Tiga perkataan untuk merumuskan sistem pengurusan kualiti, sangat tepat!

Thread Content

Tiga perkataan untuk merumuskan sistem pengurusan kualiti, sangat tepat! 2016-12-04 Kualiti dan Pensijilan Jika anda perlu menggunakan beberapa perkataan kunci untuk merumuskan sistem pengurusan kualiti, apa yang akan terlintas di fikiran anda? Seorang rakan sekerja yang telah bekerja dalam bidang pengurusan kualiti selama 13 tahun, telah merumuskan tiga prinsip penting iaitu “mundur”, “realistik”, dan “terperinci”. Sungguh hebat. Jika dikira, saya telah bekerja dalam bidang kualiti selama 13 tahun. Sepanjang tempoh itu, tidak dapat dielakkan bahawa saya sering berhadapan dengan pelbagai masalah berkaitan pengurusan sistem kualiti. Pada mulanya, sistem kualiti sangat popular, dan saya juga ingin menjadi seorang pemeriksa, jadi saya pun mempelajarinya*. Pada masa itu, pengurus bahagian kualiti kami memberitahu kami bahawa untuk memahaminya, kita perlu hafal terlebih dahulu keperluan sistem tersebut! Sejak itu, saya mengkaji peruntukan-peruntukannya siang dan malam, sehingga saya menghafal kesemua 20 peruntukan tersebut dengan sempurna (itu merupakan versi ISO9001/94). Akhirnya, ia ditinggalkan kerana sebab-sebab lain. Memang merupakan suatu kekesalan. Pada tahun 2005, saya dilantik sebagai pengurus bahagian kualiti. Saya perlu mengatur proses pemeriksaan dalaman dan juga menangani pemeriksaan luaran. Barulah saya mula memahami keperluan sistem tersebut dengan lebih jelas. Saya rasa seolah-olah saya benar-benar memahami keperluan dan kaedah pengurusan kualiti. Namun, keadaan yang baik itu tidak berkekalan. Keadaan di sekeliling saya sekali lagi membuat saya bingung. Pada masa itu, perusahaan swasta berkembang dengan pesat. Mereka tidak mempunyai banyak pengalaman dalam bidang pengurusan. Pemahaman mereka terhadap sistem tersebut hanyalah melalui dokumen, rekod, dan sijil sahaja. Selain itu, banyak agensi pengauditan yang demi kepentingan perniagaan mereka sendiri, mengabaikan prinsip-prinsip pengauditan yang sepatutnya dipatuhi. Sebuah kilang yang mempunyai lebih seratus pekerja boleh diaudit sepenuhnya dalam masa dua jam sahaja. Mereka hanya perlu mengambil satu gambar di bengkel tersebut, kemudian mengenakan yuran pengauditan dan mengeluarkan sijil kepada pihak kilang. Malah, ada juga agensi yang sanggup memuaskan hati syarikat-syarikat tersebut semata-mata untuk mendapatkan kontrak perniagaan… Semakin sukar untuk memahami, apa sebenarnya yang terjadi dengan sistem pengurusan kualiti ini? Pada tahun 2007, saya bekerja di sebuah syarikat yang menghasilkan bahan pembungkusan ubat-ubatan di Shenzhen. Memandangkan syarikat tersebut mengamalkan sistem pengurusan yang standard untuk industri farmaseutikal, maka sistem pengurusan kualiti sangat diberi perhatian oleh pihak pengurusan atasan. Hampir semua keperluan berkaitan pengurusan sistem kualiti mendapat persetujuan daripada pemilik syarikat. Dalam masa kurang dari dua tahun, sebuah rangka kerja pengurusan yang efektif dapat dibentuk. Walaupun ia tidak begitu terperinci, namun sistem tersebut berfungsi dengan baik. Akibatnya, aduan berkaitan kualiti juga berkurangan dengan ketara. Kali ini, saya benar-benar mula menghargai pengurusan sistem kualiti. Selama bertahun-tahun, sebagai pengurus bahagian kualiti, saya juga memegang peranan sebagai wakil pengurus syarikat, bertanggungjawab terhadap pengoperasian dan penyelenggaraan sistem