Zu einem Experten für Office 2007 werden – 15 nützliche Excel-Tipps

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　　 Als Tabellenwerkzeug in den Office-Programmen ist Excel äußerst nützlich zur Sammlung und Organisation von Daten. In einer Zeit, in der die Menge an Informationen stetig zunimmt, wird die Sammlung, Organisation und Verarbeitung von Daten für alle Branchen immer wichtiger. Daher wird Excel noch weiter verbreitet eingesetzt und ist zu einer unverzichtbaren Software für viele Büroangestellte geworden. Daher ist die sichere Bedienung von Excel eine unverzichtbare Arbeitsfähigkeit für Berufstätige. Zwar sind die Funktionen von Excel tatsächlich sehr leistungsstark – für die meisten Menschen dürfte deren Nutzung kein Problem sein – doch sie richtig einzusetzen, ist keineswegs einfach. Schauen wir uns nun einige gängige Tipps für die Verwendung von Excel an. Download-Adresse: office2007-download Tipp 1: Erste Einblicke in die neuen Einschränkungen Damit Nutzer in den Arbeitsblättern große Mengen an Daten durchsehen können, unterstützt Microsoft Office Excel 2007 bis zu 1.000.000 Zeilen und 16.000 Spalten pro Arbeitsblatt. Das bedeutet, dass die Kapazität einer einzelnen Arbeitsmappe in Excel 1.048.576 Zeilen mal 16.384 Spalten beträgt. Im Vergleich zur Version 2003 von Excel hat sich die Anzahl der verfügbaren Zeilen um 1.500 % und die Anzahl der verfügbaren Spalten um 6.300 % erhöht – die Kapazität ist somit erheblich gestiegen. Außerdem unterstützt Excel 2007 bis zu 16.000.000 verschiedene Farben. 　　 Außerdem kann man jetzt in derselben Arbeitsmappe unendlich viele Formatarten verwenden – anstatt nur auf 4.000 beschränkt zu sein ； Die Anzahl der Zellverweise pro Zelle ist von 8.000 auf eine beliebige Anzahl gestiegen; die einzige Beschränkung dürfte die Belastung des Computerspeichers sein. Um die Leistung von Excel zu verbessern, hat Microsoft die Speichermanagementfunktionen von 1 GB im Excel der Version 2003 auf 2 GB erhöht – das ist eine Verdopplung. Da Excel 2007 Dual-Prozessor- und Multithread-Chipsätze unterstützt, werden die Benutzer in großen Arbeitsblättern mit vielen Formeln eine schnellere Rechenleistung erleben. 　　 Tipp 2: Flexibles Hinzufügen von Seitenüberschriften und -fußzeilen in Excel-Dokumente. Nutzer, die häufig Excel verwenden, wissen vermutlich, dass es früher keineswegs einfach war, Seitenüberschriften und -fußzeilen in Excel-Dokumente hinzuzufügen. Dafür waren zahlreiche Einstellungen über Dialogfelder notwendig. Doch heute kann Excel in der vollständig vorvisualisierbaren „Seitenlayout“-Ansicht Überschriften und Fußzeilen zu Excel-Dokumenten hinzufügen – der Vorgang ist einfach und intuitiv. Die Bedienung erfolgt wie folgt: 1. Klicken Sie in der „Ribbon“-Leiste von Excel auf die Registerkarte „Einfügen“. 　　 2. Klicken Sie in der Gruppe „Text“ auf die Schaltfläche „Seitenkopf und Seitenfuß“. 　　 