Departamento de Construção do Projeto – Sistema de Confidencialidade
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Regulamento de Confidencialidade do Departamento de Construção de ProjetosUnidade: Elaborado por: Revisto por: Data:
(I) Artigo 1º do Regulamento de Confidencialidade do Departamento de Construção de Projetos
Para dar cumprimento ao “Regulamento de Confidencialidade” da empresa e garantir a segurança dos segredos técnicos da mesma, foram estabelecidas as presentes regras. Artigo 2º: O Departamento de Construção do Projeto deve estabelecer um órgão responsável pela segurança da informação. Sob a liderança do Grupo de Trabalho para a Segurança da Informação da empresa, esse órgão será responsável pela direção, supervisão e inspeção das atividades relacionadas à segurança da informação no Departamento de Construção do Projeto. O diretor do Departamento de Construção do Projeto é o responsável pela instituição; os chefes e vice-chefes de seção do Departamento de Construção do Projeto são membros da instituição. Há também um oficial de segredos a tempo parcial sob sua supervisão. Artigo 3º: É necessário insistir na educação dos funcionários em matéria de confidencialidade, aumentando sua consciência sobre esse assunto. Além disso, é preciso estabelecer claramente as responsabilidades relacionadas à manutenção da confidencialidade. É necessário zelar pela confidencialidade das informações relacionadas ao próprio cargo. Não basta conhecer quais são os segredos da empresa; também é preciso agir de acordo com as regras de confidencialidade quando pessoas estranhas fazem perguntas sobre assuntos confidenciais da empresa. Artigo 4º: Executar rigorosamente o “Sistema de Segredos Comerciais” do Departamento de Construção do Projeto, proteger a segurança dos segredos da empresa, eliminar riscos de vazamento de informações e fechar quaisquer brechas que possam levar ao vazamento de dados. Artigo 5º A recepção, registro, numeração, circulação e armazenamento da documentação técnica do projeto são de responsabilidade de pessoal especializado. Artigo 6º A recepção, transmissão, utilização, reprodução, extração, armazenamento e destruição de materiais técnicos de construção do projeto devem ser realizados estritamente de acordo com o procedimento de aprovação. Artigo 7º: Todos os documentos técnicos, contratos, acordos, memorandos, instruções e outros materiais obtidos pelo departamento responsável pela execução do projeto durante o desempenho de suas tarefas devem ser entregues de forma oportuna e completa ao responsável pelo arquivamento de documentos desse departamento, para que sejam guardados. Não é permitido retê-los em posse pessoal. Artigo 8º: O número de cópias dos documentos técnicos relacionados à execução do projeto deve ser controlado rigorosamente. Deve-se atribuir um número de identificação a cada documento, e os usuários devem ser registrados. Artigo 9º: Os documentos relacionados às propostas de projeto, aos estudos de viabilidade, ao projeto preliminar e aos desenhos de construção não devem ser emprestados de forma arbitrária a pessoas que não estejam envolvidas no projeto. Artigo 10º: O Departamento de Construção do Projeto designará uma pessoa específica para arquivar todos os documentos durante o processo de construção. A consulta a esses documentos só será permitida após autorização do chefe do Departamento de Construção do Projeto, e deverá ser devidamente registrada. Artigo 11º: Após receber documentos técnicos classificados como confidenciais, o Departamento de Construção do Projeto deve notificar imediatamente o chefe do departamento, e o grupo de segredos organizará a classificação de sigilo desses documentos. Uma vez determinado o nível de confidencialidade, é obrigatório carimbar o símbolo de confidencialidade na capa do material como aviso; todo o material deve ser entregue a uma pessoa designada para registro e armazenamento. Artigo 12º: Os materiais técnicos de caráter confidencial devem ser armazenados em armários trancados. Em princípio, eles não podem ser emprestados. Caso seja necessário, por motivos de trabalho, emprestar, copiar ou reproduzir esses materiais, deve-se seguir o seguinte procedimento: 1. O empréstimo, a cópia ou a reprodução de materiais de classificação “ultrasecreto” deve ser autorizado pelo diretor do departamento de construção do projeto. 2. O empréstimo, a saída, a cópia ou a reprodução de materiais classificados como confidenciais devem ser aprovados pelo Diretor do Departamento de Construção do Projeto. 