شرح مفصل لـ "سجلات الإطفاء"”

Thread Content

1.jpg التعريف: ما هو سجل الإطفاء؟ سجلات الإطفاء هي سجلات تاريخية تتخذ أشكالًا نصية ورسومية وسمعية بصرية، يتم إنشاؤها مباشرةً من قبل الوحدات ذات الأولوية في مجال السلامة من الحرائق في إطار أعمال إدارة السلامة من الحرائق. إن إنشاء سجلات الحرائق وإكمالها هو أحد المحاور الهامة للوحدات ذات الأهمية في مجال السلامة من الحرائق لتحسين إدارة السلامة منها، كما أنه عمل أساسي يضمن فعالية إدارة السلامة من الحرائق وتنفيذ كافة التدابير الوقائية اللازمة. أولاً، دور ملفات الحماية من الحرائق: ينص البند السابع عشر من “قانون الحماية من الحرائق” على أن “يجب على الوحدات ذات الأهمية في مجال السلامة من الحرائق أن تنشئ ملفات خاصة بالحماية من الحرائق”. وفي “لوائح إدارة السلامة من الحرائق للهيئات والمنظمات والشركات والمؤسسات” (القرار رقم 61 الصادر عن وزارة الأمن العام)، تم تخصيص فصل كامل لملفات الحماية من الحرائق، حيث يُطلب من “الوحدات ذات الأهمية في مجال السلامة من الحرائق أن تنشئ ملفات متكاملة للحماية من الحرائق”. وهذا يدل على أن ملفات الحماية من الحرائق لها أهمية كبيرة في عملية إدارة السلامة من الحرائق. يمكن للوحدات التي ليست من الوحدات ذات الأولوية في مجال السلامة من الحرائق ألا تُنشئ سجلات خاصة بالسلامة من الحرائق، لكن يجب عليها أيضًا حفظ المعلومات الأساسية عن الوحدة، بالإضافة إلى جميع الوثائق القانونية التي تُعدّها أجهزة الشرطة المختصة بالسلامة من الحرائق، وكذلك المواد والسجلات المتعلقة بأعمال السلامة من الحرائق، وذلك للاستخدام في الحالات الضرورية. (١) ملفات الإطفاء هي “شهادة السجل المدني” للوحدات ذات الأهمية في مجال السلامة من الحرائق. تسجل سجلات الإطفاء المعلومات الأساسية عن الوحدة ومختلف الوثائق والمواد المتعلقة بإدارة السلامة من الحرائق، مما يسهل على قيادة الوحدة والأقسام ذات الصلة وهيئات الإطفاء التابعة للسلطات الأمنية والأشخاص المعنيين بإدارة السلامة من الحرائق الإلمام بالوضع، وذلك لخدمة اتخاذ القرارات والأعمال اليومية. في العمل اليومي، يمكن دمج سجلات الإطفاء مع عمليات التفتيش الميداني، كأساس مهم للهيئات العليا والجهات المختصة وأجهزة الإطفاء التابعة للشرطة في تقييم أداء وحدات إدارة السلامة من الحرائق ； في حالة نشوب حريق، يمكن استخدامه كأدلة للتحقيق في أسباب الحريق، وتحديد المسؤول عن الحادث، ومعاقبة المسؤول. بالإضافة إلى ذلك، يمكن لسجلات الإطفاء أن توفر بيانات أولية لأعمال مثل دراسة مواد الوقاية من الحرائق وإخمادها، وتعديل المعايير التقنية للإطفاء، وتنقيح إجراءات التشغيل المتعلقة بالإطفاء. (ثانياً) تُعد ملفات الدفاع المدني وسيلة للتحقق من مدى قيام العاملين في المناصب ذات الصلة بواجباتهم المتعلقة بالسلامة من الحرائق، كما أنها معيار لتقييم المستوى المهني والقدرات العملية لمديري الدفاع المدني (الوقاية من الحرائق) المتفرغين وغير المتفرغين. وهي تساعد على تعزيز الشعور بالمسؤولية في أعمال إدارة السلامة من الحرائق بالوحدة، وتدفع هذه الأعمال نحو التطور بشكل منظم ومؤسسي. ثانيًا، محتويات سجلات الإطفاء: تتضمن سجلات الإطفاء محتويين رئيسيين، وهما الحالة الأساسية للسلامة من الحرائق وحالة إدارة السلامة من الحرائق، مع وجود رسوم بيانية ضرورية. تُعد المعلومات الأساسية عن السلامة من الحرائق المحتوى الرئيسي لملفات السلامة من الحرائق؛ فهي تتضمن المعلومات المتعلقة بالوحدات الرئيسية والسلامة من الحرائق، وهي المتطلبات الأساسية للوحدة لتطبيق إدارة منظمة للسلامة من الحرائق، كما أنها تجسيد عملي لتنفيذ الوحدة لمسؤولية