi phút trôi qua đều tương ứng với số phút mà toàn thể những người tham dự cuộc họp đã dành cho cuộc họp đó. Tuy nhiên, nhiều nhà quản lý trong các doanh nghiệp lại không nắm vững kỹ năng tổ chức cuộc họp. Họ gặp phải tình trạng “không chuẩn bị trước cuộc họp, không có chủ đề rõ ràng trong suốt cuộc họp, không có kế hoạch hành động sau cuộc họp; việc tham dự cuộc họp là không cần thiết, thời gian diễn ra cuộc họp không được kiểm soát, và các bài phát biểu thì vô tận”. Khi trả lương và tổng kết doanh thu hàng tháng, các con số trong báo cáo tài chính luôn trở thành “thuốc gây mất ngủ” đối với các nhà quản lý. Không ai nhận ra rằng một phần lớn thành phần cấu tạo nên “thuốc” này chính là các cuộc họp. 2. Chi phí mua sắm: Có nhiều cách khác nhau để mua sắm tại các công ty khác nhau, nhưng đây vẫn là một khoản chi phí quan trọng ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Chúng ta thường chỉ chú ý đến chi phí này thông qua giá cả và số lượng khi mua hàng, mà khó nhận thấy được các yếu tố khác ngoài đó. Có một công ty, khi triển khai một dự án mới, chi phí vận hành hàng ngày của nhóm dự án lên tới 80.000 nhân dân tệ. Tuy nhiên, ngay trước khi sản phẩm được tung ra thị trường, bộ phận mua sắm lại mất cả một tuần để tìm kiếm nhà cung cấp có thể cung cấp vật liệu đóng gói với giá rẻ hơn, nhằm giảm chi phí mua sắm. Toàn bộ đội ngũ tiếp thị vì thế phải chờ thêm một tuần nữa mới có thể ký hợp đồng với khách hàng. Và thực tế, hiện tượng này tồn tại ở rất nhiều doanh nghiệp. Chỉ tập trung vào việc giảm chi phí trực tiếp khi mua sắm, mà bỏ qua những “chi phí ẩn” đang tồn tại song hành. Tất nhiên, việc giảm chi phí mua sắm trực tiếp không mâu thuẫn gì với nội dung bài viết này. Điều chúng ta cần nhấn mạnh ở đây là bộ phận mua sắm của doanh nghiệp cần xem xét toàn bộ các yếu tố liên quan từ góc độ hoạt động kinh doanh tổng thể, thì mới có thể kiểm soát được chi phí mua sắm một cách hiệu quả. 3. Chi phí giao tiếp: Trong bối cảnh kinh tế hiện nay đầy biến động, tốc độ hoạt động của các doanh nghiệp cũng ngày càng tăng. Tuy nhiên, mọi thứ đều có giới hạn của nó; việc vận hành với tốc độ cao cũng gây ra nhiều rắc rối cho các doanh nghiệp. Giao tiếp là một khâu quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nhiều doanh nghiệp tổ chức các khóa đào tạo về hệ thống quy trình và các yếu tố tinh thần, nhưng phần lớn lại không có khóa đào tạo về kỹ năng giao tiếp. Ở hầu hết các doanh nghiệp, bạn sẽ thấy rằng trong quá trình giao tiếp giữa các đồng nghiệp, thường xảy ra tình trạng thông tin bị méo mó nghiêm trọng: hoặc là lời nói không truyền đạt được ý muốn, hoặc là câu trả lời không liên quan đến câu hỏi được đặt ra, hoặc là mỗi người lại hiểu theo một cách khác nhau… Tình trạng này, nếu xét ở mức độ nhẹ, thì sẽ khiến nhiều công việc trở nên vô ích, hoặc khiến doanh nghiệp bỏ lỡ nhiều cơ hội quan trọng. Nói quá lên thì có thể gây ra những rủi ro tiềm ẩn cho doanh nghiệp. Đây là một trường hợp điển hình về việc chi phí tăng lên do thiếu giao tiếp hiệu quả. 4. Chi phí làm việc ngoài giờ: Nhiều ông chủ luôn cho rằng việc nhân viên “làm việc cật lực” sau giờ làm việc là biểu hiện của tinh thần tận tâm trong công việc. Không ai biết rằng, điều này có thể tiềm ẩn chi phí rất cao. Có ba lý do: Thứ nhất, lý do phải làm thêm giờ không nhất thiết do khối lượng công việc quá nhiều, mà là do hiệu suất làm việc kém của nhân viên; việc làm thêm giờ chính là biểu hiện của hiệu suất kém. Nếu khối lượng công việc thực sự quá nặng, thì doanh nghiệp cần kịp thời bổ sung nhân sự và các vị trí làm việc mới; đó mới chính là con đường dẫn đến sự phát triển và tiến bộ thực sự. Thứ hai, việc làm thêm giờ khiến nhân viên phải tiêu hao nhiều sức lực và năng lượng hơn, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến sức khỏe của họ. Về lâu dài, điều này có thể khiến một số nhân viên quan trọng không thể duy trì hiệu suất công việc ổn định, đồng thời tạo ra những rủi ro cho doanh nghiệp. Ví dụ, một số nhân viên vận hành máy móc có thể bị rối loạn tâm