उत्पादन संबंधी निर्देशों को जारी करने एवं उनकी रिपोर्टिंग संबंधी, ऐसी कौन-सी प्रक्रियाएँ/तरीके हैं, जिनके द्वारा निर्देशों में एकरूपता एवं पारदर्शिता बनी रह सके?
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इस पोस्ट को अंतिम बार 328104062 द्वारा 2016-6-13 23:10 पर संपादित किया गया। विषय: 1. उत्पादन संबंधी निर्देशों को जारी करने की प्रक्रियाओं/तरीकों के बारे में – ऐसी कौन-सी प्रक्रियाएँ/तरीके हैं, जिनके द्वारा निर्देशों में एकरूपता एवं पारदर्शिता बनी रह सके, एवं विभिन्न प्रबंधन विभागों द्वारा दिए जाने वाले निर्देशों में असंगतता न रहे? वर्तमान में, सूक्ष्म प्रबंधन की आवश्यकताएँ दिन-प्रतिदिन कठोर होती जा रही हैं। उत्पादन विभाग, उपकरण विभाग, प्रक्रिया तकनीक विभाग, सुरक्षा एवं पर्यावरण विभाग, नियंत्रण अधिकारी, ड्यूटी अधिकारी, उत्पादन उप-निदेशक, उपकरण उप-निदेशक, सुरक्षा उप-निदेशक आदि – इन सभी विभागों में कोई भी व्यक्ति नेता ही है, और उसका कार्य उत्पादन से संबंधित है। ऊपर से आने वाले आदेशों को नीचे के लोगों द्वारा ही कार्यान्वित किया जाता है। विभिन्न विभागों एवं व्यक्तियों के पास अपनी-अपनी समझ होती है; कौन-सी बात सही है या गलत, यह तो पता नहीं। लेकिन क्या ये आदेश वास्तविक परिस्थितियों के अनुरूप हैं? यह भी पता नहीं, क्योंकि एक व्यक्ति सभी उपकरणों के बारे में जान नहीं सकता। इसके अलावा, ऊपर उल्लिखित अधिकांश लोग तो प्रत्यक्ष रूप से उत्पादन प्रक्रिया में भाग नहीं लेते। उत्पादन संबंधी आदेश देने एवं रिपोर्ट देने के तरीके भी अलग-अलग होते हैं – कभी बैठकों में, कभी फोन पर, कभी संदेशों के माध्यम से, कभी बातचीत के दौरान… इसके कारण निचले स्तर पर कार्य करने वाले लोग एक विभाग के आदेशों का पालन करते हैं, लेकिन दूसरे विभाग द्वारा उनका मूल्यांकन भी किया जाता है। ऐसी स्थिति में आदेश देने वाला विभाग ही पता नहीं चलता। और ऐसी स्थिति में कुछ भी कहना असंभव है… क्योंकि प्रत्येक प्रबंधन विभाग के पास मूल्यांकन करने का अधिकार है… लेकिन निचले स्तर पर कार्य करने वाले लोगों के पास कोई सुरक्षा नहीं है। इसके कारण वे परेशान हो जाते हैं।2. रिपोर्टिंग प्रणाली का कैसे कार्यान्वयन होता है? कौन-सी बातें रिपोर्ट की जानी चाहिए, कैसे रिपोर्ट की जानी चाहिए, किसे रिपोर्ट की जानी चाहिए? रिपोर्टिंग को एक ऐसे साधन के रूप में कैसे उपयोग किया जा सकता है, जिससे समस्याओं का समाधान हो सके, न कि उन्हें टाला जा सके? ए. जब कोई समस्या आती है एवं जिम्मेदारी तय की जाती है, तो अक्सर निचले स्तर के कर्मचारी यह कहते हैं कि “मैंने तो पहले ही ऊपरी विभाग को इस बारे में बता दिया था”; ऐसे में उन्हें लगता है कि इससे उनका कोई लेना-देना नहीं है।
बी. बैठक के दौरान, बड़े अधिकारी विभाग के प्रमुख से पूछते हैं कि “आपको तो इस बारे में कुछ पता ही नहीं है?” तो विभाग के प्रमुख जवाब देते हैं, “नहीं, मुझे किसी ने कुछ नहीं बताया। ऐसी महत्वपूर्ण बात के बारे में तो किसी ने मुझे कुछ भी नहीं बताया।”” ； जब बैठक के बाद निचले स्तर के कर्मचारी कागजी रूप में सहायता मांगने आए, तो विभाग के प्रमुख ने जवाब दिया, “खुद ही कोई उपाय ढूँढ लीजिए… यह तो आपका ही मामला है; मुझे भी नहीं पता कि इसका समाधान कैसे किया जाए।”
सी. ऊपरी स्तर पर रिपोर्ट करने की प्रवृत्ति बढ़ गई है… सुबह की बैठक में, विभाग के प्रमुख ने निचले स्तर के प्रमुखों से पूछा कि कल रात किसी यंत्र/पंप का बीयरिंग खराब हो गया… इसका कारण क्या है? बुनियादी स्तर के नेता ने जवाब दिया: “मुझे इस बारे में कुछ पता ही नहीं है।” (वास्तव में, रात में होने वाली गतिविधियों के बारे में उसे वाकई कुछ पता ही नहीं था।) इसके बाद उसे अपने ऊपरी अधिकारियों द्वारा डाँटा गया: “तुम इसे कैसे संभाल रहे हो? मुझे तो पता है, फिर तुम्हें कैसे पता न हो?”
