「消防記録」の詳解”

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1.jpg定義：消防記録とは何か？ 消防記録とは、消防安全上重要な施設が消防安全管理業務において直接作成する、文章、図表、音声・映像などの形態を持つ歴史的記録のことです。消防記録を整備することは、消防安全管理が重要な事業所において消防管理を適切に行うための重要な要素であり、事業所の消防安全管理や各種消防安全対策を確保するための基盤的な作業です。 一、消防記録の役割　『消防法』第17条では「消防の安全が特に重要な施設は、消防記録を作成しなければならない」と規定されている。また、『官公庁、団体、企業、事業所の消防の安全に関する管理規定』（警察庁令第61号）では、消防記録について独立した章が設けられ、「消防の安全が特に重要な施設は、消防記録を適切に整備しなければならない」と定められており、これにより消防記録が消防の安全管理において重要な役割を果たしていることが明らかになっている。 消防安全の重点対象でない施設は、消防記録を作成する必要はありませんが、自施設の基本情報、公安機関の消防機関が作成した各種法的文書、消防業務に関する資料や記録などは、一元管理して閲覧可能な状態にしておくべきです。 （一）消防記録は、消防安全重点単位の「戸籍簿」である。消防記録には、組織の基本情報や消防安全管理に関する各種文書・資料が記載されており、組織の経営陣、関連部門、公安機関の消防機関、そして消防安全管理業務に関わる人々が状況を把握しやすくなり、経営判断や日常業務の支援となっている。日常業務においては、消防記録と現場検査を組み合わせることで、上級機関や管轄部署、公安機関の消防部門が消防安全管理業務を評価するための重要な根拠とすることができる；火災が発生した際、火災の原因を調査し、事故の責任を明らかにし、責任者を処罰するための証拠資料として役立ちます。また、消防記録は、防火・消火資材の研究や、消防技術規格の見直し、消防作業手順の改訂といった業務において、第一手の資料としても活用できる。 （二）消防記録は、組織が関連する職員が消防安全に関する職務を適切に遂行しているかをチェックし、専任・兼任の消防（防火）管理者の業務水準や能力を評価するための根拠となります。これにより、組織の消防安全管理における責任意識が強化され、消防安全管理がより規範化・制度化された方向へと進展するのに役立ちます。 二、消防記録の内容 消防記録には、消防安全の基本状況と消防安全管理の状況という2つの主要な内容が含まれ、必要な図表も添付されている。 消防の安全に関する基本情報は、消防記録の主要な内容であり、重要な施設における消防安全に関する事項を含んでいます。これは、各組織が規範的な消防安全管理を実施するための基本的な要件であり、消防安全責任制を具体化したものです。 消防安全の基本状況には、組織の概要と消防上の重要な箇所の状況が含まれます；建築物や施設の工事、使用または開業前の消防設計審査、消防検査、および消防安全検査に関する書類や資料；消防管理組織機構および各レベルの消防安全責任者；消防安全制度；消防設備、消火器具の状況；専任消防隊、義務消防員及びその消防装備の配備状況；消防安全に関連する重要な職種の従事者状況：新規消防製品・防火材料の合格証明書類；消火および緊急避難計画。 消防安全管理の状況には主に2つの内容があります。1つ目は、公安機関の消防機関が法に基づいて作成する各種の法的文書です。主に「消防監督検査記録表」、「是正命令通知書」、および消防行政処罰に関する各種法的文書があります。二つ目は業務記録に関するものです。主に消防設備の定期的な点検記録、自動消防設備の点検・検査報告書、およびメンテナンス記録です；火災の危険要因及びその是正状況の記録；防火検査、巡回記録；ガス・電気機器の検査などに関する記録；消防安全研修記録；消火及び緊急避難計画の訓練記録；火災状況記録；消防の表彰・処分状況記録。上記の記録には、検査員の氏名、時間、部位、内容、発見された火災の危険要素、および対処措置などを記入する必要がある；研修の日時、参加者、内容などを記入する；演習の日時、場所、内容、参加部門、参加者などを記入します。 三、消防記録の管理 消防記録の収集、整理、保管は、有効に活用し、組織の消防安全管理業務に役立てることを目的としている。