साझा करें | गुणवत्ता संबंधी त्रुटियों को दूर करने हेतु, आप ऐसा कर सकते हैं।

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गुणवत्ता प्रबंधक, मानवीय त्रुटियों को कैसे नियंत्रित करते हैं, एवं निरीक्षण की दक्षता को कैसे बढ़ प्रश्न: मैं गुणवत्ता नियंत्रण विभाग का प्रमुख हूँ। मैं विशेषज्ञों से पूछना चाहता हूँ कि मानवीय त्रुटियों को कैसे प्रभावी ढंग से नियंत्रित किया जा सकता ह अपने विभाग की जिम्मेदारियों के दायरे में, निरीक्षण प्रक्रिया की दक्षता को और कैसे बढ़ाया जा सकता है? उत्तर: उत्पादन की गुणवत्ता पर अच्छा नियंत्रण रखने हेतु, एक पूर्ण नियंत्रण प्रणाली आवश्यक है। सबसे पहले एक नियंत्रण योजना तैयार करनी होगी। इस योजना में महत्वपूर्ण प्रक्रिया संबंधी संकेतकों (KPI) को स्पष्ट रूप से परिभाषित किया जाना चाहिए, साथ ही नमूनों को लेने की उचित आवृत्ति, नमूनों का आकार, कौन-से नियंत्रण चार्ट एवं जाँच विधियाँ अपनाई जाएंगी, इसका भी उल्लेख किया जाना चाहिए। साथ ही, अनियंत्रण की स्थिति में क्या कदम उठाए जाएंगे, इसकी भी योजना बनानी होगी। इसके बाद, प्रबंधक को संकलित की गई आंकड़ों/जानकारियों के आधार पर सांख्यिकीय विश्लेषण करना होता है, ताकि लगातार सुधार किया जा सके। मानवीय त्रुटियों को निम्नलिखित तरीकों से प्रभावी ढंग से नियंत्रित किया जा सकता है: मानकीकृत कार्यप्रणाली, पोका-योके त्रुटि-रोधी तकनीकें, एवं मापन प्रणाली का विश्लेषण। हम सभी जानते हैं कि उत्पादों की गुणवत्ता तो निर्माण के दौरान ही निर्धारित हो जाती है, न कि जाँच के दौरान। इसलिए हमारा लक्ष्य तो ऐसे किसी भी जाँचकर्ता की आवश्यकता ही न रहे, अर्थात् शून्य जाँचकर्ता ही हों। दूसरे शब्दों में, जब निर्माण प्रक्रिया में सुधार हो जाता है एवं वह पर्याप्त रूप से अच्छी हो जाती है, तब हम निरीक्षण करने वाले कर्मचारियों की संख्या कम करने पर विचार कर सकते हैं, एवं निरीक्षण की दक्षता में और सुधार किया जा सकता है। मानवीय त्रुटियों को कैसे कम किया जा सकता है? प्रश्न: कर्मचारी निर्धारित प्रक्रियाओं का पालन नहीं कर पाते हैं। उदाहरण के लिए, नियमित रूप से उपकरणों की जाँच करना भूल जाते हैं; उपकरणों की पाइपलाइनों में परिवर्तन करते समय कभी-कभी महत्वपूर्ण वाल्वों को बंद करना भी भूल जाते हैं। ऐसी ही कई अन्य छोटी-छोटी बातें हैं जिन्हें नियमों/प्रक्रियाओं के अनुसार किया जाना आवश्यक है, लेकिन कर्मचारी उन्हें पूरा नहीं कर पाते। कुछ प्रबंधक भी अक्सर समय पर कार्य पूरा नहीं कर पाते, या फिर वे सिर्फ औपचारिकता ही निभाते हैं। मैं सोचता रहता हूँ कि क्या यह गुणवत्ता से संबंधित समस्या है, या फिर विभिन्न स्तरों पर कार्य करने वाले प्रबंधकों की जिम्मेदारियाँ ठीक से निभ विशेषज्ञों से पूछना चाहिए कि ऐसी स्थितियों का प्रबंधन कैसे किया जाए।
