परियोजना निर्माण विभाग – गोपनीयता नियम

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परियोजना निर्माण विभाग की गोपनीयता व्यवस्था
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(1) परियोजना निर्माण विभाग की गोपनीयता व्यवस्था – धारा 1
कंपनी की “गोपनीयता व्यवस्था” को लागू करने एवं कंपनी के तकनीकी रहस्यों की सुरक्षा सुनिश्चित करने हेतु यह नियम बनाया गया है। दूसरा प्रावधान: निर्माण विभाग, गोपनीयता संबंधी कार्यों हेतु एक विशेष संस्था की स्थापना करता है; इस संस्था का कार्य, कंपनी के गोपनीयता संबंधी कार्यों हेतु बने नेतृत्व समूह के नेतृत्व में, निर्माण विभाग के गोपनीयता संबंधी कार्यों का नेतृत्व, निगरानी एवं निरीक्षण करना है। परियोजना निर्माण विभाग के प्रमुख, संस्था के प्रभारी होते हैं; परियोजना निर्माण विभाग के अधिकारी एवं उप-अधिकारी, संस्था के सदस्य होते हैं। इसके अलावा, एक अंशकालिक गोपनीयता अधिकारी भी नियुक्त किया जाता है। धारा 3: कर्मचारियों को गोपनीयता संबंधी प्रशिक्षण देना आवश्यक है; ताकि उनमें गोपनीयता के प्रति जागरूकता बढ़े, गोपनीयता संबंधी जिम्मेदारियाँ स्पष्ट हों एवं उनका निर्वहन भी हो सके। अपने कार्यस्थल पर गोपनीयता बनाए रखना आवश्यक है। इसके लिए न केवल कंपनी के गोपनीय मामलों की जानकारी होना आवश्यक है, बल्कि आगंतुकों द्वारा कंपनी से संबंधित गोपनीय जानकारी मांगने पर भी गोपनीयता नियमों का पालन करना आवश्यक है। धारा 4: परियोजना निर्माण विभाग के “गोपनीयता नियमों” का कड़ाई से पालन किया जाना चाहिए; ताकि कंपनी के गोपनीय जानकारियों की सुरक्षा सुनिश्चित हो सके, गोपनीयता उल्लंघन के खतरों को दूर किया जा सके एवं गोपनीयता उल्लंघन के अवसरों को रोका जा सके। धारा 5: परियोजना संबंधी निर्माण तकनीकी दस्तावेजों का प्राप्ति, पंजीकरण, क्रमांकन, वितरण एवं संग्रहण, विशेष रूप से नियुक्त कर्मचारियों द्वारा ही किया जाएगा। अनुच्छेद 6: परियोजना संबंधी तकनीकी दस्तावेजों का संग्रह, भेजना, हस्तांतरण, उपयोग, प्रतिलिपि बनाना, उनका संरक्षण एवं नष्ट करना, इन सभी कार्यों को कड़े अनुमोदन प्रक्रियाओं के अनुसार ही किया जाना चाहिए। अनुच्छेद 7: परियोजना निर्माण विभाग द्वारा कार्यों एवं उत्तरदायित्वों के निष्पादन के दौरान प्राप्त सभी तकनीकी दस्तावेज़, अनुबंध, समझौते, ज्ञापन, निर्देश आदि को समय पर एवं पूर्ण रूप से विभाग के अभिलेखागार में जमा किया जाना आवश्यक है; इन्हें निजी रूप से रखना अनुचित है। अनुच्छेद 8: परियोजना संबंधी निर्माण तकनीकी दस्तावेजों की मुद्रण संख्या पर कड़ा नियंत्रण रखा जाना चाहिए; इन दस्तावेजों पर क्रमांक अंकित किए जाने चाहिए, एवं उन्हें प्राप्त करने वाले व्यक्तियों का भी रिकॉर्ड रखा जाना चाहिए। नौवाँ अनुच्छेद: परियोजना संबंधी प्रस्ताव, व्यवहार्यता अध्ययन रिपोर्ट, प्रारंभिक डिज़ाइन एवं निर्माण संबंधी डिज़ाइनों से संबंधित दस्तावेज़ों को, परियोजना से संबंधित न होने वाले व्यक्तियों को बिना अनुमति के नहीं दिया जा सकता। धारा 10: परियोजना निर्माण विभाग में ऐसा व्यक्ति नियुक्त किया जाता है, जो निर्माण प्रक्रिया के दौरान उत्पन्न होने वाली सभी जानकारियों को संग्रहीत करता है। इन जानकारियों को केवल परियोजना निर्माण विभाग के प्रमुख की अनुमति से ही देखा एवं अभिलेखित किया जा सकता है।
धारा 11: जब परियोजना निर्माण विभाग को गोपनीय तकनीकी जानकारियाँ प्राप्त होती हैं, तो उसे तुरंत परियोजना निर्माण विभाग के प्रमुख को सूचित करना आवश्यक है; इसके बाद गोपनीयता समिति द्वारा उन जानकारियों की गोपनीयता स्तर निर्धारित किया जाता है। एक बार गोपनीयता स्तर निर्धारित हो जाने के बाद, सामग्री के कवर पर गोपनीयता स्तर संबंधी चिह्न लगाना आवश्यक है, ताकि चेतावनी दी जा सके। सभी सामग्रियों को किसी विशेष व्यक्ति के हवाले करके सुरक्षित रखा जाना चाह धारा 12: गोपनीय स्तर की तकनीकी जानकारियों को तालबंद अलमारियों में ही रखना आवश्यक है। सिद्धांत रूप से, इन जानकारियों को बाहर नहीं दिया जा सकता। यदि कार्य की आवश्यकता के कारण इन जानकारियों को उधार देना, प्रतिलिपि बनाना आवश्यक हो, तो निम्नलिखित प्रक्रिया का पालन करना आवश्यक है: 1. अत्यंत गोपनीय स्तर की जानकारियों को उधार देने, प्रतिलिपि बनाने हेतु परियोजना प्रबंधक की अनुमति आवश्यक है। 2. गोपनीय स्तर की जानकारियों को उधार देने, प्रतिलिपि बनाने आदि हेतु परियोजना प्रबंधक की अनुमति आवश्यक है। 3. गोपनीय श्रेणी की सामग्री का उपयोग करने हेतु प्रोजेक्ट निर्माण विभाग के प्रमुख के हस्ताक्षर आवश्यक हैं। धारा 13: गोपनीय दस्तावेजों की प्रतियों की संख्या पर कड़ा नियंत्रण रखना आवश्यक है; ऐसी प्रतियों का रिकॉर्ड भी रखना आवश्यक है, एवं प्रतियों पर उनका क्रमांक भी अंकित करना आवश्यक है। प्रतियों के धारकों को यह सुनिश्चित करना होगा कि ऐसी प्रतियों की दूसरी बार नकल न की जा सके। धारा 14: गोपनीय जानकारी से संबंधित व्यक्ति (अर्थात्, गोपनीय जानकारी के उपयोगकर्ता, प्रबंधक, एवं संचारक), को कंपनी के साथ गोपनीयता समझौता करना आवश्यक है। धारा 15: यदि उपरोक्त नियमों का उल्लंघन होता है, तो इसके परिणामस्वरूप होने वाली सभी जिम्मेदारियाँ संबंधित व्यक्ति पर होंगी। यदि मामला गंभीर हो, तो कंपनी कानून के अनुसार संबंधित व्यक्ति एवं संबंधित अधिकारियों पर कार्रवाई करेगी। अनुच्छेद 16: कंपनी के कर्मचारियों के स्थानांतरण या सेवानिवृत्त होने पर, उन्हें लिए गए सभी दस्तावेज़ों को वापस करना होगा; इसके लिए अभिलेखागार प्रभारी के हस्ताक्षर आवश्यक हैं (II) अभिलेखों को देखने/उधार लेने संबंधी नियम – गोपनीय तकनीकी जानकारियों को देखने हेतु संबंधित अनुमोदन प्रक्रियाओं का पालन करना आवश्यक है; इसके लिए परियोजना प्रबंधक की अनुमति आवश्यक है। दूसरा नियम: निविदाओं एवं अनुबंधों से संबंधित दस्तावेजों/जानकारियों को देखने हेतु प्रोजेक्ट निर्माण विभाग के प्रमुख की अनुमति आवश्यक है। धारा 3: यदि कोई बाहरी संस्था हमारी कंपनी के अभिलेखों को देखना चाहे, तो उसे अपनी संस्था का परिचय-पत्र प्रस्तुत करना आवश्यक है। इसके अतिरिक्त, हमारी कंपनी के संबंधित विभागों के कर्मचारियों द्वारा ही उसे अभिलेख देखने की अनुमति दी जाएगी। अभिलेख देखने की प्रक्रिया भी उपरोक्त नियमों के अनुसार ही की जाएगी। चौथा नियम: परियोजना संबंधी दस्तावेजों को देखने/प्रतिलिपि बनाने हेतु, वहाँ आवश्यक रूप से एक विशेषज्ञ कर्मचारी मौजू ； परियोजना निर्माण अभिलेखों की प्रतिलिपि बनाने हेतु, संबंधित व्यावसायिक विभाग के प्रमुख एवं उस कंपनी के उच्चाधिकारियों के हस्ताक्षर आवश्यक हैं। धारा 5: कार्य की आवश्यकता के अनुसार, यदि किसी दस्तावेज़ को अभिलेखागार से बाहर ले जाना आवश्यक हो, तो हस्ताक्षर करने की