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プロジェクトマネージャーはどうやって進捗会議をうまく進めるか？ プロジェクトマネージャーにとって、毎週開催されるプロジェクト進捗会議は重要なツールです。毎週のプロジェクトの進捗状況を把握することで、どんな重要なプロジェクトでも対応できます。優れたプロジェクトマネージャーは、進捗会議を単にプロジェクトの進行状況を把握する手段として使うことは決してありません。彼らは多くの場合、会議の前からすでにプロジェクトの進捗を知っているのです。実際、進捗会議とは、プロジェクトマネージャーがプロジェクトを前進させるためのツールであり、最終的な成果に影響を与える重要な問題についてチームメンバーに指導を行うことを可能にするものです。 会議前の準備に細心の注意を払う 優れたプロジェクトマネージャーとしては、各進捗会議の前に、プロジェクトチームの全ての重要なメンバーとコミュニケーションを取るべきである。プロジェクト管理を適切に行うなら、常にチームメンバーと密接な連絡を取り合うべきです。そうすれば、プロジェクト進捗会議で問題が起きることはありません。私は通常、以下のいくつかの点から準備を行います： 1、詳細なプロジェクトチェック。 これから2～4週間で完了させる必要がある各タスクを確認し、全体の進捗状況を把握します。自分がよくわからない問題を明らかにし、特に他のタスクにも関わる重要な部分を。各タスクを注意深く確認することで、問題を発見し、プロジェクトにおける重要な課題への理解を深めることができます。これらの問題も、進捗会議であなたが取り上げることになるものです。 2、ボトルネックの発見。 プロジェクトマネージャーの職務の一つは、プロジェクト内のボトルネックを見つけ出し、それを解消するための戦略を立てることです。ボトルネックを解消しても、他の問題がそのプロジェクトの新たなボトルネックとなることを必ず覚えておいてください。 3、重要な質問リストを用意する。 重要な課題リストに、会議でチーム全体または特定のメンバーと話し合うためのポイントを記載します。会議のときは、事前に用意したこのリストを持っていきます。進捗会議の時間は1時間を超えてはならない。チーム全員が参加する会議のほかに、特定の問題について一部のメンバーのみで参加する会議を開催することもできます。常に心に留めておいてください。チームメンバー全員がプロジェクトのあらゆる面に関わる必要はないのです。 4、言葉には慎重に、行動にも注意を払う。 人々があらゆるリーダーを評価する際には、常に組織力、洞察力、理解力、行動力、決断力、思考法、そしてリーダーシップといった側面から見ます。チームメンバーもあなたの一挙手一投足を注視しているので、その影響を過小評価してはいけません。 会議の詳細な手配 会議のスケジュールを立てる際には、以下の方法を参考にできます： 1、名前を呼ぶ。 会議の前に、参加する全員を皆さんに知らせましょう。これは、電話を通じて会議に参加する遠隔地のチームメンバーにとって特に重要であり、同時に会議の時間も節約できます。 2、業務上の新たな問題を迅速に発見する。 1週間にわたる作業の中で、プロジェクトに関連する新たな問題に気づくかもしれません。会議では、これらの新しい情報をできるだけ早くチームメンバーと共有し、プロジェクト計画の進捗について話し合う際に皆がこれらの問題を考慮できるようにする必要があります。しかし、すべての問題が会議の時間を割く価値があるわけではないので、情報は可能な限り簡潔にする必要があります。 3、チェック項目の進捗状況を確認する。 プロジェクト計画に従い、各チームメンバーが今週の業務の進捗状況と今後2週間の計画について簡単に報告します。プロジェクト計画の進捗状況をチェックすることで、各タスクが計画通りに進行しているか、期限までに完了できない状況が生じていないかを把握する必要があります。また、チームメンバーがプロジェクトのメンバーやプロジェクトタスクに関する問題を共有できるようにする必要があります。 4、重要項目。 プロジェクト計画の進捗状況を確認した後、直ちに重要な項目をまとめる。この機会に、核心メンバーの重要な役割を強調することができます。なぜなら、彼らは重要な項目の完成に直接的な影響を与えるからです。同時に、ここで実行可能な案についても議論し、チームメンバーに一定の指針を提供することができます。 5、質問と討論の時間。 チームメンバーに時間を残しておき、議論で触れられなかった問題について質問できるようにしましょう。この時、以前や会議で見つけた重要な問題点を改めて強調する機会にもなります。 6、まとめて行動項目を列挙する。 プロジェクトの進捗をまとめ、会議の内容に基づいてアクションアイテムをリストアップすることで、より効果的にプロジェクトを前進させなければなりません。 7、会議を終了する。 励ましの言葉と前向きな期待をもって会議を締めくくります。常にチームワークを重視し、チームメンバーが互いに助け合ってプロジェクトの円滑な完了を確実にするよう促す必要があります。 8、会後通信。 各回の会議の後、私はすぐにニュースレターを発行し、会議での重要な課題を振り返り、関連する具体的なアクション項目をリストアップします。 注目すべき重要な問題 プロジェクトの進捗会議を開催する際に考慮すべき重要な問題は以下の通りです： 1. 時刻通りに会議を開始すること。 2. プロジェクトに存在する緊急の問題を明確にすること。 3. 現在のボトルネックを明確にし、それらを解消する方法を知ること。 4. 会議で見つかった問題や潜在的なリスクを重視すること。 5. 進捗会議を活用してメンバーの責任感を高めること。 6. 批判する際はチーム全体を対象とすること。 7、個々のチームメンバーへの表彰は会議で行うことができる。 8、会議の時間は1時間を超えないようにする。 9、重要な問題は別途会議を開いて解決する。 10、チームの時間を大切にすること。 11、個々のチームメンバーに関するみずからの問題は、個別に会議を開いて解決する。 上記のポイントに従って準備すれば、必ず良い職場環境を築くことができ、それによってプロジェクト全体を成功に導くことができるでしょう。覚えておいてください。皆が、プロジェクトマネージャーとしてあなたがどのようにプロジェクト全体をリードしているかを注視しています。あなたのリーダーシップは、チーム全員の業務状況やプロジェクトの成否に影響を与えるのです。