Drei Worte zur Zusammenfassung des Qualitätsmanagementsystems – prägnant!

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Drei Worte zur Zusammenfassung des Qualitätsmanagementsystems – prägnant! 2016-12-04 Qualität und Zertifizierung Wenn Sie jetzt mit einigen Schlüsselwörtern das Qualitätsmanagement zusammenfassen müssten, was würden Ihnen da einfallen? Ein Kollege, der 13 Jahre lang in der Qualitätsmanagementarbeit tätig war, fasste die drei Schlüsselpunkte „Rückzug“, „Präzision“ und „Genauigkeit“ zusammen – wirklich beeindruckend. Rechnet man die Ringe mit, bin ich bereits 13 Jahre in der Qualitätsarbeit tätig, wobei unweigerlich einige Konflikte mit der Qualitätsmanagementsystemsteuerung entstanden sind. Zu Anfang war das Qualitätsmanagement sehr beliebt, und ich wollte auch Zertifikat als Prüfer erlangen, also begann ich zu lernen*. Damals sagte uns unser Leiter der Qualitätsabteilung, dass man die Anforderungen des Systems erst auswendig lernen müsse, um es zu verstehen! Von da an habe ich Tag und Nacht die Bestimmungen durchgelesen und 20 davon auswendig gelernt (es handelte sich dabei um die ISO9001-Version 94). Später habe ich es aus anderen Gründen aufgegeben – das ist wirklich schade. Im Jahr 2005 wurde ich Leiter der Qualitätsabteilung. Ich musste interne Audits organisieren und externen Audits begegnen – erst dann begann ich wirklich, die konkreten Anforderungen des Systems zu verstehen. Plötzlich hatte ich ein klares Verständnis dafür, welche Anforderungen und Methoden im Bereich der Qualitätsmanagement gelten. Doch die gute Zeit währte nicht lange, und die Umstände um mich herum brachten mich erneut in Verwirrung. In jenen Jahren entwickelten sich die privaten Unternehmen sehr schnell; es gab kaum Erfahrungen in der Unternehmensführung. Das Verständnis für ein solches System beschränkte sich auf Dokumente, Aufzeichnungen und Zertifikate. Zusätzlich geben viele Prüfstellen aus wirtschaftlichen Gründen ihre Prinzipien auf. In einer Fabrik mit über hundert Mitarbeitern wird die Prüfung in zwei Stunden abgeschlossen – man macht einfach ein Foto im Werk und schon erhält man die Prüfgebühr sowie das Zertifikat. Manchmal versuchen sie sogar, Unternehmen zu gefallen, um Aufträge zu bekommen... Es wird immer unverständlicher: Was ist eigentlich mit dem Qualitätsmanagement los? Im Jahr 2007 trat ich bei einem Unternehmen in Shenzhen ein, das sich auf die Herstellung von Verpackungsmaterialien für Arzneimittel spezialisiert hatte. Da dieses Unternehmen nach den Vorgaben eines Arzneimittelherstellers geführt wurde und es sich dabei um Unternehmen handelte, die strenge Qualitätsstandards einhielten, wurde das Qualitätsmanagement von der Führungsebene des Unternehmens hochgeschätzt. Fast alle Anforderungen im Zusammenhang mit der Optimierung des Qualitätsmanagements wurden vom Chef akzeptiert. In weniger als zwei Jahren entstand so ein effektives Systemrahmenwerk. Zwar war dieses System nicht besonders detailliert, funktionierte aber reibungslos. Dadurch nahmen auch die Qualitätsbeschwerden erheblich ab. Diesmal habe ich wirklich Respekt vor dem Qualitätsmanagementsystem entwickelt. In all den Jahren habe ich als Leiter der Qualitätsabteilung gleichzeitig die Rolle des Vertreters des Unternehmensleiters übernommen und war für den Betrieb und die Wartung des Systems verantwortlich. Aber abgesehen von diesem Unternehmen