Tres palabras resumen el sistema de gestión de la calidad; ¡genial!

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Tres palabras resumen el sistema de gestión de la calidad; ¡genial! 2016-12-04 Calidad y certificación: Si tuviera que resumir el sistema de gestión de calidad en unas pocas palabras, ¿qué palabras elegiría? Un colega que lleva 13 años trabajando en gestión de calidad resumió los tres principios clave: “retirada”, “sinceridad” y “detalles”, lo cual es realmente impresionante. Si lo calculo, llevo 13 años trabajando en temas relacionados con la calidad. Durante ese tiempo, fue inevitable tener algunos conflictos relacionados con la gestión de los sistemas de calidad. Al principio, los sistemas de calidad estaban muy en boga; yo también quería convertirme en auditor, así que fui a estudiar*. En aquel entonces, el gerente de nuestro departamento de calidad nos dijo que, para poder entenderlo, primero había que memorizar los requisitos del sistema A partir de entonces, pasé noches y días estudiando los artículos; memoricé perfectamente los 20 artículos (eran de la versión 94 de ISO9001). Al final, se renunció por otras razones; hay que decir que es una lástima. En el año 2005, me convertí en gerente del departamento de calidad. Tuve que organizar las auditorías internas y hacer frente a las auditorías externas. Fue entonces cuando realmente comencé a comprender los requisitos específicos del sistema. Sentí como si de repente hubiera entendido los requisitos y métodos relacionados con la gestión de la calidad. Pero la buena suerte no duró mucho; las circunstancias a mi alrededor me hicieron volver a sentirme perdido. En aquellos años, las empresas privadas crecieron rápidamente; no tenían mucha experiencia en gestión, y su concepción del sistema se limitaba a documentos, registros y certificados. Además, muchas organizaciones de auditoría, en aras de sus propios intereses comerciales, abandonan los principios de auditoría. Una fábrica con más de cien empleados puede ser auditada en solo dos horas; se toma una sola foto en el taller y ya se cobra la tarifa de auditoría y se emite el certificado. Incluso, para conseguir clientes, estas organizaciones están dispuestas a complacer a las empresas... Cada vez es más difícil entender qué está pasando con los sistemas de gestión de calidad En el año 2007, entré a trabajar en una empresa de materiales para envases farmacéuticos en Shenzhen. Dado que la empresa seguía un sistema de gestión propio de las empresas farmacéuticas, y además se trataba de empresas con normas de gestión estrictas, el sistema de gestión de calidad recibió una gran atención por parte de la alta dirección de la empresa. Casi todos los requisitos relacionados con la mejora del sistema de gestión fueron aceptados por el gerente. En menos de dos años, se logró establecer un marco de trabajo eficaz. Aunque no era muy detallado, funcionaba bien, y las quejas relacionadas con la calidad disminuyeron significativamente. Esta vez, realmente desarrollé respeto por la gestión del sistema de calidad. A lo largo de los años, como gerente del Departamento de Calidad, he ejercido también como representante de la dirección de la empresa, siendo responsable del funcionamiento y mantenimiento del sistema. Pero, aparte de esa empresa dedicada a la fabricación de materiales para envases farmacéuticos de la que incluso su propio equipo se siente orgulloso, en las demás empresas los sistemas existentes no reciben el respeto que merecen. Mi tarea consiste simplemente en preparar anualmente algunos documentos relacionados con las auditorías internas, para poder hacer frente a las auditorías externas. Sin otra opción, de repente comprendí algo: ¿por qué hay que considerar la gestión del sistema como una tarea separada? Al obtener la aprobación en la revisión y el certificado, esto también es una herramienta de gestión Se puede aplicar con la misma flexibilidad que otros métodos de gestión; no es necesario copiarlos al pie de la letra. Después de reflexionar al respecto, yo, que durante estos años me he dedicado al estudio de los métodos de gestión, volví a sentir interés por ello. Con el paso del tiempo, realmente logré comprender algunos aspectos clave. Se pueden resumir tres principios clave: “retirada”, “pragmatismo” y “detalle”. Considérenlos como los conceptos básicos de la “gestión según el sistema Li”. 