thần do phải làm thêm giờ quá nhiều, dẫn đến các tai nạn; doanh nghiệp sẽ phải chịu những chi phí nặng nề vì điều này. Thứ ba, những nhân viên làm thêm giờ không nhất thiết đang “làm việc chăm chỉ”. Có một số nhân viên, dưới danh nghĩa làm thêm giờ, lợi dụng nguồn lực của công ty để làm những việc cá nhân của mình, đồng thời vẫn nhận tiền trả lương cho việc làm thêm giờ. Nhiều tổn thất nghiêm trọng và sự mất mát dữ liệu của các doanh nghiệp xảy ra vào giờ nghỉ, và việc làm thêm giờ trở thành nơi để các nhân viên che giấu những hành vi sai trái của mình. 5. Chi phí liên quan đến sự di chuyển của nhân tài: Có rất nhiều doanh nghiệp thiếu kinh nghiệm trong việc quản lý nguồn nhân lực. Họ cho rằng nguồn nhân lực là vô hạn, vì vậy họ coi công ty mình như một “doanh trại bất diệt”, còn nhân viên thì chỉ là những “binh sĩ tạm thời” mà thôi. Không thể phủ nhận rằng việc một nhân viên rời đi chính là một khoản chi phí đối với công ty. Bởi vì công ty phải gánh chịu các chi phí đào tạo nhân viên đó trước đó, cũng như chi phí tuyển dụng người thay thế. Ngoài ra, công ty còn phải đối mặt với rủi ro liên quan đến việc liệu người thay thế có phù hợp với vị trí công việc hay không. Khi nhân viên cũ rời đi, họ có thể mang theo những thông tin quan trọng của công ty; sau khi rời đi, họ cũng có khả năng gia nhập vào công ty đối thủ của mình. Vì vậy, việc nhân viên, đặc biệt là những nhân viên lâu năm, rời bỏ công ty chắc chắn sẽ khiến doanh nghiệp phải chịu chi phí cao gấp nhiều lần so với doanh thu của mình. Nhiều doanh nghiệp nhỏ, sau nhiều năm hoạt động, vẫn giữ nguyên quy mô nhỏ bé như ban đầu. Ngoài chủ doanh nghiệp ra, không có nhân viên nào còn ở lại từ thời điểm doanh nghiệp được thành lập. Tôi nghĩ đó có lẽ chính là lý do quan trọng khiến nó không thể phát triển được. 6. Chi phí do sự không phù hợp giữa vị trí công việc và năng lực của người làm việc. Trong quản lý nhân sự, có một câu nói nổi tiếng: “Hãy đặt người phù hợp vào vị trí phù hợp”. Thật đáng tiếc, thực sự không có nhiều doanh nghiệp có thể làm được điều này. Tôi từng làm việc tại một trung tâm tuyển dụng. Tôi nghe thấy nhân viên ở đó nói rằng mỗi lần tổ chức sự kiện tuyển dụng, tất cả nhân viên đều phải tự mang bàn ghế đến, vì nơi tổ chức sự kiện là một phòng tập được thuê lại. Từ các nhà quản lý chuyên nghiệp cho đến nhân viên bình thường, tất cả đều trở thành “người vận chuyển”. Tôi không khỏi thở dài: một công ty hoạt động trong lĩnh vực tuyển dụng và quản lý nhân tài, sao lại phải trả mức lương cao như vậy cho những người làm công việc vận chuyển mà thậm chí còn không có chuyên môn gì cả. Thực ra, điều này phản ánh một tư duy rất rõ ràng của các ông chủ: họ cho rằng những nhân viên được tuyển dụng vào công ty là để sử dụng ngay. Chừng nào còn người có thể làm việc, thì họ không cần phải chi thêm tiền nữa. Nhưng chúng tôi nhận thấy họ phải trả một cái giá rất đắt vì điều đó. Các nhân viên của công ty này liên tục phàn nàn, bởi vì phần lớn họ là nữ nhân viên và không có sức lực để di chuyển bàn ghế. Những người quản lý cấp cao cũng chưa bao giờ phải trải qua kiểu “đối xử” như vậy; vì thế, một số người đã quyết định nghỉ việc. 7. Chi phí liên quan đến quy trình: Sự hỗn loạn trong hoạt động của doanh nghiệp thường xuất phát từ các quy trình kinh doanh không rõ ràng. Đây là vấn đề phổ biến trong quản lý doanh nghiệp. Những doanh nghiệp phát triển chậm thường có những quy trình kinh doanh lộn xộn hoặc không hợp lý. Họ phải chịu những chi phí rất cao vì điều này, nhưng lại cứ lờ đi. Quy trình là chuỗi công việc trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, giống như một dây chuyền sản xuất vậy. Nếu không có quy trình khoa học và hợp lý, thì sẽ khó có thể kiểm soát một cách có hệ thống các công việc khác nhau. Rất nhiều công việc bị bỏ dở giữa chừng, và cũng có nhiều công việc phải được làm lại từ đầu; tình trạng này xảy ra khắp nơi. Nhưng phải thừa nhận rằng, điều này sẽ trở thành mớ rối buộc chặt đôi chân của doanh nghiệp, ngăn cản chúng tiến lên phía trước.