Office2007の達人になるための15のExcelのコツ

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　　 ExcelはOfficeオフィスソフトウェアの中の表計算ツールとして、データの収集・整理が非常に便利です。情報量が爆発的に増加している今日において、どの業界においてもデータの収集・整理・処理がより重要になってきています。そのため、Excelの利用はさらに広がり、多くのオフィスワーカーにとって欠かせないソフトウェアとなっています。したがって、Excelを熟練して使いこなすことも、ビジネスパーソンにとって必須のスキルです。確かにExcelの機能は非常に強力で、ほとんどの人にとって使うことは問題ないでしょう。しかし、上手に使いこなすとなるとそう簡単なことではありません。では、Excelを使う際のよく使われるコツを見ていきましょう。 ダウンロード先：office2007ダウンロード　　テクニック1　全く新しい制限を先取りしてみよう　　ユーザーがワークシート内で大量のデータを閲覧できるように、Microsoft Office Excel 2007では、1つのワークシートあたり最大1,000,000行と16,000列をサポートしています。つまり、Excelの1枚のシートの容量は1,048,576行×16,384列であり、2003版のExcelと比べて、利用可能な行数は1,500％増加し、利用可能な列数は6,300％増加して、容量が大幅に向上しているのです。また、Excel 2007では最大16,000,000種類の色をサポートしています。　　 また現在では、同じワークブック内で無限の数のフォーマットタイプを使用できるようになり、4,000種類に限定されることはなくなりました；各セルのセル参照数は8,000から任意の数に増加し、唯一の制限はおそらくコンピュータのメモリ容量になるでしょう。Excelのパフォーマンスを向上させるため、マイクロソフトはメモリ管理の上限を、2003版のExcelでは1GBだったところから2GBに倍増させました。Excel 2007はデュアルプロセッサやマルチスレッドチップセットをサポートしているため、ユーザーは多数の数式が含まれる大規模なワークシートにおいても、より速い計算速度を同時に体験できるようになります。　　 テクニック2 Excel文書のヘッダーとフッターを柔軟に追加する　Excelを頻繁に使うユーザーならご存知かと思いますが、以前はExcel文書にヘッダーやフッターを追加するのは決して簡単な作業ではなく、何段階ものダイアログ設定を経て初めて追加できました。しかし現在のExcelでは、完全にプレビュー可能な「ページレイアウト」ビューでExcel文書にヘッダーやフッターを追加でき、その操作手順も簡単で直感的です。操作方法は次のとおりです：　　 1.Excelの「機能区」で、「挿入」タブをクリックします。　　 2.「テキスト」グループで「ヘッダーとフッター」ボタンをクリックします。　　 3.「リボン」に「ヘッダーとフッターツール」という状況依存型のタブが表示され、その中の「デザイン」タブには必要なすべてのコマンドが用意されているため、Excel文書のヘッダーやフッターを直感的に編集することができる。Excelの表を美しく見せるのは実はとても簡単です　　テクニック3　最速で表を美しくする方法　　最新のExcelワークシートでは、ユーザーは表の書式設定や外観の調整に時間を費やすことなく、重要なデータの入力に集中できるため、作業負担が軽減されます。Excelを使って、最短時間で表の美化作業を完了しましょう。操作手順は以下の通りです：　　 1. データが含まれている任意のセルに移動します。　　 2. 「スタート」タブの「スタイル」グループで、「テーブル書式を適用」を選択します。　　 3. この時、「テーブル形式の適用」ダイアログボックスが表示され、テーブルデータの出所を指定します。　　 4.「OK」ボタンをクリックすると、表に自動的にタイトルの文字色やタイトルセルの塗りつぶし色、行ごとの塗りつぶし色が設定されます。また、表の領域がリスト形式に変換され、自動フィルター機能など、リストならではの様々な機能も利用できるようになります。 　　 テクニック4 適切な書式の自動適用と計算列の自動作成　既存の表に新しい列を追加する必要がある場合、Excelは既存の書式を自動的に適用してくれるため、再設定する必要はありません。