8 pasos para crear un equipo estandarizado y seguro

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En la práctica de investigar la creación de equipos estandarizados para la seguridad en las empresas, he podido identificar un proceso para su establecimiento. Este proceso generalmente incluye ocho aspectos: preparación inicial, selección del equipo, asignación de personal, establecimiento de normas y procedimientos, capacitación y educación, gestión de la seguridad, evaluación del desempeño y mejora continua. A continuación, compartiré brevemente cada uno de estos aspectos con ustedes. 1. Preparativos iniciales: “Quien planea con antelación, tiene éxito; quien no lo hace, fracasa”. Los preparativos iniciales para llevar a cabo la investigación sobre la creación de equipos estandarizados para la seguridad en el trabajo son igualmente importantes. Estos preparativos incluyen aspectos tanto hardware como software. En cuanto al hardware, se trata principalmente de la organización del espacio donde trabajan los equipos y de las salas destinadas a sus actividades (si es posible) ； En cuanto al software, se trata principalmente de la recopilación y análisis de información relevante: **leyes y regulaciones relacionadas con la seguridad en el trabajo, información sobre los logros obtenidos en la creación de equipos estandarizados para la seguridad en el trabajo tanto a nivel nacional como internacional, casos típicos de accidentes en esta industria, análisis de los factores de riesgo relacionados con la seguridad en el trabajo dentro de los equipos, y otra información relacionada**. 2. Selección de los equipos de trabajo: Por lo general, se eligen aquellos puestos relacionados con los procesos de producción y las exigencias de gestión. Se priorizan los puestos clave, aquellos con muchos factores de riesgo o peligro, así como aquellos donde está concentrado un número relativamente grande de empleados. En las empresas con muchos equipos de trabajo, se puede comenzar seleccionando uno o varios equipos representativos, para luego extender la selección a todos los demás. 3. Dotación de personal: Para la mayoría de las empresas, una vez que se determinan los equipos de trabajo, también quedan claras las estructuras organizativas y de gestión. En cuanto a la dotación de personal, lo más importante es elegir al líder del equipo. En cierto sentido, las cualidades del gerente son el factor decisivo para el éxito de una organización. Un líder de equipo competente debe poseer “cuatro habilidades destacadas”: una capacidad excepcional de liderazgo y organización, habilidades técnicas sobresalientes, capacidad de gestión y coordinación excepcionales, y una gran voluntad de aprender y mejorar. Debe ser capaz tanto de trabajar eficazmente como de dirigir a los demás. Además, debe tener autoridad propia, pero también estar dispuesto a escuchar las opiniones de los demás. Así, puede seguir mejorándose constantemente en la gestión de la seguridad laboral. Mediante diversos métodos, puede motivar a los miembros del equipo para que trabajen con mayor entusiasmo y dedicación, fortaleciendo así la cohesión y el espíritu de equipo. En segundo lugar, está la combinación de los miembros del equipo. Una empresa no puede reunir a todos los talentos en un mismo grupo, por lo que es necesario utilizar métodos como la asignación según las capacidades de cada persona, la combinación libre de miembros, la distribución por niveles, la mezcla de hombres y mujeres, una distribución equilibrada y la separación de aquellos con menor capacidad. Además, se debe aplicar una gestión basada en objetivos, con el fin de lograr que “cada persona esté en el puesto adecuado, que cada tarea tenga a la persona adecuada para llevarla a cabo, y que todos aprovechen al máximo sus habilidades”. 4. Establecimiento de normas y procedimientos: “Aunque el gorrión es pequeño, tiene todos los órganos necesarios”. Esto implica que los grupos dedicados a la producción segura deben contar con sistemas bien definidos. En primer lugar, estos sistemas deben ser “completos”. Al establecerlas, es necesario recabar ampliamente las opiniones de los miembros del grupo, para evitar cualquier omisión. La exhaustividad del sistema puede determinarse tomando como referencia los requisitos establecidos en documentos de evaluación de la seguridad en el trabajo, como las “Normas básicas para la estandarización de la seguridad en las empresas industriales y comerciales relacionadas con la metalurgia” ； En segundo lugar, es necesario “simplificar” los sistemas. El objetivo de establecer reglas es regular las prácticas de seguridad en el trabajo de los miembros del equipo, de modo que todas las actividades productivas tengan un marco normativo al que adherirse. Por lo tanto, las reglas deben adaptarse a las características de la producción y a las condiciones reales de los procesos de trabajo, de manera que sean simples y eficaces. En cuanto a las reglas que son innecesarias, inútiles o cuya aplicación resulta complicada, deberían modificarse o eliminarse ； Por último, es necesario “mejorar” las normas y reglamentos según las circunstancias específicas, a fin de garantizar que se ajusten a la situación actual. Dado que el sistema no es algo inmutable, es necesario evaluar de manera oportuna su conformidad y eficacia, y realizar modificaciones continuas para perfeccionarlo. 5. Capacitación y formación: En la creación de equipos estandarizados para la seguridad en el trabajo, la capacitación y formación constituyen un elemento clave. Por un lado, son una forma importante para que los miembros del equipo adquieran habilidades de seguridad y conozcan los principios relacionados con su gestión ； Por otro lado, la formación y educación son una medida importante para reducir y eliminar las prácticas de “tres infracciones”, así como para prevenir la ocurrencia de accidentes. Hacer un buen trabajo en la formación y educación significa aplicar un enfoque personalizado, adaptado a cada persona y a las circunstancias específicas de cada caso. ““Enseñar según las características de cada persona” significa dar prioridad al principio de “centrarse en la persona”. Se realiza un análisis de las capacidades y necesidades de los miembros del grupo, y luego se lleva a cabo la formación y educación correspondientes. Según las estadísticas, las capacidades y necesidades de los miembros del grupo se dividen aproximadamente en cuatro tipos: (1) De tipo directivo: trabajan según las tareas que se les asignan, solo se preocupan por su propio trabajo, y su forma de trabajar es bastante independiente ； (2) Participativo: Tiene la capacidad de realizar su propio trabajo de forma independiente y de ayudar en la realización de otros trabajos; puede participar en actividades en equipo ； (3) De apoyo: poseen sólidas capacidades técnicas y de gestión, y pueden liderar y organizar equipos para llevar a cabo actividades ； (4) De logro: Como “sublíder” en la creación de equipos estandarizados para una producción segura, puede ayudar al líder del equipo a gestionar las tareas diarias. De acuerdo con estos diferentes tipos, la labor de formación y educación debe seguir los principios de “transformar y modificar los enfoques basados en órdenes, consolidar y mejorar los enfoques participativos y de apoyo, y fomentar el logro de resultados”. De esta manera, los miembros del grupo podrán reconocer sus deficiencias, mejorar continuamente y perfeccionarse, hasta convertirse en profesionales capaces de trabajar de forma independiente. ““Enseñar según las capacidades de cada persona”. Aquí, “capacidades” se refiere a los “materiales” utilizados en la formación y educación, que incluyen: educación sobre conciencia de seguridad, educación sobre responsabilidades en materia de seguridad, educación sobre políticas y regulaciones relacionadas con la seguridad en el trabajo, conocimientos técnicos relacionados con la seguridad, y ejemplos de accidentes para fines educativos. ““Enseñar según el momento adecuado” se refiere al momento y la frecuencia de la formación educativa. Es necesario que los miembros del grupo reciban una formación adecuada, de modo que puedan comprender y dominar los requisitos y habilidades necesarios. La calidad de la labor de formación y educación se mide por sus resultados. Por un lado, no es cierto que cuanto más frecuente sea la formación y educación, mejor; a veces, demasiado es igual a nada ； Por otro lado, se ha comprobado que el efecto de la formación y capacitación es óptimo cuando se realiza cuando los empleados lo necesitan; por lo tanto, una frecuencia adecuada y el momento oportuno también son muy importantes en este tipo de formación. 