10 مبادئ للتواصل بين الأقسام!

Thread Content

bg2.png ركل الكرة، إنها طريقة عمل، لكن ماذا لو ركلتها إليك؟ يتناول هذا المقال بشكل أساسي مسألة التنسيق بين الأقسام المختلفة. يمكن لأصدقاء EHS الذين يواجهون مشاكل مماثلة أن يقرأوا هذا بعناية! بالنسبة للمديرين المبتدئين، قد يؤدي سوء التواصل بين الأقسام إلى تدمير الثقة التي بذلوا جهدًا كبيرًا لبنائها في لحظة واحدة. ما تعتبره أمرًا عاجلًا للغاية، يصبح في أذني رؤساء الأقسام الأخرى مجرد “أمر تافه”” ； المشاكل التي كان يجب حلها من خلال التعاون، تحولت في اجتماعات التخطيط إلى “كل طرف يعمل بمفرده”， دون التوصل إلى توافق في الآراء. في النهاية، وفي ظل وجود مواقف ومصالح مختلفة في الأقسام المختلفة، كيف يمكن التعبير بوضوح والتوصل إلى نتائج؟ يشتكي الكثيرون: لماذا يكون التواصل بين الأقسام المختلفة صعبًا إلى هذا الحد؟ في الواقع، ليس من الصعب تحقيق التواصل الفعّال بين الأقسام المختلفة، طالما تم إتقان بعض المبادئ الأساسية النموذجية. المبدأ الأول: كن مستعدًا قبل التواصل. قبل أن تناقش الأمور مع زملائك، فكر في بعض الأسئلة الأساسية أولاً، ولا تذهب دون استعداد، وإلا فمن المحتمل جدًا ألا تحصل على ما تريده. يجب التفكير مسبقًا في الأسئلة التالية: ما الذي تريد من الطرف الآخر أن يفعله من أجلك؟ ما رأيك، ما الذي يعتقد أنه سيطلب منك فعله؟ إذا لم يوافق الطرف الآخر على فكرتك، هل هناك خيارات أخرى؟ ما هي العواقب إذا لم يتوصل الطرفان إلى اتفاق؟ ما هي العواقب التي قد تحدث للطرف الآخر؟ المبدأ الثاني: فهم لغات الأقسام الأخرى. غالبًا ما يكون سوء التواصل بين الأقسام ناتجًا عن “عدم التفاهم اللغوي”. على سبيل المثال، يتحدث الأفراد داخل القسم بـ “لغة واحدة”، وهم على دراية تامة بقواعد قسمهم وأهدافه وتوقعاته. لذلك، من أجل التواصل بشكل فعال، يجب أولاً “فهم لغة الطرف الآخر”. يجب أن نضع أنفسنا مكان الطرف الآخر ونفكر بطريقته: “هل هذا الفعل سيساعد في تحسين أداء الطرف الآخر؟” ” “لو كنت مكانه، هل كنت سأقبل بهذا الأسلوب؟ ” “هل هذه الطريقة فعالة حقًا؟ ” يساعد أسلوب التفكير من وجهة نظر الأقسام المختلفة في تقليل احتمالات سوء الفهم أو عدم تناسق تواتر التواصل إلى الحد الأدنى. بالإضافة إلى ذلك، فإن التفاعل المتكرر يساعد على بناء مستوى من الألفة بين الأشخاص، مما يجعل من الأسهل عليك أن تضع نفسك مكان الآخرين وتفكر في الأمور من وجهة نظرهم. لذلك، من الجيد أن نتناول الطعام ونتحدث مع زملاء في الأقسام الأخرى من حين لآخر، فهذا لا يضر أبدًا. المبدأ الثالث: الصراحة هي أفضل استراتيجية. أنت تعمل مع زملاء يجب أن تتعاون معهم على المدى الطويل، لذا فإن الصدق هو الخيار الأمثل في كل الأوقات. يجب تجنب الخداع وإخفاء الحقائق، لأن ذلك يدمر علاقات الثقة بين الناس. عندما ينعدم الثقة بين الأقسام، يزداد شعور كل طرف بالحذر تجاه الآخر، مما يؤدي إلى التحفظ في التواصل، بل وإخفاء بعض المعلومات المهمة. على العكس من ذلك، يؤدي التفاعل المتبادل للثقة إلى فتح قلوب الطرفين أثناء التواصل، حيث يدركان أهمية التعبير عن احتياجاتهما واعتباراتهما، كما يزيد ذلك من رغبتهما في التعاون لحل المشكلات معًا. تتضمن المحادثة الصادقة العناصر التالية: لا داعي لتبرير الأخطاء ； يجب ألا تحدث مشادات على الإطلاق ； عدم مقاطعة الطرف الآخر أثناء الكلام ； ابتسم مرة أخرى. المبدأ الرابع: لا تخف من الصراعات. في الاجتماعات المشتركة بين الأقسام، من الطبيعي أن يحدث بعض التوترات بين كل قائد قسم، من أجل الدفاع عن مصالح قسمه. يميل بعض المبتدئين، خوفًا من توتر الأجواء، إلى الصمت للحفاظ على مظهر من الانسجام. لا تخلط