また、Office Excelの表では、計算列をすばやく作成できます。計算列は各行に適用される数式を使用し、追加の行を含むよう自動的に拡張されるため、数式も即座にそれらの行に適用されます。「塗りつぶし」や「コピー」コマンドを使うことなく、式を1回入力するだけです。具体的な操作手順は以下の通りです：　　 1.新しい列を追加したい場合は、Excelの表の右側に新しいフィールド名を入力し、【Enter】キーを押すだけで、自動的に1列が追加され、適切な書式が適用されます。　　 2.「E3」セルに移動して合計を計算する式を入力し、【Enter】キーを押すと、その式が自動的に一覧の最後まで適用され、全ての合計金額が計算され、計算列が自動的に作成されます。　　 テーブルが長くても、以前のように下にドラッグしても端が見つからないということはなく、ずっと使いやすくなりました。　　 テクニック5 重複データの迅速な削除　大量のデータを処理する際にExcelを活用しても、間違いが起こることは避けられず、目が疲れるとデータが重複して入力されてしまうことがよくあります。何度も丁寧に確認しても、このようなミスは時には見つけ出すのが非常に難しいのです。このような場合は、Excelを活用することで簡単に解決できます。　　 1. 重複項目をチェックして削除したいセル範囲を選択し、「機能区」の「データ」タブをクリックします。　　 2. 「データツール」グループで「重複項目の削除」ボタンをクリックします。　　　　 3.この時点で「重複項目の削除」ダイアログボックスを開き、どの列で重複値のチェックを行うかを選択します。　　 4. 設定が完了したら「確定」ボタンをクリックすると、Excelは選択した列の重複値をチェックし、処理結果に関するメッセージを表示します。 　　 テクニック6　グラデーションカラーでデータの全体的な分布を直感的に把握する　セル領域に二色または三色のグラデーションを表示し、色の背景がセル内の値を表します。そしてグラデーションカラーはデータ値の大きさに応じて賢く変化するので、非常に便利ですよね。新バージョンのExcelがもたらす全く新しい「グレースケール」条件付き書式により、読者はより直感的で快適に閲覧できるようになります。　　 1. 分析したいデータを選択します。例えば、「A3:C8」セル範囲などです。　　 2. Excelの「機能区」の「開始」タブで、「スタイル」グループにある【条件付き書式】ボタンをクリックします。　　 3. 「条件付き書式」のドロップダウンメニューで「階調」——>「緑-黄色-赤色の階調」コマンドを実行します。　　 このとき、表内の具体的なデータはその大きさに応じて異なる色で表示され、データの集計に非常に役立ち、全体の変化傾向を一目で把握することができます。色を活用してデータの表現力を高める　テクニック7　長短さまざまな色のバーを使ってデータの表現力を高める　上記は表全体を比較して見る方法ですが、もし特定の列のデータの大きさだけを一目で確認したい場合はどうすればよいでしょうか？このとき、データに「データバー」の条件付き書式を適用でき、データバーの長さはセル内の数値の大きさを表します。色付きのデータバーを見ることで、個々の数値を比較する手間を省き、一列のデータの中での最大値や最小値を簡単に把握することができます。具体的な操作手順は以下の通りです：　　 1.テーブル内のあるセル領域を選択します。　　 2. Excelの「機能区」の「開始」タブで、「スタイル」グループにある「条件付き書式」ボタンをクリックします。　　 3. 次に、ポップアップするドロップダウンメニューで「データバー」——>「青いデータバー」コマンドを実行します。　　 このとき、「データバー」の条件付き書式を適用すると、列全体のデータの最大値と最小値が一目でわかり、一つ一つ比較して目が回るようなことはありません。　　 テクニック8　表を活用してデータの推移を示す　　 Excelが提供する色鮮やかで多様なアイコンセットを利用することで、データの推移を非常に迅速にグラフィカルに表示でき、全体像を把握しやすく、予測性も高まります。操作手順：　　 1.傾向を示すデータを選択し、「スタート」タブの「スタイル」グループにある「条件付き書式」ボタンをクリックします。