Là một nhân viên giám sát chất lượng, làm thế nào để thực hiện công việc một cách tốt hơn?

Thread Content

Là một nhân viên giám sát chất lượng trong công việc kiểm tra, đo lường hàng ngày tại phòng thí nghiệm, làm thế nào để thực hiện tốt công việc giám sát chất lượng? Đây là một vấn đề chung đáng được sự quan tâm của tất cả các đồng nghiệp và anh chị em trong ngành. Tôi xin đưa ra vấn đề này để cùng mọi người thảo luận. Nếu có điểm gì chưa phù hợp, xin hãy cho tôi biết để tôi có thể sửa chữa. Điều gì là giám sát chất lượng? Giám sát chất lượng nhằm đảm bảo rằng mọi yêu cầu được tuân thủ (các quy định của pháp luật, các tiêu chuẩn kỹ thuật, yêu cầu của khách hàng, các điều khoản trong hợp đồng, yêu cầu của các cơ quan quản lý có thẩm quyền, yêu cầu của các tổ chức chứng nhận/đánh giá, các yêu cầu về quản lý phòng thí nghiệm, v.v.). Yêu cầu phải tiến hành giám sát và kiểm tra liên tục tình trạng của các yếu tố cấu thành nên tổ chức (cơ cấu tổ chức, quy trình, nhân viên, hệ thống, sản phẩm, v.v., cũng như bất kỳ sự kết hợp nào của các yếu tố này), đồng thời phân tích các bản ghi chép liên quan. Đối với công việc trong phòng thí nghiệm mà mình đang làm, chúng ta nên tiến hành và thực hiện việc giám sát chất lượng như thế nào? Trước hết, chúng ta cần làm rõ những sản phẩm mà phòng thí nghiệm của chúng ta cung cấp và sản xuất ra là gì? Dưới đây là một vài câu hỏi mà tất cả chúng ta nên suy ngẫm: “a. Sản phẩm/dịch vụ mà chúng ta cung cấp là gì?” b、Ai là khách hàng của chúng ta? c. Khách hàng của chúng ta muốn gì? d. Yêu cầu có cụ thể không? e. Những quy trình then chốt nào cần được cải thiện? ” Trong quá trình sản xuất các sản phẩm tại phòng thí nghiệm, nhân viên giám sát chất lượng nên thực hiện công việc của mình như thế nào và cần giám sát những điều gì? Điểm then chốt để kiểm soát trước tiên là năm khía cạnh: “người, máy, vật liệu, phương pháp, môi trường”. Trong tiêu chuẩn ISO/IEC 17025 “Các nguyên tắc công nhận phòng thí nghiệm kiểm tra và hiệu chuẩn”, trong mục “Các yếu tố kỹ thuật”, “nhân sự” được coi là yếu tố quan trọng nhất quyết định độ chính xác và đáng tin cậy của các kết quả kiểm tra tại phòng thí nghiệm. Đối với nhân viên trong phòng thí nghiệm kiểm tra, có những yêu cầu khắt khe về năng lực kỹ thuật, kinh nghiệm, kiến thức chuyên môn cần thiết, chương trình đào tạo, trách nhiệm công việc, cũng như tính công bằng trong công việc. Vì vậy, con người là yếu tố quan trọng nhất. Cần xem xét các tiêu chí về năng lực của nhân viên, mức độ tuân thủ các quy định liên quan đến công việc, mức độ am hiểu các hướng dẫn thực hiện công việc và việc tuân thủ các quy trình kiểm tra/quy định hiện hành. Ngoài ra còn cần xem xét tình trạng vận hành của thiết bị, mức độ phù hợp của môi trường và cơ sở vật chất, tình trạng ghi nhãn mẫu vật, cách chuẩn bị mẫu vật cũng như việc cung cấp các chất reagent và vật tư tiêu hao cần thiết. Đồng thời cũng cần xem xét kế hoạch lấy mẫu và việc thực hiện kế hoạch đó (xem liệu kế hoạch lấy mẫu có sẵn tại hiện trường hay không), việc kiểm tra các biên bản ghi chép và dữ liệu thu được, việc xử lý và đánh giá dữ liệu, việc đánh giá mức độ không chắc chắn trong kết quả, cũng như cách lập báo cáo kết quả. Đây