消防記録の管理の良し悪しは、主に利用しやすいかどうかで評価されるべきであり、これが消防記録管理の基本的な出発点であり、究極の目標でもある。消防記録は、組織の記録として一元管理されるべきである。消防記録の管理規定を定め、管理責任を明確にする。 （一）消防記録は、消防安全上重要な施設によって一元管理され、閲覧のために保管される。消防記録の集中統一的な管理は、消防安全上重要な施設にとって非常に必要である。消防記録は特定の部門や人員によって作成されるものであるが、その意義は作成者の範囲に限定されるものではない。消防記録は、所属機関が定めるか、または設置する専門機関によって一元的に集中管理・閲覧可能な形で保管されるべきであり、受託機関や個人によって分散して保管されてはならない。そうすることで、記録の分散保管や各自勝手な管理に伴う固有の限界を克服し、記録の機能をより大いに発揮させることができる。 （二）消防記録は完全かつ安全でなければならない。消防記録の完全性と安全性こそが、記録管理業務に必要な物的基盤を提供するものである。消防記録の完全性を維持することには2つの意味がある。一方では、数の面で記録が完全であることを保証し、集約して保管すべき記録や実際に保管されている記録が欠けることがないようにすることである；一方で、質の面からは、記録の有機的なつながりや歴史的真実性を保持しなければならず、人為的に分断したり散らばらせたりしてはならず、また乱雑に積み重ねたり、書き加えたり修正したりして記録を歪めてはならない。記録資料の数が完備していることで、記録の体系的な完全性が保たれ、記録間の有機的なつながりも維持され、記録数の完備性に科学的根拠が生まれる。 消防記録の安全を守ることには、二つの意味がある。一方では、物的な面で記録が破壊されないよう努め、記録の利用期間をできるだけ長くすることである；一方で、消防記録にも一定の機密性があり、記録の紛失を防ぎ、盗難や漏洩が起こらないようにしなければならない。 （三）消防記録の分類　消防記録は、その作成される過程、内容、時期、形式の違いに応じて、「共通点は一緒にまとめ、相違点は別々に分ける」という方法を用いて、いくつかのカテゴリーに分けられる。各カテゴリー間には一定の関連性があり、階層や順序もあり、一貫性が保たれている。これにより、記録のファイリングやファイルの整理・分類が容易になり、管理や活用のための条件が整います。 （四）消防記録の検索 検索とは、消防記録の内容や形態的特徴を記録し、検索ツールに保存しておき、消防安全管理上のニーズに応じて、必要な記録を迅速に見つけ出して利用または活用することである。それは記録を利用する前に欠かせない重要な準備作業であり、記録の中から必要な消防記録を正確かつ迅速に見つけ出す有効な手段です。目録は、アーカイブ検索においてよく使われる重要なツールです。消防記録の検索効率を向上させるためには、記録目録を作成し、完全な目録体系を構築する必要がある。 （五）消防記録の廃棄　組織の消防記録は、日々の消防安全管理業務を通じて長期にわたり少しずつ蓄積されてきたもので、資料は次第に増えていく。時間が経つにつれて、一部の資料は保存する価値を失い、引き続き保管する必要がなくなる。アーカイブ資料を洗練させ、作業の重点を明確にするため、定期的に目的と計画、基準を定めてアーカイブの整理を行うべきである。有用な資料をまとめ、引き続き保管する；保存価値がなく廃棄すべき資料は、文書アーカイブの管理規定に従って整理しなければならず、これによりアーカイブ資料が過剰に増えて混乱し、真偽が混在して管理や活用に支障が出るのを防ぐ。 消防記録のアーカイブ資料は、下表を参照してください。 目録　番号　名称
01　施設の概要
02　施設の平面図
03　建築物の審査・登録、検査・登録、使用開始時や営業開始前の消防安全点検記録
04　消防管理組織
05　建築物および消防設備の登録
06　消防安全管理制度
07　重要な作業を行う人員の登録
08　重要な部位の登録
09　賃貸物件の管理
10　可燃性・爆発性の化学危険物の管理登録
11　ガス・電気設備の点検記録
12　消火および緊急避難計画に関する記録
13　消防に関する啓発・訓練に関する記録
14　その他の重要な消防に関する事項の記録（火災の記録、消防に関する表彰や罰則、新たに導入された消防機器、消防にかかる費用の支出、消防に関する啓発活動など）