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리스크 관리는 현재와 향후 일정 기간 동안 기업 경영에서 항상 중요한 관리 요소입니다.국내의 수많은 중소기업들은 복잡하고 변동이 심한 위험 관리에 어떻게 대응해야 할까요?저자는 주로 품질 리스크 관리 측면에서 이를 설명합니다. 외부 품질 리스크 관리 중소기업의 외부 품질 리스크에는 **부서나 업계 기관이 해당 기업의 제품 품질을 무작위로 점검하는 리스크, 그리고 고객이 기업의 제품을 사용할 때 발생하는 품질 리스크가 포함됩니다.이러한 외부적인 품질 위험들은 내부 제품의 품질을 효과적으로 관리함으로써 억제할 수 있습니다. 내부 제품의 품질을 잘 관리해야만 외부적인 품질 위험을 효과적으로 줄일 수 있습니다. 내부 품질 리스크 관리는 체계적이고 복잡한 과정으로, 제품의 품질 자체에 대한 관리뿐만 아니라 관련 프로세스의 리스크를 식별하고 분석하여 효과적으로 관리하는 것도 포함됩니다. 이 글은 품질경영시스템 표준의 일부 프로세스를 선정하여 위험 분석을 수행한다. 많은 기업의 관리자들은 품질경영시스템이란 문서 관리라고 생각하며, 문서만 잘 관리하면 품질경영시스템을 제대로 구축한 것으로 여깁니다.이는 잘못된 인식입니다. 문서 관리는 품질 경영 시스템에서 매우 중요한 위치를 차지하지만, 품질 경영 시스템을 제대로 운영하려면 단순히 문서 관리만으로는 충분하지 않습니다. 우리는 ISO9001 품질경영시스템 표준의 4.2.2 조항인 문서 관리에 대한 규정을 활용하여 문서 관리와 관련된 위험에 대해 간략히 설명할 수 있습니다.표준에서는 “문서가 충분하고 적절한 것이 되도록, 문서가 발행되기 전에 승인을 받아야 한다”고 규정하고 있습니다. 그렇다면 왜 문서가 발행되기 전에 반드시 승인을 받아야 할까요?첫째, 작성자들의 능력과 수준이 제각각이기 때문에, 서로 다른 직책에 있는 작성자들이 해당 프로세스를 이해하는 정도도 다릅니다. 그로 인해 작성된 문서가 충분하거나 적절하지 않을 수 있습니다；둘째, 작성된 문서가 승인을 받으면, 승인 담당자들이 해당 문서를 검토합니다. 이때 다양한 관점과 시각에서 문서를 확인함으로써, 문서의 구조적 문제로 인해 발생할 수 있는 운영상의 위험을 줄일 수 있습니다. 표준에서는 또한 “문서의 변경 사항과 현재의 수정 상태가 식별되도록 해야 한다”고 규정하고 있습니다.기업 내의 문서, 특히 생산 작업 지침으로 사용되거나 제품의 적합성을 판단하는 데 활용되는 문서의 경우, 그 변경에 대한 통제와 현재의 수정 상태를 파악하는 것이 매우 중요합니다.대부분의 기업은 버전 번호를 사용하여 관리를 합니다. 파일에 변경이 있을 경우 반드시 해당 파일의 버전 번호를 변경하고 관리해야 하며, 그렇지 않으면 큰 위험이 생길 수 있습니다.예를 들어, 기업의 특정 고객이 제품의 사양을 조정해달라고 요청하는 경우, 기업 내부에서는 오래된 버전의 문서와 새로운 버전의 문서가 혼용되거나, 오래된 버전의 문서가 제때 회수되지 않는 등의 이유로 그 오래된 버전의 문서에 명시된 사양대로 제품을 생산하게 됩니다. 그 결과, 고객에게 보내진 제품들은 모두 불합격품이 되어, 대량의 제품이 폐기되고 기업은 다양한 정도의 경제적 손실을 입게 됩니다. ISO 9001 표준에서는 인적자원 관리에 대해 “적용 가능한 경우, 필요한 역량을 갖추기 위해 교육을 제공하거나 기타 조치를 취해야 한다”고 규정하고 있습니다. 하지만 소규모 기업들은 교육의 체계성과 효과성을 종종 간과하는 경향이 있습니다.일부 중소기업들의 일반적인 방식은 스승이 제자를 가르치는 것인데, 체계적인 교육 자료나 평가 시스템이 없습니다. 그로 인해 교육 내용의 적절성, 충분성, 효과성은 모두 스승의 판단에 달려 있게 되며, 같은 스승 밑에서 배운 제자들의 실력도 제각각이 됩니다. 게다가 과학적인 평가 시스템이 없기 때문에 기업의 제품 품질에 불안정성이 생길 수 있습니다.또한, 스승이 제자를 가르치는 교육 방식에는 또 다른 위험이 있습니다. 바로 기업의 핵심 기술이 특정 한 사람의 손에 집중될 수 있다는 것입니다. 만약 그 사람이 회사를 떠나버린다면, 그로 인해 엄청난 손실이 발생할 수 있으며, 이는 매우 큰 위험입니다.올바른 방법은 기업이 관련 문서를 만들어 핵심적인 기술과 경험을 문서화하는 것입니다. 이를 지속적으로 축적해 나가면 기업에 있어 매우 큰 자산이 될 것입니다. 인프라 관리와 관련하여, ISO9001 표준은 “조직은 제품 요구사항을 충족시키는 데 필요한 인프라를 파악하고, 제공하며, 유지해야 한다”고 규정하고 있습니다.인프라를 생산하는 설비는 일부 기업의 생산에 있어 핵심적인 요소이거나 결정적인 요소이므로, 이러한 생산 설비의 유지보수는 반드시 필요합니다.그러나 필자는 많은 기업들이 생산 설비의 유지보수를 제대로 하지 않고 있다는 것을 발견했습니다. 예를 들어, 일부 기업들은 생산 설비에 대한 유지보수 계획 자체가 없으며, 평소에도 설비를 점검하거나 관리하는 일을 거의 하지 않습니다. 설비에 문제가 생겨 생산에 차질이 생길 때까지 기다렸다가야 비로소 설비 제조사의 기술자를 불러 수리를 의뢰합니다.이는 제품의 납기일과 기업의 경제적 손실에 일정한 영향을 미치며, 기업의 품질 관리에 위험을 초래합니다. 위에서는 품질경영시스템의 일부 요구사항들을 열거하였으며, 이러한 요구사항들을 바탕으로 품질경영과 관련된 위험들과 그 해결 방안들을 설명했습니다. 이를 통해 중소기업들이 품질위험을 효과적으로 관리할 수 있도록 도움이 되길 바라며, 기업의 품질경영 수준을 높여 고객 만족도를 향상시킬 수 있기를 기대합니다. 출처: 《중국인증인가》 잡지