für Arzneimittelverpackungen, auf das selbst die Leute stolz sind, wird in den anderen Unternehmen das System nicht der gebührenden Anerkennung zuteil. Meine Aufgabe besteht darin, jedes Jahr einige Unterlagen für interne Prüfungen zu erstellen, um den externen Prüfungen gerecht zu werden. In meiner Verzweiflung wurde mir plötzlich etwas klar: Warum muss das Systemmanagement unbedingt als eigenständige Aufgabe betrachtet werden? Gleichzeitig mit der Bestätigung der Prüfung und dem Erhalt des Zertifikats handelt es sich dabei auch um ein Managementwerkzeug! Es kann genauso flexibel wie andere Managementmethoden eingesetzt werden – es ist nicht notwendig, alles wörtlich nachzumachen. Nachdem ich das verstanden hatte, wurde ich wieder von der Forschung zu Managementmethoden fasziniert. Nach einiger Zeit habe ich tatsächlich einige Ansätze entdeckt. Man kann die drei Schlüsselpunkte „Rückzug“, „Pragmatismus“ und „Genauigkeit“ herausarbeiten und sie als grundlegende Prinzipien des „Li’schen Management-Systems“ betrachten. 01 Fortschritte durch Rückschläge sind Erfolg. Heutzutage konzentriert sich das Systemmanagement in den meisten Unternehmen hauptsächlich auf die Vorbereitung auf Audits, um ein Zertifikat zu erhalten, das die „Qualitäts sicherungsfähigkeit“ des Unternehmens bescheinigt; in der täglichen Arbeit wird dies selten ernsthaft umgesetzt. Zudem wirkt das Systemmanagement nicht sofort – genauso wie bei Sportlern, die Dopingmittel einnehmen; seine Wirkung zeigt sich erst nach einer Weile. Deswegen gibt es nur sehr wenige Menschen, die es befürworten. Es ist äußerst schwierig, ihre Einstellung und Arbeitsgewohnheiten zu ändern. Daher sollte man die Anforderungen senken, indem die Systemanforderungen in mehrere kleinere Anforderungen aufgeteilt werden. Es sollten Ziele gewählt werden, die weniger schwierig sind und schnelle Ergebnisse liefern. So kann man schrittweise vorgehen, von einfachen zu schwierigeren Aufgaben, und damit die Umsetzbarkeit erhöhen. Fortschritte bedeuten Erfolg! Das ist das sogenannte „Rückzug“. In diesem Unternehmen ist der Mischvorgang ein sehr wichtiger Schritt. Um die Steuerung des Mischvorgangs zu verbessern und zu standardisieren, wurden alle Faktoren analysiert, die die Qualität beeinflussen. Es wurden insgesamt fast 30 Kontrollpunkte identifiziert. Da es schwierig ist, alle diese Punkte zu ändern, wurde beschlossen, sich zunächst auf einige Schlüsselfaktoren zu konzentrieren – wie beispielsweise die Überprüfung der ersten Charge vor dem Einbringen in den Prozess, das Einbringen der Materialien in der richtigen Reihenfolge sowie die Reinigung der Magnete. Nach zwei Monaten hatten die Mitarbeiter in der Regel bereits eine Gewohnheit daraus entwickelt, und die Anzahl der Probleme verringerte sich um fast 30 Prozent. Das ist wirklich eine hervorragende Leistung. Wenn man die Anforderungen des Systems tatsächlich so umfassend versteht, wie es von dem System gefordert wird ； „Alles muss gemäß den Anforderungen ausgeführt und die Ausführungsprotokolle aufbewahrt werden.