Thread Content
วิธีการและขั้นตอนพื้นฐานในการจัดตั้งระบบ OSHMS (ภาค 1) บริษัทต่างๆ สามารถเลือกใช้ขั้นตอนและวิธีการที่แตกต่างกันไป ตามลักษณะเฉพาะและสถานการณ์จริงของตนเอง เมื่อต้องการจัดตั้งหรือพัฒนาระบบการจัดการด้านความปลอดภัยและสุขภาพในที่ทำงาน (OSHMS) โดยรวมแล้ว การจัดตั้งระบบ OSHMS นั้นมักต้องผ่านขั้นตอนพื้นฐาน 4 ขั้นตอน ได้แก่ (1) การวางแผนระบบ ซึ่งประกอบด้วยการฝึกอบรม การกำหนดแผนการ การประเมินสถานการณ์ในปัจจุบัน และการออกแบบระบบ ซึ่งเป็นงานหลัก 4 อย่าง การศึกษาและการฝึกอบรม คือการที่ผู้เชี่ยวชาญจากภายนอกหรือหน่วยงานให้คำปรึกษาด้านเทคนิคมาให้ความรู้เกี่ยวกับมาตรฐาน OSHMS แก่ผู้บริหาร พนักงานระดับสำคัญ และพนักงานทั่วไปขององค์กร ซึ่งถือเป็นขั้นตอนที่สำคัญมากในการเริ่มต้นสร้างระบบ OSHMS ขึ้นมา การฝึกอบรมควรดำเนินการแบ่งระดับและแบ่งขั้นตอน โดยก่อนอื่น ผู้บริหารและฝ่ายจัดการของหน่วยงานที่จ้างงานจำเป็นต้องเข้าใจเนื้อหาและหลักการพื้นฐานของมาตรฐาน OSHMS รวมถึงความหมายที่แท้จริงของมาตรฐานดังกล่าวด้วย โดยทั่วไปแล้ว การฝึกอบรมจะแบ่งออกเป็นสองขั้นตอน ขั้นตอนแรกคือการให้ความรู้เกี่ยวกับมาตรฐาน OSHMS โดยมีเนื้อหาหลักคือความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับ OSHMS ； ประการที่สองคือการฝึกอบรมผู้ตรวจสอบภายใน โดยมีเนื้อหาหลักคือการจัดทำเอกสารเพื่อสร้างระบบ และการตรวจสอบภายใน การวางแผน โดยปกติแล้ว การจัดตั้งระบบ OSHMS จะใช้เวลาประมาณหนึ่งปี เมื่อแผนรวมได้รับการอนุมัติแล้ว ก็สามารถจัดทำแผนย่อยสำหรับแต่ละงานได้ นอกเหนือจากการจัดทำแผนงานโดยรวมสำหรับการจัดตั้งระบบ OSHMS และแผนงานย่อยสำหรับแต่ละงานแล้ว อีกหนึ่งสิ่งสำคัญในการจัดทำแผนก็คือการระบุความต้องการด้านทรัพยากร เพื่อนำเสนอต่อผู้บริหารระดับสูงขององค์กรเพื่อขออนุมัติ การประเมินเบื้องต้น (การสำรวจสถานการณ์ปัจจุบัน) การประเมินเบื้องต้นนี้มีจุดมุ่งหมายเพื่อสำรวจและประเมินสถานการณ์ด้านการจัดการความปลอดภัยและสุขภาพในที่ทำงานของนายจ้าง โดยสรุปแล้ว ประกอบด้วยเนื้อหาดังต่อไปนี้: ประการแรกคือการสำรวจสถานการณ์ปัจจุบัน (เช่น หน่วยงานที่รับผิดชอบด้านความปลอดภัยและสุขภาพในที่ทำงาน การแบ่งหน้าที่ของบุคลากรและความเหมาะสมของแต่ละบุคคล นโยบายและเป้าหมายด้านความปลอดภัยและสุขภาพในที่ทำงานของนายจ้าง รวมถึงการดำเนินการตามนโยบายเหล่านั้น สถิติอุบัติเหตุที่เกิดขึ้นในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา และการวิเคราะห์สาเหตุของอุบัติเหตุเหล่านั้น เป็นต้น) ； ประการที่สอง คือการวิเคราะห์ผลการสำรวจ เพื่อระบุปัญหาที่มีอยู่ และเปรียบเทียบกับข้อกำหนดบังคับเพื่อหาช่องว่าง ； ประการที่สามคือ ฝ่ายบริหารระดับสูงทำการประเมินสถานการณ์ปัจจุบัน ช่องว่างต่างๆ และสาเหตุของปัญหาที่เกิดขึ้น ผลการสำรวจและประเมินสถานการณ์ด้านการจัดการความปลอดภัยและสุขภาพในที่ทำงาน จะถูกนำมาใช้เป็นพื้นฐานในการออกแบบระบบการจัดการความปลอดภัยและสุขภาพในที่ทำงาน การออกแบบ OSHMS ระบบการจัดการด้านความปลอดภัยและสุขภาพในที่ทำงาน ประกอบด้วยขั้นตอนหลัก 4 ขั้นตอน ขั้นตอนแรกคือการกำหนดนโยบายด้านความปลอดภัยและสุขภาพในที่ทำงาน กระบวนการกำหนดนโยบายควรสะท้อนแนวคิดของการมีส่วนร่วมจากทุกคน ประการที่สองคือการวิเคราะห์หน้าที่และการกำหนดโครงสร้างขององค์กร