良い仕事のまとめを書くにはどうすればよいか

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年末が近づくにつれて、さまざまなまとめや報告資料が次々と寄せられ、多くの人にとって負担となっている。“頭を上げて明るい月を見、頭を下げて資料を書く。洛陽の親戚や友人から問い合わせがあれば、私は今資料を書いていると伝えてください。”さまざまな棚卸しやまとめ作業があり、少なくとも数千字、多いときは数万字にも及ぶ。中には年末のまとめが評価と連動しているケースもあり、多くの社会人を頭を悩ませている。では、年末の振り返りで6つの誤りを避けるにはどうすればよいのでしょうか？ 　誤解1：「まとめるときは控えめでなければならない」
私たちは子供の頃から、人として謙虚であるべきで、自分を過度にアピールしてはいけないと教えられてきました。トルストイもこう言っています。「過度に語るよりも、不完全なままにする方が良い。誇張した表現は避けるべきだ」と。特に連携が必要な部門間では、経営者はコーチやアドバイザーとしての役割を果たすことを好む傾向があります。そのため、「控えめに振る舞う」というのが、このような経営者たちの一般的な職業的姿勢なのです。 　　そのため、「控えめな」まとめの中には、いつも「上司の配慮と同僚たちの協力のもとで」「リーダーの賢明な判断のもとで」といった決まり文句が含まれており、内容が空疎に感じられてしまう。したがって、まとめには形式的な言葉や決まり文句を多用するのではなく、実質的な内容を盛り込むべきだ。また、自分の失敗を過度に詳細にまとめるケースもある。このように「欠点を誇張する」やり方は、さらに上司にあなたの能力を疑われる原因となる。 　　そして、見せかけのいわゆる「自己検証」によって、年末の振り返りは避けられずより抑圧的で陰鬱なものになってしまう。 　　実際、私たちは型にはまらず、現実をもう一度見直してみるべきだ。 　　企業の規模が拡大するにつれて、多くのリーダーたちは権限を部下に委譲するようになっています。客観的に言えば、直属の上司であっても、部下一人ひとりの仕事の状況を完全に把握することはできません。ですから、部下は自分の行動が「上司に必ず見られ、覚えてもらわれる」という幻想を抱かない方が良いでしょう。上司にはそんな時間も、細やかな気配りもありません。私たちは振り返りを通じてコミュニケーションを取り、自分の成果を示すことで、より多くの理解と支援を得ることができます！実際、振り返りというのは、上下間のコミュニケーションを強化し、相互理解を深めるプロセスでもあるのです。 　　したがって、知恵と自信に満ちたまとめは、必ず上司のあなたに対する見方を変えてくれるでしょう。同時に、部門マネージャーとして、あなたのまとめは自分自身の上司に対する印象だけでなく、部門全体の上司に対する印象にも関わってきます。そのため、適度に「主体的に」自分の「成果」を示すことは、ますます重要になっているのです。 　誤解その2：「まとめるというのはフォーマットを整えることだ」実際には、まとめもまた人の思考パターンの表れなのである。例えば、Aさんは理系出身のプロジェクトマネージャーで、数字を使って物事を説明するのが習慣であり、彼のまとめはたいてい数字やグラフで構成されている。Aさんは、このようなまとめ方なら状況が明確かつ分かりやすく、業務内容を客観的かつ定量的に示せると考えている。また、元の上司もこのようなグラフ形式を好んでいた。しかし、新しい上司はそれをあまり評価せず、彼のまとめを「冷たいプロジェクト報告書」と表現した。 　　一方、B君は人材業界で働く若者で、普段から情熱に溢れ、自分をアピールするのが好きだ。彼の年末の振り返りも、本人同様に華やかで情熱的だが、客観的なまとめや体系的な考察に欠けているようで、人々を熱くさせる一方で、実質的な内容はあまり見えてこない。 　　したがって、年末のまとめは、客観的なデータや合理的な分析による「一目でわかる」ものだけではなく、またドキュメンタリー文学のような長大な報告でもあってはならず、表やグラフを補助として用い、明確で分かりやすい文章で記述された体系的な報告であるべきだ。 　　また、年末の振り返り報告の形式においても、マルチメディアを活用したプレゼンテーションを駆使することで、上司や同僚により直感的で分かりやすい年末報告を行うことができます。 　　要するに、上司に評価されるまとめとは、「枠を飛び出せる」まとめでなければならない。もちろん、そのためには上司の要求や好みを把握し、それに合致していることが前提だ。　　誤解3：「良いことだけを伝え、悪いことは伝えないのが最善」
