【Công cụ đào tạo an toàn】SWOT, PDCA, 6W2H, SMART, WBS, quản lý thời gian, nguyên tắc 80/20! （Siêu kinh điển）

Thread Content

▌I. Phương pháp phân tích SWOT: Strengths: Điểm mạnh; Weaknesses: Điểm yếu; Opportunities: Cơ hội; Threats: Mối đe dọa. Ý nghĩa: Giúp bạn nắm rõ tình hình chung, phân tích được những điểm mạnh và điểm yếu về mặt nguồn lực, nắm bắt các cơ hội từ môi trường xung quanh, đồng thời phòng tránh những rủi ro và mối đe dọa có thể xảy ra. Điều này có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với sự thành công của chúng ta. ▌II. Quy tắc vòng lặp PDCA: Plan – Xác định mục tiêu và kế hoạch ； Do: Triển khai nhiệm vụ, tổ chức thực hiện ； Kiểm tra: Kiểm tra các điểm then chốt trong quá trình và kết quả cuối cùng ； Hành động: Khắc phục những sai lệch, tiêu chuẩn hóa kết quả đạt được, xác định mục tiêu mới và lập kế hoạch cho vòng tiếp theo. Ý nghĩa: Mỗi công việc đều là một vòng lặp PDCA – bao gồm các bước lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra kết quả, và từ đó tiến hành cải tiến. Chỉ thông qua những cải tiến từng bước như vậy, chúng ta mới có thể đạt được sự tiến bộ vượt bậc, từ đó hoàn thiện mọi công việc và cuộc sống của mình. ▌III. Phương pháp 6W2H: What: Nội dung công việc và mục tiêu cần đạt được ； Tại sao: Lý do thực hiện công việc này ； Ai: Những người cụ thể tham gia công việc này, cùng với người chịu trách nhiệm ； Khi nào: Thực hiện công việc vào thời điểm nào, trong khoảng thời gian nào ； Nơi: Địa điểm diễn ra công việc ； Which: Phương pháp hay con đường nào? ； Làm thế nào: Dùng phương pháp nào để thực hiện ； Bao nhiêu: Cần chi phí bao nhiêu? Ý nghĩa: Khi thực hiện bất kỳ công việc nào, chúng ta cũng nên suy nghĩ dựa trên nguyên tắc 6W2H. Điều này giúp cho suy nghĩ của chúng ta trở nên có hệ thống hơn, đồng thời tránh được sự mù quáng trong việc ra quyết định. Báo cáo của chúng ta cũng nên sử dụng mô hình 6W2H, để tiết kiệm thời gian soạn thảo và xem báo cáo. ▌IV. Nguyên tắc SMART: Specific – Cụ thể ； Measurable Có thể đo lường được ； Attainable Có thể đạt được ； Relevant liên quan ； Dựa trên thời gian Thời gian ； Ý nghĩa: Khi xác định mục tiêu công việc hoặc mục tiêu nhiệm vụ, mọi người nên xem xét liệu những mục tiêu đó có đáp ứng các tiêu chí SMART hay không. Chỉ những kế hoạch được xây dựng theo nguyên tắc SMART mới có khả năng thực hiện tốt, và cũng chỉ những kế hoạch như vậy mới có thể giúp đảm bảo rằng mục tiêu đã đề ra sẽ được hoàn thành. Lưu ý đặc biệt: Có người giải thích nguyên tắc này như sau: S có nghĩa là cụ thể (Specific), tức là việc đánh giá hiệu suất phải dựa trên các chỉ số công việc cụ thể, chứ không thể mang tính chung chung ； M đại diện cho khả năng đo lường được (Measurable), có nghĩa là các chỉ số hiệu suất có thể được biểu diễn dưới dạng số liệu hoặc hành vi cụ thể; đồng thời, dữ liệu hoặc thông tin cần thiết để xác minh các chỉ số hiệu suất này cũng có thể được thu thập được ； A đại diện cho khả năng đạt được (Attainable), có nghĩa là các chỉ số hiệu suất có thể đạt được nếu chúng ta nỗ lực hết sức. Điều này giúp tránh việc đặt ra những mục tiêu quá cao hoặc quá thấp ； R đại diện cho tính thực tế (realistic), có nghĩa là các chỉ số hiệu suất là những thứ có thật, có thể được chứng minh và quan sát được ； T đại diện cho việc có thời hạn cụ thể (time bound), chú trọng đến việc hoàn thành các chỉ số hiệu suất trong một khoảng thời gian nhất định. ▌V. Quản lý thời gian – Những việc quan trọng và khẩn cấp
A. Những việc vừa quan trọng vừa khẩn cấp: Những tình huống cần được xử lý ngay lập tức, những công việc có thời hạn cố định. Nếu bạn không làm chúng, sẽ chẳng ai khác có thể làm thay được.