प्रक्रिया का कड़ाई से पालन किया जाना चाहिए। उधार लिए गए दस्तावेज़ों को यथाशीघ्र वापस किया जाना चाहिए; अधिकतम पाँच दिनों से अधिक समय तक ऐसे दस्तावेज़ उधार नहीं रखे जा सकते। कंपनी की संपत्तियों को उधार देने हेतु, परियोजना निर्माण विभाग के प्रमुख के हस्ताक्षर आवश्यक हैं। अनुच्छेद 6: हस्ताक्षर एवं अनुमोदन प्रक्रिया में, जिस सामग्री को देखा जाना है उसका विवरण, देखने का उद्देश्य आवश्यक रूप से उल्लेखित होना चाहिए। यदि सामग्री को उधार लिया जाना है, तो उसकी वापसी की तिथि भी अवश्य उल्लेखित होनी चाहिए। (III) परियोजना निर्माण विभाग के गोपनीयता संबंधी कर्तव्य, धारा 1: **गोपनीयता कानूनों** एवं ऊपरी अधिकारियों द्वारा जारी किए गए गोपनीयता संबंधी नियमों का पालन करना, एवं अभिलेखों की गोपनीयता को बनाए रखना। दूसरा, परियोजना निर्माण विभाग के कर्मचारियों को गोपनीयता संबंधी मामलों को अत्यधिक महत्व देना चाहिए। उन्हें आदर्श व्यवहार करते हुए, पार्टी एवं ** के गोपनीयता संबंधी नियमों एवं व्यवस्थाओं का पालन करना आवश्यक है। धारा 3: परियोजना निर्माण विभाग के कर्मचारियों के लिए गोपनीयता प्रबंधन हेतु “जो व्यक्ति प्रभारी है, वही जिम्मेदार है” की व्यवस्था लागू की गई है; एवं इसका प्रबंधन चरणबद्ध रूप से किया जाता है। चौथा खंड: परियोजना निर्माण विभाग के कर्मचारियों को, अभिलेखों को प्राप्त करते समय, उनका भंडारण करते समय, एवं उनका उपयोग करते समय, संबंधित नियमों का पालन करते हुए उनकी जाँच करनी होगी; हस्ताक्षर करने होंगे, रिकॉर्ड बनाने होंगे, एवं आवश्यकतानुसार उन अभिलेखों को रद्द भी करना होगा। इस प्रकार, सभी र धारा 5: उन अभिलेखीय सामग्रियों को, जिन्हें नष्ट करने की आवश्यकता है, के बारे में संबंधित नियमों के अनुसार एक मूल्यांकन रिपोर्ट तैयार की जानी चाहिए। इसके बाद, संबंधित अधिकारी की अनुमति प्राप्त करके, दो या अधिक व्यक्तियों द्वारा ही उन सामग्रियों को नष्ट किया जाना चाहिए। अनुच्छेद 6: परियोजना निर्माण विभाग के कर्मचारियों को गोपनीयता का कड़ाई से पालन करना होगा। उन्हें गोपनीय दस्तावेजों की सामग्री को बिना अनुमति के नकल करने या प्रसारित करने की अनुमति नहीं है। इसके अतिरिक्त, उन्हें अपने पद का दुरुपयोग करके दस्तावेजों की नकल करने की भी अनुमति नहीं है। अनुच्छेद 7: परियोजना निर्माण विभाग के कर्मचारियों द्वारा उपयोग में आने वाले कंप्यूटर एवं अन्य कार्यालयीय उपकरणों का गोपनीयता संबंधी प्रबंधन मजबूत किया जाना चाहिए; ताकि कोई गोपनीय जानकारी लीक न हो। अनुच्छेद 8: परियोजना निर्माण विभाग के कर्मचारियों द्वारा उपयोग में आने वाले दस्तावेजों एवं सामग्रियों की संख्या एवं वितरण सीमा पर कड़ा नियंत्रण रखा जाना चाहिए। इन दस्तावेजों पर क्रमांक, गोपनीयता स्तर एवं संग्रहण अवधि भी अवश्य अंकित की जानी चाहिए। अनुच्छेद 9: उन गोपनीय परियोजनाओं के लिए, जिन्हें किसी अन्य संस्था को सौंपा गया है, आवश्यक है कि गोपनीयता समझौता किया जाए; ताकि वह संस्था गोपनीय जानकारी को किसी तीसरे पक्ष को न दे। अनुच्छेद 10: परियोजना निर्माण विभाग के कर्मचारी, जब शोधपत्र प्रकाशित करते हैं, अथवा अध्ययन/अनुसंधान करते हैं, तकनीकी आदान-प्रदान करते हैं या बाहरी संपर्क करते हैं, तो उन्हें कंपनी एवं गोपनीय परियोजनाओं से संबंधित कोई भी जानकारी उजागर नहीं करनी चाहिए। परियोजना निर्माण विभाग