3. A empréstimo de materiais de nível secreto requer a aprovação assinada pelo diretor do departamento responsável pela execução do projeto. Artigo 13º: O número de cópias de materiais classificados deve ser estritamente controlado, devendo ser registrado em um livro de controle, com indicação do número da cópia. O detentor da cópia deve garantir rigorosamente que não haja segundas cópias. Artigo 14º: As pessoas que têm acesso a informações confidenciais (quem utiliza, gerencia ou transmite essas informações) devem assinar um acordo de confidencialidade com a empresa. Artigo 15º: Em caso de violação das disposições acima, todas as consequências decorrentes disso serão de responsabilidade da parte envolvida. Nos casos mais graves, a empresa tomará as medidas legais necessárias para responsabilizar a parte envolvida e os líderes responsáveis. Artigo 16º: Quando os funcionários da empresa são transferidos ou se aposentam, eles devem devolver todos os materiais que pegaram emprestado. O responsável pelos arquivos deve assinar como comprovação. (II) Regras para consulta e empréstimo de arquivos – Artigo 1º: Para consultar materiais técnicos de classificação confidencial, é necessário seguir os procedimentos de aprovação correspondentes, sendo necessária a autorização do diretor do departamento responsável pela execução do projeto. Artigo 2º: A consulta aos arquivos relacionados a licitações e contratos (registros de avaliação das propostas) requer a aprovação do diretor da equipe responsável pela execução do projeto. Artigo 3º: Para que uma instituição externa possa consultar os arquivos da nossa empresa, é necessário que ela apresente uma carta de apresentação da própria instituição. Além disso, é preciso que haja uma pessoa do departamento responsável pelo assunto em questão para acompanhar a visita, e as formalidades de empréstimo devem ser realizadas de acordo com as disposições estabelecidas nos artigos anteriores. Artigo 4º: Para a consulta e cópia dos arquivos de construção do projeto, é necessária a presença de um funcionário designado para essa finalidade ； A cópia dos arquivos de construção do projeto deve ser assinada pelo líder do departamento responsável pela tarefa e pelo líder da empresa responsável. Artigo 5º: Quando for necessário retirar arquivos do arquivo devido a necessidades de trabalho, é preciso seguir rigorosamente os procedimentos de assinatura. Os arquivos retirados devem ser devolvidos o mais rápido possível, sendo que o prazo máximo não pode exceder cinco dias. Para emprestar equipamentos da empresa, é necessário que haja a assinatura do chefe do Departamento de Construção do Projeto. Artigo 6º: Nos procedimentos de assinatura e aprovação, deve-se indicar o conteúdo que será consultado, o objetivo da consulta. Caso seja necessário emprestar o material, também deve-se especificar a data de devolução. (III) Deveres de confidencialidade do departamento de construção do projeto – Artigo 1º: É necessário aplicar rigorosamente as leis relativas à confidencialidade, bem como as normas estabelecidas pelos superiores, para garantir a proteção adequada dos arquivos. Artigo 2º: Os funcionários do Departamento de Construção do Projeto devem dar grande importância ao trabalho de segurança da informação, servindo de exemplo e cumprindo de maneira exemplar as leis e regulamentos sobre segurança da informação do Partido e do **, bem como todos os sistemas relacionados. Artigo 3º: A gestão da confidencialidade dos funcionários do Departamento de Construção do Projeto segue o sistema de “quem é o responsável, quem assume a responsabilidade”, sendo a gestão específica realizada conforme o sistema de responsabilidade por níveis. Artigo 4º: Ao receber, guardar e disponibilizar arquivos, os funcionários do Departamento de Construção do Projeto devem verificar cuidadosamente, assinar, registrar e cancelar conforme as normas aplicáveis, de modo a garantir um sistema completo e uma contabilidade clara. Artigo 5º: Os documentos arquivísticos que, após avaliação, precisam ser destruídos, devem ter um relatório de avaliação elaborado de acordo com as normas aplicáveis. Após a destruição, é necessário obter aprovação do líder responsável. A destruição deve ser supervisionada por duas ou mais pessoas. Artigo 6º: Os funcionários do departamento de construção do projeto devem manter rigoroso sigilo sobre as informações confidenciais. É proibido copiar ou divulgar o conteúdo de arquivos classificados como confidenciais, bem como usar seu cargo para fazer cópias desses arquivos de forma indevida. Artigo 7º: Os funcionários do departamento de construção dos projetos devem fazer um uso adequado dos equipamentos de automação de escritório, como computadores, a fim de garantir a confidencialidade das informações e evitar vazamentos de dados. Artigo 8º: Os documentos e materiais relacionados às funções dos funcionários do departamento de construção do projeto devem ter seu número de cópias e o alcance de sua distribuição rigorosamente controlados. Além disso, deve-se indicar o número de identificação, o nível de confidencialidade e o prazo de armazenamento desses documentos. Artigo 9º: Nos projetos confidenciais que são encaminhados para terceiros, é necessário assinar um acordo de confidencialidade, exigindo-se que esses terceiros não revelem tais informações a terceiros. Artigo 10º: Os funcionários do departamento de construção do projeto não devem publicar artigos, nem realizar visitas de estudo, atividades de intercâmbio técnico ou outros contatos externos, que envolvam segredos da empresa ou dos projetos confidenciais. Departamento de Construção do Projeto