Chín phương pháp làm việc giúp bạn trở thành chuyên gia HSE

Thread Content

Sự khác biệt giữa chuyên gia HSE và nhân viên an toàn bình thường là gì? Chính là sự kiên trì với mục tiêu, là phương pháp làm việc khoa học, là hiệu quả trong công việc, cũng chính là sự tỉ mỉ trong từng chi tiết… 9 khía cạnh dưới đây giúp chúng ta hiểu rõ hơn về cách mà những người giỏi xử lý các tình huống khó khăn. Nếu bạn kiên trì áp dụng những phương pháp này, chắc chắn bạn sẽ trở thành chuyên gia HSE xuất sắc! 【1】Khả năng hành động ngay lập tức là điều đã được nhắc đến nhiều lần rồi. Việc nâng cao khả năng thực hiện các nhiệm vụ một cách kịp thời bắt nguồn từ việc hiểu rõ mục tiêu và sự kiên trì vượt trội so với người bình thường. Làm thế nào để hiểu sâu sắc về mục tiêu? Một mặt cần có kiến thức và kỹ năng cơ bản, mặt khác cần vận dụng linh hoạt nguyên tắc SMART để phân tích các mục tiêu từ nhiều góc độ khác nhau. S: Cụ thể hóa, xác định mục tiêu thành một kết quả cụ thể, chứ không phải những ý tưởng mơ hồ khó nắm bắt ； M: Định lượng, làm rõ cần đạt được kết quả định lượng nào ； A: Có thể thực hiện được. Cần xem xét kỹ lưỡng xem mục tiêu đó có thể đạt được hay không, liệu nguồn lực, năng lực và tinh thần chiến đấu của đội ngũ có đủ để đáp ứng các yêu cầu cần thiết hay không. Nếu không đáp ứng được thì phải làm sao? Nếu mục tiêu vượt quá khả năng của đội ngũ, thì tốt nhất là đừng hứa hẹn gì cả ； R: Có ý nghĩa hay không? Việc làm này có ích gì cho công ty, cho nhóm, và cho cá nhân hay không? Hãy hiểu rõ ý nghĩa thực sự của việc đó ； T: Có thời hạn, xác định rõ thời điểm cuối cùng để hoàn thành mục tiêu. Hành động ngay lập tức không phải là hành động ngu ngốc; việc nắm rõ mục tiêu trước tiên chính là bí quyết của những người giỏi. 【2】Sẽ nghỉ ngơi. Chỉ khi nghỉ ngơi thì mới có đủ năng lượng trong giờ làm việc và nâng cao hiệu suất. Nghỉ ngơi có phải là ngủ một giấc dài không? Vâng, cũng không phải. Giấc ngủ đủ giờ và chất lượng cao là điều cần thiết, nhưng đó chỉ là yếu tố cơ bản mà thôi. Cách nghỉ ngơi hợp lý hơn là “thay đổi hoạt động của bộ não”. Ngoài việc ngủ, chúng ta cần làm những điều giúp cơ thể và tâm trí được thư giãn, chẳng hạn như nghe nhạc, tập thể dục, trò chuyện với gia đình, v.v. Trong khi đó, một số người lại chọn cách chơi game suốt đêm, chơi mahjong suốt đêm, hoặc uống rượu cho đến khi say mèm. Những cách này không những không giúp họ nghỉ ngơi được, mà còn khiến họ càng mệt mỏi hơn nữa. 【3】Biết phân loại: Phân loại các sự việc, phân loại kiến thức, phân loại con người – đó là bí quyết khác giúp những người giỏi hoàn thành công việc. Phân loại các việc, xác định mức độ ưu tiên, chọn ra 20% những việc quan trọng và cần được xử lý trước. Bằng cách này, chúng ta vẫn có thể đạt được 80% kết quả mong muốn, từ đó dành nhiều thời gian và năng lượng hơn để suy nghĩ và học hỏi*, tạo nên một vòng luẩn quẩn tích cực ； Phân loại kiến thức, xây dựng hệ thống kiến thức riêng dựa trên các nhóm kiến thức đó. Khi các kiến thức trong hệ thống này liên kết với nhau, việc tiếp thu kiến thức sẽ không còn là phép cộng nữa, mà là phép nhân mang lại hiệu quả cao hơn! Phân loại con người không có nghĩa là ta có thể thiếu sự tôn trọng đối với một số người nhất định; mọi người đều xứng đáng được tôn trọng ngang nhau. Tuy nhiên, khi giao tiếp sâu hơn với ai đó, chúng ta cần dựa vào việc phân loại để phân bổ năng lượng của mình một cách hợp lý. Phân loại càng chi tiết, việc làm càng có thể nắm bắt được những chi tiết mà người bình thường không để ý tới. 【4】Khi tập trung toàn lực vào một việc, có thể dành hết tâm trí cho nó – đó cũng chính là điểm khác biệt giữa người giỏi và người bình thường. Tập trung toàn bộ ý thức, không quan tâm đến lợi ích hay tổn thất, cũng chẳng nghĩ đến hậu quả của thất bại, mà dốc toàn lực vào việc đạt được mục tiêu ； Thực hiện tập trung: Để đạt được một mục tiêu nào đó, mọi hoạt động thực hiện đều được tập trung vào một điểm duy nhất, đồng thời kêu gọi tất cả các thành viên trong nhóm hợp sức cùng nhau. Hãy tập trung hết sức, đừng để những chuyện vụn vặt cản trở mình, thì mới có thể đạt được những thành tựu mà người bình thường không thể vươn tới. 