การกำหนดโครงสร้างของหน่วยงานบริหารในองค์กรนั้น เป็นพื้นฐานสำหรับการแบ่งหน้าที่และการกำหนดขั้นตอนการบริหาร ก่อนที่จะมีการแบ่งหน้าที่และจัดทำเอกสารขั้นตอนการทำงาน จำเป็นต้องมีการวิเคราะห์หน้าที่ก่อน และกำหนดโครงสร้างของหน่วยงานต่างๆ ในการกำหนดโครงสร้างนั้น ควรยึดหลักการของความคล่องตัวและประสิทธิภาพ พยายามหลีกเลี่ยงหรือลดการทับซ้อนของหน้าที่ระหว่างหน่วยงานต่างๆ ให้ได้มากที่สุด ประการที่สามคือการแบ่งหน้าที่กันทำ เมื่อมีการแบ่งหน้าที่กัน จำเป็นต้องนำองค์ประกอบต่างๆ ที่ระบุไว้ในข้อกำหนดมาพิจารณาอย่างครบถ้วน แล้วแปลงให้กลายเป็นหน้าที่ต่างๆ จากนั้นจึงจัดสรรหน้าที่เหล่านั้นไปยังแต่ละแผนกของหน่วยงานที่รับผิดชอบ เพื่อให้มั่นใจว่าองค์ประกอบต่างๆ ในข้อกำหนดจะได้รับการดูแลอย่างครบถ้วน และไม่มีส่วนใดถูกละเลยไป ในการแบ่งหน้าที่กันทำ ควรยึดหลักที่ว่าหน้าที่หนึ่งๆ ควรอยู่ภายใต้การดูแลของหน่วยงานเดียว หากมีองค์ประกอบใดที่จำเป็นต้องให้หน่วยงานสองหน่วยงานขึ้นไปรับผิดชอบร่วมกัน ก็ควรกำหนดหน่วยงานที่รับผิดชอบหลักไว้อย่างชัดเจน หรือไม่ก็รวมหน่วยงานที่เกี่ยวข้องเข้าด้วยกัน ประการที่สี่คือ การกำหนดโครงสร้างของเอกสารในระบบ ซึ่งสิ่งสำคัญคือการกำหนดขอบเขตของเอกสารที่เกี่ยวข้องกับโปรแกรมต่างๆ และจัดทำรายชื่อเอกสารในระบบขึ้นมา (2) การจัดทำเอกสารระบบ สามารถใช้โครงสร้างเอกสารที่เรียบง่ายและใช้งานได้จริง ตามลักษณะเฉพาะของนายจ้าง โดยทั่วไปแล้ว เอกสาร OSHMS จะถูกแบ่งออกเป็น 3 ระดับ ได้แก่ คู่มือการจัดการ (ระดับ A) เอกสารขั้นตอนการปฏิบัติงาน (ระดับ B) และเอกสารที่ใช้ในการปฏิบัติงานจริง (ระดับ C) คู่มือการจัดการเป็นเอกสารที่อธิบายระบบ OSHMS ขององค์กรอย่างครอบคลุม โดยอิงตามมาตรฐาน OSHMS รวมถึงนโยบายและเป้าหมายด้านความปลอดภัยและสุขภาพในการทำงานขององค์กรนั้นๆ เอกสารนี้จะช่วยให้เห็นภาพรวมของระบบ OSHMS ขององค์กร และแสดงให้เห็นถึงความสามารถในการรับประกันด้านความปลอดภัยและสุขภาพในการทำงานขององค์กรด้วย เนื้อหาของคู่มือการจัดการด้านความปลอดภัยและสุขภาพในที่ทำงาน โดยทั่วไปจะประกอบด้วยสิ่งต่อไปนี้: นโยบาย วัตถุประสงค์ และแผนการจัดการ ； หน้าที่ อำนาจหน้าที่ และความสัมพันธ์ระหว่างกันในการบริหารจัดการด้านความปลอดภัยและสุขภาพในที่ทำงาน การดำเนินการ การตรวจสอบ หรือการประเมินผล ； คำอธิบายเกี่ยวกับไฟล์โปรแกรม และวิธีการสอบถาม ； เกี่ยวกับข้อกำหนดในการประเมิน การแก้ไข และการควบคุมคู่มือต่างๆ เอกสารขั้นตอนการดำเนินงานนี้ เป็นเอกสารที่จัดทำขึ้นตามข้อกำหนดในคู่มือการจัดการด้านความปลอดภัยและสุขภาพในที่ทำงานของหน่วยงาน โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อให้บรรลุนโยบายและเป้าหมายด้านความปลอดภัยและสุขภาพในที่ทำงานที่กำหนดไว้ เอกสารนี้จะอธิบายถึงกิจกรรมต่างๆ ของแต่ละหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานตามระบบ OSHMS เพื่อให้แต่ละหน่วยงานสามารถนำไปใช้ได้ เอกสารคำแนะนำการปฏิบัติงานนั้น เป็นเอกสารที่อธิบายวิธีการปฏิบัติงานในแต่ละตำแหน่งงานและสถานที่ทำงาน โดยอิงจากข้อกำหนดในคู่มือและเอกสารแนวทางปฏิบัติต่างๆ เป็นเอกสารที่มีรายละเอียดครบถ้วน ซึ่งใช้สำหรับบุคคลหรือกลุ่มงานเป็นหลัก เอกสารประเภทนี้บางส่วนจะถูกสร้างขึ้นมาอย่างต่อเนื่องในระหว่างการทำงานของระบบ ตามความจำเป็น