أبدًا بين «عدم وجود صراع» و«التوافق في الآراء». أحيانًا، يؤدي الانسجام المفرط إلى عدم إبراز مدى اهتمامك بالموضوع، كما أن المشكلة لن تُحل بشكل فعلي. يجب أن يكون الموقف لينًا، لكن العزم يجب أن يكون قويًا، "لا تستسلم للقدر بسرعة أو بسهولة". ”إن الدفاع عن حقوق الأقسام والموظفين التابعين لها هو مهمتك التي لا يمكن تجاهلها. المبدأ الخامس: عرض الحقائق، و التركيز على الموضوع الرئيسي. أفضل طريقة لتوجيه التواصل هي عرض الحقائق الملموسة، مما يساعد الناس على تركيز انتباههم على الموضوع الرئيسي، وبالتالي تقليل التكهنات غير المناسبة. حاول قدر الإمكان التحدث عن الحقائق (مثل المعلومات الإحصائية وما إلى ذلك)، فهذا يقلل من دور "الإنسان" في عملية التواصل إلى أدنى حد. في غياب الحقائق، قد تُوضع دوافع الأفراد موضع شك، ولكن “الحقيقة هي الحقيقة”، فهي لا تنبع من خيالات الإنسان أو رغباته الأنانية. لذلك، فإن طرح الحقائق “يمكن أن يخلق جوًا يركز على الموضوع نفسه، بدلاً من الهجوم على الأشخاص”. ” المبدأ السادس: اقترح المزيد من الخيارات للحفاظ على المرونة. عند التفاوض بين الأقسام المختلفة، لا تتمسك بحل واحد فقط، بل طور عدة خيارات، مثل تقديم 3 إلى 5 حلول في كل مرة، حتى يكون لدى الآخرين مجال أوسع للاختيار. الخيارات المتعددة تجعل الاختيار ليس “أبيض أو أسود”، مما يمنح الآخرين مرونة أكبر في تعديل دعمهم، كما يمكن تغيير الموقف بسهولة دون الشعور بالإحراج، وبالتالي يمكن تقليل الصراعات البشرية أثناء التواصل. المبدأ السابع: خلق أهداف مشتركة والتعاون معًا. من الواضح أنه يوجد دائمًا علاقة تعاون وتنافس فيما بين الأقسام المختلفة. إذا أرادت الأقسام التواصل بشكل بنّاء، فيجب التركيز على علاقة التعاون بينها، وكلما قلت روح المنافسة كان ذلك أفضل. مفتاح التعاون يكمن في وجود أهداف مشتركة. لذلك، يجب السعي قدر الإمكان لخلق هدف مشترك يجمع بين جميع الأقسام، ثم العمل معًا، ولا بأس إذا كانت هناك خلافات. أفضل عذر: يجب علينا إنجاز مهام السكرتير، أليس كذلك؟ في عملية التواصل، ولتحقيق أهداف مشتركة، من الضروري توضيح أربعة أسئلة: ما هي الأهداف المشتركة للطرفين؟ ما الذي يعيق التعاون بين الطرفين؟ ما هي الموارد التي تخلق أهدافًا مشتركة؟ ما هي قيمة التعاون؟ المبدأ الثامن: احترام سلطة الشخص الذي نتواصل معه. كل قائد صغير هو صانع قرار في قسم أو نطاق صغير، وهو يتوقع من الآخرين احترام هذه السلطة لديه. لذلك، عند التواصل الأفقي، يجب اختيار الشخص المناسب بعناية. يجب الانتباه دائمًا إلى التكافؤ في المستوى بين الطرفين، لتجنب أي سوء فهم غير ضروري. المبدأ التاسع: استخدام الفكاهة بشكل جيد. يمكن للفكاهة أن تكون وسيلة لتخفيف حدة التوتر أثناء التواصل، كما يمكن اعتبارها آلية دفاعية. عندما يتعين عليك طرح حقائق قد تُسيء إلى الآخرين، أو نقل رسائل صعبة، فإن التعبير عنها بطريقة مريحة أو مرحة يساعد في الحفاظ على كرامتهم، كما يساهم في تحقيق تواصل إيجابي. أربعة قواعد لاستخدام الفكاهة: عدم الحديث عن عائلة الطرف الآخر ； بدون هجوم شخصي ； لا يتضمن مواضيع حساسة تخص المؤسسة ； الفكاهة بمقدار، وتتوقف عند الحد المناسب. المبدأ العاشر: ضمان دقة المعلومات المنقولة. بعد التنسيق بين الأقسام المختلفة، يجب تسليم المهام إلى العاملين في كل قسم لتنفيذها، ولذلك، فإن نقل المعلومات بدقة أمر ضروري حتى لا يتم تقويض الإجماع الذي تم التوصل إليه بصعوبة. يمكن استخدام الطرق التالية: تكرار المحتوى الرئيسي للمحادثة مع الطرف الآخر ； استخدم طريقة واضحة لطرح المحتوى الذي لا تفهمه ； عند مناقشة المواضيع الرئيسية، حاول قدر الإمكان عدم مقاطعة الآخر أثناء حديثه!