Bagikan | Surat dari Manajer Kualitas kepada Manajer Umum: Semoga kita lebih banyak melakukan hal-hal yang penting, dan mengurangi perilaku saling menyalahkan

Thread Content

Surat dari Manajer Kualitas kepada Manajer Umum. Semoga kita dapat melakukan lebih banyak hal yang bermanfaat, dan mengurangi perilaku menyalahkan orang lain. Manajer Umum yang terhormat, selamat pagi! Saya sudah menjabat sebagai Manajer Kualitas selama 50 hari, dan saya juga sudah bekerja di perusahaan ini selama lebih dari 5 setengah bulan. Berikut adalah ringkasan atau tinjauan mengenai pekerjaan saya sendiri serta pekerjaan di departemen saya. Tentu saja, setelah membaca isinya, orang akan berpikir bahwa ini bukanlah ringkasan atau ulasan, melainkan keluhan atau ungkapan kemarahan. Atau bisa juga dianggap sebagai tindakan yang menunjukkan sifat saya yang masih anak-anak dan belum matang. Namun, semua hal yang disebutkan merupakan fakta, dan bisa dikatakan sebagai kondisi aktual perusahaan saat ini. Bagi staf bagian mutu kami, yang terjadi saat ini adalah tuntutan yang diberikan kepada kami terlalu tinggi, ekspektasi terhadap kami pun terlalu besar, sehingga menimbulkan tekanan yang berlebihan dalam pekerjaan pengendalian mutu. Orangnya semakin sedikit, pekerjaannya semakin banyak, sehingga kesempatan untuk membuat kesalahan pun meningkat. Kami tidak menyangkal bahwa masih banyak hal yang perlu diperbaiki. Kami memiliki kemampuan dan keyakinan untuk melakukan yang lebih baik. Kemampuan merupakan masalah; para inspektur kualitas kami sudah jauh melampaui tugas pengawasan kualitas biasa, dan lebih banyak menangani aspek proses produksi. Bagaimana seharusnya bengkel bertindak? Semuanya ditentukan oleh bagian inspeksi kualitas. Jika semuanya dilakukan dengan benar, tidak masalah. Tapi jika ada kesalahan, maka semua tanggung jawabnya ada pada bagian inspeksi kualitas ； Ketika ada masalah, orang-orang tidak bekerja sama untuk segera menyelesaikannya. Malah, masing-masing saling menyalahkan satu sama lain, sehingga masalahnya terus tertunda. Lagipula, ada bagian pengendalian kualitas yang bertugas menangani masalah tersebut. Jika mereka lelah karena harus terus berlari-lari, itu bukan urusanku. Waktu pun terbuang sia-sia, lalu kita hanya perlu menunggu untuk dihitung berapa jam kerja yang hilang. Lagipula, pasti akan ada orang lain yang membayar ganti rugi untukku. Sementara itu, proses pemeriksaan kualitas yang dilakukan oleh tim pengendali kualitas membutuhkan waktu yang bervariasi—dari setengah jam hingga beberapa jam, bahkan bisa sampai beberapa hari tanpa hasil. Selama proses tersebut berlangsung, tidak ada yang mengawasi kualitasnya. Para pekerja di bengkel sering berkata bahwa hal tersebut bukan urusan mereka; menurut mereka, pihak pengendali kualitas akan datang untuk memeriksa nanti. Namun, ketika tim pengendali kualitas selesai memeriksa, ternyata masih banyak produk yang tidak memenuhi standar kualitas. Lalu para pekerja di bengkel akan bertanya, “Bukankah ada tim pengendali kualitas? Bukankah produk-produk tersebut sudah memenuhi standar kualitas? Lalu apa yang telah kalian lakukan?” Jadi, laporan pemeriksaan bahan yang masuk pada tanggal 12 Mei ternyata tidak memenuhi standar. Manajer kualitas pun menandatangani perintah pengembalian barang tersebut. Departemen-departemen lainnya saling menyalahkan satu sama lain tanpa menghasilkan solusi apa-apa. Pada tanggal 18 Mei, bagian produksi akan memberikan sanksi kepada bagian kualitas karena pemeriksaan bahan yang dilakukan terlambat, yaitu lebih dari 4 jam setelah batas waktu yang ditentukan. Hal seperti ini sebenarnya sudah wajar terjadi. Sebenarnya, yang lebih sering bertugas mengurus hal-hal terkait kualitas adalah manajer kualitas. Namun, tanda tangan manajer kualitas pada formulir pengembalian barang tidak dianggap sah; yang berlaku hanyalah tanda tangan bagian pembelian. Jika bagian pembelian tidak ada atau menyerahkan tugas tersebut kepada orang lain yang tidak dikenal, maka prosesnya akan tertunda selama beberapa hari. Bahkan, setelah ditanyakan berkali-kali pun, masih belum diketahui di mana formulirnya berada. Bagian produksi tidak bisa memulai proses produksi karena mereka menanyakan kepada bagian kualitas: “Mengapa setelah beberapa hari pemeriksaan, hasilnya masih belum keluar? Apa yang sebenarnya kalian lakukan?” ； Apalagi, bahan-bahan tersebut jelas merupakan bahan yang tidak memenuhi standar, bahkan tidak bisa digunakan sama sekali. Bahan-bahan tersebut tidak dapat dikembalikan. Singkatnya, waktu yang diperlukan untuk membeli bahan pengganti tidak cukup, sehingga mempengaruhi tenggat waktu pengiriman. Selain itu, masalah serupa terus muncul dalam proses pemasukan bahan baku. Untuk memenuhi standar kualitas yang ditetapkan, perlu dihubungi pihak pemasok agar mereka memperbaiki kondisi tersebut. Namun, jawaban yang diberikan adalah bahwa hal tersebut tak dapat dihindari. Pihak pemasok tidak