まとめる際、ほとんどの人は自分の成功したことについて話したがります。一方で、間違いや失敗、不快な出来事については無意識のうちに軽視しがちです。これも理解できることです。職場の人々が成功を目指し、苦痛を避けようとするとき、無意識のうちに自分に対して「自分はとても優秀だ」「彼らには目がない」など、自分に都合の良い心理的暗示を与えがちです。そのため、人々は前向きな心構えを保つために、自分の成功した点について話すことを好むのです。 　　したがって、多くの人々には良いことだけを報告し、悪いことは隠す傾向があります。ある会社では、報告書の中で少なくとも3つの自分の失敗や不足点を挙げるよう定められています。しかし、それでも一部の人々は重要な問題を避け、些細で問題にならないようなミスだけを述べたり、実際は良い面であるにもかかわらず「悪い点」として表現したりするのです。 　　もちろん、歴史にはそれぞれの理由があります。ある部門マネージャーはこう言っています。「以前は自分の失敗や不足点をまとめるのが好きでした。しかし、上司はそれを私の能力のなさだと判断し、しばしばそのことを口実にしたり、より多くの報告を求めてくるようになりました。最初は上司の配慮だと感じていましたが、後になると他人から信頼されていないような気がして、とても不快でした。」 　　しかし、もし自分からミスを話さなかった場合、上司がそのミスに気づいたとき、どう対処すればよいのか、考えたことはありますか？「結果だけを重視し、過程は重視しない」という上司はますます少なくなっており、上司には権限があり、ミスの原因を含む真実の状況を知る必要があるのです。 　　ある部門マネージャーは次のように語っています。「ミスに直面したとき、私はその原因の分析や改善策をより重視します。同時に、ミスが単一の要因によって引き起こされるわけではないことも上司に理解してもらいたいのです。例えば、ミスの原因には部門間の連携不足、部下の実行レベルでのずれ、上司の監督・管理の不備などがありますが、最も重要なのは、このようなミスが再び起こらないようにするための対策をまとめ、改善の方向性や方法を提案することだと思います。」 　誤解4：「まとめるときは何もかも網羅しなければならない」
年末のまとめは、部門マネージャーにとって自分自身の業務だけでなく、部門全体の状況もまとめる必要があり、1年間の業務内容をできるだけ包括的に示さなければならない。しかし、ここで言う包括的とは決して細部にわたることを意味するのではなく、月次や週次のまとめをただ積み重ねることでもない。1年間の業務の中で特に重要だった点や顕著な成果、ハイライトを把握し、それについて説明する必要がある。そうすることで、上司が「たくさん仕事をしたが、印象に残っていない」と感じることがないようにしなければならない。まとめには、重点的に強調すべき部分もあれば、控えめに述べるべき部分もあり、いわゆる程よいバランスと明確な構成が求められる。 　　来年の計画や見通しをまとめる際、しばしば「輪郭」はあっても「明確な線」がないように感じられる。実際、これは企業の文化、つまり細かいか大雑把かを表しているのである。 　　ある外資系企業のマネージャーがこう言っていました。「私たちは年末の振り返りの際、今年やったことをまとめるだけでなく、翌年にやるべき100件のことも書き出さなければならないのです。」最初は、それはあまりに恐ろしいと思いました。仕事上でやるべき50件のことを書き出すだけでも十分大変なのに。しかし、これが私たち企業の文化なのです――計画性を重視すること。最終的に私がまとめたその100件のことには、仕事の計画だけでなく、同僚との関係をうまく処理するためのことや、個人の仕事と生活に関することなども含まれており、まるで個人の来年の人生計画のようでした。振り返ってみると、かなり意義のあるものだと思います。 　　誤解5：「まとめは仕方なく急いで行うもの」　年末は通常、最も忙しい時期です。そんな中で年末のまとめまでこなさなければならず、業務に追われつつまとめも書かなければならないのだから、急いで済ませるしかないのでは？と思われがちです。しかし、実際はそうではありません。 　　多くの部門では、毎週、あるいは毎日のように定例会が開かれており、その会議でのまとめこそが、年末の総括作成時に参考になる資料となるのです。したがって、良い年末の総括というのは、急ごしらえや適当な判断だけでは成し遂げられるものではなく、実際には日頃の積み重ねや段階的なまとめも必要なのです。普段からしっかりとまとめを行っておくことで、より迅速かつ効率的に、適切な年末の総括を書き上げることができるのです。 　　同時に、振り返りと業務というのは実際には相互に促進し合うプロセスです。特に中間管理職として、振り返りや知識の蓄積に気を配れば、日々の業務の中で部門の状況を絶えず改善していくことができます。そうすれば年末の振り返りでもより充実した内容を記載できるようになり、このような改善を重ねる中で上司はあなたの管理方法や考え方、管理能力を理解するようになり、より正確な評価を下してくれるでしょう。 　　要するに、まとめとは動的な発展の過程の中で生じる成果や問題を整理したものであり、同じくこの動的な過程の中で絶えず解消し解決していくものです。そしてまとめの意義は、継続的にまとめることによって、個人や部門、企業が誤りを避け、より良い成果を得られるようにする点にもあります。 　　誤解6：「まとめは全員の前で報告するべき」