表示されるドロップダウンメニューから「アイコンセット」——>「四方向矢印（カラー）」コマンドを実行すると、データに対応するアイコンが追加されます。　　 2.この時に追加したアイコンで要件を満たせない場合は、「スタイル」グループ内の「条件付き書式」をクリックし、表示されるドロップダウンメニューから「ルールの管理」コマンドを実行して、「条件付き書式ルールマネージャ」ダイアログボックスを開くこともできます。　　 3. このダイアログボックスで「アイコンセット」ルールを選択し、「ルールの編集」をクリックします。すぐに開く「フォーマット規則の編集」ダイアログボックスで、異なるアイコンを表示するための具体的な規則（値の種類やサイズなど）を設定します。　　 テクニック9　迅速にプロ並みのチャートを作成する　　 Excelは、ユーザーに非常に使いやすいチャート作成ツールを提供しており、プロ並みのデータ統計や分析を素早く行い、見栄えの良いプロフェッショナルなチャートを簡単に作成できます。操作方法：　　 1.あるセル領域を選択し、「挿入」タブをクリックして、「チャート」グループから「円グラフ」を選択します。　　 2.すぐに「チャートツール」が表示され、「デザイン」タブの「チャートスタイル」グループには多くのプロ向けの色合いのパレットがあり、好きなスタイルを選択できます。「図表レイアウト」グループから1番目のレイアウトを選ぶと、自動的にパーセンテージの表示が追加されます。　　 3. パイチャート上のラベルテキストを設定するには、任意のラベルテキストを右クリックします。するとポップアップメニューが表示されます（WordやPowerPointでも利用可能）。そこにはよく使われるコマンドが含まれており、ここでフォントの色やサイズなどを設定できます。　　 以前は、このような専門的で精巧なグラフを作成するには多くの時間をかけて設定しなければなりませんでしたが、今では1分もかからずに作成できます。　　 テクニック10：自由に式を作成する　Officeの新しい、業務成果に焦点を当てたユーザーインターフェースデザインでは、最もよく使われるコマンドが「機能リボン」に配置されています。ユーザーは「式」タブの「関数ライブラリ」グループから、必要な関数をすばやく見つけて使用できるため、式の作成効率が向上します。しかし、一部の長い数式は表で見ると便利ではありません。セル内の長い数式を見やすく、編集しやすくするために、編集バー内の数式ボックスのサイズを以下の3つの方法で調整できます。具体的な操作：　　 1.数式ボックスを3行以上に展開したり、1行に折りたたんだりするには、編集バーの端にある展開ボタンをクリックするか、【Ctrl】+【Shift】+【U】のキーを押します。　　 2. 数式ボックスの高さを正確に調整するには、マウスポインタを数式ボックスの下部に合わせてポインタが縦の二本線に変わるまで待ち、マウスの左ボタンを押したままその縦の二本線を希望する位置まで上下にドラッグし、その後マウスを離します。　　 3. 公式ボックスのサイズを、アクティブなセル内のテキスト行数に応じて最大高さまで自動的に調整するには、マウスポインタを公式ボックス上に置き、ポインタが縦の二重矢印に変わったら、マウスの左ボタンをダブルクリックします。Excelで美しく効率的なワークシートを作成する　テクニック11　色別にデータを並べ替える　ほとんどの人がカラフルな色を好みます。文書内で色を適切かつ効果的に活用することで、文書の魅力と読みやすさが大幅に向上します。色によってデータを並べ替えや絞り込みができれば、必要なデータを素早く整理・見つけ出すのにさらに役立ちます。Excel 2007を使用すれば、手動で設定する場合でも条件に基づいて設定する場合でも、セルの色やフォントの色を含む書式に従ってデータを並べ替えたりフィルタリングしたりできます。では、まず色別にデータをカスタムソートする方法を見てみましょう。　　 1. 「スタート」タブの「書式」グループにある「条件付き書式」の「セルを強調表示する規則」機能を使用して、任意のセル範囲に異なるセル色とフォント色を適用します。　　 2. データ領域のセルを1つクリックし、「編集」グループで「並べ替えとフィルター」ボタンをクリックします。表示されるドロップダウンメニューから「カスタム並べ替え」コマンドを実行してください。　　 3. 開いた「並べ替え」ダイアログボックスで、メイン/サブキーワード、並べ替えの基準、順序などを指定し、4つの並べ替え条件を追加します。