10 принципов междисциплинарного общения!

Thread Content

bg2.png Пинг-понг — это метод работы, но что, если пингнуть вам? В этой статье рассматривается именно проблема межведомственной координации. Друзья из отдела EHS, сталкивающиеся с подобными проблемами, могут внимательно прочитать! Для начинающего руководителя плохая коммуникация между отделами может мгновенно разрушить уверенность, которую ему с таким трудом удалось построить. То, что вы считаете крайне срочным делом, в устах руководителей других отделов превращается в какую-то ерунду” ； Проблемы, которые изначально должны были решаться совместно, на совещании по планированию снова превратились в ситуацию, когда каждый действует сам по себе, и общего решения не находится. В конце концов, когда в разных отделах существуют разные позиции и интересы, как можно донести мысли до всех и добиться результатов? Многие жалуются: почему так трудно общаться между отделами? На самом деле, если знать несколько типичных основных принципов, обеспечить беспрепятственное межотделенческое общение — это не так уж и сложно. Принцип 1: Подготовьтесь перед общением. Прежде чем обсуждать что-либо с коллегами, хорошенько подумайте над основными вопросами. Не стоит идти на разговор без подготовки, иначе вы вряд ли добьётесь желаемого результата. Над следующими вопросами стоит подумать заранее: что вы хотите, чтобы собеседник для вас сделал? Как думаешь, о чём он попросит тебя? Если собеседник не согласен с вашей идеей, есть ли другие варианты? Каковы будут последствия, если стороны не договорятся? Какие последствия будут для другой стороны? Принцип 2: Знание языка других отделов. Плохая коммуникация между отделами часто вызвана «недостатком взаимопонимания из-за различий в языке». Например, сотрудники внутри отдела обычно говорят на «одном языке», они прекрасно знают правила, цели и ожидания своего отдела. Поэтому для эффективного общения необходимо прежде всего «понимать язык собеседника», ставить себя на его место и попытаться подумать так: «Поможет ли это улучшить результаты работы его отдела?» ” “Если бы я был на его месте, принял бы я такой подход? ” “Этот метод действительно эффективен? ” Метод взаимопонимания между отделами позволяет свести к минимуму вероятность недопонимания или несоответствия частоты общения. Кроме того, частое взаимодействие способствует укреплению знакомства друг с другом, что позволяет легче ставить себя на место другого. Поэтому время от времени поесть вместе с коллегами из других отделов и поболтать — это только на пользу. Принцип 3: Честность — лучший способ действий. Вы работаете с коллегами, с которыми вам предстоит сотрудничать в течение долгого времени. Поэтому честность является лучшим решением в любой ситуации. Нельзя обманывать или скрывать правду, так как это разрушает отношения доверия. Когда между отделами отсутствует доверие, это усиливает защитную позицию каждой из сторон; в процессе общения люди становятся сдержанными и даже скрывают некоторую важную информацию. Напротив, взаимное доверие позволяет сторонам открыться друг перед другом в процессе общения; они начинают понимать, что важно сказать о своих потребностях и соображениях, а также повышается их желание сотрудничать для совместного решения проблем. Элементы честного общения включают: не нужно оправдываться за ошибки ； Ни в коем случае не спорьте ； Не перебивать собеседника ； Улыбайтесь ещё и ещё. Принцип 4: Не бойтесь конфликтов. На межотделенческих собраниях у каждого руководителя, стремящегося защитить интересы своего отдела, неизбежно возникают некоторые трения. Некоторые новички, опасаясь испортить атмосферу, часто замолкают, чтобы сохранить видимое согласие. Ни в коем случае не путайте «отсутствие конфликтов» с «согласием». Иногда чрезмерная гармония, наоборот, не показывает вашей серьезности к вопросу, и проблема так и не решается по-настоящему. Нужно быть мягким в поведении, но твердым в принципах: «Не поддавайтесь слишком быстро или легко, не смиряйтесь». ”Защищать интересы отдела и его сотрудников — это ваша неотложная миссия. Принцип 5: Представление фактов, сосредоточение на ключевой теме. Лучший способ сосредоточить внимание при общении — это приводить конкретные факты, чтобы люди могли быстро сосредоточиться на ключевой теме и уменьшить количество ненужных домыслов. Старайтесь говорить только факты (например, различные данные и т. д.), чтобы свести к минимуму «человеческий» фактор в процессе общения. В отсутствие фактов личные мотивы могут стать предметом сомнений. В публикации говорится о том, что в четверг будут занятия, но «факты — это факты»; они не являются плодом воображения или эгоистичных желаний. Поэтому представление фактов может способствовать созданию атмосферы, направленной на обсуждение самой проблемы, а не на личные атаки. ” Принцип 6: Предлагайте больше вариантов, сохраняйте гибкость. При проведении межотделочных переговоров не следует придерживаться единственного подхода; лучше разработать несколько вариантов — например, предложить 3–5 вариантов сразу, чтобы у других было больше возможностей для выбора. Множество вариантов позволяет избежать ситуаций, когда выбор ограничивается только двумя вариантами — «черное или белое». Это дает другим людям возможность гибко корректировать свою позицию, а также легко менять свою поддержку без чувства унижения. Таким образом можно снизить конфликты в процессе общения. Принцип 7: Создание общих целей и совместная работа. Нельзя отрицать, что между различными отделами всегда сосуществуют как сотрудничество, так и конкуренция. Для конструктивного взаимодействия между отделами необходимо подчеркивать сотрудничество между ними; чем меньше конкуренции, тем лучше. Ключ к сотрудничеству — наличие общих целей. Поэтому старайтесь создать общую цель, объединяющую все отделы, и работайте вместе; даже если возникают споры, это не проблема. Лучшее оправдание: нам ведь нужно выполнить задания секретаря. Для достижения согласованных целей в процессе общения необходимо ответить на четыре вопроса: каковы общие цели обеих сторон? Что мешает сотрудничеству между обеими сторонами? Какие ресурсы необходимы для создания общей цели? В чем заключается ценность сотрудничества? Принцип 8: Уважение к полномочиям собеседника. Каждый руководитель является лицом, принимающим решения в своем небольшом подразделении или на ограниченной территории, и он также ожидает, что его полномочия будут уважаться другими. Поэтому, когда вы ведете горизонтальное общение, обязательно выбирайте правильного собеседника. Обязательно следите за соответствием иерархических уровней, чтобы избежать ненужных недопониманий. Принцип 9: Используйте юмор. Юмор может служить средством для смягчения обстановки во время общения, а также рассматриваться как защитный механизм. Когда вам необходимо сообщить факты, которые могут задеть чувства других людей, или передать неприятную информацию, лучше сделать это в непринужденной или юмористической манере. Это поможет сохранить лицо собеседника и способствует позитивному общению. Четыре запрета при использовании юмора: не говорите о семье собеседника ； Без личных нападок ； Не касается чувствительных организационных вопросов ； Юмор должен быть умеренным, достаточно лишь намека. Принцип 10. Обеспечение точности передаваемой информации. После межотделенческой координации информация должна быть передана сотрудникам, работающим непосредственно на местах. Только при точной передаче информации можно избежать снижения качества тех договоренностей, к которым так трудно было прийти. Можно использовать следующие способы: повторять собеседнику основную информацию из разговора ； С помощью уточнений указать то, что не ясно ； При обсуждении важных тем постарайтесь не перебивать собеседника!