一記事でOHSMSを理解する

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この投稿は最後にslll611によって2016-1-19 20:00に編集されました。職業安全健康管理体系（OHSMS）とは、体系化され、手順化され、文書化された管理システムです。それは予防を重視し、労働安全衛生に関する法律、規制、その他の要求事項の遵守を強調し、全過程にわたる管理を重視する。また、組織の労働安全衛生上の取り組みを目的に応じて改善し、労働安全衛生のパフォーマンスを持続的に向上させることを目指している。 【一】労働安全衛生マネジメントシステムの構築手順 異なる組織が労働安全衛生マネジメントシステムを構築し、充実させる際には、それぞれの特性や具体的な状況に応じて、異なる手順や方法を採用することができる。しかし、全体的に見ると、労働安全衛生マネジメントシステムを構築するには、一般的に以下の4つの基本的なステップが必要です：(1)労働安全衛生マネジメントシステムの企画と準備；(2)労働安全衛生マネジメントシステムの文書作成；(3)労働安全衛生マネジメントシステムの試験運用；(4)労働安全衛生マネジメントシステムの内部監査および管理レビュー。 【二】職業安全衛生マネジメントシステム文書の作成 OSHMSは文書化された管理体制および手法であるため、職業安全衛生マネジメントシステム文書を作成することは、組織が同システムを構築する上で欠かせない要素であり、また、所定の職業安全衛生上の行動を実現し、職業安全衛生マネジメントシステムを評価・改善し、継続的な改善や事故予防を達成するための不可欠な根拠ともなる。組織が労働安全衛生マネジメントシステムを構築する過程は、主に労働安全衛生マネジメント文書の作成、実施評価、そして継続的な改善として表れます。したがって、組織の労働安全衛生マネジメントシステムに関する文書が正確でなく、不正確であったり、不完全であったりすると、その組織の労働安全衛生マネジメントシステムが機能しなくなる可能性があり、また、労働安全衛生管理にかかるコストが増加し、システムの実施やその効果に悪影響を及ぼすことになります。 ISO/DIS 10013品質マニュアル作成ガイドラインに準じて、労働安全衛生マネジメントシステムの文書は、管理マニュアル（A層）、手順書（B層）、作業指示書（C層）の3つのレベルに分けることが推奨されます。 【三】労働安全衛生マネジメントシステムの試行運用　システム文書の作成が完了すると、労働安全衛生マネジメントシステムは試行運用段階に入ります。システムの試運転とは、システムを磨き上げる期間であり、その目的は実践の中でシステムの十分性や適用性を確認し、システムが持つ各機能が適切に発揮されているかをチェックすることです。また、問題を早期に発見し、その根本原因を究明し、改善策や是正措置を講じてさまざまな不適合を是正し、システムを修正することで、職業安全衛生マネジメントシステムをより一層完善していくことを目指します。 　　職業安全衛生マネジメントシステムの試行運用にあたっては、以下の点に特に注意する必要があります：　　(1)文書の正式な発行日と試行運用開始日は、第1版の文書に記載されている日付と一致していなければなりません。 　　(2)職業安全衛生マネジメントシステムの文書を目的に応じて徹底する。試運転後に最初に行うべき作業は、トレーニングです。つまり、研修プログラムの要件に従って、全従業員に対して研修を実施するのです。 　　(3)実践は真理を検証する唯一の基準である。体系文書は試運転を経た後、必ず何らかの問題が発生する。全職員は実務で生じた問題や改善案を正確に関連部門に報告し、是正措置を講じるようにすべきである。目標、指標、および計画の達成状況は監視されなければならず、期日までに達成できない場合や、進捗状況や投資額などが不適切である場合は、管理レビューを提出して修正を行う必要がある。同時に、関連する文書も更新・修正しなければならない。 　　(4)試運転中に明らかになった問題、例えばシステム設計の不備や項目の不足などについて、調整・改善を行う。労働安全衛生マネジメントシステムの運用には多くの組織部門が関与しており、運用過程において様々な活動で基準からの逸脱が避けられない場合がある。したがって、組織は厳密性、調和性、効率性、簡素化、統一性という原則に従い、情報フィードバックシステムを活用して異常情報をフィードバックし処理し、システムの運用を動的に監視する必要がある。