3. Im „Ribbon“ erscheint die kontextbezogene Registerkarte „Header- und Fußzeilentoolle“. In der Registerkarte „Design“ finden sich alle Befehle, die wir benötigen, um die Header und Fußzeilen eines Excel-Dokuments sehr intuitiv zu bearbeiten. Einen ansprechenden Aussehen für Tabellen in Excel zu erzielen, ist eigentlich ganz einfach. Tipp 3: Tabellen so schnell wie möglich attraktiv gestalten. In den neuesten Excel-Tabellen können die Nutzer sich voll und ganz auf das Eingeben wichtiger Daten konzentrieren, ohne sich um die Formatierung und das Erscheinungsbild der Tabellen kümmern zu müssen – dadurch wird die Arbeitsbelastung verringert. Lassen Sie Excel Ihnen dabei helfen, die Formatierung der Tabelle so schnell wie möglich abzuschließen. Die Schritt für Schritt-Anleitung ist wie folgt: 1. Gehen Sie in eine beliebige Zelle, die Daten enthält. 　　 2. Im Bereich „Stile“ der Registerkarte „Start“ wählen Sie eine Option zur Anwendung von Tabellenformatierungen aus. 　　 3. Daraufhin wird das Dialogfeld „Format auf eine Tabelle anwenden“ geöffnet, in dem die Quelle der Tabellendaten angegeben werden muss. 　　 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“. Dadurch werden automatisch die Farbe des Überschriftstextes, die Füllfarbe der Überschriftszelle sowie die Füllfarbe der Zeilen festgelegt. Zudem wird das Tabellenfeld in eine Liste umgewandelt – dadurch stehen zahlreiche Funktionen zur Verfügung, wie beispielsweise die automatische Filterung. 　　 Tipp 4: Automatische Anwendung des richtigen Formats sowie automatische Erstellung von Berechnungsspalten Wenn Sie neuen Spalten zu einer bereits vorhandenen Tabelle hinzufügen möchten, kann Excel das vorhandene Format automatisch anwenden – es ist daher keine erneute Einstellung notwendig. Außerdem kann in Tabellen von Office Excel schnell eine Berechnungsspalte erstellt werden. Die Berechnungsspalte verwendet eine Formel, die für jede Zeile gilt. Dadurch kann sie sich automatisch erweitern, um weitere Zeilen mit einzubeziehen – wodurch die Formel ebenfalls sofort auf diese Zeilen angewandt wird. Geben Sie die Formel einfach nur einmal ein – ohne die Befehle „Ausfüllen“ oder „Kopieren“ zu verwenden. Die konkreten Schritte sind wie folgt: 1. Wenn Sie eine neue Spalte hinzufügen möchten, geben Sie einfach den Namen der neuen Spalte rechts im Excel-Tabellenblatt ein. Nachdem Sie die Taste [Enter] gedrückt haben, wird automatisch eine neue Spalte hinzugefügt und mit dem entsprechenden Format versehen. 　　 2. Gehen Sie zur Zelle „E3“ und geben Sie dort die Formel für die Berechnung des Gesamtbetrags ein. Nach Drücken der [Enter]-Taste wird die Formel automatisch bis zum Ende der Liste kopiert, wodurch die Gesamtbeträge aller Einträge berechnet werden. Dadurch entsteht automatisch eine Spalte mit den Berechnungsergebnissen. 　　 Falls die Tabelle sehr lang ist, müssen Sie nicht mehr wie früher nach unten scrollen, ohne das Ende zu finden – das macht die Bedienung viel einfacher. 　　 Tipp 5: Wiederholte Daten schnell löschen Auch wenn Excel dabei hilft, große Mengen an Daten zu verarbeiten, kommt es dennoch vor, dass Fehler auftreten. Oft werden Daten mehrfach eingegeben – und obwohl wir alles sorgfältig überprüfen, ist es manchmal wirklich schwierig, solche Fehler zu entdecken. Dann ist es umso wichtiger, Excel zu nutzen – solche Probleme lassen sich so leicht lösen. 　　 1. Wählen Sie den Zellbereich aus, in dem duplizierte Einträge überprüft und entfernt werden sollen, und klicken Sie auf die Registerkarte „Daten“ in der Leiste. 　　 2. Klicken Sie in der Gruppe „Datenwerkzeuge“ auf die Schaltfläche „Doppelte Einträge löschen“. 　　　　 