berusaha secara proaktif untuk memperbaiki masalah tersebut. Terkadang, mereka justru menuntut agar kami menjelaskan penyebab masalah tersebut, atau bahkan mengatakan bahwa kami terlalu banyak ikut campur dalam pengelolaan kualitas. Manajer kualitas yang menandatangani persetujuan untuk menerima bahan-bahan yang masih perlu diperbaiki atau membutuhkan bantuan teknis sebelum bisa diterima, sebenarnya sedang memasuki wilayah yang berbahaya. Untuk apa bahan-bahan yang seharusnya dapat dinilai oleh tim kualitas dikirim ke departemen teknik? Bahkan ada yang mengatakan bahwa tim teknik sama sekali tidak bisa bekerja dengan normal untuk menangani masalah-masalah tersebut. Clamp pipa masukan pada tanggal 24 Mei merupakan bukti yang jelas. Manajer umum menghabiskan banyak waktu untuk menganalisisnya, dan semua orang setuju dengan analisis tersebut. Namun, begitu manajer umum pergi, tuduhan langsung dialihkan ke manajer kualitas: Mengapa kalian menulis kalimat itu? Mengapa harus dibawa ke departemen teknik? Bukankah kalian sudah memutuskan untuk mengembalikannya? Dulu dikatakan bahwa koordinasinya terlalu longgar, jadi gambar desainnya diubah. Sekarang malah dikatakan bahwa koordinasinya terlalu ketat atau tidak bisa berkoordinasi, lalu bagaimana kita harus bertindak? Sepertinya semua masalah itu berasal dari departemen kualitas kami. Semuanya merupakan hal yang dibuat-buat, dan kami sengaja menciptakan kesulitan ； Jika diperlukan dukungan teknis, manajer kualitas hanya dapat mengajukannya kepada manajer teknis. Namun, manajer teknis berkata bahwa ia tidak memahami hal-hal tersebut, dan menyarankan agar permintaan tersebut disampaikan langsung kepada insinyur tertentu. Setelah diserahkan kepada insinyur tersebut, tidak ada lagi bahasa teknis yang digunakan. Pada formulirnya hanya tertulis permintaan untuk mendapatkan dukungan teknis atau saran perbaikan saja, bukan permintaan agar departemen teknis menyetujui sesuatu yang diajukan oleh departemen kualitas. Departemen kualitas sendiri yang akan menentukan apakah suatu produk dapat digunakan atau harus dikembalikan. Departemen teknis sebenarnya tidak perlu menuliskan hal-hal tersebut; yang penting adalah cara penanganannya. Manajer kualitas telah menandatangani dokumen terkait pemilihan bahan yang akan digunakan. Namun, tanpa tanda tangan persetujuan dari manajer departemen terkait atau wakil manajer, pabrik tidak akan melaksanakannya. Manajer kualitas mengatakan bahwa bahan tersebut akan dipilih dan diproses oleh bagian metalurgi. Namun, kepala bagian metalurgi berkata bahwa manajer kualitas tidak berhak memerintahkan apa pun kepadanya; hanya wakil manajer produksi yang berhak melakukannya. Lagipula, bagaimana cara menghitung biayanya? Bisakah Anda menanggungnya? ； Manajer kualitas menandatangani dokumen yang dipilih oleh staf gudang. Staf gudang mengatakan bahwa saya punya tugas saya sendiri, dan meminta atasan saya untuk mengurusnya. Namun, seorang manajer pembelian memiliki banyak sekali pekerjaan, jadi dia tidak mungkin selalu berada di sini untuk menandatangani dokumen tersebut. Dengan demikian, beberapa jam pun berlalu, dan keluhan dari departemen produksi pun mulai bermunculan. Hal yang sama berlaku untuk pesanan yang bermasalah yang muncul selama proses produksi, serta keluhan dari pelanggan. Menyebutkan hal-hal yang tidak memenuhi standar pada laporan kelainan merupakan tanggung jawab bagian mutu. Analisis penyebab kelainan juga merupakan tugas bagian mutu. Deskripsi mengenai hal-hal yang tidak memenuhi standar serta analisis penyebabnya dilakukan oleh petugas inspeksi di tingkat lapangan. Hal ini berkaitan dengan masalah kemampuan dan pengalaman mereka. Seorang inspektur kualitas biasa hanya dapat melakukan pemeriksaan dan menganalisis penyebab-penyebab yang sederhana dan dapat dilihat dengan mata telanjang. Ia tidak mampu menganalisis penyebab-penyebab yang lebih mendalam atau penyebab-penyebab yang saling terkait. Tentu saja, kita dapat mendengarkan analisis alasan dari pihak yang terkait, tetapi analisis tersebut harus objektif, tanpa adanya faktor-faktor yang digunakan untuk mengalihkan tanggung jawab, agar hasilnya akurat. Namun, karena kita menerapkan sistem penilaian saat ini, setiap departemen takut harus menanggung tanggung jawab. Jika masalahnya bukan disebabkan oleh kesalahan mereka sendiri, itu masih baik. Namun, jika memang disebabkan oleh kesalahan mereka sendiri, mereka berusaha keras untuk menyembunyikannya, sehingga analisis penyebab masalah menjadi tidak akurat, bahkan penyebab sebenarnya pun tidak dapat ditemukan. Keluhan pelanggan mengenai retaknya permukaan toilet merupakan contoh konkretnya. Ketika ditanyakan apakah ada faktor di bengkel pencetakan yang menyebabkan retakan tersebut, jawabannya hanyalah bahwa mereka hanya memproduksi produk berdasarkan bahan baku yang telah dibeli, tanpa menyebutkan hal lainnya. Namun, begitu hal ini sampai ke tangan manajer umum…