chính là những nội dung chính mà người giám sát cần theo dõi. Tại sao cần tiến hành giám sát chất lượng trong phòng thí nghiệm? Vì ban quản lý phòng thí nghiệm chịu trách nhiệm toàn bộ về chất lượng của dữ liệu và kết quả thí nghiệm, bao gồm cả trách nhiệm pháp lý. Hơn nữa, các hoạt động liên quan đến chất lượng được thực hiện bởi nhân viên thuộc các bộ phận chức năng khác nhau. Mặc dù các bộ phận chức năng đều đã xác định rõ trách nhiệm của mình, và cũng có một hệ thống các biện pháp và quy trình kiểm soát chất lượng, nhưng liệu họ có tuân thủ nghiêm ngặt các quy trình đó hay không? Liệu những quy trình đó có thực sự hiệu quả hay không? Do đó, ban quản lý phòng thí nghiệm cần có một nhóm nhân viên độc lập để giám sát các hoạt động và cá nhân ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. Điều này giúp phát hiện kịp thời những điểm yếu trong công tác kiểm soát chất lượng, từ đó đưa ra các biện pháp khắc phục nhằm đảm bảo việc kiểm soát chất lượng được thực hiện một cách hiệu quả. Mục đích của việc giám sát chúng tôi là một trong những phương tiện để xác nhận năng lực của các loại nhân viên, nhằm đảm bảo sự cải tiến liên tục. Vì vậy, các nhân viên giám sát chất lượng đóng vai trò then chốt trong quá trình cải tiến liên tục. Thông qua việc giám sát chất lượng và cải tiến liên tục, chúng ta có thể tăng cường hiệu quả và hiệu suất của hệ thống quản lý chất lượng cũng như các quy trình liên quan, nhằm đáp ứng những yêu cầu và kỳ vọng ngày càng tăng cao từ phía khách hàng và các bên liên quan khác. Chỉ thông qua việc cải tiến liên tục, hệ thống quản lý chất lượng của phòng thí nghiệm mới có thể hoạt động một cách hiệu quả, được hoàn thiện và cải tiến không ngừng (các phương thức để cải tiến liên tục bao gồm: đánh giá từ bên ngoài, đánh giá từ bên trong) ； Giám sát hàng ngày, kiểm soát chất lượng, ý kiến của khách hàng, v.v.), nhờ đó phòng thí nghiệm mới có thể không ngừng tiến bộ. Người giám sát chất lượng cần được đơn vị bổ nhiệm và thực hiện các quyền hạn của mình một cách nghiêm túc, chứ không nên chỉ mang tính hình thức – đó chính là nguyên nhân khiến người giám sát chất lượng ở một số đơn vị gặp khó khăn trong việc thực hiện công việc của mình. Đối tượng cần được giám sát chặt chẽ về mặt chất lượng chính là những người thực hiện công tác kiểm tra (bao gồm nhân viên ký hợp đồng, các chuyên gia kỹ thuật và những người hỗ trợ quan trọng). Đặc biệt, đối với những người đang trong quá trình đào tạo, những người mới bắt đầu làm việc, và những người được tuyển dụng trong thời gian ngắn, cần phải có sự giám sát hiệu quả và đầy đủ đối với họ. Chỉ thông qua việc giám sát hiệu quả mới có thể đảm bảo chất lượng công việc. Nhân viên giám sát chất lượng cần phải là những chuyên gia kỹ thuật; những người quản lý thì không thích hợp để đảm nhiệm vai trò này. Họ nên hiểu rõ mục đích của việc kiểm tra, nắm vững các phương pháp và quy trình kiểm tra, cũng như biết cách đánh giá kết quả. Nhìn chung, việc giám sát nên do những kỹ thuật viên có kinh nghiệm thực hiện, tức là những người ở cấp bậc cao hơn, hoặc ít nhất cũng phải là những người ở cùng cấp bậc. Làm thế nào để thực hiện việc giám sát một cách hiệu quả và đầy đủ? I. Năng lực của những