Отдел строительства проектов: система конфиденциальности

Thread Content

Положение о конфиденциальности в отделе строительства проектов
Организация: ___________
Автор: ___________
Рецензент: ___________
Дата: ___________

(1) Статья 1 Положения о конфиденциальности в отделе строительства проектов
Для соблюдения «Положения о конфиденциальности» компании и обеспечения безопасности её технических секретов было разработано настоящее положение. Пункт 2. В отделе строительства создается орган по вопросам конфиденциальности, который под руководством руководящей группы компании по вопросам конфиденциальности отвечает за руководство, контроль и проверку деятельности, связанной с соблюдением принципов конфиденциальности в отделе строительства. Директор отдела строительства проектов является руководителем организации; начальник и заместители начальника отдела строительства проектов являются членами организации; также имеются сотрудники, выполняющие обязанности по обеспечению конфиденциальности. Статья 3. Необходимо постоянно проводить обучение сотрудников вопросам конфиденциальности, повышать у них осведомленность в этой области, обеспечивать выполнение обязанностей, связанных с сохранением конфиденциальности, и четко определять эти обязанности. Необходимо сознательно соблюдать правила конфиденциальности на своей работе: не только следует знать, что считается коммерческой тайной компании, но и при вопросах посетителей о таких вопросах необходимо действовать в соответствии с правилами конфиденциальности. Статья 4. Строго соблюдать «Положение о конфиденциальности», установленное отделом строительства проектов, обеспечивать безопасность корпоративной тайны, устранять факторы риска утечки информации и закрывать возможные щели для её утечки. Статья 5. Прием, регистрация, пронумерование, распространение и хранение технической документации, связанной с строительством проекта, осуществляются специально назначенными сотрудниками. Статья 6. Прием, передача, использование, копирование, извлечение информации, хранение и уничтожение технической документации, связанной с реализацией проекта, осуществляются строго в соответствии с установленной процедурой утверждения. Статья 7. В процессе выполнения своих обязанностей и реализации проекта отдел строительства должен своевременно и полностью передавать все технические документы, контракты, соглашения, меморандумы, инструкции и прочие материалы в распоряжение ответственного сотрудника отдела для хранения. Их нельзя хранить у себя лично. Статья 8. Количество экземпляров технической документации, необходимой для строительства проекта, строго контролируется; они пронумеровываются, а информация о лицах, которые их получают, фиксируется. Статья 9. Документы, связанные с предложением по проекту, отчетом о технико-экономической целесообразности, предварительным проектированием и проектной документацией для строительства, не могут быть предоставлены во временное пользование лицам, не имеющим к проекту отношения. Статья 10. В отделе строительства проекта назначается специальный сотрудник, ответственный за хранение всех документов, связанных с процессом строительства. Эти документы могут быть извлечены для ознакомления только с разрешения руководителя отдела строительства, причем все операции с ними должны быть задокументированы. Статья 11. После получения конфиденциальных технических документов отдел строительства обязан немедленно уведомить об этом руководителя отдела, а группа по вопросам конфиденциальности определяет уровень секретности этих документов. Как только уровень секретности определяется, на обложке документов необходимо поставить печать с указанием уровня секретности в качестве предупреждения; все документы должны быть переданы специалисту для регистрации и хранения. Статья 12. Технические документы секретного характера должны храниться в запираемых шкафах. В принципе они не могут быть предоставлены во внешнее пользование. Однако, если это необходимо по работе, для их извлечения, копирования или воспроизведения необходимо следовать следующей процедуре: 1. Для извлечения, копирования или воспроизведения документов совершенно секретного характера требуется разрешение руководителя проекта. 2. Заимствование, выдача, копирование или воспроизведение конфиденциальных материалов допускается только с разрешения руководителя отдела строительства проекта. 3. Выдача документов секретного уровня возможна только при наличии подписи руководителя отдела строительства проекта. Статья 13. Количество копий конфиденциальных документов должно строго контролироваться, они должны регистрироваться, причем на копиях должны указываться их номера. Лица, владеющие копиями, обязаны строго соблюдать правило о недопущении их повторной копировки. Статья 14. Сотрудники, имеющие доступ к конфиденциальной информации (лица, использующие такую информацию, ответственные за её хранение и передачу), обязаны заключить с компанией соглашение о сохранении конфиденциальности. Статья 15. В случае нарушения вышеуказанных положений, все последствия такого нарушения лягут на ответственность соответствующих лиц. В случаях серьезных нарушений компания будет привлекать к юридической ответственности этих лиц, а также соответствующих руководителей в соответствии с законом. Статья 16. При увольнении сотрудника компании или его выходе на пенсию он обязан вернуть всю взятую во временное пользование документацию; руководитель архива ставит на это подпись. 