उत्तर: SOP प्रक्रियाएँ, संचालन संबंधी निर्देश, कड़े नियम-कानून आदि सभी तो केवल कागज पर ही मौजूद होते हैं। ये हमारे कर्मचारियों को बता सकते हैं कि क्या करना है, कब करना है, एवं कैसे करना है; लेकिन ये यह तो नहीं बता सकते कि कर्मचारी कार्य करते समय कोई गलती नहीं करेंगे। और हम सभी जानते हैं कि जब तक कोई कार्य मनुष्य द्वारा ही किया जाता है, तब तक गलतियाँ होना अनिवार्य है। इसलिए ऐसी स्थितियों में हमें गलतियों को रोकने हेतु और अधिक सुरक्षा उपायों के बारे में सोचना ही पड़ता है। उदाहरण के लिए, ऊपर बताए गए मामले में “उपकरणों/पाइपलाइनों को बदलते समय कभी-कभी महत्वपूर्ण वाल्वों को बंद करना ही भूल जाता है”。 ऐसी स्थिति में, क्या हम कोई ऐसा उपकरण उपयोग में ला सकते हैं, जिससे वाल्वों को बंद करना भूलने से बचा जा सके? यदि पहले वाल्व को बंद नहीं किया गया, तो उपकरणों/पाइपलाइनों में परिवर्तन करना असंभव है। इसके अलावा, हमारे पास एक पूर्ण नियंत्रण योजना भी होनी आवश्यक है। अयोग्य उत्पादों से संबंधित जानकारी कैसे एकत्र की जाए? प्रश्न: कंपनी के उत्पाद कपड़े हैं। हमने उत्पादों की जाँच हेतु कोई विशेष IPQC विभाग स्थापित नहीं किया है; उत्पादों की जाँच मुख्य रूप से उत्पादन विभाग के कर्मचारियों की रिपोर्टों के आधार पर ही की जाती है। कुछ प्रक्रियाओं में, कार्यशाला प्रबंधक ही प्रभावी समाधान सुझा सकते हैं; जबकि अन्य प्रक्रियाओं में हमेशा QA से ही सलाह ली जाती है। और अनुपयुक्त उत्पादों से संबंधित जानकारी को दर्ज करने एवं सुधारात्मक उपाय करने के मामले में भी हमें एकरूपता बनाने में कठिनाई होती है। कृपया बताइए कि अनुपयुक्त उत्पादों से संबंधित जानकारी कैसे एकत्र की जाए, उदाहरण के लिए, कौन-सी जानकारियों को दर्ज करने की आवश्यकता है? उत्तर: रिकॉर्ड, वास्तव में जानकारी/आंकड़ों का संग्रह एवं संरक्षण ही है। लेकिन कौन-सी जानकारियाँ महत्वपूर्ण हैं, और कौन-सी गौण? वास्तव में, इन सभी बातों को नियंत्रण योजना में स्पष्ट रूप से परिभाषित किया जाना चाहिए। गुणवत्ता प्रबंधक के रूप में, हमें सबसे पहले यह जानना आवश्यक है कि हमारे KPI क्या हैं; उसके बाद ही हम उचित तरीके से डेटा एकत्र कर सकते हैं, ताकि आगे के सांख्यिकीय विश्लेषणों हेतु आवश्यक जानकारी उपलब्ध हो सके। निरंतर प्रक्रिया-सुधार के बाद, प्रक्रिया के वास्तविक गुणवत्ता स्तर के आधार पर नमूनों की संख्या एवं नमूना-लेने की आवृत्ति को पुनः निर्धारित किया जा सकता है; यहाँ तक कि कुछ अनावश्यक जाँचों या नमूना-लेने की प्रक्रियाओं को भी हटाया जा सकता है। इसलिए, नियंत्रण योजना बनाना बहुत ही महत्वपूर्ण है। गुणवत्ता इंजीनियर, विकास प्रक्रिया में कैसे भाग लेते हैं? प्रश्न: मैं एक गुणवत्ता इंजीनियर हूँ, और कंपनी के किसी उत्पाद के विकास में भाग लेता हूँ। लेकिन अनुसंधान एवं विकास विभाग, गुणवत्ता इंजीनियरों की व्यावसायिक क्षमताओं पर संदेह करता है, इसलिए वह उन्हें अस्वीकार कर देता है। क्या उत्पादों के विकास प्रक्रम में हस्तक्षेप करने का कोई बेहतर तरीका है? (प्रश्नकर्ता: यांग शियाओ (जुन)) उत्तर: गुणवत्ता इंजीनियरों का अनुसंधान एवं विकास प्रक्रिया में भाग लेना बहुत ही आवश्यक एवं महत्वपूर्ण है। जब किसी उद्यम का स्तर 5σ से ऊपर पहुँच जाता है, तो हमारे डिज़ाइनरों को उत्पाद की निर्माण-योग्यता को ध्यान में रखना आवश्यक हो जाता है। ऐसे समय में, एक अनुभवी गुणवत्ता इंजीनियर, उचित सांख्यिकीय विधियों या गुणवत्ता संबंधी उपकरणों का उपयोग करके प्रयोगात्मक आंकड़ों का विश्लेषण कर सकता है। वह कई उपयोगी सुझाव दे सकता है; जिससे डिज़ाइन में सुधार किया जा सके, एवं बड़े पैमाने पर उत्पादन के दौरान पहले हुई समस्याओं से बचा जा सके। जबकि डिज़ाइनरों में आमतौर पर आँकड़ों के प्रभावी विश्लेषण हेतु सांख्यिकीय उपकरणों का उपयोग करने की क्षमता कम होती है; इसलिए दोनों एक-दूसरे के पूरक बन सकते हैं गुणवत्ता इंजीनियरों को उत्पादों के विकास प्रक्रम में प्रभावी ढंग से शामिल होने के लिए, हमें विकास संबंधी SOP दस्तावेजों में प्रत्येक चरण में गुणवत्ता इंजीनियरों की जिम्मेदारियों को स्पष्ट रूप से परिभाषित करना होगा। ग्राहकों की शिकायतों को कैसे संभाला जाए? प्रश्न: कंपनी द्वारा ग्राहकों की शिकायतों को संभालने हेतु अपनाया गया प्रक्रिया यह है – बिक्री कर्मचारी ग्राहकों की शिकायतों को रिपोर्ट करते हैं, फिर संबंधित विभाग उन शिकायतों के कारणों का विश्लेषण करता है एवं उनके समाधान हेतु उपाय सुझाता है। लेकिन जिम्मेदार विभागों की ओर से दी गई प्रतिक्रियाएँ केवल औपचारिक शब्दों की श्रृंखला मात्र हैं; इनसे वास्तविक सुधार या रोकथाम संभव नहीं है, और न ही ये ग्राहकों की आवश्यकताओं को पूरा कर पाती हैं। कृपया बताइए कि हमें ग्राहकों की शिकायतों के निवारण हेतु कैसी समीक्षा प्रणाली स्थापित करनी चाहिए? या फिर, प्रणाली के संचालन के दौरान ही यह स्पष्ट हो जाना चाहिए कि कौन-सा विभाग समीक्षा करने के लिए जिम्मेदार है? उत्तर: आपके द्वारा उल्लेखित यह समस्या, कई कंपनियों को आती है। इस समस्या का मूल कारण सिस्टम प्रोग्रामों में ही है। सबसे पहले, ग्राहकों की शिकायतों को विभिन्न विभागों के संबंधित अधिकारियों के प्रदर्शन से जोड़ना आवश्यक है। साथ ही, ग्राहक संतुष्टि के मापदंड भी निर्धारित करने आवश्यक हैं। ऐसा करने से सुधारात्मक कार्रवाइयों की प्रभावशीलता एवं कार्यकुशलता में सुधार होगा। फिर, ग्राहकों की शिकायतों के निपटारे हेतु प्रक्रियाओं का पुनर्मूल्यांकन किया जाए। ग्राहक शिकायतों के निपटारे संबंधी प्रक्रिया-दस्तावेजों में यह स्पष्ट रूप से उल्लेख किया जाना चाहिए कि शिकायतों संबंधी जानकारी को कौन प्राप्त एवं संकलित करेगा, कौन उन जानकारियों का विश्लेषण करके सुधारात्मक/निवारक कार्रवाई करेगा, कौन ग्राहकों को प्रतिक्रिया देगा, कौन उन सुधारात्मक कार्रवाइयों की प्रभावशीलता की निगरानी एवं जाँच करेगा, एवं 8D रिपोर्ट ग्राहकों को कितने समय में भेजी जाएगी। सबसे अच्छा तरीका यह है कि गुणवत्ता विभाग, ग्राहकों के साथ सीधे संपर्क बनाए, ताकि मध्यस्थता