【Trò chuyện + Thảo luận】Về việc gửi email, cần lưu ý những điều gì?

Thread Content

Trong công việc, chúng tôi phải sử dụng email mỗi ngày. Ngay cả khi không có tin nhắn nào được gửi đến hay nhận, cũng cần kiểm tra xem có nội dung mới nào không, và có việc gì chưa hoàn thành hay không. Vậy khi gửi email, các bạn hải bạn cần chú ý những điều gì nhỉ: lol? (Dưới đây hoàn toàn là kết quả tổng kết từ kinh nghiệm làm việc cá nhân; rất mong nhận được sự chia sẻ và bổ sung từ mọi người.) 1. Người nhận: Người thực hiện nội dung trong email, hoặc người được yêu cầu đưa ra ý kiến, hoặc người được thông báo về sự việc, v.v. Số người nhất định không được nhiều. Quá nhiều người nhận khiến bức thư trở nên cồng kềnh. Nếu đó là thư yêu cầu hỗ trợ, việc gửi thư cho nhiều người sẽ khiến quy trình xử lý kéo dài, hiệu suất giảm sút, các chỉ thị trở nên mơ hồ và thậm chí xảy ra mâu thuẫn giữa các bên. 2. Người được gửi bản sao: Chỉ cần biết có sự việc này là được; không chịu trách nhiệm về nội dung email, không cần phải trả lời hay thực hiện gì cả. Một thời gian dài, tôi không hiểu “người nhận bản sao” là gì, may mà có Du Niang giúp đỡ. Nếu muốn người khác thấy công việc mình đang làm, hoặc thông báo về một việc gì đó cho người khác, có thể chọn tùy chọn này. 3. Chủ đề: Phải được tóm tắt một cách toàn diện và ngắn gọn. Khi làm việc, các chủ đề của tôi đều theo định dạng: 【】【】. Trong cặp dấu ngoặc thứ nhất ghi rõ là thông báo, xin ý kiến, thực hiện, v.v.; trong cặp dấu ngoặc thứ hai ghi rõ chủ đề. Công ty chúng tôi là một tập đoàn, với các hoạt động có thể thuộc về các chi nhánh khác nhau, hoặc thuộc về trụ sở chính. Tôi* có thói quen thêm tên viết tắt của công ty khởi xướng vào cặp dấu ngoặc đầu tiên. 4. Nội dung chính: Nội dung cụ thể của các yêu cầu, đề nghị, v.v. Không được để xảy ra sự mơ hồ, định dạng phải chính xác, ngôn ngữ phải phù hợp, và cấu trúc cần được sắp xếp gọn gàng. Đối với các mục được nhấn mạnh, sẽ được hiển thị bằng màu sáng. 5. Tài liệu đính kèm: Kiểm tra kỹ lưỡng để tránh sai sót. Các bạn yêu biển chắc hẳn đều từng gặp tình trạng gửi nhầm tệp đính kèm, còn tôi thì không chỉ gửi nhầm mà còn gửi sai tệp đính kèm nữa. Một biên bản họp quan trọng, kết quả được gửi đi là phiên bản để cấp trên xem xét, với đủ loại chỉnh sửa đều có thể thấy trong nội dung tài liệu. Lúc đó tôi đã suy nghĩ về lý do; tên tệp có độ dài lớn, nhưng việc phân biệt được thực hiện ở phần cuối tên tệp, nên không dễ nhận thấy. Sau đó, nếu tệp có nhiều phiên bản, tôi sẽ phân biệt chúng ngay ở đầu tên tệp:lol