Torne-se um especialista no Office 2007: 15 dicas úteis para o Excel

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　　 O Excel, como ferramenta de planilhas nos softwares de escritório da Office, é extremamente útil para coletar e organizar dados. Em uma época em que a quantidade de informações cresce exponencialmente, a coleta, organização e processamento de dados se tornam ainda mais importantes para qualquer setor. Por isso, o uso do Excel é ainda mais generalizado, tornando-se um software indispensável para muitos profissionais de escritório. Portanto, saber usar o Excel com habilidade também é uma habilidade essencial para os profissionais no ambiente de trabalho. No entanto, as funcionalidades do Excel são realmente poderosas; para a maioria das pessoas, usá-lo não representa um problema. Mas dominá-lo não é tarefa fácil. A seguir, veja quais são as dicas mais úteis para usar o Excel. Endereço de download: office2007download     Dica 1: Conheça as novas restrições. Para que os usuários possam visualizar grandes volumes de dados nas planilhas, o Microsoft Office Excel 2007 permite que haja no máximo 1.000.000 de linhas e 16.000 colunas em cada planilha. Ou seja, a capacidade de uma única planilha no Excel é de 1.048.576 linhas por 16.384 colunas. Em comparação com o Excel versão 2003, o número de linhas disponíveis aumentou em 1.500%, e o número de colunas disponíveis aumentou em 6.300%. A capacidade total da planilha aumentou significativamente. Além disso, o Excel 2007 também suporta até 16.000.000 de cores. 　　 Além disso, agora é possível usar um número ilimitado de tipos de formatação no mesmo livro, em vez de se limitar a 4.000 tipos ； O número de referências a células em cada célula aumentou de 8.000 para um valor ilimitado; a única limitação provavelmente é o consumo de memória do computador. Para melhorar o desempenho do Excel, a Microsoft aumentou a quantidade de memória disponível, de 1 GB no Excel versão 2003 para 2 GB, ou seja, dobrou a quantidade de memória utilizada. Como o Excel 2007 suporta processadores duplos e conjuntos de chips multithread, os usuários poderão desfrutar de uma velocidade de cálculo maior em planilhas grandes que contêm muitas fórmulas. 　　 Dica 2: Adicionar cabeçalhos e rodapés em documentos do Excel de maneira flexível. Quem utiliza o Excel com frequência provavelmente sabe que, no passado, adicionar cabeçalhos e rodapés a um documento do Excel não era uma tarefa fácil; era necessário passar por vários campos de diálogo para conseguir realizar essa tarefa. Mas o Excel atual permite adicionar cabeçalhos e rodapés aos documentos em uma visualização de “layout da página” totalmente pré-visualizável, sendo um processo simples e intuitivo. O procedimento é o seguinte: 1. Na “Faixa de Opções” do Excel, clique na guia “Inserir”. 　　 2. No grupo “Texto”, clique no botão “Cabeçalho e Rodapé”. 　　 3. Na “Faixa de Opções”, aparecerá uma guia relacionada às ferramentas de cabeçalho e rodapé. Na guia “Design”, estão disponíveis todos os comandos de que precisamos, permitindo assim que editemos o cabeçalho e o rodapé do documento do Excel de maneira muito intuitiva. Tornar as planilhas do Excel mais atraentes pode ser bem simples. Dica 3: Embeleze a planilha o mais rápido possível. Nas planilhas mais recentes do Excel, os usuários podem concentrar toda a sua atenção na inserção de dados importantes, sem precisar se preocupar com a formatação e a aparência da planilha, reduzindo assim o trabalho necessário. Deixe o Excel ajudá-lo a deixar as tabelas com uma aparência melhor, da maneira mais rápida possível. Os passos para operação são os seguintes: 1. Posicione-se em qualquer célula que contenha dados. 　　 2. Na guia “Iniciar”, no grupo “Estilos”, selecione uma opção de “Aplicar formato de tabela”. 　　 3. Nesse momento, será exibida a caixa de diálogo “Aplicar formatação de tabela”, na qual você deve especificar a fonte dos dados da tabela. 　　 4. Clique no botão “Confirmar”. Isso adicionará automaticamente à tabela a cor do texto do título, a cor de preenchimento da célula do título e a cor de preenchimento entre as linhas. Além disso, a área da tabela será transformada em uma lista, permitindo o uso de várias funcionalidades, como filtragem automática. 　　 