確定をクリックすると、データは指定された色の順序で並べ替えられます。　　 テクニック12 色別でデータを絞り込む　前のテクニックでは、色別にデータを並べ替える方法を学びましたが、では色別にデータを絞り込むにはどうすればよいのでしょうか？急がないで、答えはすぐに明らかになります。操作は次のとおりです：　　 1.「スタート」タブの「スタイル」グループにある「条件付き書式」の「セルを強調表示する規則」機能を使用して、任意のセル領域に異なるセル色とフォント色を適用します。　　 2. データエリアのセルを1つクリックし、「編集」グループで「並べ替えとフィルター」ボタンをクリックします。表示されるドロップダウンメニューからフィルターコマンドを実行すると、Excelは自動的に列の見出しに自動フィルター用の下向き三角ボタンを追加します。　　 3.「有効期限」の列ヘッダーの右側にある下向き三角形ボタンをクリックし、表示されるドロップダウンメニューから「色でフィルター」コマンドを実行します。その後、右側の「セルの色でフィルター」または「フォントの色でフィルター」リストから任意の色を選択すれば、フィルター処理が完了します。　　 コツ13 セルスタイルで簡単に設定　複数の書式を一つの入力手順で適用し、各セルの書式を統一したい場合は、セルスタイルを利用できます。セルスタイルとは、フォントやサイズ、数値の書式、セルの枠、セルの背景など、事前に定義された一連のフォーマット特性です。Excelが提供する組み込みのセルスタイルを利用すれば、どのユーザーでも非常に簡単に書式設定を行うことができます。簡単な操作は次のとおりです：　　 1.書式を設定したいセルを選択します。　　 2. 「スタート」タブの「スタイル」グループで、「セルのスタイル」ボタンをクリックします。　　 3. 適用したいセルスタイルをクリックします。　　 また、一つの常識として説明しておく必要がありますが、セルのスタイルはブック全体に適用されているドキュメントテーマに基づいています。別のドキュメントテーマに切り替えると、セルスタイルは自動的に更新され、新しいドキュメントテーマに合わせて調整されます。　　 テクニック14　すべての表の見出しを常に確認できるようにする　長いデータテーブルを読みやすくするために、Excelには非常に便利な機能が用意されています。データ領域をテーブルに変換するだけで、テーブルのデータを閲覧する際に、各見出しを常にはっきりと確認できるのです。　　 1. 表に変換したいデータ範囲を選択し、「挿入」タブをクリックします。　　 2. 「テーブル」グループで「テーブル」ボタンをクリックし、「テーブルの作成」ダイアログボックスを開き、「テーブルに見出しを含める」チェックボックスを選択して、確定をクリックします。　　 3. 表を作成した後、表を上下にスクロールすると、常に表のタイトルが見えるようになります。つまり、元のタイトル行が列番号の位置に表示されるのです（もちろん、カーソルはその表内にあり、スクロールバーを動かして初めて列タイトルが見えるようになります）。　　 ちょっとしたコツをお伝えします。通常のデータ領域に直接「表形式を適用」するだけでも、そのデータ領域をExcelの表に変換できます。　　 テクニック15 表内データの集計　Excelで表を作成すると、その表の外部にあるデータから切り離して、表内のデータを管理したり分析したりできます。表の末尾に合計行を表示し、各合計行のセルにあるドロップダウンリストから関数を選ぶことで、Excelの表内のデータを素早く集計できます。操作手順は次のとおりです：　　 1. Excelの表内の任意の場所をクリックすると、「表のツール」が利用可能になり、「デザイン」タブが表示されます。　　 2. 「デザイン」タブの「テーブルスタイルオプション」グループで、「集計行」チェックボックスを選択します。　　 3.この時、表の下部に集計行が表示され、最左端のセルに「集計」という文字が表示されます。　　 4. 合計行で、合計計算を追加したいセルをクリックし、ドロップダウンリストから合計や平均など、必要な関数を選択します。　　 上で紹介した15のコツを身につければ、Excelのスキルは急速に向上し、さまざまな表の処理もよりスムーズに行えるようになります。労力を最小限に抑えつつ、データの正確性と見栄えを確保できるでしょう。■