3. Nun öffnet sich das Dialogfeld „Duplikate entfernen“. Wählen Sie aus, für welche Spalten eine Überprüfung auf doppelte Werte durchgeführt werden soll. 　　 4. Nach der Einstellung klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“. Excel prüft dann die ausgewählten Spalten auf wiederholte Werte und gibt Anzeigen zu den Ergebnissen. 　　 Tipp 6: Die Gesamtverteilung der Daten wird durch schrittweise Farbwechsel anschaulich dargestellt. In einem Zellbereich wird ein zweifarbiger oder dreifarbiger Farbverlauf angezeigt – die Hintergrundfarbe gibt den Wert in der Zelle an. Zudem ändert sich die Farbe des Verlaufs intelligent je nach Größe des Datenwerts. Das ist wirklich beeindruckend, oder? Die neue Version von Excel bietet eine völlig neue Bedingungsformatierung „Helligkeitsstufen“, die es den Lesern ermöglicht, die Inhalte auf eine intuitivere und angenehmere Weise anzusehen. 　　 1. Wählen Sie die zu analysierenden Daten aus, z. B. den Zellbereich „A3:C8“. 　　 2. Im Reiter „Start“ der Excel-Ribbon klicken Sie in der Gruppe „Stile“ auf die Schaltfläche „Bedingte Formatierung“. 　　 3. Im Dropdown-Menü „Bedingte Formatierung“ ausführen Sie den Befehl „Helligkeitsstufen“ -> „Grün-Gelb-Rot-Stufen“. 　　 In diesem Fall werden die konkreten Werte in der Tabelle je nach ihrer Größe in verschiedenen Farben dargestellt. Das ist sehr nützlich für die Statistische Auswertung der Daten, da es ermöglicht, die Gesamtentwicklung auf einen Blick zu erkennen. Nutzen Sie die Farben voll aus, um die Daten anschaulicher zu machen. Tipp 7: Verwenden Sie Streifen unterschiedlicher Länge, um die Daten noch ansprechender darzustellen. Oben wurde der gesamte Tabellentext verglichen. Doch was tun, wenn man nur die Größe der Daten in einer bestimmten Spalte übersichtlich sehen möchte? In diesem Fall kann man für die Daten eine bedingte Formatierung mit „Datenspuren“ anwenden; die Länge der Datenspuren gibt dabei den Wert in der Zelle an. Durch die Betrachtung der farbigen Datensäulen kann man sich die Zeit sparen, die Werte nacheinander zu vergleichen, und so leicht den Maximal- oder Minimalwert in einer Datenspalte ermitteln. Die konkreten Schritte sind wie folgt: 1. Wählen Sie einen bestimmten Zellbereich in der Tabelle aus. 　　 2. Klicken Sie in der Registerkarte „Start“ der Excel‑Ribbon auf die Schaltfläche „Bedingte Formatierung“ in der Gruppe „Stile“. 　　 3. Anschließend wählen Sie im erscheinenden Dropdown-Menü den Befehl „Datensäule“ –> „Blaue Datensäule“. 　　 Wenn nun die bedingte Formatierung mit „Datenspalten“ angewendet wird, lassen sich die maximalen und minimalen Werte in der gesamten Spalte deutlich erkennen – es ist nicht notwendig, die einzelnen Werte nacheinander zu vergleichen, was sonst zu Verwirrung führen könnte. 　　 Tipp 8: Nutzung von Tabellen zur Darstellung der Entwicklungsrichtung der Daten. Durch die Verwendung des vielfältigen Satzes an farbenfrohen Symbolen, die Excel bietet, kann man die Entwicklungsrichtung der Daten sehr schnell in grafischer Form darstellen. Dadurch lässt sich eine bessere Vorstellung von der Gesamtsituation gewinnen. Schritt für Schritt: 1. Wählen Sie die Daten aus, bei denen eine Tendenz angezeigt werden soll. Klicken Sie auf der Registerkarte „Start“ im Gruppenbereich „Format“ auf die Schaltfläche „Bedingte Formatierung“. Im erscheinenden Dropdown-Menü wählen Sie den Befehl „Icon-Set“ –> „Vier Richtungen (farbig)“. Dadurch werden den Daten die entsprechenden Symbole hinzugefügt. 　　 