tersebut. Namun, selain daripada syarikat pembuat bahan pembungkusan ubat yang membuat saya berasa bangga, sistem pengurusan di syarikat-syarikat lain tidak mendapat penghormatan yang sepatutnya. Tugas saya pula hanyalah untuk menyediakan dokumen-dokumen audit dalaman setiap tahun, sebagai persiapan untuk audit luaran sahaja. Dalam keadaan terpaksa ini, saya tiba-tiba memahami satu perkara: Mengapa perlu menjadikan pengurusan sistem sebagai tugas yang berasingan? Selain memastikan kelulusan semakan dan pemberian sijil, ini juga merupakan alat pengurusan! Ia boleh digunakan dengan fleksibel seperti kaedah pengurusan yang lain; tidak perlu menirunya sepenuhnya. Setelah memahaminya, saya yang sejak beberapa tahun kebelakangan ini asyik mengkaji kaedah pengurusan, kembali bersemangat. Selepas beberapa waktu, saya berjaya menemui sedikit petua dalam bidang ini. Ringkaskan tiga prinsip utama iaitu “undur”, “nyata”, dan “terperinci”, dan anggaplah ia sebagai konsep asas dalam “sistem pengurusan ala Li”. 01 Kemajuan yang dicapai melalui usaha untuk memperbaiki keadaan merupakan tanda kejayaan. Kini, kebanyakan syarikat menguruskan sistem mereka dengan tujuan untuk lulus penilaian, agar dapat memperoleh sijil yang membuktikan “keupayaan jaminan kualiti” syarikat tersebut. Namun, jarang sekali mereka berusaha dengan serius dalam melaksanakan amalan-amalan tersebut dalam kerja harian mereka. Selain itu, pengurusan sistem tidak dapat memberikan kesan segera seperti penggunaan dadah oleh atlet; kesannya memerlukan masa untuk ditunjukkan, oleh itu ramai yang tidak bersetuju dengannya. Fikirkanlah, untuk mengubah pandangan dan tabiat kerja mereka adalah sangat sukar. Oleh itu, gunakan pendekatan dengan menurunkan tahap keperluan tersebut. Bahagikan keperluan sistem kepada beberapa keperluan yang lebih kecil. Pilihlah sasaran-sasaran yang mudah dicapai dan memberi hasil dengan cepat. Dengan cara ini, pelaksanaannya dapat dilakukan secara berperingkat, sekaligus meningkatkan kemungkinan kejayaannya. Adanya kemajuan itu merupakan kejayaan! Inilah yang disebut sebagai “undur”. Kini, dalam syarikat ini, proses pencampuran bahan merupakan proses yang sangat penting. Untuk memperkukuh dan mengatur proses pencampuran bahan dengan lebih baik, semua faktor yang boleh mempengaruhi kualiti telah dianalisis. Sebanyak hampir 30 titik kawalan telah dikenal pasti. Memandangkan sukar untuk mengubah semua faktor tersebut, beberapa perkara utama sahaja dipilih untuk dikawal terlebih dahulu, seperti “pemeriksaan bahan pertama yang dimasukkan, penempatan bahan mengikut urutan yang ditetapkan, dan pembersihan magnet”. Dengan usaha ini selama 2 bulan, pekerja-pekerja juga berjaya membentuk tabiat yang baik. Akibatnya, masalah yang timbul berkurangan sebanyak hampir 30%. Ini merupakan pencapaian yang luar biasa. Jika benar-benar memahami keperluan sistem sebagaimana yang dikehendaki oleh sistem tersebut ； Laksanakan segala perkara mengikut arahan yang diberikan, dan simpan rekod semua operasi yang dilakukan. Para pekerja yang belum tamat sekolah rendah, yang sibuk sepanjang masa, sama ada akan menjadi gelisah atau sukar untuk beralih ke pekerjaan lain. Inilah kepentingan konsep “berundur”. Tak boleh makan sampai kenyang sekaligus! ““Pengunduran” juga tercermin dalam kaedah yang digunakan. Saya sentiasa berpegang pada “teori sudut tajam”. Saya tidak tahu adakah ada orang lain yang telah mengemukakan teori ini atau tidak. Jika