के चरणों को यथासंभव कम किया जा सके। (जिसे 8D कहा जाता है, वह वास्तव में D1 से D8 तक के आठ चरणों वाली टीम-आधारित समस्या-समाधान प्रक्रिया है।) विशेष उत्पादों की नमूना-जाँच कैसे की जाए? प्रश्न: हमारी कंपनी द्वारा उत्पादन हेतु उपयोग में आने वाली सामग्रियाँ विशेष प्रकार की होती हैं; ये सामग्रियाँ रोल के रूप में ही उपलब्ध होती हैं। इनकी जाँच केवल नमूनों के माध्यम से ही की जा सकती है। नमूना-निरीक्षण/पूर्ण निरीक्षण के दौरान भी केवल सतही जाँच ही संभव है; अंदरूनी स्थिति की वास्तविक जाँच संभव नहीं है। इस तरह, नमूना लेने की प्रक्रिया में कोई समस्या नजर नहीं आती, लेकिन उत्पादन प्रक्रिया में कई समस्याएँ उत्पन्न हो जाती हैं। कृपया बताइए कि नमूना लेने हेतु कौन-सी प्रणाली अपनाना उचित होगा? उत्तर: ऐसे उत्पादों के मामले में, हमें उत्पादों की गुणवत्ता को नियंत्रित करने हेतु नियंत्रित प्रक्रियाओं पर ही अधिक भरोसा करने की आवश्यकता है, न कि उत्पादों पर लगातार निगरानी रखने पर। हम जानते हैं कि नियंत्रण के तरीकों में आम तौर पर दो प्रकार होते हैं – एक है उत्पादों की निगरानी, और दूसरा है प्रक्रियाओं की निगरानी। इसलिए, हमें उत्पादों पर निगरानी करने के बजाय, प्रक्रियाओं पर नियंत्रण बढ़ाना होगा। उदाहरण के लिए, महत्वपूर्ण मशीनों/उपकरणों से संबंधित पैरामीटरों का विश्लेषण करके, उनके इनपुट कारकों (पैरामीटरों आदि) एवं आउटपुट (उत्पादों की विशेषताओं) के बीच के संबंधों को समझना आवश्यक है। तो, इन महंगे उत्पादों की जाँच हेतु, हम नमूनों की संख्या को यथासंभव कम रखने की कोशिश करते हैं; इसके लिए I-MRChart नामक चार्ट का उपयोग किया जा सकता है। उत्पादों के कोडों को कैसे व्यवस्थित एवं प्रबंधित किया जाए? प्रश्न: मेरे दोस्त की कंपनी, घरेलू प्रकाश उद्योग में एक बहुत बड़ी एवं प्रमुख विनिर्माण कंपनी है। इस कंपनी के पास दर्जनों श्रेणियों में हजारों प्रकार के उत्पाद हैं। चूँकि उत्पादों की संख्या बहुत अधिक है, एवं ये उत्पाद घरेलू बाजार एवं निर्यात दोनों हेतु उपयोग में आते हैं, इसलिए इन उत्पादों के कोड हमेशा से ही अस्पष्ट रहे हैं। विशेषज्ञों से सलाह चाहिए – उत्पादों के कोडों को कैसे मानकीकृत एवं प्रबंधित किया जाए? उत्तर: आम तौर पर, हमारे उत्पादों के ग्राहक एक उत्पाद-नाम बताते हैं (जैसे “कैट”), और प्रत्येक उत्पाद-नाम में आमतौर पर कई विभिन्न संस्करण होते हैं (1W, 2W… आदि)। इसलिए हम उत्पाद-नाम के बाद कोड जोड़ सकते हैं, जैसे Cat1W, Cat2W… यदि ग्राहक कोई नया उत्पाद-नाम नहीं बताता, तो हम अपनी कंपनी में ब्रेनस्टॉर्मिंग के द्वारा ही नाम चुन सकते हैं (नाम जानवरों/पौधों के नामों पर आधारित हो सकते हैं), और फिर उस नाम के साथ ऊपर बताए गए कोड का उपयोग किया जा सकता है। इस तरह, हम SOP – मानक संचालन प्रक्रिया दस्तावेज़ बना सकते हैं; इससे नियमन एवं नियंत्रण संभव हो जाता है, और दोहराव एवं अव्यवस्था से बचा जा सकता है। स्रोत: इंटरनेट