người giám sát phải đủ tốt. Họ cần có đủ kiến thức chuyên môn. Nếu có thể, tốt nhất là nên để những người có trình độ cao hơn giám sát những người có trình độ thấp hơn. Các nhân viên giám sát cần đáp ứng các điều kiện sau: (1) Phải am hiểu các phương pháp kiểm tra, chẳng hạn như phạm vi áp dụng, nguyên lý hoạt động, thiết bị sử dụng, các bước phân tích, cách tính toán kết quả, mối quan hệ giữa các phương pháp khác nhau, v.v. ” Ví dụ: Người giám sát, kỹ sư Li, đã kiểm tra các thiết bị. Ông phát hiện rằng trong giấy chứng nhận kiểm định của máy sắc ký khí có mã KA-020 (số giấy chứng nhận là ××××××), không có dữ liệu về việc kiểm định bộ cảm biến bắt electron (ECD). Trong khi đó, bộ cảm biến này vẫn được sử dụng để phát hiện các chất như BHC và DDT trong mẫu thử hàng ngày ； Kết luận: Không đáp ứng yêu cầu hiệu chuẩn/kiểm định thiết bị. Phân tích nguyên nhân: Do hai bộ cảm biến ECD và FPD chia sẻ cùng một máy sắc ký khí, nên chỉ có bộ cảm biến FPD được hiệu chuẩn, trong khi việc hiệu chuẩn cho bộ cảm biến ECD bị bỏ qua. Biện pháp khắc phục và thực hiện việc sửa chữa: Thiết bị đo này được gửi đi kiểm tra. Từ nay trở đi, khi tiến hành hiệu chuẩn thiết bị, cần đưa ra những yêu cầu chi tiết về việc hiệu chuẩn/kiểm tra. (2) Nắm rõ mục đích của việc kiểm tra, chẳng hạn như “đánh giá (bao gồm đánh giá chất lượng sản phẩm), kiểm tra giám sát, giám sát thường xuyên, đánh giá kiểm soát chất lượng bao gồm: kiểm tra mẫu ngẫu nhiên, trình diễn quy trình thao tác, đặt câu hỏi tại hiện trường, kiểm tra lại mẫu đã lưu, so sánh kết quả giữa các nhân viên, tham gia các hoạt động kiểm chứng năng lực, sử dụng biểu đồ kiểm soát chất lượng, luân chuyển công việc giữa các vị trí, v.v.” ” (3) Nắm rõ các quy trình kiểm tra như “lấy mẫu (hoặc gửi mẫu), phân loại mẫu, xử lý mẫu trước khi kiểm tra, tiến hành kiểm tra, kiểm tra lại, xác nhận kết quả, và cấp giấy chứng nhận, v.v.” ” Ví dụ: Tiêu chuẩn kiểm soát chất lượng mẫu nước uống sinh hoạt GB/T 5750.2 – 2006 “Phương pháp kiểm tra tiêu chuẩn nước uống sinh hoạt – Việc thu thập và bảo quản mẫu nước”. Mục đích của việc kiểm soát chất lượng mẫu nước là nhằm ngăn chặn tình trạng mẫu nước bị ô nhiễm hoặc biến chất trong quá trình thu thập mẫu. Phương pháp kiểm soát chất lượng: mẫu nền tại hiện trường, mẫu nền trong quá trình vận chuyển, mẫu đối chứng tại hiện trường, mẫu được bổ sung chất tại hiện trường hoặc mẫu dùng để kiểm soát chất lượng; toàn bộ quy trình lấy mẫu cần được giám sát chặt chẽ về mặt kiểm soát chất lượng. II. Số lượng nhân viên giám sát cần phải đủ. Tỷ lệ giữa số lượng nhân viên giám sát và số lượng nhân viên làm việc trong các vị trí chuyên môn thường nằm trong khoảng 1:5–1:10. Các loại công việc kiểm tra khác nhau (như kiểm tra thực phẩm, chất lượng nước, môi trường, không khí, v.v.) đều cần có nhân viên giám sát riêng. III. Quyền hạn của những người giám sát phải đủ mạnh để họ có thể chỉ ra các vấn đề ngay tại chỗ và yêu cầu khắc phục chúng ngay lập tức ； Khi gặp khó khăn trong việc xử lý những tình huống không đáp ứng được yêu cầu công việc, có thể báo cáo trực tiếp cho người quản lý chất lượng hoặc kỹ thuật để họ có thể áp dụng các biện pháp khắc phục kịp thời ； Nếu cần thiết, có thể giữ lại báo cáo kiểm tra ； Khi không hài lòng với hiệu quả của các biện pháp khắc phục, có thể thông qua việc trao đổi với những người liên quan để đưa ra các đề xuất cải thiện. IV. Phạm vi giám sát cần đủ rộng để trong vòng một năm (hoặc trong một chu kỳ chứng nhận/duyệt định), việc giám sát có thể bao phủ tất cả nhân viên thực hiện các công việc kiểm tra trong phòng thí nghiệm, bao gồm cả những người được ký hợp đồng, các kỹ thuật viên hỗ trợ, và những nhân viên quan trọng khác; đặc biệt là những người đang trong giai đoạn đào tạo. V. Vị trí làm việc của những người giám sát cần phải thuận lợi cho việc thực hiện công tác giám sát. Trong trường hợp những nhân viên tạm thời chưa được đào tạo đầy đủ trong môi trường đặc biệt, họ cần phải làm việc dưới sự giám sát của những người chuyên trách giám sát chất lượng ； Khi tiến hành việc lấy mẫu và kiểm tra tại các phòng thí nghiệm di động, tại hiện trường lấy mẫu hoặc tại các khu vực ngoài trời, việc này phải được thực hiện dưới sự giám sát chặt chẽ của các nhân viên chuyên trách về mặt kỹ thuật. Các nhân viên giám sát thực hiện công tác giám sát chất lượng như thế nào? 1. Trong quá trình vận hành hệ thống quản lý chất lượng, một số hoạt động và kết quả của chúng không thể tránh khỏi việc xảy ra những sai lệch so với quy định. Do đó, việc xây dựng một mạng lưới giám sát chất lượng nhằm thực hiện công tác giám sát chất lượng một cách liên tục và hiệu quả là yếu tố thiết yếu trong việc vận hành hệ thống này. 2. Việc xác định các điểm giám sát chất lượng, các khía cạnh cần được chú ý trong quá trình giám sát chất lượng, cùng mức độ giám sát đều là những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác giám sát chất lượng ； Trước hết, cần phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến độ chính xác và độ tin cậy của kết quả kiểm tra ； Các yếu tố ảnh hưởng đến kết quả kiểm tra thường bao gồm nhân viên, thiết bị, vật tư tiêu hao, phương pháp kiểm tra, điều kiện môi trường, hệ thống quản lý, v.v ； Đối với các khâu công việc này, cần bổ nhiệm những người giám sát chất lượng, đồng thời xác định rõ phương pháp làm việc của họ. 3. Cần tiến hành giám sát liên tục đối với các yếu tố này; đồng thời, cũng cần thực hiện các cuộc kiểm tra định kỳ hoặc kiểm tra chuyên sâu vào những lĩnh vực cần được chú ý. Khi phát hiện ra những vấn đề, cần đưa ra các biện pháp khắc phục hợp lý, và theo dõi việc thực hiện các biện pháp đó. Bằng cách liên tục phát hiện và khắc phục các vấn đề như vậy, hệ thống quản lý chất lượng sẽ được cải thiện không ngừng. 　　 4. Kiểm tra báo cáo kiểm nghiệm: Báo cáo kiểm nghiệm chính là kết quả cuối cùng của toàn bộ quá trình kiểm nghiệm. Nó không chỉ phản ánh chất lượng và mức độ chuyên nghiệp trong công tác kiểm nghiệm, mà còn là phần thưởng mà khách hàng nhận được sau khi giao nhiệm vụ và yêu cầu được thực hiện một cách đúng đắn. Khi kiểm tra báo cáo kiểm nghiệm, ngoài việc xác minh xem báo cáo có được lập ra đúng theo các quy định trong tài liệu về chất lượng hay không, còn cần phải phân tích mối liên hệ giữa các kết quả kiểm tra. Điều này giúp xác định xem quá trình kiểm tra có gặp vấn đề gì hay không. Bằng cách tìm ra và khắc phục các vấn đề đó, có thể đảm bảo rằng hệ thống hoạt động một cách hiệu quả và ổn định. 5. Việc hiệu chuẩn và kiểm tra thiết bị là yếu tố quan trọng để xác định và đảm bảo chất lượng hoạt động của thiết bị, từ đó giúp đảm bảo tính chính xác của kết quả đo lường. Kiểm tra thiết bị định kỳ để đảm bảo nó hoạt động bình thường là điều kiện tiên quyết để thực hiện công tác kiểm tra. 6. Công tác kiểm tra chất lượng các vật liệu được sử dụng trong thí nghiệm: Các vật liệu này là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến độ chính xác của kết quả kiểm tra. Ngoài việc kiểm tra chất lượng các vật liệu trước khi sử dụng, phòng thí nghiệm còn cần liên tục thu thập ý kiến đóng góp từ các nhân viên kỹ thuật, đồng thời kiểm tra định kỳ các vật liệu này để đảm bảo chúng đáp ứng các yêu cầu cần thiết. 7. Giám sát thường xuyên, thực hiện một cách nghiêm túc; đồng thời tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu cho các nhân viên giám sát chất lượng định kỳ. Soạn thảo hướng dẫn phương pháp làm việc cho nhân viên giám sát chất lượng. Chỉ cần chúng ta thực hiện tốt những công việc nêu trên, và thực hiện công tác giám sát chất lượng một cách nghiêm túc hàng ngày, thì chúng ta hoàn toàn có thể đảm bảo chất lượng của công tác kiểm tra. Nhờ đó, các báo cáo kiểm tra (về sản phẩm do phòng thí nghiệm cung cấp) sẽ có độ chính xác và tính hiệu quả cao. Phụ lục: Ví dụ về việc giám sát hàng ngày việc kiểm tra hàm lượng crôm (loại sáu giá trị) trong nước uống sinh hoạt
a. Kiểm tra xem các thao tác kiểm tra có tuân thủ các yêu cầu của phương pháp tiêu chuẩn hay không (cần quan sát kỹ lưỡng).
b. Nếu phát hiện có sai sót, cần khắc phục ngay lập tức (cần đưa ra quyết định chính xác).
c. Phân tích nguyên nhân, áp dụng các biện pháp khắc phục, đưa ra các yêu cầu cần thực hiện, đồng thời xây dựng và thực hiện các biện pháp phòng ngừa (để đạt hiệu quả rõ rệt).
Ví dụ: Nhân viên giám sát chất lượng Zhang kiểm tra công việc của nhân viên kiểm tra Li trong việc kiểm tra hàm lượng crôm (loại sáu giá trị) trong nước uống sinh hoạt:
Nhân viên kiểm tra Li lấy mẫu nước để kiểm tra hàm lượng crôm (loại sáu giá trị). Phương pháp được sử dụng là phương pháp quang phổ. Hệ số tương quan của đường cong tiêu chuẩn cho crôm loại sáu giá trị là 0,9983. Yêu cầu tiêu chuẩn: Đối với việc kiểm tra các đặc tính vật lý, hóa học của nước uống sinh hoạt, yêu cầu về chất lượng kiểm soát là R≥0,999.  Kiểm tra viên Trương: Kết luận rằng đường cong tiêu chuẩn này không đáp ứng yêu cầu. Người vận hành cần khắc phục ngay lập tức.  Phân tích nguyên nhân: Sau khi phương pháp kiểm tra tiêu chuẩn nước uống sinh hoạt thay đổi, bộ phận liên quan không tổ chức các khóa đào tạo chuyên biệt dựa trên tiêu chuẩn GB/T 5750.3(2006). Điều này khiến các kỹ thuật viên liên quan chưa hiểu rõ đầy đủ về các yêu cầu liên quan đến kiểm soát chất lượng trong việc kiểm tra các thông số vật lý và hóa học của nước uống sinh hoạt.  Xây dựng các biện pháp khắc phục và thực hiện việc điều chỉnh cần thiết.  Đào tạo những người làm việc trong bộ phận liên quan về phương pháp kiểm tra chất lượng nước uống, cũng như các quy định về kiểm soát chất lượng nước (GB/T5750.3-2006), giúp họ nắm vững các yêu cầu này, từ đó đảm bảo chất lượng kết quả kiểm tra