2. Falls die hinzugefügten Symbole nicht ausreichen, kann man auch auf „Bedingte Formatierung“ in der Gruppe „Stil“ klicken. Im angezeigten Dropdown-Menü sollte man den Befehl „Regeln verwalten“ auswählen, um das Dialogfeld „Manager für Regeln der bedingten Formatierung“ zu öffnen. 　　 3. In diesem Dialogfeld wählen Sie die Regel „Icon-Set“ aus und klicken Sie auf „Regel bearbeiten“. Im anschließend geöffneten Dialogfeld „Formatierungsregeln bearbeiten“ legen Sie die konkreten Regeln fest (z. B. den Typ und die Größe der Werte), um verschiedene Icons anzuzeigen. 　　 Tipp 9: Schnelle Erstellung professioneller Diagramme Excel bietet den Nutzern sehr leistungsstarke Werkzeuge zur Erstellung von Diagrammen. Damit können professionelle Datenanalysen schnell durchgeführt werden – und ansprechende, hochwertige Diagramme entstehen mühelos. Bedienung: 1. Wählen Sie einen Zellbereich aus, klicken Sie auf die Registerkarte „Einfügen“ und wählen Sie in der Gruppe „Diagramme“ den „Kreisdiagramm“-Option. 　　 2. Sofort erscheinen die „Diagrammwerkzeuge“. Im Abschnitt „Diagrammstile“ auf der Registerkarte „Design“ sind viele professionelle Farbkombinationen zu sehen – man kann einfach einen beliebigen Stil auswählen. Wählen Sie anschließend aus der Gruppe „Diagrammlayout“ das erste Layout aus – dadurch werden automatisch Prozentangaben hinzugefügt. 　　 3. Um die Beschriftungen auf dem Kreisdiagramm anzupassen, kann man mit der rechten Maustaste auf eine der Beschriftungen klicken. Daraufhin erscheint ein Kontextmenü – auch in Word und PowerPoint vorhanden. In diesem Menü finden sich die am häufigsten verwendeten Befehle, mit denen man beispielsweise die Schriftfarbe und -größe festlegen kann. 　　 Früher dauerte es viel Zeit, solche professionellen und anspruchsvollen Diagramme zu erstellen, doch heute kann man sie in weniger als einer Minute fertigstellen. 　　 Tipp 10: Formeln einfach erstellen. Die neue, auf die Arbeitsleistung ausgerichtete Benutzeroberfläche von Office platziert die am häufigsten verwendeten Befehle in der „Ribbon“. So können Nutzer die benötigten Funktionen schnell im Bereich „Funktionen“ der Registerkarte „Formeln“ finden und verwenden – dadurch wird die Erstellung von Formeln effizienter. Doch einige lange Formeln sind in Tabellen nicht gut lesbar. Um das Lesen und Bearbeiten solcher langen Formeln in den Zellen zu erleichtern, kann man die Größe des Formelfeldes im Bearbeitungsfenster auf folgende 3 Arten anpassen. Konkrete Vorgehensweise: 1. Um das Formelfeld auf drei oder mehr Zeilen zu erweitern oder wieder auf eine Zeile zusammenzufalten, kann man auf die Erweiterungsknappe am Ende der Bearbeitungsleiste klicken – oder die Tastenkombination [Ctrl] + [Shift] + [U] verwenden. 　　 2. Um die Höhe des Formelfeldes präzise anzupassen, kann man den Mauszeiger über den unteren Rand des Formelfeldes bewegen, bis der Zeiger in eine vertikale Doppelpfeilform übergeht. Anschließend muss man mit der linken Maustaste den vertikalen Doppelpfeil nach oben oder unten ziehen, bis er an der gewünschten Stelle ist. Danach sollte man die Maustaste loslassen. 　　 