tidak, maka saya lah pencipta teori tersebut. Dengan menggunakan teori sudut tajam, menganggap “undur” sebagai langkah ke depan dan mencapai matlamat secara berperingkat. Ini ditentukan oleh keadaan sebenar syarikat, namun yang lebih penting ialah kerana saya sendiri tidak mempunyai personaliti yang kuat; cara ini mungkin tidak sesuai untuk orang lain. Namun, berdasarkan pengalaman sebelum ini, hasilnya masih boleh dianggap baik. 02 Menyelesaikan masalah sebenar. Prinsip “sebenar” bermaksud bahawa sistem pengurusan kualiti perlu beroperasi secara praktikal dan berfokus pada penyelesaian masalah sebenar. Dengan cara ini, pandangan negatif terhadap operasi sistem tersebut dapat diatasi, sekaligus mewujudkan peluang untuk memajukan sistem pengurusan tersebut. Dalam hal ini, perlu mengenal pasti masalah-masalah yang timbul dalam sesebuah syarikat atau proses tertentu, serta mencari punca sebenar masalah tersebut. Langkah-langkah pencegahan untuk mengelakkan masalah-masalah ini biasanya telah ditetapkan dalam sistem yang ada. Dengan menganalisis masalah-masalah tersebut, kita dapat menjelaskan keperluan dan kepentingan syarat-syarat yang ditetapkan oleh sistem tersebut. Dengan cara ini, semua orang akan memahami makna syarat-syarat tersebut, kerana ia berkait rapat dengan kepentingan mereka sendiri. Akhirnya, mereka akan menerima syarat-syarat tersebut dan menjadi penyokong pengurusan sistem tersebut. Kini, di syarikat ini, dahulu semua orang diwajibkan untuk menilai pesanan mengikut prosedur yang ditetapkan, demi memastikan kualiti dan masa penghantaran yang tepat. Namun, tiada siapa yang mengambil berat akan hal ini; mereka beranggapan bahawa “cukup dengan menandatangani dokumen tersebut sahaja sudah cukup untuk menyelesaikan masalah” ”Terlalu membosankan, tiada siapa yang mahu melakukannya. Paling-paling pun hanya menandatangani nama sahaja, kandungannya langsung tidak dibaca. Sudah tentu, pada masa itu borang penilaian pesanan juga tidak menyatakan keperluan yang spesifik; ia hanyalah sebuah borang biasa sahaja. Oleh kerana maklumat penilaian yang tidak tepat, rancangan pengeluaran menjadi tidak berguna. Perlu ada penyesuaian berterusan semasa pelaksanaannya, dan kapasiti pengeluaran tidak dapat dimanfaatkan sepenuhnya. Akibatnya, barang tidak dapat dihantar mengikut jadual yang ditetapkan. Tidak kira seberapa cepat usaha dilakukan, ia tetap tidak akan berhasil. Tahun lepas, pihak pengurusan telah menyusun semula borang penilaian pesanan tersebut. Apakah perkara yang perlu dinilai dalam setiap langkahnya? Bagaimana cara menangani masalah yang timbul? Semuanya telah dinyatakan dengan jelas; semua pihak diharapkan untuk bertanggungjawab atas tanda tangan yang mereka buat. Seperti “Adakah bahan-bahan sudah lengkap? Apa yang masih kurang?” Bila akan tiba? Apa masalah kualiti yang perlu diberi perhatian sebelum ini? ……Selepas setengah tahun beroperasi secara sebenar, walaupun masih terdapat beberapa aspek yang belum dapat dilaksanakan sepenuhnya, kebolehlaksanaan rancangan tersebut telah meningkat dengan ketara. Dengan keadaan tenaga kerja dan peralatan yang tidak berubah, kapasiti pengeluaran telah meningkat daripada kira-kira 80 tan sehari sebelum ini, kepada kira-kira 150 tan sehari pada masa kini. Gaji semua orang meningkat dengan mendadak. Pada masa seperti ini, apabila dibincangkan tentang keperluan dan kepentingan penilaian pesanan, berapa ramai yang akan menentangnya? Menyelesaikan masalah sebenar dan mencipta peluang pengurusan merupakan alat yang sangat berguna dalam pengurusan sistem. 