बड़ी पेट्रोकेमिकल कंपनियों में ERP सिस्टम एवं कागजरहित कार्यप्रणाली के उपयोग के बारे में, आप सभी का अनुभव कैसा रहा?
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1. ERP सिस्टम: हमारे कारखाने के ERP सिस्टम में निम्नलिखित समस्याएँ हैं; इस कारण प्रबंधन प्रक्रिया पूर्ण रूप से संचालित नहीं हो पा रही है। कृपया बताइए कि इन समस्याओं को कैसे दूर किया जा सकता है? मरम्मत योजना जारी होने के बाद, योजना तैयार करने वाले विभागों एवं प्रबंधन विभागों को सामग्री एवं उपकरणों के भंडार संबंधी जानकारी समय पर नहीं मिल पाती। इसके अलावा, ऐसी सामग्रियों की खरीद प्रक्रिया, उनके आने का समय, एवं वास्तव में हुए खर्चों की जानकारी भी नहीं मिल पाती। इस कारण लागत नियंत्रण एवं निर्माण कार्यों के आयोजन संबंधी कई समस्याएँ उत्पन्न हो जाती हैं। जैसे कि दैनिक उपयोग हेतु आवश्यक सामग्रियों/उपकरणों का प्रबंधन – कार्यशाला द्वारा आवश्यकता बताने के बाद भी यह पता नहीं चल पाता कि क्या उन सामग्रियों/उपकरणों की खरीद होगी, खरीदे गए उत्पादों की विशेषताएँ मांगों को पूरा कर पाएंगी या नहीं, वे कब आएंगे, कब उनकी स्थापना हो पाएगी, और शेष स्टॉक कितना है। इस कारण आवश्यक सामग्रियों/उपकरणों का स्टॉक हमेशा अधिक ही रहता है; कुछ सामग्रियों/उपकरणों का तो बिल्कुल ही उपयोग नहीं हो पाता, जिससे भारी बर्बादी होती है एवं संचालन लागत में वृद्धि हो जाती है। तीनों खुराकों के उपयोग में भी ऐसी ही समस्याएँ हैं – आवेदन करना, खरीदारी करना (निविदा प्रक्रिया), परिवहन एवं वितरण, उपयोग, खाली बर्तनों का निपटान, एवं अपशिष्ट पदार्थों का पुनर्चक्रण। कारखाने द्वारा आवेदन करने के बाद भी खरीदारी की प्रगति के बारे में कोई जानकारी नहीं मिलती; उपयोग के दौरान भी इन्वेंट्री की मात्रा के बारे में कोई जानकारी नहीं होती। इस कारण आवेदित मात्रा, खरीदी गई मात्रा एवं वास्तविक उपयोग की मात्रा में अंतर हो जाता है, जिससे अपव्यय होता है। उपयोग के बाद, साइट पर कितने खाली बैरल वापस लेने की आवश्यकता है, एवं कितने अप्रयुक्त कैटालिस्टों को वापस लेने की आवश्यकता है, इसकी जानकारी खरीद प्रणाली को नहीं होती। संक्षेप में: सूचनाओं के आदान-प्रदान में बाधाएँ हैं, जिसके कारण अपव्यय होता है एवं परिचालन लागत बढ़ जाती है। 2. कागजरहित कार्यप्रणाली: क्लास लीडरों के सौंपने/प्राप्त करने संबंधी रिकॉर्डों को न केवल कागजी रूप में, बल्कि इलेक्ट्रॉनिक रूप में भी दर्ज करना आवश्यक है। परिणामस्वरूप वही काम दो बार किया जाता है। आंतरिक कार्यों संबंधी रिकॉर्ड भी कागजी रूप में ही दर्ज किए जाते हैं; जबकि वास्तव में ERP का उपयोग करके ऐसे रिकॉर्डों को इलेक्ट्रॉनिक रूप में भी रखा जा सकता है। विभिन्न स्वीकृति प्रक्रियाओं में भी यही समस्या है। जब किसी विभाग को कोई आपत्ति होती है, तो निचले स्तर