شیئر کریں｜چھوٹی کمپنیاں معیاری خطرات کے انتظام کو کس طرح نافذ کر سکتی ہیں؟

Thread Content

خطرات کا انتظام، آج اور آنے والے وقتوں میں کارپوریٹ انتظامیہ کا ایک اہم پہلو ہے۔ ملک کی بہت سی چھوٹی کمپنیوں کے لئے، پیچیدہ اور متغیر خطرات سے نمٹنے کا طریقہ کیا ہے؟ مصنف نے اس موضوع پر بالخصوص معیاری خطرات کے انتظام کے پہلوؤں پر روشنی ڈالی ہے۔ بیرونی معیاری خطرات کا انتظام: چھوٹی کمپنیوں کے بیرونی معیاری خطرات میں، مختلف شعبوں یا صنعتی اداروں کی جانب سے کمپنی کی مصنوعات کی کوالٹی کی جانچ کا خطرہ، نیز صارفین کی جانب سے کمپنی کی مصنوعات کے استعمال سے پیدا ہونے والے معیاری خطرات شامل ہیں۔ ان بیرونی معیاری خطرات کو، داخلی مصنوعات کے معیار پر مؤثر کنٹرول کے ذریعے ہی کنٹرول کیا جاسکتا ہے۔ صرف داخلی مصنوعات کے معیار پر مناسب کنٹرول رکھنے سے ہی بیرونی معیاری خطرات کو کم کیا جاسکتا ہے۔ داخلی معیاری خطرات کا انتظام، دراصل ایک منظم اور پیچیدہ عمل ہے؛ اس میں نہ صرف مصنوعات کے معیار کی نگرانی شامل ہے، بلکہ متعلقہ عملوں سے پیدا ہونے والے خطرات کی شناخت، تجزیہ اور مؤثر طریقے سے ان کا انتظام بھی شامل ہے۔ اس مضمون میں، معیاری انتظامی نظام کے کچھ عملوں کا خطرات کے لحاظ سے تجزیہ کیا گیا ہے۔ بہت سے کاروباری اداروں کے منتظمین کا خیال ہے کہ معیاری نظامِ انتظام دراصل دستاویزات کا انتظام ہی ہے؛ یعنی جب دستاویزات کا صحیح طریقے سے انتظام کیا جائے، تو اسے ہی معیاری نظامِ انتظام سمجھا جاتا ہے۔ یہ ایک غلط تصور ہے؛ فائلوں کا انتظام، معیاری نظامِ انتظام میں بہت اہم کردار ادا کرتا ہے، لیکن معیاری نظامِ انتظام کو بہتر بنانے کے لئے صرف فائلوں کا انتظام کافی نہیں ہے۔ ہم ISO9001 کے معیاری نظامِ انتظامِ معیار، دستاویزات کے کنٹرول سے متعلق شق 4.2.2 کی روشنی میں، دستاویزات کے انتظام سے متعلق خطرات کی مختصر وضاحت کر سکتے ہیں۔ معیارات کے مطابق، “تاکہ دستاویزات کافی اور مناسب ہوں، انہیں شائع کرنے سے پہلے منظوری دینا ضروری ہے“۔ لیکن دستاویزات کو شائع کرنے سے پہلے منظوری کیوں ضروری ہے؟ پہلی بات یہ کہ، چونکہ مختلف افراد کی صلاحیتیں اور مہارتیں مختلف ہوتی ہیں، لہذا مختلف عہدوں پر فائز افراد کی جانب سے بیان کیے گئے عمل کی سمجھ بھی مختلف ہوتی ہے۔ اس کی وجہ سے تیار کیے گئے دستاویزات مناسب اور کافی نہیں ہو سکتے۔ ； دوسرے الفاظ میں، تیار کردہ دستاویزات کو منظوری دی جاتی ہے، اور منظوری دینے والے افراد ان دستاویزات کی جانچ کرتے ہیں۔ وہ مختلف زاویوں اور نقطہ ہائے نظر سے ان دستاویزات کی تصدیق کرتے ہیں، بشمول دستاویزات کے درمیانی روابط کی بھی جانچ کی جاتی ہے۔ اس طرح، دستاویزات کی غلط تیاری کی وجہ سے پیدا ہونے والے خطرات کو کم کیا جاسکتا ہے۔ معیارات میں یہ بھی تقاضہ کیا گیا ہے کہ “فائلوں میں کیے گئے تبدیلیوں اور موجودہ ترمیمات کی نشاندہی ضرور کی جائے”۔ کاروباری اداروں میں موجود دستاویزات، خصوصاً وہ دستاویزات جو پیداواری عمل کی ہدایات فراہم کرتی ہیں یا مصنوعات کی مناسبت کا تعین کرنے میں استعمال ہوتی ہیں، ان میں تبدیلیوں پر کنٹرول اور موجودہ حالت کی شناخت بہت اہم ہے۔ زیادہ تر کمپنیاں فائلوں کے کنٹرول کے لئے ورژن نمبرات کا استعمال کرتی ہیں۔ جب فائلوں میں کوئی تبدیلی کی جاتی ہے، تو ضروری ہے کہ فائل کا ورژن نمبر بھی تبدیل کیا جائے؛ ورنہ اس سے بڑے خطرات پیدا ہو سکتے ہیں۔ مثلاً، کسی کمپنی کے کسی صارف کی جانب سے مصنوعات کی خصوصیات میں تبدیلی کی درخواست ہو سکتی ہے۔ لیکن کمپنی کے اندر پرانے اور نئے دستاویزات کے استعمال کی وجہ سے، یا پرانے دستاویزات کو بروقت واپس نہ لینے کی وجہ سے، پرانے دستاویزات میں درج خصوصیات ہی استعمال کی جاتی ہیں۔ اس طرح تیار کی گئی مصنوعات صارف تک پہنچنے پر ناقص ثابت ہوتی ہیں، جس کی وجہ سے بڑی تعداد میں مصنوعات ضائع ہو جاتی ہیں، اور اس سے کمپنی کو مختلف حد تک مالی نقصان اٹھانا پڑتا ہے۔ ISO 9001 معیار میں انسانی وسائل کے انتظام سے متعلق یہ شرط ہے کہ “جہاں ضروری ہو، تربیت فراہم کی جائے یا دیگر اقدامات کیے جائیں تاکہ مطلوبہ صلاحیتیں حاصل کی جاسکیں“۔ لیکن چھوٹی کمپنیاں اکثر تربیت کے معیار اور اس کی افادیت کو نظرانداز کرتی ہیں۔ کچھ چھوٹی کمپنیوں میں عام طور پر استاد ہی شاگردوں کی تربیت کرتا ہے، وہاں کوئی منظم تربیتی مواد یا جانچ کا نظام موجود نہیں ہوتا۔ اس کی وجہ سے تربیت کے مشمولات کی مناسبت، کفایت اور اثرگذاری کا فیصلہ صرف استاد ہی کرتا ہے۔ اس کے نتیجے میں ایک ہی استاد کے پاس سے تربیت حاصل کرنے والے شاگردوں کی صلاحیتوں میں فرق رہ جاتا ہے۔ اس کے علاوہ، بغیر کسی سائنسی جانچ کے نظام کے، کمپنی کی مصنوعات کے معیار میں عدم استحکام پیدا ہو جاتا ہے۔ اس کے علاوہ، استاد کی جانب سے شاگردوں کو تربیت دینے کے اس طریقے میں ایک خطرہ بھی ہے؛ وہ یہ کہ کمپنی کی اہم ترین مہارتیں کسی ایک شخص کے پاس ہو سکتی ہیں۔ اگر وہ شخص کمپنی چھوڑ کر چلا جائے، تو اس سے ناقابلِ تلافی نقصان ہو سکتا ہے۔ یہ بہت بڑا خطرہ ہے۔ صحیح طریقہ یہ ہے کہ کمپنیاں متعلقہ دستاویزات تیار کریں، اور اہم تکنیکی معلومات اور تجربات کو دستاویزی شکل دیں۔ مسلسل اس طرح کی معلومات کو جمع کرنے سے، یہ کمپنی کے لئے بہت بڑی دولت بن جاتی ہے۔ بنیادی ڈھانچے کی انتظامیہ کے لحاظ سے، ISO9001 معیار کے مطابق “تنظیم کو ایسا بنیادی ڈھانچہ فراہم کرنا ہوتا ہے جو مصنوعات کے مطلوبہ معیارات کو پورا کرنے کے لئے ضروری ہے، اور اس ڈھانچے کی دیکھ بھال بھی ضروری ہے۔” بنیادی ڈھانچے کی تیاری میں استعمال ہونے والے آلات، بعض کمپنیوں کے لئے پیداوار کے عمل میں اہم یا فیصلہ کن عناصر ہوتے ہیں؛ لہذا ان آلات کی دیکھ بھال اور بحالی ضروری ہے۔ تاہم، مصنف کو معلوم ہوا کہ بہت سی کمپنیاں اپنے پیداواری آلات کی دیکھ بھال اور مرمت کے معاملے میں مناسب اقدامات نہیں کرتیں۔ مثلاً، کچھ کمپنیوں میں تو پیداواری آلات کی دیکھ بھال کا کوئی منصوبہ ہی نہیں ہوتا، اور وہ روزانہ بھی ان آلات کی جانچ اور دیکھ بھال نہیں کرتیں۔ وہ صرف اس وقت ہی آلات کی مرمت کے لئے پروڈیوسر کمپنی سے مدد لیتی ہیں، جب آلات خراب ہوکر پیداوار پر اثر ڈالنے لگتے ہیں۔ اس سے مصنوعات کی ترسیل کے وقت اور کمپنی کو ہونے والے معاشی نقصانات پر منفی اثرات پڑیں گے، جس سے کمپنی کے معیارِ کنٹرول پر خطرات پیدا ہوں گے۔ اوپر معیاری انتظامی نظام سے متعلق کچھ شرائط بیان کی گئی ہیں، اور ان شرائط کی بنیاد پر معیاری انتظام کے خطرات اور ان کے حل بھی بیان کیے گئے ہیں۔ امید ہے کہ یہ معلومات چھوٹے کاروباروں کو معیاری انتظام سے متعلق خطرات سے نمٹنے میں مددگار ثابت ہوں گی، تاکہ کاروباروں کا معیاری انتظام بہتر ہو سکے اور صارفین کی اطمینان کی سطح بھی بلند ہو سکے۔ ماخذ: “چائنا سرٹیفیکیشن اینڈ ایکریڈیٹیشن” میگزین