6. Gestión de la seguridad: La gestión de la seguridad ocupa un lugar muy importante en la creación de equipos estandarizados para una producción segura. En términos generales: incluye la gestión de la seguridad en el lugar de trabajo y la gestión de la seguridad de la información. En términos más específicos: abarca la gestión de los reglamentos y procedimientos operativos, la gestión de equipos e instalaciones, la gestión de la seguridad durante los procesos de trabajo, la identificación y corrección de riesgos potenciales, los planes de emergencia y el manejo de accidentes, los requisitos relacionados con las evaluaciones de seguridad, y la gestión de los documentos relacionados con la seguridad. A continuación, comparto con ustedes información sobre una empresa que he conocido y que destaca por sus buenas prácticas en materia de gestión de la seguridad. Sus características principales son las siguientes: 1. Cada equipo cuenta con un “diario de trabajo”, que incluye: las responsabilidades de seguridad de todos los empleados, las normas y procedimientos relacionados con la seguridad, los puntos a revisar en cuanto a la seguridad, la gestión de la seguridad de los equipos, así como los requisitos para la evaluación de la gestión de la seguridad. En resumen, este diario abarca todos los aspectos relacionados con las personas, las máquinas, los materiales, el entorno y los procedimientos administrativos que forman parte del equipo. 2. Se establecieron las “Reglas de gestión de la seguridad mutua entre los equipos de trabajo”. Cada miembro del equipo cuenta con una persona a quien pueda recurrir en caso de necesidad; en otras palabras, se trata de un modelo en el que el “experto” guía al “principiante”. Esto es especialmente importante para aquellos que realizan trabajos especiales. Antes, era así: “Yo hago el trabajo y el encargado de la seguridad lo supervisa”. Pero el alcance de la supervisión por parte del encargado de la seguridad es amplio, y hay muchos elementos que deben ser revisados. Por eso, el tiempo y la frecuencia de las inspecciones no son suficientes para cubrir todas las necesidades. A veces, solo se puede realizar una inspección superficial. En cuanto a la gestión de la seguridad, existen deficiencias en los aspectos relacionados con las personas, las máquinas, los materiales, el entorno y los procedimientos de gestión. Ahora es “yo trabajo, se supervisa a quienes están bajo sistema de cobertura mutua, y los encargados de la seguridad realizan nuevas inspecciones”. En realidad, esto representa un avance: en el proceso de producción hay una supervisión adicional, una capa extra de protección y una “línea de seguridad” que ayuda a controlar las conductas inseguras de las personas. De este modo, disminuye la probabilidad de que se produzcan errores en las operaciones, lo que garantiza la seguridad en la producción. Al mismo tiempo, quienes están bajo sistema de cobertura mutua comparten experiencias y conocimientos tanto en el trabajo como en su tiempo libre, lo que les permite mejorar juntos. Además, los sujetos que se benefician de esta forma de apoyo mutuo no son fijos. Cuando los “principiantes” maduran y pueden trabajar de manera independiente durante un tiempo, también deben ayudar a otros “principiantes”. A su vez, los “maestros” pueden guiar a otros “principiantes”. Es precisamente este modelo continuo de maestros guiando a principiantes lo que genera una energía y un impulso constantes, lo cual contribuye al desarrollo de la empresa. 3. Se estableció un “Sistema de gestión de sugerencias para la mejora de la seguridad en el trabajo”. Los miembros del equipo pueden ofrecer valiosas recomendaciones desde siete aspectos diferentes, con el fin de contribuir a la estandarización de las prácticas de seguridad en el trabajo dentro del equipo. (1) Mejoras en las tecnologías de producción, los procesos de fabricación y las instalaciones de producción ； (2) Mejoras en las tecnologías de seguridad y en las tecnologías de protección laboral ； (3) Medidas y formas de ahorrar materiales y energía ； (4) Mejoras en el diseño de ingeniería y mejoras en la calidad de los proyectos ； (5) Difusión y aplicación de los logros científico-técnicos y de los proyectos de innovación tecnológica ； (6) Recomendaciones, innovaciones y aplicaciones de métodos y herramientas para la gestión de la seguridad ； (7) Construcción de una cultura de seguridad, desarrollo de la civilización espiritual y fomento de la ética profesional. 7. Evaluación del desempeño: Se trata, principalmente, de evaluar la eficacia en el funcionamiento de los equipos que trabajan bajo estándares de seguridad en la producción. Este proceso se divide en tres etapas: primero, se realizan comparaciones para identificar las desviaciones; luego, se analiza la naturaleza y las causas de dichas desviaciones; finalmente, se toman medidas correctivas según la naturaleza y las causas de esas desviaciones. En cuanto a la evaluación del desempeño, esa empresa que mencioné anteriormente procede de la siguiente manera: 1. Los criterios para evaluar el desempeño se dividen en dos partes: el cumplimiento de los requisitos y objetivos laborales (en términos de frecuencia), y el grado de finalización de las tareas concretas (en términos de cantidad y puntos). La evaluación debe realizarse tanto a nivel general como en detalle. 