2. Правила ознакомления с архивными материалами и их изъятии. Согласно первому пункту этих правил, для ознакомления с конфиденциальными техническими документами необходимо пройти соответствующую процедуру утверждения; это требует одобрения руководителя проекта. Статья 2. Для ознакомления с документами, связанными с процедурой тендеров и заключением контрактов (записями о рассмотрении заявок), необходимо получить разрешение директора отдела строительства проекта. Статья 3. Для ознакомления с архивами нашей компании представители других организаций должны иметь письмо-поручение от своей организации, а также быть сопровождаемыми сотрудниками отдела, ответственного за соответствующую сферу деятельности нашей компании. При этом необходимо соблюдать положения, изложенные в вышеуказанных статьях, при оформлении процедуры заимствования документов. Статья 4. Для ознакомления с архивами, связанными с строительством проекта, и их копирования необходимо наличие специально назначенного сотрудника, который будет сопровождать процесс ； Копирование архивов проектной документации должно сопровождаться подписями руководителя отдела, которому она передается, и руководителя компании-заказчика. Статья 5. При необходимости выдачи документов из архива по служебным нуждам необходимо строго соблюдать процедуру подписания документов. Выданные документы должны быть возвращены как можно скорее; максимальный срок их хранения составляет пять дней. Для сдачи компании в аренду необходимо получить подпись руководителя отдела строительства проекта. Статья 6. В процедуре подписания и утверждения необходимо указать содержание материалов, которые предполагается ознакомиться, цель ознакомления; в случае необходимости их выдачи также должна быть указана дата возврата. (III) Обязанности отдела строительства проекта в области конфиденциальности. Пункт 1: Соблюдение **Закона о конфиденциальности** и соответствующих правил вышестоящих органов в отношении сохранения конфиденциальности; тщательное соблюдение правил, касающихся хранения документов в конфиденциальном режиме. Статья 2. Сотрудники отдела строительства проектов должны уделять высокое внимание вопросам конфиденциальности, служить примером и образцово соблюдать законы и правила, касающиеся конфиденциальности, установленные партией и **. Статья 3. Управление конфиденциальностью среди сотрудников отдела строительства проектов осуществляется по принципу «кто ответственен, тот и несет ответственность», при этом конкретное управление осуществляется в соответствии с системой поэтапной ответственности. Статья 4. Сотрудники отдела строительства проектов при приеме, хранении и предоставлении в использование архивных документов обязаны в соответствии с действующими правилами тщательно проверять их, ставить подписи, вести учет и осуществлять аннулирование записей, чтобы обеспечить полноту системы и четкость учета. Статья 5. Документы архивного хранения, которые по результатам экспертизы подлежат уничтожению, должны сопровождаться отчетом об экспертизе в соответствии с действующими правилами. После регистрации процедуры уничтожения и получения разрешения от ответственного руководителя, уничтожение осуществляется под наблюдением двух и более человек. Статья 6. Сотрудники отдела строительства проектов обязаны строго соблюдать конфиденциальность, запрещается произвольно копировать или распространять содержимое документов с ограниченным доступом, а также использовать свои полномочия для личного копирования документов. Статья 7. Сотрудники отдела строительства проектов должны строго соблюдать правила конфиденциальности при использовании компьютеров и другого оборудования для автоматизации работы, чтобы предотвратить утечку информации. Статья 8. Что касается документов и материалов, связанных с работой сотрудников отдела строительства проекта, то необходимо строго контролировать количество экземпляров и круг лиц, которым они могут быть переданы. Также необходимо указывать номера документов, уровень конфиденциальности и срок хранения. Статья 9. При поручении работ по сохранению конфиденциальности третьим организациям необходимо заключить соглашение о конфиденциальности, предусматривающее обязанность этих организаций не разглашать секретную информацию третьим лицам. Статья 10. Сотрудники отдела строительства проектов при публикации научных статей, а также во время поездок в целях изучения, обмена техническим опытом или в ходе международного взаимодействия не имеют права раскрывать секреты компании и секретную информацию, связанную с проектами. Отдел строительства проектов