01 El progreso al retroceder es éxito. Actualmente, la gestión sistémica de la mayoría de las empresas se centra en prepararse para las auditorías, con el objetivo de obtener un certificado que demuestre su “capacidad de garantía de calidad”; rara vez se dedican a hacerlo de manera seria en su trabajo diario. Además, la gestión sistémica no produce efectos de inmediato, como ocurre con los esteroides en los atletas; se necesita tiempo para que sus efectos se manifiesten. Por eso, hay muy pocos que la acepten. Pensar en cambiar sus opiniones y hábitos de trabajo es demasiado difícil. Por lo tanto, se debe adoptar un enfoque que consista en reducir los requisitos, desglosando las exigencias del sistema en varios requisitos más pequeños. Se deben elegir objetivos que sean menos difíciles de alcanzar y que permitan obtener resultados rápidamente. De esta manera, se puede proceder paso a paso, aumentando así la viabilidad del proyecto. Haber progresado es ser exitoso Esto es lo que se denomina “retirada”. Actualmente, en esta empresa, el proceso de mezclado es un paso muy importante. Con el fin de reforzar y regular la gestión del proceso de mezclado, se analizaron todos los factores que afectan a la calidad. Se identificaron cerca de 30 puntos de control. Dado que era difícil cambiar todos ellos, se decidió concentrarse en algunos puntos clave para su control, como la verificación de la primera pieza introducida en el proceso, la inserción de los materiales en orden y la limpieza de los imanes. Después de 2 meses de aplicación de estas medidas, los empleados lograron desarrollar buenos hábitos, y los problemas disminuyeron en casi un 30%. Eso es realmente un logro impresionante. Si realmente se comprenden de manera integral los requisitos del sistema, tal como lo exigen dichos requisitos ； “Se debe cumplir con todos los requisitos y se deben mantener registros de las operaciones realizadas”. Aquellos operadores que aún no han terminado la escuela primaria y están ocupados todo el día, o bien se ponen muy nerviosos, o bien no pueden cambiar de trabajo de inmediato. Esa es la importancia de “retirarse”. ¡No se puede engordar de un solo bocado! “La “retirada” también se refleja en el método: siempre he sostenido la “teoría de los ángulos agudos”. No sé si alguien más ha planteado esta idea; si no es así, entonces yo soy el creador de esta teoría. Al aplicar la teoría de los ángulos agudos, es necesario considerar el “retiro” como una forma de avanzar y lograr los objetivos paso a paso. Por un lado, esto está determinado por las condiciones reales de la empresa; pero, lo que es más importante, se debe a mi falta de carácter decidido. Esto no necesariamente es aplicable a otras personas. Sin embargo, según la experiencia previa, los resultados son bastante buenos. 02 Resolver problemas reales. La clave del término “real” es que el funcionamiento del sistema de gestión de calidad debe basarse en lo práctico y no en lo superficial, con el objetivo de resolver problemas reales. De esta manera, se puede cambiar la percepción negativa que existe sobre el funcionamiento del sistema, creando así las condiciones necesarias para mejorar su gestión. En este sentido, es necesario identificar los problemas que surgen en las empresas o en los procesos, y determinar sus causas reales. Por lo general, el sistema ya incluye medidas preventivas para estas causas. En ese momento, mediante el análisis de los problemas, se debe explicar la racionalidad y necesidad de los requisitos del sistema, para que todos comprendan su importancia. Dado que estos requisitos están directamente relacionados con los intereses personales, en general son aceptados por todos, convirtiéndose gradualmente en “fans” de la gestión basada en el sistema. Ahora, en esta empresa, antes se exigía que los pedidos fueran revisados de acuerdo con los requisitos del sistema, a fin de garantizar la calidad y los plazos de entrega. Pero nadie le daba importancia a eso; pensaban que “¿basta con firmar en un papel para resolver el problema?” ”Es demasiado aburrido; nadie quiere hacerlo. Lo máximo que hacen es firmar, sin siquiera leer el contenido. Por supuesto, en aquel entonces la hoja de evaluación de pedidos tampoco indicaba requisitos específicos; era simplemente un formulario. Debido a que la información de evaluación