“ Die Operatoren, die die Grundschule noch nicht abgeschlossen hatten und den ganzen Tag über beschäftigt waren, wurden entweder nervös oder konnten mit der Situation nicht umgehen und wechselten den Job. Das ist die Bedeutung des „Rückzugs“. Man kann nicht auf einmal einen ganzen Ochsen essen! “Der „Rückzug“ zeigt sich auch in der Methode – ich halte weiterhin an der „Scharwinkeltheorie“ fest. Ich weiß nicht, ob jemand anderes diese Theorie bereits vorgeschlagen hat. Falls nicht, dann bin ich der Begründer dieser Theorie. Die Anwendung der Theorie der spitzen Winkel – bei der man den Rückzug als Vormarsch nutzt und die Ziele schrittweise erreicht – wird einerseits durch die tatsächlichen Umstände des Unternehmens bestimmt. Noch wichtiger ist jedoch, dass ich über kein starkes Charakterprofil verfüge; daher gilt diese Methode nicht unbedingt für andere Menschen. Allerdings zeigt die Erfahrung aus der Vergangenheit, dass die Wirkung ziemlich gut ist. 02 Praktische Lösung von praktischen Problemen: Das Prinzip „Praxis“ besagt, dass das Funktionieren des Qualitätsmanagementsystems auf Pragmatismus beruhen sollte. Es geht darum, praktische Probleme zu lösen – dadurch kann die Ansicht, dass das System nur oberflächlich ist, überwunden werden. So entstehen Möglichkeiten, das Systemmanagement voranzutreiben. In diesem Zusammenhang ist es wichtig, die im Unternehmen oder in den jeweiligen Prozessen auftretenden Probleme zu erkennen und die eigentlichen Ursachen herauszufinden. Für diese Ursachen gibt es in der Regel Vorschriften innerhalb des Systems. Durch die Analyse der Probleme kann man die Rationalität und Notwendigkeit dieser Vorschriften verdeutlichen, sodass alle deren Bedeutung verstehen. Da dies direkt mit ihren eigenen Interessen zusammenhängt, können die Menschen diese Vorschriften in der Regel akzeptieren – und werden so allmählich zu Befürwortern der Systemverwaltung. In diesem Unternehmen wurde früher verlangt, dass die Bestellungen gemäß den festgelegten Richtlinien überprüft werden, um Qualität und Liefertermine zu gewährleisten. Doch niemand nahm das ernst – man dachte, „Reicht es nicht aus, einfach auf einem Blatt Papier zu unterschreiben?“ ”Es ist zu langweilig, niemand will das machen – höchstens unterschreiben, den Inhalt liest man nicht einmal. Natürlich stand in dem Auftragsbewertungsformular zu jener Zeit auch keine konkrete Anforderung – es war einfach nur ein Formular. Aufgrund ungenauer Bewertungsinformationen ist der Produktionsplan praktisch wertlos. Im Laufe der Umsetzung müssen ständige Anpassungen vorgenommen werden, wodurch die Produktionskapazitäten nicht genutzt werden können. Es ist sogar unmöglich, termingerecht zu liefern – egal wie sehr man sich auch anstrengt. Letztes Jahr wurde die Bestellbewertungstabelle weiter ausgearbeitet – Was wird in jeder Bewertungsstufe geprüft? Wie geht man mit Problemen um? Alles wurde klar geregelt, und es wird von allen verlangt, dass sie Verantwortung für ihre eigenen Unterschriften übernehmen. Zum Beispiel: „Sind alle Materialien vorhanden? Was fehlt?“ Wann wird es eintreffen? Welche Qualitätsprobleme gab es früher, auf die man achten muss? ......Nach fast einem halben Jahr im praktischen Betrieb ist zwar noch nicht alles vollständig umgesetzt, doch die Durchführbarkeit des Plans hat sich erheblich verbessert. Bei unveränderter Personal- und Ausrüstungslage ist die Produktionskapazität von etwa 80 Tonnen pro Tag auf derzeit etwa 150 Tonnen gestiegen. Die Löhne der Mitarbeiter stiegen plötzlich an – in einer solchen Situation, in der man über die Notwendigkeit und Bedeutung der Prüfung der Bestellungen spricht, wer würde da noch dagegen sein? Praktische Probleme zu lösen und Managementmöglichkeiten zu schaffen, ist ein weiteres mächtiges Instrument des Systemsmanagements. 