مقال لفهم نظام OHSMS

Thread Content

تم تعديل هذا المنشور آخر مرة بواسطة slll611 في تاريخ 19-1-2016 الساعة 20:00. نظام إدارة السلامة والصحة المهنية (OHSMS) هو نظام إداري منظم ومبرمج وموثق. يُركز على الوقاية كأولوية، وعلى الالتزام بقوانين ولوائح السلامة والصحة المهنية وغيرها من المتطلبات، كما يُركز على الرقابة طوال العملية، مع تحسين سلوكيات المؤسسة في مجال السلامة والصحة المهنية بشكل مستهدف، بهدف تحقيق تحسين مستمر في أداء هذا المجال. 【أولاً】 خطوات إنشاء نظام إدارة السلامة والصحة المهنية: يمكن للمؤسسات المختلفة، عند إنشاء أو تحسين نظام إدارة السلامة والصحة المهنية، اتباع خطوات وأساليب مختلفة بناءً على خصائصها وظروفها الخاصة. لكن بشكل عام، يتطلب إنشاء نظام لإدارة السلامة والصحة المهنية اتباع أربع خطوات أساسية، وهي: (1) التخطيط والتحضير لنظام إدارة السلامة والصحة المهنية؛ (2) إعداد الوثائق الخاصة بنظام إدارة السلامة والصحة المهنية؛ (3) تجربة تطبيق نظام إدارة السلامة والصحة المهنية؛ (4) إجراء التدقيق الداخلي ومراجعة النظام. 【ثانياً】 إعداد وثائق نظام إدارة السلامة والصحة المهنية: يُعد نظام OSHMS مجموعة من الإجراءات والأساليب المكتوبة، لذلك فإن إعداد وثائق هذا النظام يُعد جزءًا أساسيًا في بناء نظام إدارة السلامة والصحة المهنية لدى أي منظمة. كما أنه يُعد أساسًا ضروريًا لتحقيق مستويات مطلوبة من السلامة والصحة المهنية، وتقييم وتحسين نظام الإدارة، بالإضافة إلى تحقيق التحسين المستمر والوقاية من الحوادث. يتمثل عملية إنشاء نظام لإدارة السلامة والصحة المهنية في المنظمة بشكل أساسي في وضع وثائق إدارة السلامة والصحة المهنية، وتنفيذها وتقييمها، وتحسينها باستمرار. لذلك، إذا كانت وثائق نظام إدارة السلامة والصحة المهنية في المؤسسة غير صحيحة أو غير دقيقة أو غير كاملة، فقد يؤدي ذلك إلى فشل نظام إدارة السلامة والصحة المهنية في المؤسسة، أو رفع تكاليف إدارة السلامة والصحة المهنية، مما يؤثر على تنفيذ وفعالية هذا النظام. وفقًا لإرشادات إعداد دليل الجودة ISO/DISl0013، يُنصح بتقسيم وثائق نظام إدارة السلامة والصحة المهنية إلى ثلاث مستويات: دليل الإدارة (المستوى أ)، وثائق الإجراءات (المستوى ب)، ووثائق التنفيذ (المستوى ج). 【ثلاثة】 المرحلة التجريبية لنظام إدارة السلامة والصحة المهنية بعد الانتهاء من إعداد وثائق النظام، سيدخل نظام إدارة السلامة والصحة المهنية مرحلة التشغيل التجريبي. التشغيل التجريبي للنظام هو مرحلة اختباره، والهدف من ذلك هو فحص كفاءة النظام في الممارسة العملية، والتأكد من قدرته على أداء وظائفه بشكل فعّال، واكتشاف المشاكل في الوقت المناسب، وتحديد أسبابها، واتخاذ تدابير تحسينية وإصلاحية لتصحيح أوجه عدم الامتثال، وإجراء تعديلات على النظام بهدف تحسين نظام إدارة السلامة والصحة المهنية بشكل أكبر. 　　خلال فترة التشغيل التجريبي لنظام إدارة السلامة والصحة المهنية، يجب الانتباه بشكل خاص إلى النقاط التالية:
(1) يجب أن يتطابق تاريخ الإصدار الرسمي للوثائق مع تاريخ بدء التشغيل التجريبي، مع التاريخ المذكور في النسخة الأولى من الوثائق. 　　(2) تطبيق وثائق نظام إدارة السلامة والصحة المهنية بشكل مستهدف. أول مهمة يجب القيام بها بعد التشغيل التجريبي هي التدريب. أي تدريب جميع الموظفين وفقًا لمتطلبات إجراءات التدريب. 　　(3) التجربة هي المعيار الوحيد لاختبار الحقيقة. من الطبيعي أن تظهر بعض المشاكل بعد اختبار الوثائق الخاصة بالنظام، ويجب على جميع الموظفين أن يقدموا بصدق التقارير عن المشاكل التي تظهر في الممارسة العملية والاقتراحات المتعلقة بالتحسينات إلى الأقسام المعنية، حتى يتسنى اتخاذ تدابير تصحيحية. يجب مراقبة تحقيق الأهداف والمؤشرات والخطط، وفي حال عدم إنجازها في الوقت المحدد، أو كانت الجداول الزمنية أو الاستثمارات غير معقولة، يجب تقديمها للمراجعة الإدارية من أجل التعديل، كما يجب تحديث الوثائق ذات الصلة أيضًا. 　　(4) تنسيق وتحسين المشاكل التي ظهرت أثناء الاختبار التجريبي، مثل عدم كفاية تصميم النظام وعدم اكتمال المشروع. يتطلب تشغيل نظام إدارة السلامة والصحة المهنية مشاركة العديد من الأقسام في المؤسسة. وخلال عملية التشغيل، غالبًا ما تحدث انحرافات عن المعايير في المهام المختلفة. لذلك، يجب على المؤسسة أن تتبع مبادئ الدقة والتنسيق والكفاءة والبساطة والتوحيد، واستخدام أنظمة استقبال المعلومات لتلقي ومعالجة المعلومات غير الطبيعية، ومراقبة أداء النظام بشكل مستمر. كما يجب الحفاظ على آليات تشغيل النظام بشكل فعال، وتحت قيادة الإدارة العليا، يتم تنسيق الأمور من خلال قسم إدارة السلامة والصحة المهنية، ويتم تصحيح المشاكل التي تظهر في الوقت المناسب، من أجل تحسين النظام وضمان استمرارية أدائه بشكل سليم. 　　(5) تعزيز إدارة المعلومات. إن إدارة المعلومات ليست ضرورية فقط لتشغيل نظام إدارة السلامة والصحة المهنية، بل هي أيضًا مفتاح ضمان نجاح التشغيل التجريبي. يجب على جميع الأشخاص المعنيين بأنشطة نظام إدارة السلامة والصحة المهنية أن يقوموا، وفقًا لمتطلبات الوثائق الخاصة بالنظام، بجمع معلومات السلامة والصحة المهنية وتحليلها ونقلها ومعالجتها وحفظها. يجب أن تكون السجلات كاملة، وعند تصميم خانات التسجيل يجب ملؤها بعناية؛ فإذا كانت بعض الجداول غير ضرورية، فيجب حذفها. ومن أجل التوفير، يمكن استخدام الجداول والدفاتر القديمة، مع تحديد أي الجداول يجب حذفها أو عدم استخدامها. لا يجب تمزيق جميع السجلات القديمة، خاصة عندما تكتشف عمليات المراجعة الداخلية بعض المشاكل؛ يجب تصحيح الأخطاء أثناء عملية التصحيح، ولا يجب إعادة كتابة السجلات من جديد. 　　(6) بالإضافة إلى الوثائق والأدلة المخضعة للرقابة، يمكن أن تكون هناك وثائق غير خاضعة للرقابة أيضًا؛ فعلى سبيل المثال، يمكن أن تكون الوثائق الموجهة إلى الجهات الاستشارية أو جهات التصديق من الوثائق غير الخاضعة للرقابة. يجب تسجيل استلام الوثائق، وخاصة الوثائق المتعلقة بالقيادة وأقسام السلامة والصحة، بالإضافة إلى الأقسام المسؤولة عن تطبير نظام إدارة السلامة والصحة المهنية، حيث يجب اتباع إجراءات صارمة في هذه الحالات. يجب أن تحمل الوثائق الملغاة علامة إلغاء، ويجب تسجيل تلك التي يتم استردادها. 