3. Um die Größe des Formelfeldes automatisch an die Anzahl der Textzeilen in der aktiven Zelle anzupassen – bis zur maximalen Höhe –, sollte man den Mauszeiger über das Formelfeld halten, bis dieser zu einer vertikalen Doppelpfeil-Symbolik wird. Anschließend muss man mit der linken Maustaste doppelklicken. Excel zur Erstellung schöner und effizienter Tabellen – Tipp 11: Daten nach Farbe sortieren. Fast jeder mag bunte Farben. Die richtige und effektive Verwendung von Farben in Dokumenten kann deren Attraktivität und Lesbarkeit erheblich verbessern. Wenn die Daten nach Farbe sortiert und gefiltert werden können, ist das eine weitere Erleichterung bei der schnellen Organisation und dem Finden der gewünschten Daten. Mit Excel 2007 können Daten sowohl manuell als auch unter Verwendung von bedingten Zellformatierungen nach Formatierung (einschließlich Zellfarbe und Schriftfarbe) sortiert und gefiltert werden. Schauen wir uns zunächst an, wie man die Daten nach Farbe individuell sortieren kann. 　　 1. Im Abschnitt „Format“ auf der Registerkarte „Start“ kann man mithilfe der Funktion „Bedingte Formatierung“ unter „Regeln zur Hervorhebung von Zellen“ unterschiedliche Zellfarben sowie Schriftfarben für beliebige Zellbereiche anwenden. 　　 2. Klicken Sie auf eine Zelle im Datenbereich. Klicken Sie anschließend in der Gruppe „Bearbeiten“ auf die Schaltfläche „Sortieren und Filtern“. Im angezeigten Dropdown-Menü wählen Sie den Befehl „Benutzerdefiniertes Sortieren“. 　　 3. Im geöffneten „Sortieren“-Dialogfeld geben Sie die Haupt-/Nebenschlüssel, die Sortierkriterien sowie die Reihenfolge an und fügen 4 Sortierbedingungen hinzu. Nachdem Sie auf „OK“ geklickt haben, werden die Daten in der angegebenen Farbreihenfolge sortiert. 　　 Tipp 12: Daten nach Farbe filtern　Im vorherigen Tipp haben wir gelernt, wie man Daten nach Farbe sortiert. Wie filtert man sie jedoch auch nach Farbe? Keine Sorge, die Antwort wird gleich enthüllt. Die Vorgehensweise ist wie folgt: 1. Nutzen Sie die Funktion „Regeln zur Hervorhebung von Zellen“ in „Bedingte Formatierung“ der Gruppe „Stile“ auf der Registerkarte „Start“, um einer beliebigen Zellgruppe unterschiedliche Zellfarben sowie Schriftfarben zuzuweisen. 　　 2. Klicken Sie auf eine Zelle im Datengebiet, klicken Sie in der Gruppe „Bearbeiten“ auf die Schaltfläche „Sortieren und Filtern“. Im angezeigten Dropdown-Menü wählen Sie den gewünschten Filterbefehl aus. Excel fügt dann automatisch dreieckige Schaltflächen für die automatische Filterung zu den Spaltenüberschriften hinzu. 　　 3. Klicken Sie auf das Dreieckssymbol rechts neben dem Titel der Spalte „Ablaufdatum“. Im daraufhin erscheinenden Dropdown-Menü wählen Sie den Befehl „Nach Farbe filtern“. Anschließend wählen Sie aus der Liste „Nach Farbe der Zelle filtern“ oder „Nach Farbe der Schriftart filtern“ eine Farbe aus – damit ist die Filterung abgeschlossen. 　　 Tipp 13: Einfache Anpassung der Zellstile Wenn Sie in einem Eingabeschritt mehrere Formatierungen anwenden möchten und sicherstellen wollen, dass die Formatierung der einzelnen Zellen einheitlich ist, können Sie Zellstile verwenden. Zellstile sind eine Gruppe von definierten Formatierungsmerkmalen, wie Schriftart und -größe, Zahlformatierung, Zellrahmen und Zellhintergrund. Mithilfe der integrierten Zellstile von Excel kann jeder Benutzer die Formatierung sehr einfach durchführen. Die einfache Vorgehensweise ist wie folgt: 1. Wählen Sie die Zelle aus, der Sie ein Format zuweisen möchten. 　　 