多くの組織では、年末のまとめを全社員の前で報告する形を取っています。しかし実際には、すべてのまとめが全員の前での報告に適しているわけではなく、「口頭での報告用のまとめ」と「書面によるまとめ」に分けるべきです。つまり、集団での報告時には、一年間でどのような業務を完了したか、または目標をどれだけ超過達成したか、未完了の業務は何かといった内容のみをまとめるべきであり、業務上の失敗についてはその原因を分析し、翌年の業務計画を策定するなどすべきなのです。 　　しかし、一部の問題については上司に報告するのが適切な場合もあるため、この部分は書面による報告として済ませておくのがよいでしょう。そうしないと、年末の総括会では「状況は好調そのものだ」といった良い知らせばかりが聞こえ、深く痛切な反省が欠けがちになります。 　　書面で報告が必要な内容については、上司が確認した後、後日報告者と一対一で話し合うこともできる。要するに、年末のまとめは形式がどうであれ、重要なのはそのまとめの効果である。 【必殺技】年末総括のコツ1　自分自身に焦点を当てる　総括はそれぞれの役割を守るという原則に従い、自分の職務範囲や権限を超えて他の人の業績や失敗をまとめてはいけない。たとえ自分の仕事に他部門の協力があったとしてもだ。これが総括を書く上での最も基本的な要求である。 二、リーダーのニーズに応えること　　中間管理職としての年末の振り返りでは、その対象は間違いなく企業のリーダーたちであり、さらに同じ階層の部門マネージャーも対象となります。企業によっては一般社員も振り返り会に参加することがあります。したがって、この時の振り返りでは何よりもまずリーダーたちのニーズに応えることが重要です。 　　リーダーが求めるのは、今年に得た成果や経験、昨年設定した目標を達成できたか、昨年と比べて業績がどれだけ向上したか、もし業績が低下している場合はその理由を説明することです。まとめを通じて、部門の希望や将来性を皆に見せることが最も重要です。 　　逆に、部門に存在する深刻な問題や、どれほど懸念すべき状況かといったことをすべて話してしまうと、たとえそれが事実であり、非常に率直な表現であったとしても、会社全体の人々の前で明かすには適さないこともあります。そうなると、一般の従業員が部門や会社そのものに対する信頼を失ったり、上司の能力を疑ったりすることになり、これは非常に悪いことです。　　三、図文の組み合わせを心がける　　まとめでは、可能な限りデータや図表、豊富な説明文を盛り込むようにし、図文が組み合わさった形にするのが理想的である。 　　もちろん、あなたのまとめも専門的すぎてはいけません。少なくとも60％は上司が一目で理解し、すぐに指示を出せる内容であり、30％は上司がその説明を通じて理解できる内容、残りの10％は自分のレベルを示すための非常に専門的な内容であるべきです。 　　可能であれば、マルチメディアを活用したプレゼンテーションを行うと良いでしょう。そうすれば、非常に専門的で分かりやすい印象を与えられ、あなたの要約が真面目で正確だと感じてもらえます。同時に、非常にプロフェッショナルなイメージも植え付けることができます。 　　まず、データや図表を多用することです。企業のリーダーたちは通常とても忙しいため、普段は大規模なデータにのみ注目し、細かい内容にはあまり注意を払いません。そのため、彼らは細部について知りたがるのです。このような場合、要約する際にデータや定量的な数値、比較図、説明文などを根拠として用いると、リーダーのニーズに非常に合致します。 　　また、SWOT分析やツリー図分析、魚骨図分析、グラフ分析といった科学的な分析方法を活用できれば、きっと専門的で素晴らしいまとめができるはずです！　まとめを書く際には、文章を書くときのように「目を見張るような表現を使わなければならない」というわけではありませんが、個人的な言葉遣いや特徴を持たせることも大切です。まとめを書く際には、まず大まかな構成を決めてから、その中に該当する事柄を盛り込み、さらに細かく編集していきます。最後に文章を磨き上げれば完了です。 四、自分のことだけを考えるわけにもいかない
要素一：反省こそが革新につながる。振り返りの主な目的は、過去を省みて問題点を見つけ出すことだ。しかし、問題を見つけるだけでは不十分で、解決策も提示しなければならない。もし見落としを補い、有効な解決策を導き出せるなら、それこそが一種の突破や革新なのである。 　　要素二：自分自身と相手を理解する。まとめた内容はしっかり把握しておく必要があり、まとめの際には重点を押さえることが重要だ。自分の仕事の重点や目玉となる部分を示すべきであり、特に上司が注目している問題については、詳細かつ具体的に記述しなければならない。 　　要素三：前も後も考慮する。まとめを書く際には細部を見落としてはならない。特に重要な出来事の詳細については、そうした細部を描写することで上司の関心と理解を得ることができる。結局のところ、上司は意思決定層にいるため、時には実行層の苦労や事情を理解できないこともあるのだ。