【٤】 المراجعة الداخلية لنظام إدارة السلامة والصحة المهنية  المراجعة الداخلية هي عملية يقوم بها المؤسسة لفحص نظام إدارة السلامة والصحة المهنية الخاص بها، وهي عبارة عن فحص وتقييم منهجي ومستقل لمعرفة ما إذا كان النظام يعمل بشكل سليم وما إذا كان قد حقق الأهداف المحددة له. وهي وسيلة لضمان جودة نظام إدارة السلامة والصحة المهنية من قبل المؤسسة نفسها. 　　عادةً ما يتم إجراء المراجعة الداخلية لفحص جميع عناصر النظام بشكل شامل، ويجب أن يقوم بها أشخاص غير مسؤولين مباشرة عن الجهة المراد مراجعتها. كما يجب متابعة تدابير تصحيح المخالفات والتأكد من فعاليتها. 　　1. الاستعداد للمراجعة. يُعد التحضير للتدقيق مرحلة مهمة في عملية التدقيق الداخلي، فكلما كانت أعمال المرحلة التحضيرية أكثر دقة، كان التدقيق الميداني أكثر عمقًا. تشمل الأعمال التحضيرية بشكل أساسي ما يلي: (1) وضع الخطة؛ (2) تشكيل فريق المراجعة؛ (3) جمع الوثائق ذات الصلة؛ (4) إعداد جدول التفتيش. 　　2. تنفيذ المراجعة. بعد أن تنتهي مجموعة المراجعة من جميع الاستعدادات الخاصة بالمراجعة، يمكنها إجراء المراجعة في التاريخ والوقت المحددين مسبقًا. تتضمن خطوات إجراء المراجعة ومهام هذه المرحلة ما يلي: عقد اجتماع أولي قصير؛ إجراء المراجعة الميدانية؛ تحديد الأخطاء وإعداد تقرير عنها؛ تلخيص وتحليل نتائج المراجعة؛ عقد اجتماع ختامي لإعلان نتائج المراجعة. 　　3. إعداد تقرير المراجعة. تقرير المراجعة هو وثيقة رسمية توضح نتائج المراجعة، ويجب أن يتضمن المحتويات التالية: هدف المراجعة ونطاقها؛ أسماء أعضاء فريق المراجعة وأسماء الأقسام المراد مراجعتها ومسؤولوها؛ تاريخ إجراء المراجعة؛ الوثائق التي تم الاستناد إليها في المراجعة؛ نتائج ملاحظات عدم الامتثال؛ الآراء الختامية حول فعالية نظام إدارة السلامة والصحة المهنية؛ قائمة توزيع تقرير المراجعة. 　　يجب أن يتم توزيع تقرير التدقيق الخاص بإدارة السلامة المهنية والصحة الداخلية بعد موافقة ممثل الإدارة أو الشخص المعين من قبله، على القادة والأقسام المعنية. 　　٤. تصحيح الأخطاء. الهدف الرئيسي من مراجعة نظام إدارة السلامة والصحة المهنية هو تحديد المشاكل في هذا النظام، وتحديد أسبابها واتخاذ تدابير تصحيحية للقضاء عليها، وذلك لمنع حدوث مخالفات مماثلة في المستقبل. 【خمسة】 المراجعة الإدارية تُعد المراجعة الإدارية عملية يقوم بها كبير المديرين في المنظمة لتقييم الوضع الحالي للسلامة والصحة المهنية بشكل منهجي، وذلك لتحديد ما إذا كانت سياسات السلامة والصحة المهنية، بالإضافة إلى نظام إدارة السلامة والصحة المهنية والإجراءات المتبعة، لا تزال مناسبة لتحقيق أهداف السلامة والصحة المهنية، وكذلك للتكيف مع اللوائح المتعلقة بالسلامة والصحة المهنية والظروف الداخلية والخارجية المتغيرة. 　　لذلك، فهو أيضًا شكل من أشكال مراجعة نظام إدارة السلامة والصحة المهنية داخل المؤسسة، وهو عبارة عن فحص شامل لهذا النظام على مستوى عالٍ، ويُعتبر أداة إدارية مهمة داخل المؤسسة. يتم إجراء مراجعة الإدارة من قبل كبير المديرين على فترات زمنية محددة (مناسبة)، ويمكن أن تكون هذه الفترات نصف سنة مرة واحدة، أو سنة واحدة أو أكثر، كما يمكن إجراء مراجعة الإدارة في الوقت المناسب استجابةً للتغيرات في الظروف الداخلية والخارجية.