03: Komplexe Dinge vereinfachen – „Sorgfalt“ bedeutet im Qualitätsmanagementsystem, dass bei der Umsetzung einer Anforderung oder Vorschrift gründliche Vorbereitungen erforderlich sind, damit diese vollständig umgesetzt werden kann. Jeder hat seine eigene Auffassung von Management. Die meisten sind sich einig, dass Management bedeutet: „Organisieren/Planen, Koordination der Umsetzung, Überwachung und Kontrolle sowie Verbesserung“. Meine Auffassung von Management ist: Abstrakte Dinge konkret umzusetzen ； Komplexe Dinge vereinfachen. Um das zu erreichen, ist es besonders wichtig, „konkret und detailliert“ zu sein. Schließlich können die Fähigkeiten jedes Einzelnen, etwas aufzunehmen und zu verstehen, nicht völlig gleich sein. Wenn man möchte, dass alle einer bestimmten Richtung zustimmen, darf man ihnen keine Möglichkeit geben, Zweifel bezüglich des Produkts zu haben. In den „Vorschriften für die Veränderungsmanagement“ des Unternehmens war ursprünglich festgelegt, dass „im Falle von erheblichen Veränderungen bei Personen, Maschinen, Materialien, Verfahren oder der Umwelt, entsprechende Anträge und Genehmigungen über Formulare eingereicht werden müssen...“. Doch was gilt als erhebliche Veränderung? Was passiert, wenn es keine erheblichen Änderungen gibt? Es ist unvermeidlich, dass unterschiedliche Interpretationen entstehen, was bei geringerem Ausmaß die Effizienz beeinträchtigt und bei größerem zu Qualitätsproblemen führt. Daher habe ich eine „Liste zur Genehmigung von Änderungen“ erstellt. Ich habe alle zusammengerufen, um alle möglichen Änderungen aufzulisten, sie einzeln zu definieren und jeweils die Vorgehensweise festzulegen. So gibt es keine Missverständnisse mehr, und es bleibt nur noch die Umsetzung. Ich denke, Qualität wird durch Kontrolle erreicht. Im Laufe des Prozesses wurde die Überwachung der Qualität verstärkt; es wird gefordert, die Faktoren zu überprüfen und zu korrigieren, die die Qualität beeinflussen. Man sollte alle Prüfer dazu bringen, sich mit den Faktoren auseinanderzusetzen, die die Qualität beeinflussen – doch selbst nach einem halben Jahr ist es wohl noch nicht möglich, das vollständig zu meistern. Wir haben alle denkbaren Einflussfaktoren aufgelistet – es waren wohl über 80. Anschließend wurde eine Inspektionsliste erstellt. Die Mitarbeiter mussten lediglich bei jedem Arbeitsschritt die einzelnen Punkte überprüfen und an der entsprechenden Stelle ein „√“ oder „ד eintragen. Innerhalb einer Woche hatten sie das alles verstanden. Wir können noch etwas „genauer“ vorgehen! Hier kann man nur seine eigenen Erfahrungen zusammenfassen. Natürlich gibt es noch viele bessere Ideen, wie man ein Qualitätsmanagementsystem effektiv führen kann. Wenn man sich damit auseinandersetzt, wird man sicherlich Erkenntnisse gewinnen. Ich glaube, man kann eine Methode finden, die besser zu einem selbst passt. Lassen Sie sich auf keinen Fall davon täuschen, dass es darum geht, Zertifikate zu erlangen, interne Audits durchzuführen oder externen Prüfungen standzuhalten – das ist nichts weiter als eine „Verschwörung“. Wenn Sie das System tatsächlich in den Betriebsablauf des Unternehmens integrieren, wird das Unternehmen bald davon profitieren. Mögen die Freunde, die sich für Systemmanagement interessieren, immer weiter vorankommen!