03 Memudahkan perkara yang rumit. “Teliti” bermaksud dalam sistem pengurusan kualiti, untuk memastikan sesuatu keperluan atau peraturan dapat dipatuhi sepenuhnya, persiapan yang dilakukan perlu dilakukan dengan teliti. Setiap orang mempunyai pemahaman tersendiri mengenai pengurusan. Kebanyakan orang bersetuju bahawa pengurusan merupakan proses “mengatur/rancang, menyelaraskan pelaksanaan, memantau dan menilai, serta membuat penambahbaikan”. Pemahaman saya terhadap pengurusan pula ialah: menjadikan perkara-perkara yang abstrak menjadi lebih konkret ； Jadikan perkara yang rumit menjadi lebih mudah. Untuk mencapai hal ini, “ketepatan dan perincian” menjadi sangat penting. Lagipun, kemampuan penerimaan dan pemahaman setiap orang tidak mungkin sama sepenuhnya. Untuk memastikan semua orang bersetuju dengan satu arah yang sama, kita perlu mengelakkan sebarang kekeliruan berkaitan produk tersebut. Dalam “Prosedur Pengurusan Perubahan” syarikat tersebut, sebelum ini dinyatakan bahawa “apabila berlaku perubahan besar pada aspek manusia, mesin, bahan, kaedah, atau persekitaran, permohonan dan kelulusan yang berkaitan harus dilakukan melalui borang perubahan…”. Jadi, apakah yang dimaksudkan dengan perubahan besar? Apa yang akan berlaku jika ia bukan perubahan yang ketara? Sudah tentu, setiap orang akan mempunyai pemahaman yang berbeza. Pada tahap yang ringan, ia boleh menjejaskan kecekapan, manakala pada tahap yang lebih serius, ia boleh menyebabkan masalah berkaitan kualiti. Oleh itu, saya telah menyediakan sebuah “Senarai Kelulusan Perubahan”. Saya mengumpulkan semua orang untuk mencatatkan semua perubahan yang mungkin berlaku, mendefinisikan setiap satu daripadanya, dan menentukan cara untuk mengatasinya. Dengan cara ini, tiada lagi kekeliruan. Yang tinggal hanyalah pelaksanaannya sahaja. Saya rasa kualiti dapat dikawal. Dalam prosesnya, pemantauan kualiti perlu diperketatkan, dengan menuntut agar faktor-faktor yang boleh mempengaruhi kualiti diperiksa dan diperbaiki. Biar semua pemeriksa belajar dan memahami faktor-faktor yang mempengaruhi kualiti; mungkin setengah tahun pun belum cukup untuk menguasainya. Semua faktor yang boleh mempengaruhi proses tersebut telah disenaraikan, kira-kira lebih dari 80 faktor. Faktor-faktor ini disusun dalam bentuk jadual pemeriksaan. Apa yang perlu dilakukan hanyalah memeriksa setiap langkah dalam proses tersebut, dan menandakan “√” atau “×” di tempat yang sesuai. Dalam masa seminggu, semuanya akan selesai. Kita boleh lakukan ia dengan lebih “terperinci” lagi! Di sini, saya hanya dapat merumuskan sedikit pengalaman saya sendiri. Sudah tentu, untuk mengurus sistem kualiti dengan baik, terdapat banyak lagi cara yang lebih baik. Selagi kita benar-benar fokus pada hal tersebut, pasti kita akan memperoleh pemahaman yang lebih mendalam. Percaya bahawa boleh mencari cara yang lebih sesuai untuk diri sendiri. Jangan sekali-kali biarkan diri anda terkeliru oleh hal-hal seperti mendapatkan sijil, menjalankan audit dalaman, atau menghadapi audit luaran. Semua ini hanyalah sebahagian daripada “konspirasi” semata-mata. Apabila sistem tersebut benar-benar berfungsi bersama dengan operasi sebenar syarikat, maka keuntungan untuk syarikat pun akan tiba tidak lama lagi. Semoga mereka yang berminat dalam pengurusan sistem dapat terus maju dengan baik!