2. Klicken Sie in der Gruppe „Stile“ auf der Registerkarte „Start“ auf die Schaltfläche „Zellstil“. 　　 3. Klicken Sie auf den Zellstil, der angewendet werden soll. 　　 Außerdem sollte man eine grundlegende Erkenntnis beachten: Die Zellstile basieren auf dem Dokumententhema, das auf der gesamten Arbeitsmappe angewendet wird. Wenn auf ein anderes Dokumentthema umgeschaltet wird, werden die Zellstile automatisch aktualisiert, um mit dem neuen Dokumentthema übereinzustimmen. 　　 Tipp 14: Stellen Sie sicher, dass Sie den Überschriftentext jeder Tabelle immer sehen können. Um das Lesen langer Tabellendaten zu erleichtern, bietet Excel eine sehr nützliche Funktion: Wenn man den Datensatz in eine Tabelle umwandelt, kann man beim Durchblättern der Tabellendaten die Überschrift jedes Feldes stets klar erkennen. 　　 1. Wählen Sie den Datenbereich aus, den Sie in eine Tabelle umwandeln möchten, und klicken Sie auf die Registerkarte „Einfügen“. 　　 2. Im „Tabellen“-Bereich klicken Sie auf die Schaltfläche „Tabelle“, um das Dialogfeld „Tabelle erstellen“ zu öffnen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Tabelle enthält Überschrift“ und klicken Sie anschließend auf „OK“. 　　 3. Nachdem die Tabelle erstellt wurde, kann man sie nach oben und unten scrollen, um stets den Tabellenkopf sichtbar zu haben – also erscheint die ursprüngliche Überschriftenzeile an der Stelle der Spaltenüberschriften (natürlich muss der Cursor sich innerhalb der Tabelle befinden; nur so sind die Spaltenüberschriften sichtbar, wenn man die Scrollleiste bewegt). 　　 Hier ist ein kleiner Tipp: Wenn man einer normalen Datenebene einfach das Tabellenformat zuweist, kann man die Datenebene ebenfalls in eine Excel-Tabelle umwandeln. 　　 Tipp 15: Zusammenfassung von Daten in Tabellen Nachdem eine Tabelle in Excel erstellt wurde, können die darin enthaltenen Daten unabhängig von den Daten außerhalb dieser Tabelle verwaltet und analysiert werden. Durch das Anzeigen einer Zusammenfassungsspur am Ende der Tabelle und die Verwendung der in den Dropdown-Listen der Zellen dieser Zusammenfassungsspur bereitgestellten Funktionen kann man die Daten in einer Excel-Tabelle schnell zusammenfassen. Die Schritt für Schritt-Anleitung ist wie folgt: 1. Klicken Sie an einer beliebigen Stelle in der Excel-Tabelle – dann wird „Tabellenwerkzeuge“ verfügbar und die Registerkarte „Entwurf“ wird angezeigt. 　　 2. Im Bereich „Tabelleinstellungen“ auf der Registerkarte „Design“ wählen Sie das Kontrollkästchen „Zusammenfassungslinien“ aus. 　　 3. Zu diesem Zeitpunkt wird unten im Tabellenbereich eine Zusammenfassungsspur angezeigt, und in der linksten Zelle steht die Schrift „Zusammenfassung“. 　　 4. In der Zusammenfassungsspalte klicken Sie auf die Zelle, für die Sie eine Zusammenfassungsberechnung vornehmen möchten, und wählen Sie anschließend in dem Dropdown-Menü die gewünschte Funktion aus – wie z. B. Summe, Durchschnitt usw. 　　 Wenn Sie die 15 oben beschriebenen Tricks erlernen, wird sich Ihre Fähigkeit im Umgang mit Excel sicherlich schnell verbessern. Sie werden in der Lage sein, mit verschiedenen Tabellen viel effizienter umzugehen und dabei gleichzeitig die Genauigkeit sowie die Ästhetik der Daten zu gewährleisten – und das mit möglichst wenig Aufwand. ■