یہ مت کہو کہ جب کمپنیاں ISO9001 نافذ کرتی ہیں تو آپ کو آٹھ بڑی الجھنوں کا سامنا نہیں کرنا پڑا!

Thread Content

کوالٹی سسٹم کا انتظام زندگی کے تمام شعبوں میں ایک ضرورت اور فیشن بن گیا ہے، لیکن بہت سے لوگ اسے فوائد پیدا کرنے اور کارپوریٹ مینجمنٹ کی سطح کو بہتر بنانے کے لیے استعمال نہیں کر سکتے۔ آیا کوالٹی سسٹم مینجمنٹ انٹرپرائز کی ایک اہم پوزیشن پر ہے، انٹرپرائز کی بقا اور ترقی کی قسمت کا تعین کرتا ہے۔ مضمون میں معیار کے نظام کے انتظام کے عمل میں کچھ عام مسائل اور حل کی فہرست دی گئی ہے، اور انہیں تمام معیاری لوگوں کے ساتھ شیئر کیا گیا ہے۔ مضمون کے نچلے حصے میں تبصرہ کے علاقے میں، آئیے کوالٹی سسٹم کے بارے میں بات کرتے ہیں۔ مینوفیکچرنگ کمپنی میں کام کرنے والے ہر ملازم کے لیے، ISO9001 (GB/T19001) کوالٹی سسٹم کوئی اجنبی نہیں ہے، لیکن کوالٹی سسٹم مینجمنٹ کے معاملے میں بہت کچھ کرنا ہے۔ آیا کوالٹی سسٹم مینجمنٹ کی پوزیشننگ انٹرپرائز کی ایک اہم پوزیشن میں ہے اس سے پروڈکٹ کوالٹی اور انٹرپرائز کو چلانے کے تصور کی طرف انٹرپرائز کا رویہ طے ہوتا ہے۔ معیار کے بغیر مصنوعات انٹرپرائز میں لامتناہی درد، سکڑاؤ اور یہاں تک کہ دیوالیہ پن لے کر آئیں گی۔ کوالٹی سسٹم کا انتظام زندگی کے تمام شعبوں میں ایک ضرورت اور فیشن بن گیا ہے، لیکن بہت سے لوگ اسے فوائد پیدا کرنے اور کارپوریٹ مینجمنٹ کی سطح کو بہتر بنانے کے لیے استعمال نہیں کر سکتے۔ ISO9001 کوالٹی سسٹم کے عمل کو لاگو کرنے اور اسے برقرار رکھنے کے بارے میں الجھن 1. صرف کوالٹی مینجمنٹ سسٹم سرٹیفیکیشن کی پرواہ کریں۔ کاروباری اداروں کی اعلیٰ انتظامیہ کا 80% صرف کوالٹی مینجمنٹ سسٹم سرٹیفیکیشن حاصل کرنے کا خیال رکھتا ہے۔ وہ کوالٹی مینجمنٹ سسٹم کے آپریشن کی کارکردگی اور تاثیر کو بہتر بنانے میں اس کی پرواہ، سمجھ یا سرمایہ کاری نہیں کرتے ہیں۔ یہاں تک کہ وہ کوالٹی سسٹم کے انتظام کو ایک ذیلی محکمہ کے طور پر مانتے ہیں، جس کی وجہ سے رہنما اور ملازمین کوالٹی سسٹم کی معیاری کاری کے کام کی مزاحمت کرتے ہیں۔ ہر کوئی اب بھی اپنی مرضی کے مطابق کام کرتا ہے۔ اس طرح کی طویل مدتی ترقی ناگزیر طور پر انٹرپرائز آپریشن اور مینجمنٹ میں "دو کھالوں" کے رجحان کا باعث بنے گی۔ قائم کردہ نظام اصل آپریشن سے مطابقت نہیں رکھتا۔ کوالٹی سسٹم کا انتظام خالصتاً ثبوت اور کاسمیٹکس حاصل کرنے کے لیے ہے۔ اصل فیکٹری آپریشن اور انتظام اب بھی "شہنشاہ طرز" ہے۔ قیادت کے مرکز سے، کوالٹی مینجمنٹ کو صحیح جگہ پر نہیں رکھا گیا ہے۔ 2. یہ انٹرپرائز کے اندر اپنے دفاع کا صرف ایک ہتھیار ہے۔ کوالٹی سسٹم پروگرام دستاویز کاروباری عمل میں کوالٹی مینجمنٹ کا خلاصہ اور ایک معیاری رہنمائی دستاویز ہے۔ تاہم، پروگرام کی دستاویز جامع نہیں ہو سکتی۔ صرف پیداوار اور آپریشن کے انتظامی عمل میں، صحیح معیار کی آگاہی اور خیالات کو چیزوں کی نشوونما کے سبب اور اثر کے مطابق معیار کے مسائل کو حل کرنے کے لیے استعمال کیا جا سکتا ہے۔ مسلسل خلاصہ اور تطہیر کے بعد، مستقبل کی رہنمائی کے لیے ایک پروگرام دستاویز تشکیل دی جاتی ہے۔ بہت سے اداروں میں، کوالٹی مینجمنٹ سسٹم کے دستاویزات بنیادی طور پر انٹرپرائز کے حقیقی انتظام میں مختلف محکموں کے لیے خود دفاعی ہتھیار بن چکے ہیں۔ ہر شعبہ جو اس مسئلے پر بحث کرتا ہے اس کے پاس واقعات کا اپنا ورژن ہوتا ہے، اور سبھی کے پاس جواز، ذمہ داریوں سے کنارہ کشی، اور سنگین اندرونی رگڑ پیدا کرنے کی بنیاد کے طور پر دستاویزات موجود ہیں۔ بات چیت اور قراردادوں کو حل کرنا اکثر مشکل ہوتا ہے، اور قراردادوں پر عمل درآمد کرنا اکثر مشکل ہوتا ہے۔ روزمرہ کے انتظام میں پہلے حالات پر گفت و شنید کریں پھر کام کریں اور سودے بازی کریں۔ ہم ایسے کام کرنے میں جلدی کرتے ہیں جو فائدہ مند ہیں، لیکن ایسے کام کرنے سے گریزاں ہیں جو فائدہ مند نہیں ہیں۔ ہم سب دستاویز کے ضوابط کو واضح اور قابل فہم انداز میں "چیزوں کی وضاحت" کے لیے استعمال کر سکتے ہیں۔ اگر کسی چیز کو واقعی پیچھے نہیں دھکیلا جا سکتا ہے، تو ہمیں معروضی عوامل پر زور دینا چاہیے، اسے بفر کرنے کے لیے "طریقہ کار" استعمال کرنا چاہیے، یا شرائط پر مذاکرات کے بعد ہی اسے قبول کرنا چاہیے۔ 3. ہمارا یقین ہے کہ معیار کا نظام ہر چیز کا احاطہ کرتا ہے اور تمام بیماریوں کا علاج کرتا ہے۔ معیار کے نظام کی دستاویز بنیادی طریقہ کار کی ضروریات کے بارے میں بات کرتی ہے۔ اس فریم ورک کے اندر، ہمیں انٹرپرائز کی پیداوار اور آپریشن میں پروڈکٹ سے متعلق مسائل کو حل کرنے کے لیے کوالٹی سسٹم کے آٹھ انتظامی اصولوں کا استعمال کرنا چاہیے، بجائے اس کے کہ کوالٹی سسٹم مینجمنٹ کو انٹرپرائز کے آپریشن میں کسی بھی قسم کی پریشانی کا ذمہ دار ٹھہرایا جائے۔ درحقیقت، کسی انٹرپرائز کے کاروباری انتظام کے عمل میں، کوالٹی سسٹم مینجمنٹ، پرسنل سسٹم مینجمنٹ، فنانشل سسٹم مینجمنٹ، بزنس فیصلہ سازی کا انتظام، وغیرہ ہوتے ہیں۔ کوالٹی سسٹم مینجمنٹ صرف پروڈکشن اور آپریشن کے عمل میں پروڈکٹ کے معیار سے متعلق مواد کا انتظام ہے۔ 4. کوالٹی مینجمنٹ سسٹم کی دستاویزات کو منفی طور پر یا غلطی سے بھی استعمال کریں اور کوالٹی سسٹم مینجمنٹ کو قائدانہ ہدایات کے انسپکٹر کے طور پر دیکھیں۔ مرکزی آڈٹ، خصوصی آڈٹ، ماہانہ معائنہ، سہ ماہی معائنہ وغیرہ مختلف کام کرنے والے محکموں کو مغلوب اور پریشان کن بنا دیتے ہیں۔ سرٹیفیکیشن کے بعد کوالٹی مینجمنٹ میں کمی لیڈر کی کوالٹی کی یک طرفہ سمجھ سے الگ نہیں ہے۔ کمپنی کے اعلیٰ مینیجرز کو کوالٹی سسٹم دستاویزات کی سمجھ کو بہت اہمیت دینی چاہیے۔ ISO9001 کے فروغ کے لیے انٹرپرائز کے وسائل کی ایک بڑی مقدار کو متحرک کرنے کے ساتھ ساتھ نئے غیر محسوس وسائل کی ضرورت ہے۔ انتظامی اتھارٹی کی کمی اور کارپوریٹ وسائل کے کنٹرول کی وجہ سے صرف نچلی سطح کی کوششوں پر انحصار کرتے ہوئے ISO9001 کو فروغ دینا بہت مشکل ہے۔ 5. کوالٹی سسٹم مینجمنٹ کو "اعتکاف" کے طور پر سمجھیں۔ کوالٹی سسٹم ایڈمنسٹریٹر کی حیثیت بنیادی طور پر ایک باطل ہے۔ وہ صرف اس کے بارے میں سوچتا ہے جب رہنماؤں کو معیاری واقعات سے نمٹنے کی ضرورت ہوتی ہے۔ کوالٹی سسٹم مینجمنٹ کو حادثے کے تفتیش کار کے طور پر سمجھیں، یا صرف ایک کردار جو کام کی مخصوص تفصیلات سے نمٹنے میں مصروف ہے۔ یہ صرف نظام کی رہنمائی اور آپریشن کو معیاری بنانے میں کوئی کردار ادا نہیں کر سکتا، کیونکہ کافی اجازت نہیں ہے، ملازمت کا کوئی زیادہ معاوضہ نہیں ہے، اور ملازمین کو شعوری یا غیر شعوری طور پر سنجیدگی سے نہیں لیا جاتا ہے۔ کوالٹی سسٹم مینجمنٹ کے وضع کردہ اقدامات اور طریقوں پر عمل درآمد نہیں کیا جاتا ہے، اور ملازمین اب بھی قائد کے "شاہی حکم" کے مطابق کام کرتے ہیں۔ 6. قیادت اور نظم و نسق کا نظریہ صرف نتائج کو دیکھتا ہے لیکن عمل کو نہیں، کوالٹی مینجمنٹ سسٹم کے بنیادی اصول "عمل کا طریقہ استعمال کرتے ہوئے" کے خلاف ہے، جس کی وجہ سے کوالٹی مینجمنٹ سسٹم کے دستاویزات پر عمل درآمد کے عمل میں غیر شعوری طور پر کم یا کوئی کوالٹی مینجمنٹ ریکارڈ یا طریقہ کار نہیں بنایا جاتا، اور ثبوت کی خاطر جھوٹے ڈیٹا کی تکمیل ہوتی ہے۔ جب تک آپ چاقو کے نیچے کھانا دیکھ سکتے ہیں، طویل عرصے میں، کارپوریٹ مینجمنٹ کی سطح لامحالہ گرے گی۔ کوالٹی مینجمنٹ کی طویل مدتی نوعیت اور وراثت کی وجہ سے، فیکٹریوں کے پاس 5 سالہ یا 10 سالہ منصوبہ ہونا چاہیے، بنیادی کام سے شروع ہو کر، پالیسی رہنمائی اور طریقوں کے ذریعے ادارے کے مخصوص آپریشن کے عمل میں معیار کے تصور کو نافذ کرنا، اور ملازمین کے ضابطہ اخلاق کو مستحکم اور مستحکم کرنے کے لیے مسلسل بے ترتیب معائنہ اور نگرانی کرنا۔ 7. کوالٹی آڈٹ میں صرف غیر موافقت کی تعداد پر توجہ دیں۔ کوالٹی سسٹم سرٹیفیکیشن کے تقاضے زیادہ سے زیادہ ہوتے جا رہے ہیں۔ آڈٹ میں پائی جانے والی غیر موافقت کو درست طریقے سے دیکھا جانا چاہیے اور اسے عام نہیں کیا جا سکتا۔ یہ خیال کیا جاتا ہے کہ بہت سے غیر موافقت اور بہت سے عام مسائل کا مطلب یہ ہے کہ کوالٹی مینجمنٹ اچھی طرح سے نہیں کی جاتی ہے۔ ایک لیڈر کے طور پر، مجھے اس بارے میں احتیاط سے سوچنے کی ضرورت ہے کہ میں کوالٹی مینجمنٹ کے لیے کون سے وسائل فراہم کرتا ہوں اور آڈٹ کی عدم مطابقت کے ذریعے کوالٹی سسٹم کے انتظام کو مسلسل کیسے بہتر بنایا جا سکتا ہے۔ 8. آڈٹ کے دوران مؤثر طریقے سے بات چیت کرنے میں ناکامی۔ خواہ یہ فریق ثانی کا آڈٹ ہو یا فریق ثالث کا آڈٹ، اکثر ایسا ہوتا ہے کہ آڈٹ ایجنسی آڈٹ کے دوران مؤثر طریقے سے بات چیت نہیں کر سکتی۔ کچھ آڈٹ ایجنسیاں خود کو "شہنشاہ" بھی مانتی ہیں اور یہ مانتی ہیں کہ آڈٹ شدہ فیکٹریوں کو اپنے "غیر مساوی معاہدوں" کی مکمل پابندی کرنی چاہیے اور اس پر کوئی اعتراض نہیں ہو سکتا۔ ； آڈٹ کیے جانے والے کارخانوں کے لیڈروں نے آڈیٹرز کو ناراض نہ کرنے کے مقصد سے سسٹم مینجمنٹ کے لیے تقاضے بھی طے کیے ہیں۔ درحقیقت آڈٹ کا مقصد فیکٹری کے مسائل اور خامیوں کی نشاندہی کرنا ہے۔ دونوں فریقین کے رابطے اور تصدیق کے بعد ہی، اور مسائل کی مکمل تفہیم کے بعد، وہ صحیح معنوں میں بہتری کا مقصد حاصل کر سکتے ہیں۔ کوالٹی سسٹم مینجمنٹ کی تاثیر کیسے حاصل کی جائے 1. "جو ضروری ہے لکھیں، جو لکھا گیا ہے وہ کریں، اور جو کچھ کیا گیا ہے اسے نوٹ کریں۔" ”کوالٹی سسٹم کی دستاویزات (معیار دستی، طریقہ کار کے دستاویزات) کی تیاری کا مقصد ملازمین کے کام کو معیاری بنانا ہے۔ آیا ملازمین جان بوجھ کر اپنا کام طریقہ کار کے دستاویزات کے تقاضوں کے مطابق انجام دیتے ہیں یہ تاثیر کا جائزہ لینے کے لیے مقداری اشارے میں سے ایک ہے۔ بہت سی تصدیق شدہ کمپنیاں ایک ہی احساس رکھتی ہیں - دستاویزات کو مرتب کرنا آسان ہے لیکن عمل کرنا مشکل ہے۔ درحقیقت، یہ منظمیت اور عملییت پر زور دیتا ہے، "جو آپ کو ضرورت ہے وہ لکھیں، جو لکھیں وہ کریں، اور جو کچھ آپ کرتے ہیں اسے نوٹ کریں۔" ”کوالٹی ریکارڈز کو چلانے کے لیے ٹیبل کا استعمال اچھے متوقع نتائج حاصل کرے گا۔ 2. رولنگ اندرونی معیار کے آڈٹ کے ذریعے خود کی اصلاح۔ اندرونی معیار کے آڈٹ کو ایمانداری سے انجام دینا کوالٹی سسٹم مینجمنٹ کا ایک اہم حصہ ہے۔ آڈٹ کو پوری کمپنی کو افقی اور عمودی طور پر کور کرنے کے قابل ہونا چاہیے، اور خود اصلاح کرنا چاہیے۔ پریکٹس نے ثابت کیا ہے کہ یہاں تک کہ اگر کوئی انٹرپرائز کوالٹی سسٹم سرٹیفیکیشن پاس کرچکا ہے، تو کوالٹی سسٹم کے اصل آپریشن میں ہمیشہ کسی نہ کسی قسم کے مسائل پیش آئیں گے۔ اگر مسائل کو مسلسل دریافت کرنے اور ان کو حل کرنے اور مسلسل بہتری اور بہتری لانے کا کوئی طریقہ کار نہیں ہے، تو مختلف مسائل پیدا ہوں گے جو کوالٹی سسٹم کے آپریشن کو متاثر کرتے ہیں، دھیرے دھیرے کوالٹی سسٹم کو چلانے میں دشواری پیدا کرتے ہیں، اور بالآخر صرف نام میں موجود کوالٹی سسٹم کی طرف لے جاتے ہیں۔ داخلی درجہ بندی کے تعلقات پر مبنی عمومی اندرونی آڈٹ، عام طور پر انتظامیہ کا آڈٹ نہیں کرتا، جو دراصل غلط ہے۔ کیونکہ معیار کے حوالے سے انتظامیہ کا رویہ معیار کے کام کے حوالے سے ملازمین کے رویے کو براہ راست متاثر کرے گا۔ 3. معیار کی لاگت پر توجہ دیں اور صارفین کو مطمئن کریں۔ معیار کی لاگت کوالٹی مینجمنٹ کی سطح کا اندازہ کرنے کے لیے مقداری اشارے میں سے ایک ہے۔ ایک غیر موثر کمپنی کے معیار کا تصور کیا جا سکتا ہے۔ انٹرپرائز کا معیاری کام کوالٹی مینجمنٹ کے فلسفے کو ابھارتا ہے - آٹھ بنیادی اصول۔ یہ "گاہکوں کو خدا مانتا ہے" اور نہ صرف صارفین کو فراہم کی جانے والی مصنوعات کے معیار پر توجہ دیتا ہے بلکہ صارفین کے ساتھ اچھے تعلقات بھی استوار کرتا ہے۔ گاہک کی اطمینان درحقیقت بہت زیادہ مواصلات اور سمجھ بوجھ کی ضرورت ہوتی ہے۔ کاروباری آپریشن کے عمل میں، کوالٹی مینجمنٹ انٹرپرائز کی اصل صورتحال پر مبنی ہونی چاہیے۔ یہ صارفین کی طرف سے پیش کی جانے والی تمام ضروریات کی آنکھیں بند کر کے تعمیل نہیں کر سکتا۔ کچھ تقاضے جو کمپنی کی بہتر بنانے کی صلاحیت سے زیادہ ہیں انہیں مواصلات کے ذریعے حل کیا جانا چاہئے۔ 