السلامة من الحرائق. محتوى المعلومات الأساسية عن السلامة من الحرائق هو: نبذة عامة عن الوحدة وأماكن التركيز الرئيسية للسلامة من الحرائق ； وثائق ومستندات مراجعة تصميم السلامة من الحرائق، والفحص الخاص بالسلامة من الحرائق، وفحوصات السلامة من الحرائق قبل استخدام أو افتتاح المباني أو المنشآت ； الهياكل التنظيمية لإدارة الإطفاء والأشخاص المسؤولون عن السلامة من الحرائق في جميع المستويات ； نظام السلامة من الحرائق ； حالة معدات الإطفاء وأجهزة إخماد الحرائق ； حالة فرق الإطفاء المتفرغة، والمتطوعين في مجال الإطفاء، ومعداتهم ； حالة العاملين في المجالات الرئيسية المتعلقة بسلامة الحرائق: شهادات المطابقة للمنتجات الوقائية من الحرائق والمواد المقاومة للحريق الجديدة ； خطة إطفاء الحرائق والإخلاء الطارئ. يتكون إدارة السلامة من الحرائق أساسًا من محتويين: الأول هو المستندات القانونية المختلفة التي تُعدّها أجهزة الإطفاء التابعة للسلطات الأمنية وفقًا للقانون. الوثائق الرئيسية هي “جدول سجلات التفتيش والمراقبة المتعلقة بالإطفاء”، و“إشعارات الأمر بالتصحيح”， بالإضافة إلى الوثائق القانونية المتعلقة بالعقوبات الإدارية في مجال الإطفاء. الثاني هو سجلات العمل ذات الصلة. يشمل ذلك بشكل أساسي سجلات الفحص الدوري لوسائل الإطفاء، وتقارير فحص واختبار أنظمة الإطفاء الآلية، وسجلات الصيانة والإصلاح ； سجل المخاطر الناتجة عن الحرائق وحالة تصحيحها ； فحص الوقاية من الحرائق، سجلات الدوريات ； سجلات تتعلق بفحص الغاز والمعدات الكهربائية وغيرها ； سجلات تدريب السلامة من الحرائق ； سجلات تدريب خطط إخماد الحرائق والإخلاء في حالات الطوارئ ； سجل حالات الحرائق ； سجلات مكافآت وعقوبات الإطفاء. يجب تضمين في السجلات المذكورة أعلاه اسم المفتش، والوقت، والموقع، والمحتوى، بالإضافة إلى مخاطر الحرائق التي تم اكتشافها والإجراءات المتخذة للتعامل معها ； املأ وقت التدريب، والمشاركين، والمحتوى، إلخ ； أدخل وقت ومكان ومحتوى التدريب، بالإضافة إلى الأقسام المشاركة والأفراد وغيرها. ثالثًا: إدارة سجلات الإطفاء يتم جمع سجلات الإطفاء وتنظيمها وحفظها بهدف استخدامها بفعالية لخدمة أعمال إدارة السلامة من الحرائق في الوحدة. يجب أن يتم تقييم جودة إدارة ملفات الإطفاء من خلال مدى سهولة الاستفادة منها، وهذا هو الأساس والهدف الأساسي لإدارة ملفات الإطفاء. يجب إدراج ملفات الإطفاء في إدارة الملفات بالوحدة بشكل موحد. وضع لوائح لإدارة سجلات الإطفاء، وتحديد المسؤوليات الإدارية. (أ) يتم الاحتفاظ بسجلات الإطفاء وتخزينها في أماكن مركزية تابعة للوحدات ذات الأولوية من حيث السلامة من الحرائق، وذلك لغرض الرجوع إليها عند الحاجة. إن إدارة سجلات الإطفاء بشكل مركزي أمر ضروري للغاية بالنسبة للوحدات ذات الأولوية في مجال السلامة من الحرائق. على الرغم من أن سجلات الإطفاء تُعدّ بواسطة جهات أو أشخاص معينين، إلا أن أهميتها لا تقتصر على نطاق مُعدّيها فحسب؛ ويجب على الوحدة المعنية أن تعين هيئة متخصصة لتولي حفظ هذه السجلات وجمعها بشكل موحد للرجوع إليها، ولا يجوز للجهات المنفذة أو الأفراد الاحتفاظ بها بشكل منفصل. وبهذه الطريقة فقط يمكن التغلب على القيود الكامنة في الحفظ المتفرق والتعامل الفردي مع السجلات، وبالتالي تحقيق الاستفادة القصوى من دورها. (ثانياً) يجب أن تكون سجلات الإطفاء كاملة وآمنة، فالكمال والأمان في سجلات الإطفاء هما ما يوفران الأساس المادي الضروري لعمل السجلات. يتضمن الحفاظ على سلامة ملفات الإطفاء معنيين: أولاً، من الناحية الكمية، يجب ضمان اكتمال الملفات، بحيث لا تكون الملفات التي يجب تجميعها وحفظها ناقصة أو غير كاملة ； من ناحية