अभी हम मुख्य रूप से प्रक्रियाओं के निर्माण के बारे में जानकारी दे रहे हैं। इसे दो भागों में विभाजित किया गया है – वर्कशॉप एवं बड़ी टीमें। वीचैट प्लेटफॉर्म का पूरा उपयोग किया जा रहा है। प्रक्रियाओं में कोई बदलाव करने हेतु लिखित आदेश आवश्यक हैं; ऐसा करने से सभी जानकारियाँ दस्तावेज
यहाँ कोई बदलाव करना बहुत ही कठिन है। समस्याओं के लिए सभी लोगों को जिम्मेदार ठहराया जाता है… वास्तव में ऐसे में कोई भी व्यक्ति जिम्म
रिपोर्टिंग की प्रक्रियाएँ बहुत अधिक हैं; एक बैठक आयोजित की जाती है, फिर दूसरी बैठक के माध्यम से पहली बैठक की समीक्षा की जाती है। ऐसी प्रणाली वाकई बहुत ही खराब है।
सरकारी उद्यमों की समस्या यह है कि वहाँ बहुत सारे नेता होते हैं; हर कोई कुछ न कुछ संभालना चाहता है, अपनी उपस्थिति दर्ज कराना चाहता है। लेकिन जब वास्तव में कोई समस्या आती है, तो कोई भी आगे नहीं आता, क्योंकि वे जिम्मेदारी लेने से डरते हैं। अंत में, इसका बोझ यदि नेताओं की आय को उत्पादन से जोड़ दिया जाए, तो लोग इस पर ध्यान देंगे।
महत्वपूर्ण बात यह है कि बदलाव कैसे लाया संगठनात्मक संरचना एवं पद-जिम्मेदारियों को कैसे लागू एवं कार्यान्वित किया जाता है?
सरकारी उद्यम, सरल समस्याओं को भी जटिल बना देते हैं।
इसे बदला नहीं जा सकता। पहले भी मौजूद था, आगे भी मौजूद रहेगा। निजी उद्यमों में ऐसी स्थितियाँ बहुत कम ही होती हैं; क्योंकि इसमें मालिक का ही पैसा खर्च होता है, इसलिए वह इसमें बहुत ही सावधानी बरतता है।
सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि जिम्मेदारियों को स्पष्ट रूप से निर्धारित किया जाए, एवं सभी अधिकारों को नियमों के दायरे में ही रखा जाए। नेताओं द्वारा दिए गए आदेशों को अवश्य ही लिखित रूप में दर्ज किया जाना चाहिए; जिसने भी आदेश दिया है, उसकी जिम्मेदारी भी तय की जानी चाहिए। नियंत्रण कक्ष ही वह एकमात्र विभाग है जो आदेश जारी कर सकता है, एवं लिखित आदेश ही स्वीकार्य हैं; बाकी सभी आदेशों को स्वीकार नहीं किया जाना चाहिए। यही तरीका है जिससे निचले स्तर की इकाइयों की रक्षा की जा सकती है। विशेष रूप से, रात में समायोजन करते समय निचले स्तर के प्रमुख अधिकारियों से संवाद करना आवश्यक है। वास्तव में, मुख्य समस्या तो संचार ही है; क्योंकि ऐसे लोग बहुत कम हैं जो हर चीज़ में माहिर हों।
सवाल यह है कि क्या आप नेताओं की बातों की जाँच अंत तक करने की हिम्मत करेंगे?