Dica 4: Aplicação automática do formato adequado e criação automática de colunas de cálculo. Quando você precisa adicionar novas colunas a uma tabela já existente, o Excel consegue aplicar automaticamente o formato existente, sem a necessidade de redefinições. Além disso, nas planilhas do Office Excel, é possível criar rapidamente uma coluna de cálculo. A coluna de cálculo utiliza uma fórmula aplicável a cada linha, o que permite que ela se expanda automaticamente para incluir linhas adicionais, fazendo com que a fórmula também seja aplicada imediatamente a essas linhas. Basta inserir a fórmula uma única vez, sem precisar usar os comandos “Preencher” ou “Copiar”. Os passos para realizar essa operação são os seguintes: 1. Quando você quiser adicionar uma nova coluna, basta digitar o nome do novo campo no lado direito da planilha do Excel. Ao pressionar a tecla [Enter], será adicionada automaticamente uma nova coluna, que receberá o formato adequado. 　　 2. Vá até a célula “E3” e insira a fórmula para calcular o total. Após pressionar a tecla [Enter], a fórmula será automaticamente preenchida no final da lista, calculando assim o valor total de todos os itens. Uma coluna de cálculo será criada automaticamente. 　　 Se a tabela for muito longa, você não precisa mais arrastá-la para baixo, como antes, para tentar encontrar o final dela. Isso torna o uso muito mais prático. 　　 Dica 5: Excluir rapidamente dados duplicados. Mesmo com o Excel para ajudar no processamento de grandes volumes de dados, ainda é possível ocorrer erros. É comum que os dados sejam inseridos repetidamente, e, por mais que verifiquemos tudo com cuidado, às vezes é difícil detectar esses erros. Nesse caso, é ainda mais necessário usar o Excel, pois esse tipo de problema pode ser resolvido com facilidade. 　　 1. Selecione a área de células que precisa ser verificada para identificar e remover os itens duplicados, e clique na guia “Dados” na Faixa de Opções. 　　 2. No grupo “Ferramentas de Dados”, clique no botão “Remover duplicatas”. 　　　　 3. Nesse momento, abra a caixa de diálogo “Excluir itens duplicados” e selecione quais colunas devem ser verificadas em busca de valores duplicados. 　　 4. Após fazer as configurações, clique no botão “OK”. O Excel irá verificar se existem valores repetidos nas colunas selecionadas e exibirá mensagens indicando os resultados do processo. 　　 Dica 6: Entender de forma intuitiva a distribuição geral dos dados por meio de gradientes de cor. É possível exibir um gradiente de duas ou três cores em uma área de células; o fundo colorido indica o valor contido na célula, e as cores do gradiente mudam de maneira inteligente conforme o tamanho do valor, o que é realmente incrível. O novo formato condicional “Escala de Cores” do Excel permite que os usuários visualizem as informações de maneira mais intuitiva e confortável. 　　 1. Selecione os dados que precisam ser analisados, como a área de células “A3:C8”. 　　 2. Na guia “Início” da “Faixa de Opções” do Excel, clique no botão “Formatação Condicional”, que está no grupo “Estilos”. 　　 3. No menu suspenso “Formatação Condicional”, execute o comando “Escala de Cores” -> “Escala Verde-Amarelo-Vermelho”. 　　 Nesse momento, os dados específicos da tabela são exibidos em cores diferentes, de acordo com seu tamanho. Isso é muito útil para a análise estatística dos dados, permitindo que se entenda claramente as mudanças gerais. Aproveite ao máximo as cores para tornar os dados mais expressivos. Dica 7: Use faixas de cor de comprimentos diferentes para dar mais expressividade aos dados. Acima, foi mostrado como analisar a tabela como um todo. Mas e se você precisar apenas ver, de forma clara, o valor dos dados em uma determinada coluna? Neste momento, é possível aplicar o formato condicional “Barras de Dados” aos dados; o comprimento das barras indica o valor numérico contido na célula. Ao observar as barras de dados coloridas, é possível economizar tempo na comparação individual dos valores, permitindo assim identificar facilmente o valor máximo ou mínimo em uma coluna de dados. O procedimento específico é o seguinte: 1. Selecione uma área de células dentro da tabela. 　　 2. Na guia “Início” da “Faixa de Opções” do Excel, clique no botão “Formatação Condicional”, que está no grupo “Estilos”. 　　 3. Em seguida, no menu suspenso que aparece, execute o comando “Barras de dados” -> “Barras de dados azuis”. 　　 Nesse momento, ao aplicar a formatação condicional “Barras de Dados”, é possível ver claramente o valor máximo e mínimo dos dados em toda a coluna, sem precisar comparar cada dado individualmente, o que evita confusão. 　　 Dica 8: Utilize tabelas para apresentar as tendências de desenvolvimento dos dados. Ao usar o conjunto de ícones coloridos e diversificados fornecidos pelo Excel, é possível exibir de maneira rápida e gráfica as tendências de desenvolvimento dos dados, o que ajuda a ter uma visão mais clara da situação geral. Passos para operação: 1. Selecione os dados que representam a tendência. Na guia “Iniciar”, clique no botão “Formatação Condicional”, que está no grupo “Estilos”. No menu suspenso que aparecer, selecione “Conjunto de ícones” -> “Seta em quatro direções (colorida)”. Assim, serão adicionados os ícones correspondentes aos dados. 　　 