شیئر کریں｜معیار سے متعلق غلطیوں کو دور کرنے کے لئے، آپ یہ کر سکتے ہیں۔

Thread Content

معیار کنٹرول کرنے والے افسر، انسانی غلطیوں کو کس طرح کنٹرول کرتے ہیں، تاکہ معائنے کی کارکردگی بہتر ہو سکے؟ سوال: میں کوالٹی کنٹرول کا منتظم ہوں، میں ماہرین سے پوچھنا چاہتا ہوں کہ انسانی غلطیوں کو کس طرح مؤثر طریقے سے کنٹرول کیا جائے؟ اپنے شعبے کی ذمہ داریوں کے دائرہ کے اندر، جانچ کی کارکردگی کو مزید بہتر بنانے کے لئے کیا کیا جاسکتا ہے؟ جواب: پیداوار کے معیار پر بہتر کنٹرول رکھنے کے لئے، ایک مکمل کنٹرول نظام ضروری ہے۔ سب سے پہلے ایک کنٹرول پلان تیار کرنا ضروری ہے؛ اس پلان میں اہم عملی اشاریوں (KPIs) کی وضاحت کی جاتی ہے، نیز مناسب نمونہ لینے کی فریق، نمونوں کا حجم، کون سے کنٹرول چارٹس اور جانچ کے طریقے استعمال کیے جائیں گے، اس کی بھی وضاحت کی جاتی ہے۔ ساتھ ہی، خرابی کی صورت میں اقدامات کا پلان بھی تیار کیا جاتا ہے (OCAP)۔ اس کے بعد، منتظم کو جمع کی گئی معلومات کی بنیاد پر اعداد و شمار کا تجزیہ کرنا ہوتا ہے، تاکہ مسلسل بہتری لائی جا سکے۔ انسانی غلطیوں کو مندرجہ ذیل طریقوں سے مؤثر طریقے سے کنٹرول کیا جاسکتا ہے: معیاری طریقہ کار، پوکا یوکے نامی غلطی روکنے کا طریقہ، اور پیمائشی نظام کا تجزیہ۔ ہم سب جانتے ہیں کہ مصنوعات کا معیار تو پیداوار کے دوران ہی طے ہوتا ہے، نہ کہ جانچ کے ذریعے؛ لہذا ہمارا ہدف یہ ہونا چاہیے کہ جانچ کرنے والے افراد کی تعداد صفر ہو۔ یعنی، جب پیداواری عمل بہتر ہو جاتا ہے اور مناسب سطح تک پہنچ جاتا ہے، تو ہم معائنہ کرنے والے افراد کی تعداد کو کم کرنے پر غور کر سکتے ہیں، اور اس طرح معائنہ کی کارکردگی میں مزید بہتری لائی جا سکتی ہے۔ انسانی غلطیوں کو کیسے کم کیا جائے؟ سوال: ملازمین، مقرر کردہ طریقہ کار کے مطابق کام نہیں کرتے؛ مثلاً باقاعدگی سے آلات کی دیکھ بھال کرنا بھول جاتے ہیں، اور آلات کے پائپ لائنوں کو تبدیل کرتے وقت اہم والوز کو بند کرنا بھی بھول جاتے ہیں۔ ایسی ہی دیگر چھوٹی چھوٹی باتیں بھی ہیں جو قوانین اور ضوابط کے مطابق انجام نہیں دی جاتیں! بعض منیجر بھی اکثر وقت پر اپنے کاموں کو مکمل نہیں کر پاتے، یا پھر وہ صرف سطحی طور پر ہی اپنے فرائض انجام دیتے ہیں۔ میں یہ سوچتا رہتا ہوں کہ آیا یہ معیار کی کمی کی وجہ سے ہے، یا پھر مختلف سطحوں کے منیجروں کی کارکردگی ناقص ہے؟ ماہرین سے مشورہ چاہیے کہ اس صورتحال کو کس طرح سنبھالا جائے۔ جواب: SOP فارم، آپریشنل ہدایات، سخت قوانین و ضوابط وغیرہ سب کچھ تو صرف کاغذ پر لکھے گئے الفاظ ہیں؛ یہ ہمارے ملازمین کو بتا سکتے ہیں کہ کیا کرنا ہے، کب کرنا ہے، اور کس طرح کرنا ہے۔ لیکن یہ اس بات کی ضمانت نہیں دے سکتے کہ ملازمین عمل درآمد کے دوران کوئی غلطی نہیں کریں گے۔ اور ہم سب جانتے ہیں کہ جہاں تک انسانی مداخلت کی بات ہے، وہاں غلطیاں ہونا لازم ہے۔ لہذا اس صورت میں ہمیں غلطیوں سے بچنے کے لئے مزید حفاظتی اقدامات کرنے پڑتے ہیں۔ مثلاً، اوپر بیان کیے گئے مثال میں “جب آلات کے پائپ لائنوں کو تبدیل کیا جاتا ہے، تو بعض اوقات اہم والوز کو بند کرنا بھول جاتے ہیں”۔ ایسی صورت میں، کیا ہم کوئی ایسا آلہ استعمال کر سکتے ہیں جو والوز کو بند کرنا بھولنے سے روک سکے؟ اگر پہلے والوز بند نہ کیے جائیں، تو آلات کے پائپ لائنوں میں تبدیلی ممکن ہی نہیں ہوگی۔ اس کے علاوہ، ہمارے پاس ایک مکمل کنٹرول پلان بھی ہونا ضروری ہے۔ ناقص مصنوعات سے متعلق معلومات کیسے جمع کی جائیں؟ سوال: کمپنی کی مصنوعات کپڑے ہیں، ہمارے پاس کوئی مخصوص IPQC عملہ نہیں ہے جو مقرر کردہ طریقوں کے مطابق مصنوعات کی جانچ کرے؛ بلکہ جانچ بنیادی طور پر پروڈکشن ڈپارٹمنٹ کے مزدوروں کی رپورٹوں کے ذریعے ہی کی جاتی ہے۔ کچھ پروسیس ورکشاپوں کے منیجر، مؤثر حل تجویز کرتے ہیں، جبکہ دیگر پروسیسوں میں ہمیشہ QA سے مشورہ لیا جاتا ہے۔ اور ناقص مصنوعات سے متعلق معلومات کو درج کرنے اور بہتری کے اقدامات کرنے کے معاملے میں بھی ہمیں مشکلات کا سامنا ہے۔ براہ کرم بتائیں کہ ناقص مصنوعات سے متعلق معلومات کو کس طرح جمع کیا جائے، مثلاً ان معلومات کا انتخاب کیسے کیا جائے جنہیں درج کرنے کی ضرورت ہے؟ جواب: ریکارڈنگ دراصل معلومات اور ڈیٹا کو جمع کرکے محفوظ کرنے کا عمل ہے، لیکن کون سی معلومات اہم ہیں اور کون سی غیر اہم؟ در حقیقت، ان تمام چیزوں کو کنٹرول پلان میں واضح طور پر بیان کیا جانا چاہیے۔ معیارات کے منتظم کے طور پر، ہمیں سب سے پہلے یہ جاننا ضروری ہے کہ ہمارے KPI کیا ہیں۔ اس کے بعد ہی ہم مناسب طریقے سے نمونے لے سکتے ہیں، اور ڈیٹا جمع کر سکتے ہیں تاکہ بعد میں اس کا استعمال شماریاتی تجزیے کے لئے کیا جا سکے۔ مسلسل بہتری کے عمل کے بعد، عمل کے حقیقی معیار کی بنیاد پر نمونوں کی تعداد اور نمونہ لینے کی فریکوئنسی کو دوبارہ ترتیب دیا جاسکتا ہے؛ یہاں تک کہ کچھ غیرضروری چیکس یا نمونہ لینے کے عمل کو بھی ختم کیا جاسکتا ہے۔ لہذا، مناسب کنٹرول پلان تیار کرنا بہت اہم ہے۔ کوالٹی انجینئر تحقیق و ترقی کے عمل میں کس طرح حصہ لیتا ہے؟ سوال: میں ایک کوالٹی انجینئر ہوں، اور کمپنی کی کسی مصنوعات کی تیاری میں حصہ لیتا ہوں۔ لیکن تحقیق و ترقی کے شعبے نے معیار کنٹرول انجینئروں کی پیشہ ورانہ صلاحیتوں پر شک کیا، اور انہیں نظرانداز کیا۔ براہ کرم، بتائیں کہ مصنوعات کی تخلیق کے عمل میں حصہ لینے کا کوئی بہتر طریقہ تو ہے نا؟ (سوال کرنے والا: یانگ شیاؤ (جون)) جواب: معیارات کے ماہرین کی تحقیق و تخلیق کے عمل میں شرکت بہت ضروری اور اہم ہے۔ جب کسی کمپنی کا معیار 5σ سے زیادہ ہو جاتا ہے، تو ہمارے ڈیزائنرز کو مصنوعات کی تیاری کے لحاظ سے مناسب ڈیزائن پر غور کرنا ضروری ہو جاتا ہے۔ اور اس وقت، ایک ایسا ماہر انجینیر جس کے پاس وسیع تجربہ ہو، وہ مناسب شماریاتی طریقوں یا معیاری آلات کا استعمال کرکے ڈیٹا کا تجزیہ کر سکتا ہے، اور بہت سی مفید تجاویز دے سکتا ہے۔ اس طرح، ڈیزائن کے مرحلے میں ہی ان مسائل سے بچا جا سکتا ہے جو پہلے اسی قسم کی مصنوعات کی بڑے پیمانے پر پیداوار کے دوران سامنے آئے تھے، اور ڈیزائن کو مزید بہتر بنایا جا سکتا ہے۔ اور ڈیزائنرز میں اکثر اعداد و شمار کے مؤثر تجزیہ کے لئے اعدادیاتی آلات کا استعمال کرنے کی صلاحیت نہیں ہوتی، لہذا دونوں ایک دوسرے کے لئے مکمل کرنے والے کردار ادا کر سکتے ہیں۔ تاکہ معیار کنٹرول انجینئرز، مصنوعات کی تخلیق کے عمل میں مؤثر طریقے سے حصہ لے سکیں، ہمیں SOP فارموں میں ہر مرحلے پر معیار کنٹرول انجینئرز کی ذمہ داریوں کو واضح طور پر بیان کرنا ضروری ہے۔ گاہکوں کی شکایات کو کس طرح حل کیا جائے؟ سوال: کمپنی کا صارفین کی شکایات کو حل کرنے کا طریقہ یہ ہے کہ سیلز عملہ صارفین کی شکایات کو پیش کرتا ہے، اور متعلقہ شعبہ ان شکایات کی وجوہات کا تجزیہ کرکے ان کے حل تجویز کرتا ہے۔ لیکن ذمہ دار محکموں کی جانب سے دیے گئے جوابات صرف نعرے بازی پر مشتمل تھے؛ ان سے حقیقی معنوں میں مسائل کا حل نہیں نکل سکا، اور نہ ہی یہ صارفین کی ضروریات کو پورا کر سکے۔ براہ کرم، بتائیں کہ ہمیں صارفین کی شکایات کے جوابات کی جانچ کے لئے کس طرح نظام قائم کرنا چاہیے؟ یا پھر، نظام کے کام کرنے کے دوران یہ واضح ہونا چاہیے کہ جانچ کی ذمہ داری کس کے پاس ہے؟ جواب: آپ کے ذکر کردہ اس مسئلے سے بہت سی کمپنیاں دوچار ہوتی ہیں۔ اس مسئلے کی جڑ سسٹم پروگراموں میں ہے۔ سب سے پہلے، صارفین کی شکایات کو مختلف شعبوں کے ذمہ دار افراد کی کارکردگی سے جوڑنا ضروری ہے، اور صارفین کی اطمینان کے اشاریے بھی مقرر کرنے چاہئیں۔ اس سے درستگی کے اقدامات کی اثربخشی اور کام کی کارکردگی میں بہتری لانے میں مدد ملے گی۔ پھر صارفین کی شکایات کے نمٹانے کے طریقوں کا دوبارہ جائزہ لیا جائے۔ صارفین کی شکایات کے نمٹانے سے متعلق ضوابط میں یہ واضح طور پر بیان کیا جانا چاہیے کہ شکایات کی معلومات کو کون حاصل کرے گا، کون ان کا تجزیہ کرکے درستگی اور روک تھام کے اقدامات اٹھائے گا، کون صارفین کو رپورٹ کرے گا، کون ان اقدامات کی کارگری کی نگرانی اور جانچ کرے گا، اور 8D رپورٹ صارفین کو کتنے وقت میں فراہم کی جائے گی۔ بہترین طریقہ یہ ہے کہ معیار کنٹرول ڈپارٹمنٹ، صارفین کے ساتھ براہِ راست اچھا رابطہ قائم کرے، تاکہ درمیانی مراحل کو کم سے کم کیا جاسکے۔ (جسے 8D کہا جاتا ہے، یعنی یہ ایک ٹیم مبنی مسئلہ حل کرنے کا طریقہ ہے جس میں D1 سے L8 تک کے آٹھ مراحل شامل ہیں) خصوصی مصنوعات کی نمونہ جانچ کیسے کی جائے؟ سوال: ہماری کمپنی میں پیداوار کے لئے استعمال ہونے والے خام مواد خصوصی قسم کے ہوتے ہیں، یہ ٹکڑوں کی شکل میں ہوتے ہیں، اور ان کی جانچ صرف پہلے اور آخری نمونوں کے ذریعے ہی ممکن ہے۔ نمونہ لینے یا مکمل جانچ کے دوران بھی صرف سطحی جانچ ہی ممکن ہے، اس کے اندر کی حقیقی صورتحال کی جانچ ممکن نہیں ہے۔ اس طرح، نمونہ لینے کے عمل میں کوئی مسئلہ سامنے نہیں آتا، لیکن پیداواری عمل کے دوران بہت سے مسائل پیدا ہو جاتے ہیں۔ براہ کرم بتائیں کہ نمونہ لینے کا نظام کس طرح قائم کیا جائے تاکہ وہ مناسب ہو؟ جواب: ایسی مصنوعات کے لئے، ہمیں مصنوعات کے معیار کو کنٹرول کرنے کے لئے منظم عملوں پر زیادہ انحصار کرنے کی ضرورت ہے، نہ کہ صرف مصنوعات پر نگرانی کرنے پر۔ ہم جانتے ہیں کہ کنٹرول کی اقسام عموماً دو ہوتی ہیں؛ ایک تو مصنوعات کی نگرانی، اور دوسری پروسیس کی نگرانی۔ لہٰذا، ہمیں مصنوعات کی نگرانی کے بجائے عمل پر کنٹرول کو مضبوط بنانا ہوگا؛ مثلاً، اہم مشینوں اور آلات کے پیرامیٹرز کا تجزیہ کرکے، ان کے ان پٹ عوامل (پیرامیٹرز وغیرہ) اور آؤٹ پٹ (مصنوعات کی خصوصیات) کے درمیان تعلقات کا جائزہ لینا ہوگا۔ لہٰذا، ان مہنگے مصنوعات کی جانچ کے لئے، ہم نمونوں کی تعداد کو کم سے کم رکھنے کی کوشش کرتے ہیں؛ اس کے لئے I-MRChart نامی طریقہ استعمال کیا جاسکتا ہے۔ مصنوعات کے کوڈز کو کس طرح منظم اور کنٹرول کیا جائے؟ سوال: میرے دوست کی کمپنی، ملک کی روشنی سازی کی صنعت میں ایک بہت بڑی اور معروف پیداواری کمپنی ہے۔ اس کے پاس درجنوں زمروں میں ہزاروں قسم کی مصنوعات موجود ہیں۔ چونکہ مصنوعات کی تعداد بہت زیادہ ہے، اور ان کی فروخت نہ صرف ملک کے اندر ہوتی ہے بلکہ بیرونِ ملک بھی ہوتی ہے، اس لیے مصنوعات کی کوڈنگ ہمیشہ الجھن کا باعث رہی ہے۔ ماہرین سے رہنمائی چاہیے، کہ مصنوعات کے کوڈز کو کس طرح منظم اور سنبھالا جائے؟ جواب: عام طور پر، ہمارے صارفین کسی مصنوعات کا نام بتاتے ہیں (مثلاً “کیٹ”)، اور ہر نام کے تحت عموماً مختلف ماڈلز ہوتے ہیں (جیسے 1W، 2W وغیرہ)۔ لہذا ہم اس نام کے بعد کوڈ بھی لگا سکتے ہیں، مثلاً Cat1W، Cat2W وغیرہ۔ اگر صارف کسی نئی مصنوعات کا نام نہ دے، تو ہم اپنی کمپنی کی جانب سے برین اسٹورمنگ کے ذریعے نام منتخب کر سکتے ہیں (نام جانوروں، پودوں وغیرہ کے ناموں پر مبنی ہو سکتے ہیں)، اور پھر اسی طرح کوڈ بھی استعمال کیا جا سکتا ہے۔ اس طریقے سے، ہم SOP (معیاری طریقہ کار) کی فائلیں تیار کر سکتے ہیں، تاکہ ان کے ذریعے چیزوں کو منظم اور کنٹرول کیا جا سکے؛ اس سے بار بار کام دہرانے اور الجھنوں سے بچا جا سکتا ہے۔ ماخذ: انٹرنیٹ