أخرى، يجب الحفاظ على الروابط العضوية للسجلات وأصالتها التاريخية من الناحية النوعية، ولا يجوز فصلها أو تشتيتها بشكل اصطناعي، أو تراكمها بشكل عشوائي، كما لا يجوز تعديلها أو تغييرها، مما قد يؤدي إلى تشويه السجلات. يمكن ضمان اكتمال النظام الخاص بالسجلات فقط عندما تكون كمية المواد المحفوظة كافية، ويمكن الحفاظ على العلاقات المترابطة بين السجلات عندما يكون هناك عدد كافٍ منها، وهذا ما يوفر أساسًا علميًا لاكتمال السجلات. يتضمن الحفاظ على أمان ملفات الإطفاء معنيين: من ناحية، السعي المادي لمنع تدمير هذه الملفات، وتمديد فترة استخدامها قدر الإمكان ； من ناحية أخرى، تتسم سجلات الإطفاء أيضًا بدرجة معينة من السرية، ويجب الحفاظ عليها من الضياع، وضمان عدم سرقتها أو تسريبها. (ثالثاً) تصنيف سجلات الإطفاء: يجب تصنيف سجلات الإطفاء وفقًا لمراحل تكوينها، ومحتواها، وزمنها، وشكلها، باستخدام طريقة “الجمع بين المتشابهات والفصل بين المختلفات”， وذلك لتقسيم السجلات إلى عدة فئات. ويوجد بين الفئات روابط معينة، بالإضافة إلى ترتيب وتسلسل معينين، بحيث يكون هناك اتساق في الترتيب. هذا يساعد في تنظيم الملفات وترتيبها وفهرستها، ويوفر الشروط اللازمة لإدارتها واستخدامها. (٤) البحث في ملفات الإطفاء: البحث يعني تسجيل محتوى وخصائص ملفات الإطفاء، ثم تخزينها في أدوات البحث؛ وبناءً على احتياجات إدارة السلامة من الحرائق، يتم استرجاع الملفات ذات الصلة في الوقت المناسب لاستخدامها أو الاستفادة منها. إنها خطوة تحضيرية مهمة لا غنى عنها قبل الاستفادة من الملفات، وهي وسيلة فعالة للعثور بدقة وسرعة على الملفات المتعلقة بالإطفاء التي نحتاجها. الفهرس هو أداة مهمة تُستخدم بشكل شائع في البحث في الملفات. من أجل تحسين كفاءة البحث في سجلات الإطفاء، يجب إعداد فهرس للسجلات وإنشاء نظام فهرسة كامل. (٥) إتلاف ملفات الدفاع المدني: ملفات الدفاع المدني في الوحدات تُجمع تدريجياً على مدار فترة طويلة من الزمن خلال الأنشطة اليومية لإدارة السلامة والوقاية من الحرائق؛ ومع زيادة كمية المواد، قد تفقد بعضها قيمتها الاحتفاظية مع مرور الوقت، وبالتالي لا حاجة للاحتفاظ بها. من أجل تبسيط المستندات وإبراز الأولويات في العمل، يجب تنظيم عملية تنقية الملفات بشكل دوري وبطريقة مخطط لها ووفقًا لمعايير محددة. مواد مفيدة، تم تلخيصها وتجميعها، للحفظ المستمر ； يجب التخلص من المواد التي فقدت قيمتها كوثائق يجب الحفاظ عليها، وذلك وفقًا ل**أنظمة إدارة الوثائق**، وذلك لتجنب تراكم الوثائق بشكل مفرط والخلط بينها، مما يؤثر على إدارتها واستخدامها. يمكن الرجوع إلى الجدول التالي لمواد أرشفة سجلات الإطفاء. فهرس الملفات
الرقم | الاسم
01 | نبذة عامة عن الوحدة
02 | رسم تخطيطي للوحدة
03 | سجلات مراجعة أو تسجيل المباني، وفحوصات السلامة من الحرائق قبل البدء في الاستخدام أو الافتتاح
04 | هيكل إدارة السلامة من الحرائق
05 | سجلات المباني ومعدات السلامة من الحرائق
06 | نظام إدارة السلامة من الحرائق
07 | سجلات الأشخاص العاملين في المجالات الحساسة
08 | سجلات الأماكن الحساسة
09 | إدارة العقارات المؤجرة
10 | سجلات إدارة المواد الكيميائية القابلة للاشتعال والانفجار
11 | سجلات فحص المعدات الغازية والكهربائية
12 | ملفات خطط مكافحة الحرائق والإخلاء في حالات الطوارئ
13 | ملفات التدريب والتوعية بالسلامة من الحرائق
14 | ملفات القضايا الهامة المتعلقة بالسلامة من الحرائق (بما في ذلك سجلات الحرائق، والجوائز والعقوبات المتعلقة بالسلامة من الحرائق، والمنتجات الجديدة المتعلقة بالسلامة من الحرائق، ونفقات السلامة من الحرائق، وأنشطة التوعية بالسلامة من الحرائق)