2. Se os ícones adicionados nesse momento não atenderem às necessidades, é possível clicar em “Formatação Condicional”, que fica no grupo “Estilos”. No menu suspenso que aparecer, selecione a opção “Gerenciar Regras”, para abrir a caixa de diálogo “Gerenciador de Regras de Formatação Condicional”. 　　 3. Nessa janela de diálogo, selecione a regra “Conjunto de ícones” e clique em “Editar regra”. Na caixa de diálogo “Editar regras de formatação” que é aberta em seguida, defina as regras específicas (como o tipo e o tamanho dos valores), para que sejam exibidas ícones diferentes. 　　 Dica 9: Crie gráficos profissionais rapidamente. O Excel oferece ferramentas muito eficazes para a criação de gráficos, permitindo que você realize análises estatísticas de dados de maneira rápida e crie gráficos profissionais e bem elaborados com facilidade. Modo de operação: 1. Selecione uma área de células, clique na guia “Inserir” e, no grupo “Gráficos”, escolha “Gráfico de pizza”. 　　 2. Em seguida, aparecerão as “Ferramentas de Gráfico”. No grupo “Estilos de Gráfico”, na aba “Design”, é possível encontrar vários esquemas de cores profissionais; basta escolher um deles. Em seguida, selecione o primeiro layout no grupo “Layout do gráfico”, e as marcações de porcentagem serão adicionadas automaticamente. 　　 3. Para definir o texto das legendas no gráfico circular, basta clicar com o botão direito em qualquer uma das legendas. Isso fará com que um menu flutuante apareça (também disponível no Word e no PowerPoint). Esse menu contém os comandos mais utilizados, permitindo definir a cor da fonte, o tamanho da letra, entre outros. 　　 Antigamente, era preciso muito tempo para criar esses gráficos profissionais e detalhados, mas agora é possível fazê-los em menos de 1 minuto. 　　 Dica 10: Escreva fórmulas de maneira simples. A nova interface do Office, voltada para resultados de trabalho, coloca os comandos mais utilizados na “Faixa de Opções”. Assim, os usuários podem encontrar e usar rapidamente as funções necessárias no grupo “Biblioteca de Funções”, o que aumenta a eficiência na criação de fórmulas. No entanto, algumas fórmulas longas não são fáceis de visualizar em tabelas. Para facilitar a visualização e edição de fórmulas longas nas células, é possível ajustar o tamanho da caixa de fórmulas na barra de edição por meio dos 3 métodos a seguir. Procedimento específico: 1. Para expandir a caixa de fórmulas em três linhas ou mais, ou para reduzi-la a uma única linha, basta clicar no botão de expansão localizado no final da barra de edição. Também é possível usar a combinação de teclas [Ctrl] + [Shift] + [U]. 　　 2. Para ajustar com precisão a altura da caixa de fórmulas, posicione o cursor do mouse na parte inferior da caixa até que ele se transforme em duas setas verticais. Mantenha pressionado o botão esquerdo do mouse e arraste as setas verticais para a posição desejada, e depois solte o mouse. 　　 3. Para ajustar automaticamente o tamanho da caixa de fórmulas de modo a se adaptar ao número de linhas de texto na célula selecionada, até atingir a altura máxima, posicione o ponteiro do mouse sobre a caixa de fórmulas até que ele se transforme em duas setas verticais. Em seguida, clique duas vezes com o botão esquerdo do mouse. Criar planilhas de trabalho bonitas e eficientes no Excel – Dica 11: Ordenar dados por cor. Quase todo mundo gosta de cores vibrantes. Usar as cores de maneira adequada e eficaz em um documento pode melhorar significativamente seu apelo visual e sua legibilidade. Se for possível ordenar e filtrar os dados por cor, isso é um complemento excelente para organizar rapidamente e encontrar os dados desejados. Com o Excel 2007, seja de forma manual ou com formatação de células definida por condições, é possível ordenar e filtrar os dados de acordo com sua formatação (incluindo a cor das células e a cor da fonte). A seguir, veja como ordenar os dados de acordo com a cor. 　　 1. Na guia “Início”, no grupo “Estilos”, use a função “Regras de formatação condicional” para aplicar cores diferentes às células e à fonte em qualquer área de células. 　　 2. Clique em uma célula na área de dados. No grupo “Editar”, clique no botão “Classificar e filtrar”. No menu suspenso que aparecer, selecione a opção “Classificação personalizada”. 　　 