no era precisa, el plan de producción quedó en papel mojado. Se tuvieron que realizar ajustes constantes durante su implementación, por lo que la capacidad productiva nunca se pudo aprovechar. Incluso, no fue posible entregar los productos a tiempo; por más esfuerzos que se hicieran, no servía de nada. El año pasado se organizó una revisión detallada de los formularios de evaluación de pedidos: ¿qué se evalúa en cada etapa? ¿Cómo manejar los problemas? Se ha dejado claro que todos deben asumir responsabilidad por lo que firman. Por ejemplo: “¿Están todos los materiales disponibles? ¿Qué falta?” ¿Cuándo llegará? ¿Qué problemas de calidad había que tener en cuenta anteriormente? ......Tras más de seis meses de funcionamiento en la práctica, aunque aún hay algunos aspectos que no se han podido implementar por completo, la viabilidad del plan ha mejorado mucho. Sin cambios en el personal ni en el equipo, la capacidad de producción ha aumentado de unas 80 toneladas al día anteriormente, a unas 150 toneladas actualmente. Los salarios por producción de todos aumentaron de repente; en ese momento, ¿cuántas personas se opondrían a hablar sobre la necesidad e importancia de la evaluación de los pedidos? Resolver problemas prácticos y crear oportunidades de gestión son otras de las grandes ventajas de la gestión por sistemas. 03 Detallar para simplificar las cosas complejas. “Detallar” significa que, en el sistema de gestión de la calidad, para que un requisito o norma se cumpla plenamente, los preparativos deben ser meticulosos. Cada persona tiene su propia concepción de la gestión. La mayoría está de acuerdo en que la gestión consiste en “organizar/planificar, coordinar la ejecución, supervisar y controlar, y mejorar”. Mi concepción de la gestión es: hacer que las cosas abstractas se vuelvan concretas ； Simplifica lo complejo. Para lograrlo, ser “concreto y detallado” resulta de suma importancia. Después de todo, la capacidad de aceptación y comprensión de cada persona no puede ser exactamente la misma. Para que todos estén de acuerdo con una misma dirección, no se debe darles ninguna oportunidad de tener dudas sobre el producto. En el “Procedimiento de Gestión de Cambios” de la empresa, se estipulaba originalmente que: “Cuando se producen cambios significativos en el personal, las máquinas, los materiales, los métodos o el entorno, se deben realizar las solicitudes y aprobaciones correspondientes mediante órdenes de cambio...”. Pero, ¿qué se considera un cambio significativo? ¿Y si no se trata de un cambio importante? Es inevitable que surjan diferentes interpretaciones; en el peor de los casos, esto afecta la eficiencia y, en el peor escenario posible, provoca incidentes de calidad. Por lo tanto, elaboré una “lista de aprobación de cambios”, reuní a todos y enumeré todos los posibles cambios que podrían ocurrir; los definí uno por uno y especificé el procedimiento a seguir en cada caso. De esta manera, no queda ninguna ambigüedad; lo que queda es ponerlo en práctica. Creo que la calidad se controla; durante el proceso, hemos intensificado las inspecciones de calidad, exigiendo que se examinen y corrijan los factores que puedan afectar la calidad. Hacer que todos los inspectores aprendan y comprendan los factores que influyen en la calidad; temo que incluso en seis meses no será posible lograrlo. Se enumeraron todos los factores que se podían considerar, en total unos 80. Se creó una tabla de inspección; lo que tenían que hacer era revisar cada uno de esos puntos en cada proceso, marcando “√” o “×” en la columna correspondiente. Así, podrían terminarlo todo en el transcurso de una semana. Podríamos hacerlo aún más “detalladamente” Aquí solo puedo resumir un poco de mi propia experiencia. Por supuesto, existen muchas más formas y estrategias para gestionar bien un sistema de calidad; basta con dedicarse a ello para poder obtener valiosas enseñanzas. Creo que se puede encontrar un método más adecuado para uno mismo. Por favor, no se deje engañar por la necesidad de obtener certificados, realizar auditorías internas o externas. Todo esto no es más que una “trampa”. Cuando realmente ponga en marcha el sistema y lo integre con las operaciones reales de la empresa, entonces la empresa comenzará a beneficiarse de ello. ¡Que aquellos que tienen interés en la gestión de sistemas progresen cada vez mejor!