そして組織の運営体制をしっかりと把握し、組織のリーダーシップのもと、労働安全衛生管理部門を通じて調整作業を行い、発生した問題を迅速に是正し、システムの持続的かつ正常な運用を確保しなければならない。 　　(5)情報管理の強化。情報管理は、職業安全衛生マネジメントシステムの運用自体に必要なだけでなく、試運転の成功を保証するための鍵でもある。労働安全衛生マネジメントシステムの活動に関わるすべての人員は、システム文書の要求に従い、労働安全衛生に関する情報の収集、分析、伝達、処理、およびアーカイブなどの業務を適切に行わなければならない。記録は完全に残すべきであり、記録用の枠が設けられているなら真剣に記入しなければならない。不要な表がある場合はそれを削除し、コストを節約するために過去の古い表や帳簿を使う際は、どの表を削除または使用しないかを明記すること。過去の記録をすべて破り捨ててはならず、特に内部監査で問題が見つかった場合は、間違いは内部監査の是正時に修正し、記録を一から書き直してはいけない。 　　(6)文書やマニュアルには、管理対象の文書のほかに、管理対象でない文書も存在する。例えば、コンサルティング機関や認証機関へ送付する文書は管理対象外の文書となり得る。文書の受領には登録が必要であり、特に経営層や安全衛生部門、労働安全衛生マネジメントシステム推進部門の文書については、より厳格な手続きが求められる。廃止する文書は廃止マークを付けて保管し、回収するものは登録しなければならない。 【四】労働安全衛生マネジメントシステムの内部監査　内部監査とは、組織が自らの労働安全衛生マネジメントシステムを監査することであり、システムが適切に機能しているか、また定められた目標が達成されているかを体系的かつ独立した形で検証・評価するもので、労働安全衛生マネジメントシステムの自己保証手段の一つです。 　　内部監査は一般的に、システムの全ての要素を包括的に監査し、監査対象と直接的な責任関係にない人員が実施すべきであり、不適合事項に対する是正措置については追跡検査を行い、その有効性を確認しなければならない。 　　1.審査の準備。監査の準備は内部監査業務における重要な段階であり、準備段階の作業を細かく行えば行うほど、現場監査はより深く行うことができる。準備作業には主に以下の内容が含まれます：(1)計画の策定、(2)審査チームの編成、(3)関連書類の収集、(4)チェックリストの作成。 　　2.審査の実施。監査チームは、すべての監査準備作業を終えた後、事前に決められた日時に監査を実施することができる。監査を実施する手順とその段階での業務内容は、主に以下のものがあります。まず、短い初回会議を開催する。次に、現場監査を行う。その後、不適合項目を特定し、不適合報告書を作成する。続いて、監査結果を集約・分析する。最後に、最終会議を開き、監査結果を発表する。 　　3.監査報告書の作成。監査報告書は、監査結果を記述した正式な文書であり、以下の内容を含むべきである。監査の目的と範囲、監査チームの構成員および監査対象部門の名称とその責任者、監査日、監査の根拠となる文書、不適合項目に関する観察結果、労働安全衛生マネジメントシステムの運用有効性に関する最終的な意見、そして監査報告書の配布リストである。 　　内部の職業安全衛生管理システムに関する監査報告書は、経営責任者またはその指名した担当者の承認を経て、関係するリーダーや部門に配布されるものである。 　　4. 誤りを訂正する。内部の労働安全衛生マネジメントシステムの監査目的は、労働安全衛生マネジメントシステムに存在する問題を発見し、その原因を究明して是正措置を講じることで、同様の不適合が再発しないようにすることにあります。 【五】マネジメントレビュー　マネジメントレビューとは、組織の最高経営者が労働安全衛生の現状を体系的に評価し、労働安全衛生方針や労働安全衛生マネジメントシステム及び手順が、依然として労働安全衛生の目標、労働安全衛生に関する法規、そして変化する内外の状況に適合しているかどうかを判断するものである。 　　したがって、これは内部の労働安全衛生マネジメントシステムの監査の一形態でもあり、労働安全衛生マネジメントシステムに対する高度な総合的な審査であり、重要な内部管理ツールです。管理レビューは、最高経営責任者が定められた（適切な）時間間隔で実施するもので、「適切な間隔」とは半年に一度でも、年に一度またはそれ以上の頻度でもよく、内外の状況の変化に応じてタイムリーに管理レビューを行うことができる。