3. Na caixa de diálogo “Ordenar” que se abre, especifique as chaves primárias/secundárias, o critério de ordenação e a ordem desejada, adicionando 4 condições de ordenação. Após clicar em “Confirmar”, os dados serão ordenados de acordo com a sequência de cores especificada. 　　 Dica 12: Filtrar dados por cor. Na dica anterior, aprendemos como ordenar os dados por cor. Mas como filtrar os dados por cor? Não se preocupe, a resposta será revelada em breve. As operações são as seguintes: 1. Use a função “Regras de destaque de células”, que se encontra em “Formatação condicional”, no grupo “Estilos”, da guia “Iniciar”, para aplicar cores diferentes às células e à fonte em qualquer área de células. 　　 2. Clique em uma célula na área de dados. No grupo “Editar”, clique no botão “Classificar e filtrar”. No menu suspenso que aparecer, selecione o comando de filtragem. O Excel adicionará automaticamente botões em forma de triângulo inferior aos títulos das colunas para permitir o filtramento. 　　 3. Clique no botão triangular inferior, localizado à direita do título da coluna “Data de vencimento”. No menu suspenso que aparecer, selecione a opção “Filtrar por cor”. Em seguida, escolha uma cor na lista “Filtrar por cor da célula” ou “Filtrar por cor da fonte”, à direita. Assim, a filtragem será concluída. 　　 Dica 13: Definir estilos de célula com facilidade. Se você deseja aplicar vários formatos em um mesmo campo de entrada e garantir que todas as células tenham o mesmo formato, pode usar os estilos de célula. O estilo de célula é um conjunto de características de formatação definidas, como tipo e tamanho da fonte, formato dos números, bordas da célula e fundo da célula. Graças aos estilos de célula integrados fornecidos pelo Excel, qualquer usuário pode realizar a formatação de maneira muito fácil. As operações são simples, da seguinte forma: 1. Selecione a célula cujo formato deseja definir. 　　 2. Na guia “Iniciar”, no grupo “Estilos”, clique no botão “Estilos de célula”. 　　 3. Clique no estilo de célula que deseja aplicar. 　　 Além disso, é importante esclarecer um ponto de conhecimento básico: o estilo das células é baseado no tema do documento aplicado a todo o livro. Quando se muda para outro tema de documento, o estilo das células é atualizado automaticamente para se adequar ao novo tema do documento. 　　 Dica 14: Certifique-se de que sempre seja possível ver o título de cada tabela. Para facilitar a leitura de tabelas com muitos dados, o Excel oferece uma funcionalidade muito útil: basta converter a área de dados em uma tabela, e assim será possível ver claramente o título de cada tabela enquanto se navega pelos dados. 　　 1. Selecione a área de dados que deseja converter em tabela e clique na guia “Inserir”. 　　 2. No grupo “Tabelas”, clique no botão “Tabela” para abrir a caixa de diálogo “Criar Tabela”. Marque a opção “A tabela deve conter um título” e clique em “OK”. 　　 3. Após criar a tabela, role para cima e para baixo nela para sempre ver o título da tabela; ou seja, a linha com o título original aparece no local das etiquetas de coluna (é claro que o cursor precisa estar dentro da tabela, e é só ao arrastar a barra de rolagem que as etiquetas das colunas ficam visíveis). 　　 Compartilho uma dica: aplicar o formato de tabela diretamente à área de dados comum também pode converter essa área em uma planilha do Excel. 　　 Dica 15: Resumo de dados em tabelas　　 Após criar uma tabela no Excel, é possível gerenciar e analisar os dados nela contidos, de forma independente dos dados externos àquela tabela. É possível resumir rapidamente os dados de uma planilha do Excel, exibindo uma linha de resumo no final da tabela e utilizando as funções disponíveis nas listas suspensas das células dessa linha de resumo. Os passos para operar são os seguintes: 1. Clique em qualquer lugar dentro da planilha do Excel. A opção “Ferramentas de Tabela” ficará disponível, e a guia “Design” será exibida. 　　 2. Na guia “Design”, no grupo “Opções de estilo de tabela”, selecione a caixa de seleção “Linhas de resumo”. 　　 3. Nesse momento, é exibida uma linha de resumo na parte inferior da tabela, e nas células do lado esquerdo aparece a palavra “Resumo”. 　　 4. Na linha de resumo, clique na célula para a qual deseja adicionar um cálculo de resumo e, em seguida, selecione a função desejada na lista suspensa, como soma, média, etc. 　　 Ao dominar as 15 dicas apresentadas acima, acredito que suas habilidades no uso do Excel melhorarão rapidamente. Você conseguirá lidar com mais facilidade com diversos tipos de tabelas, garantindo a precisão e a aparência adequada dos dados da maneira mais eficiente possível. ■