4. عمل پر مبنی کام کی وضاحتیں ایک ٹریس ایبلٹی سسٹم کو نافذ کرتی ہیں۔ پروڈکٹس اور سروسز کے معیار کی ضمانت عمل پر مبنی کام کی وضاحتوں کے ذریعے دی جاتی ہے۔ کسی بھی غیر مطابقت پذیر مصنوعات کی وجوہات کی نشاندہی کی جانی چاہئے اور ذمہ دار شخص کا مؤثر طریقے سے پتہ لگایا جاسکتا ہے۔ یہاں تک کہ اگر کوئی جرمانہ نہیں ہے، صرف نمائش بھی معیار کی آگاہی کو بہتر بنانے میں کردار ادا کر سکتی ہے۔ یہ ضروری ہے کہ بار بار عدم مطابقت کے لیے فوکسڈ ٹریکنگ اور بند لوپ کو انجام دیا جائے، اور ملازمین کو کوالٹی کیسز اور کوالٹی تجزیہ میٹنگز کے ذریعے حقائق سے آگاہ کیا جائے۔ 5. انتظامیہ کو ہمیشہ معیار کی "عظیم حکمت" کو مجسم کرنا چاہیے۔ کچھ ملازمین اور یہاں تک کہ کام پر نچلے درجے کے مینیجرز کو یہ سمجھنے میں سخت دقت ہوتی ہے کہ ایک سادہ کام کو اتنے لنکس میں کیوں توڑا جانا چاہیے اور کس قسم کی کام کی ہدایات حاصل کی جانی چاہیے۔ اس کے بغیر، کیا ہم اچھی مصنوعات تیار نہیں کر پائیں گے؟ بہت سے لوگ ہیں جو اکثر شکایت کرتے ہیں۔: اگر ہم سب اس پر عمل کریں تو ہمیں کچھ کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔ ایک بار جب کوالٹی کنٹرول ڈپارٹمنٹ اور پروڈکشن ڈپارٹمنٹ کے درمیان تنازعہ پیدا ہو جاتا ہے، کاروباری آپریٹرز (انتظام) زیادہ امید کرتے ہیں کہ مصنوعات بالکل ایک جیسی ہوں گی، اور پیداوار اور فروخت کو مرکزی توجہ ہونا چاہیے۔ لہذا، کئی بار، کاروباری اداروں کے معیار کے نظام کا انتظام بے بس ہے. Zhang Ruimin کی ریفریجریٹر کو توڑنے کی کہانی Zhang Ruimin کے پیچھے موجود عظیم حکمت کی عکاسی کرتی ہے جس کی وجہ سے Haier ایک بڑی بین الاقوامی کمپنی بن گئی۔ لیکن جب مصنوعات کے معیار کی بات آتی ہے، تو ہم شاذ و نادر ہی "ریفریجریٹرز کو توڑتے ہوئے" کی زیادہ کہانیاں دیکھتے ہیں، اس لیے کمپنیوں کی اکثریت کو سمجھنا مشکل نہیں ہے۔ خلاصہ: مینوفیکچرنگ انڈسٹری کے ایک اہم حصے اور یہاں تک کہ پورے اداروں اور اداروں کے انتظام کے طور پر، کوالٹی سسٹم مینجمنٹ کو سینئر مینجمنٹ کی مسلسل توجہ اور اجازت، معیاری ملازمین کی مسلسل بہتری، اور پوری تنظیم کے PDCA سرپل کوالٹی سائیکل میں شرکت کی ضرورت ہوتی ہے۔ صرف اسی طرح تنظیم کے کام کو صحیح معنوں میں بہتر بنایا جا سکتا ہے اور معیار کی سطح کو بلند کیا جا سکتا ہے۔ ذریعہ: نیٹ ورک