B. Những việc quan trọng nhưng không khẩn cấp: Các công việc chuẩn bị, biện pháp phòng ngừa, việc xác định các giá trị, lập kế hoạch, xây dựng mối quan hệ với người khác, việc nâng cao năng lực bản thân.
C. Những việc khẩn cấp nhưng không quan trọng: Những điều gây phiền toái, các cuộc gọi, thư từ, báo cáo, các cuộc họp… Những việc cần được xử lý ngay lập tức, nhưng lại không quan trọng lắm.
D. Những việc vừa không quan trọng vừa không khẩn cấp: Những công việc nhỏ nhặt, các thông báo quảng cáo, các cuộc gọi, những hoạt động mang tính chất trốn tránh… Thời gian chờ đợi.
Thứ tự ưu tiên = Mức độ quan trọng × Mức độ khẩn cấp. Khi sắp xếp thời gian, cần cân nhắc thứ tự ưu tiên của các công việc, và học cách “chơi đàn piano” một cách khéo léo. Cần có tư duy chiến lược trong công việc, phòng tránh những rủi ro từ sớm. Nếu cứ mãi bận rộn giải quyết các sự cố phát sinh, thì công việc của chúng ta sẽ luôn ở trong tình trạng bị động. ▌VI. Phương pháp phân chia nhiệm vụ, tức là Work Breakdown Structure. Cách thực hiện việc phân chia theo WBS như sau: Mục tiêu → Nhiệm vụ → Công việc → Hoạt động. Nguyên tắc khi phân chia theo WBS là: Đi từ mục tiêu chính xuống và phân chia nó thành các nhiệm vụ nhỏ hơn; các nhiệm vụ ở cấp độ thấp nhất có thể được giao trực tiếp cho từng cá nhân để thực hiện ； Về nguyên tắc, mỗi nhiệm vụ cần được phân chia cho đến khi không thể chia nhỏ hơn nữa. Phương pháp phân tích WBS: Giao tiếp hiệu quả từ trên xuống và từ dưới lên ； Giao tiếp một-một thôi ； Thảo luận nhóm. Tiêu chuẩn phân tích WBS: Cấu trúc các hoạt động sau khi được phân tích phải rõ ràng ； Về mặt logic, tạo thành một hoạt động lớn ； Tích hợp tất cả các yếu tố then chốt, bao gồm các mốc thời gian tạm thời và các điểm giám sát ； Tất cả các hoạt động đều được xác định rõ ràng. Ý nghĩa: Hãy học cách chia nhỏ các nhiệm vụ. Chỉ khi chia nhỏ các nhiệm vụ một cách kỹ lưỡng, bạn mới có thể nắm rõ mọi thứ, làm việc một cách có tổ chức, và sắp xếp thời gian của mình một cách hiệu quả. ▌VII. Nguyên tắc 28/70: Định luật của Pareto: “80% kết quả tổng thể được tạo ra bởi 20% thời gian được sử dụng để hoàn thành công việc.” ” Nguyên tắc xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc dựa trên “mức độ quan trọng của chúng” là dựa trên nguyên lý “một số ít những việc quan trọng và đa số những việc vụn vặt”. Ví dụ: 80% doanh số bán hàng đến từ 20% khách hàng ； 80% số cuộc gọi đến từ 20% số bạn bè ； 80% tổng sản lượng đến từ 20% các sản phẩm ； 80% của tổng tài sản được tập trung trong tay 20% người dân. Điều này dạy chúng ta rằng trong công việc, cần phải biết xác định được những mâu thuẫn chính, biết cách sắp xếp trật tự trong số những công việc phức tạp, và dành nguồn lực cho những việc quan trọng và cấp bách nhất.