【5】Lặp đi lặp lại để đạt đến sự hoàn hảo. Người bình thường khi gặp phải những điều không hoàn hảo có thể sẽ dừng lại, không tiếp tục cố gắng nữa. Nhưng người giỏi thì sẽ liên tục cố gắng, từng lần làm tốt hơn trước, để cuối cùng đạt được sự hoàn hảo. Chấp nhận những khiếm khuyết, sự chưa hoàn hảo ở giai đoạn đầu, và bước vào môi trường thị trường để chịu sự kiểm nghiệm của công chúng ； Duy trì sự giao tiếp hiệu quả với thị trường, nhanh chóng cải thiện sau khi nhận được phản hồi về các vấn đề ； Lặp lại quy trình trên, kết quả sẽ ngày càng tiến gần đến sự hoàn hảo. Dần dần đạt đến sự hoàn hảo bằng cách tối ưu hóa tỷ lệ đầu tư so với kết quả thu được, chính là bí quyết mà những người giỏi luôn kiên trì theo đuổi. 【6】Làm việc có nhịp độ. Khi phải xử lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc, khả năng kiểm soát nhịp độ công việc chính là điểm mạnh của những người giỏi. Dồn lực vào những việc quan trọng và khẩn cấp ； Có thời gian rảnh thì làm những việc quan trọng nhưng không khẩn cấp ； Dành thời gian để xử lý những việc vụn vặt ； Những công việc có thể hoàn thành trong 2 phút thì hãy làm ngay, đừng trì hoãn ； Không bỏ lỡ những việc quan trọng, tập trung vào những vấn đề quan trọng nhất, không để lãng phí thời gian vào những việc vụn vặt có giá trị thấp, từ bỏ những chuyện không quan trọng – đó chính là nhịp độ làm việc của người giỏi. 【7】Có kế hoạch và phương pháp rõ ràng. Làm việc một cách có kế hoạch và có phương pháp chính là bí quyết khác của những người giỏi. Chỉ có mục tiêu thôi là chưa đủ; cần phải chia nhỏ mục tiêu thành các kế hoạch cụ thể để có thể thực hiện một cách chắc chắn. Vậy yếu tố quan trọng trong việc lập kế hoạch là gì? Chia mục tiêu thành nhiều nhiệm vụ, việc tổng hợp các nhiệm vụ đó chính là điều kiện cần và đủ để đạt được mục tiêu – đây chắc chắn phải là điều kiện cần và đủ đấy! Đảm bảo rằng mỗi nhiệm vụ đều có người chịu trách nhiệm thực hiện, và người đó phải có khả năng hoàn thành nhiệm vụ đó ； Xác định một cách cụ thể kết quả cuối cùng của từng nhiệm vụ là gì ； Xác định rõ thời hạn hoàn thành cho từng nhiệm vụ. Sau khi lập kế hoạch xong, cần kiểm tra mức độ hoàn thành kế hoạch một cách nghiêm ngặt dựa trên các thời hạn đã đề ra và yêu cầu về chất lượng của các sản phẩm cần được giao ； Sau khi hoàn thành mục tiêu theo kế hoạch, cần tiến hành phân tích và tổng kết, rút ra những ưu điểm và hạn chế trong quá trình thực hiện, nhằm giúp việc đạt được các mục tiêu tiếp theo diễn ra thuận lợi và hiệu quả hơn. Tóm lại, đó chính là vòng lặp làm việc hiệu quả “Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Tổng kết”, còn được gọi là vòng lặp PDCA. Những người giỏi đều làm theo cách này đấy! 【8】Kiểm soát thời gian: Lên kế hoạch cho cả ngày ngay từ sáng sớm khi thức dậy ； Trên đường đi làm có thể đọc sách hoặc nghe bản ghi âm ； Đến công ty, hãy trao đổi với đồng nghiệp về kế hoạch làm việc trong ngày trước ； Buổi sáng tập trung toàn lực vào công việc trọng yếu ； Giờ nghỉ trưa hãy xem tin tức, làm những việc mình thích để thư giãn tinh thần ； Chiều tiếp tục tập trung vào công việc ； Sau giờ làm việc, hãy về nhà càng sớm càng tốt để dành thời gian bên gia đình ； Dành một khoảng thời gian vào buổi tối để học*, đồng thời tổng kết những điểm mạnh và yếu trong công việc của ngày hôm đó ； Sắp xếp thời gian hợp lý không chỉ giúp công việc được thực hiện hiệu quả hơn, nâng cao năng lực nhanh chóng hơn, mà còn khiến bạn cảm thấy thoải mái hơn. 【9】Biết cách giao quyền cho người khác không có nghĩa là người đó là siêu nhân. Nếu cố gắng tự mình làm hết mọi việc, cuối cùng chỉ khiến bản thân mệt kiệt mà thôi; đồng thời cũng không thể đạt được trình độ hoàn thành công việc cao hơn. Phân công công việc một cách hợp lý cho các thành viên khác trong nhóm, cùng nhau thực hiện, vừa giúp hoàn thành công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn, vừa giúp mọi người trong nhóm có cơ hội rèn luyện bản thân. Những yếu tố quan trọng trong việc cấp quyền hiệu quả: Hiểu rõ mục tiêu, biết rõ mình cần làm gì ； Phân chia kế hoạch một cách hợp lý để đảm bảo công tác thu hồi có thể hoàn thành mục tiêu tổng thể ； Hiểu rõ các thành viên trong nhóm không chỉ là hiểu về năng lực làm việc, mà còn cần phải hiểu về tình trạng tâm lý; họ không chỉ cần có năng lực mà còn phải có tinh thần chiến đấu cao. Một người làm việc giỏi thì chỉ có thể được coi là người tài năng; còn người có khả năng dẫn dắt một đội ngũ để hoàn thành công việc một cách tốt đẹp, thì mới chính là người xuất sắc thực sự. Điều này càng quan trọng trong lĩnh vực quản lý an toàn.