2. Reforzar la evaluación de los accidentes. Los accidentes que causan lesiones leves o más graves se consideran “no satisfactorios”; además, se deducen muchos puntos por los intentos de accidente. 3. Establecer puntos adicionales para fomentar la superación. Se establecen como puntos adicionales la tasa de finalización de la corrección de riesgos potenciales, las sugerencias para mejorar la seguridad, y la respuesta ante emergencias, sin límite máximo. 4. Los estándares son altos; es fácil cumplir con ellos, pero difícil ser excelente. La base de evaluación está dividida en 97 puntos, tomando como umbral los 80 puntos. Menos de 80 puntos se considera insuficiente; de 80 (incluido) a 90 puntos se considera aceptable; de 90 (incluido) a 100 puntos se considera bueno; y 100 puntos o más se considera excelente. Estos estándares, al establecerse teniendo en cuenta la mayoría de los casos, también reflejan cierta dificultad, lo que, hasta cierto punto, brinda más espacio para que aquellos con habilidades ya desarrolladas y aquellos con potencial puedan crecer y demostrar sus capacidades. 8. Mejora continua: en realidad, se trata de aplicar las medidas correctivas en los aspectos correspondientes de la creación de equipos estandarizados para la seguridad en el trabajo, con el fin de mejorarlos aún más. Además, se verifica si dichas medidas son adecuadas y efectivas. La mejora continua en este ámbito puede explicarse desde dos perspectivas: la gestión dinámica y la gestión innovadora en el marco de la creación de equipos estandarizados para la seguridad en el trabajo. 1. La gestión dinámica en la creación de equipos estandarizados para la seguridad en el trabajo se manifiesta en que, en general, todo el proceso puede entenderse como un ciclo dinámico “PDCA” ； En términos concretos, sus objetivos de seguridad en la producción, sus sistemas de gestión, su personal, los contenidos y métodos de formación y capacitación, así como los criterios y requisitos de evaluación, no son algo fijo. Todos estos elementos deben ser modificados y perfeccionados constantemente a medida que avanza el trabajo de gestión de la seguridad en la producción. 2. La gestión innovadora en la creación de equipos estandarizados para la seguridad en el trabajo se manifiesta en: (1) La innovación en las actividades del equipo. Se llevan a cabo actividades como “Ofrezco una sugerencia para la seguridad” (conciencia de responsabilidad), “Si yo fuera el líder del equipo, ¿cómo gestionaría la seguridad?”, “Simulación de inspecciones en el lugar” (experiencia práctica), con el objetivo de mejorar realmente la capacidad del equipo para abordar y resolver problemas reales, y así elevar el nivel de gestión de la seguridad en el equipo ； (2) Innovación en la gestión de los equipos. En primer lugar, es una organización de tipo académico. El aprendizaje y adquisición de nuevos conocimientos en materia de gestión de la seguridad, por un lado, ha permitido actualizar, complementar y perfeccionar el sistema existente de conocimientos de gestión ； Por otro lado, sirve como base para mejorar de manera racional los métodos y procedimientos relacionados con la creación de equipos estandarizados para una producción segura, con el fin de aumentar la eficacia de sus operaciones. En segundo lugar, es necesario reforzar la gestión de los miembros del grupo con “puntos débiles”. Las capacidades y el nivel de los miembros del equipo son muy dispares. En cuanto a aquellos miembros que son relativamente más débiles, es necesario identificarlos claramente para poder brindarles apoyo y orientación, con el fin de que puedan mejorar rápidamente ； Finalmente, implementar la gestión de incentivos. Por un lado, en la creación de equipos estandarizados para la seguridad en el trabajo, se aplica un sistema de evaluación basado en objetivos por fases; según el grado de cumplimiento de dichos objetivos, se otorgan recompensas adecuadas ； Por otro lado, cada miembro del equipo debe tener las mismas oportunidades de ascenso: “los más capaces deben ascender, los de nivel medio deben ceder su lugar, y los menos competentes deben ser reemplazados”. Unos cambios en el personal adecuados y razonables pueden aportar vitalidad e impulso para el desarrollo de equipos que cumplan con los estándares de seguridad en el trabajo.