की इकाइयों को फिर से स्वीकृति देनी पड़ती है। इस कारण वही समस्याएँ बार-बार उत्पन्न होती रहती हैं, जिससे निचले स्तर की इकाइयों का कार्य-दक्षता और भी कम हो जाती है। वास्तव में, इलेक्ट्रॉनिक माध्यम से ही स्वीकृति दी जा सकती है। यदि कोई आपत्ति न हो, तो उसे लागू कर दिया जाए; यदि कोई आपत्ति हो, तो उसे सुधारकर पूरा किया जाए। इससे कार्य-दक्षता में सुधार होगा। – मैनेजर डिस्कशन ग्रुप
इस पोस्ट को अंतिम बार huio1983 द्वारा 2016-1-27 09:37 पर संपादित किया गया। यहाँ केवल वित्तीय उद्देश्यों हेतु आवश्यक सॉफ्टवेयर ही हैं; “कागजरहित” प्रणाली का उपयोग केवल कुछ खातों/रिकॉर्डों में ही किया जाता है। प्रबंधन शैली में होने वाले ऐसे परिवर्तनों से, यदि दृष्टिकोण या प्रबंधन संबंधी अवधारणाएँ नहीं बदलतीं, तो दक्षता में कोई सुधार नहीं होगा। व्यक्तिगत रूप से मेरा मानना है कि सूचना प्रौद्योगिकी के उपयोग से उद्यमों को समय संबंधी लागतों में कमी होती है। जब उद्यमों का आकार एक निश्चित स्तर तक पहुँच जाता है, तो समय संबंधी लागतों का प्रभाव और भी अधिक हो जाता है; जैसे कि उद्यमों के डेटा का विश्लेषण, एवं सूचनाओं का आदान-प्रदान। ईआरपी प्रबंधन हेतु आवश्यक है कि उद्यमों में सूचना-प्रौद्योगिकी का उपयोग किया जाए – अर्थात् उद्यमों की उत्पादन प्रक्रियाओं, सामग्री के परिवहन, लेन-देन, नकदी प्रवाह, ग्राहकों के साथ संवाद आदि सभी व्यावसायिक प्रक्रियाओं को डिजिटल रूप दिया जाए। विभिन्न सूचना-प्रणालियों के माध्यम से नई सूचनाएँ तैयार की जाएं, ताकि विभिन्न स्तरों पर कार्यरत लोग विभिन्न व्यावसायिक गतिविधियों से संबंधित सभी जानकारियों को जान सकें। इससे उत्पादन संबंधी निर्णय बेहतर तरीके से लिए जा सकते हैं, एवं उद्यम के संसाधनों का उचित उपयोग किया जा सकता है। ऐसा करने से उद्यम तेजी से बदलते बाजार वातावरण में अपने आप को ढाल सकता है, एवं अधिकतम आर्थिक लाभ प्राप्त कर सकता है। दक्षता हासिल करने हेतु सूचनाओं को स्वचालित रूप से दर्ज करना आवश्यक है; यदि सूचनाएँ समय पर न आएं, तो ईआरपी प्रबंधन अपना उद्देश्य पूरा नहीं कर पाएगा। ईआरपी तो वास्तव में एक समन्वयात्मक उपकरण ही है। ； इसके अलावा, पारंपरिक प्रबंधन एवं ERP प्रबंधन में भी धीरे-धीरे परिवर्तन होता है; यानी पहले मैनुअल तरीके से काम किया जाता है, फिर आंशिक रूप से स्वचालित तरीके से, और अंत में पूरी तरह स्वचालित तरीके से। लेकिन यहाँ भी मानव हस्तक्षेप आवश्यक है। ऐसा “स्वचालित कार्य” तो कार्यप्रणाली का ही हिस्सा है… जैसे कि सुपरमार्केट में, जब कोई उत्पाद बेचा जाता है, तो कैश काउंटर पर उसकी जानकारी दर्ज कर दी जाती है, जिससे डेटाबेस में उस उत्पाद की संख्या कम हो जाती है।
कुछ कार्यों, जैसे कि ऑपरेशन संबंधी रिकॉर्ड रखने के कार्यों को डिजिटल रूप में ही किया जा सकता है। शायद प्रबंधकों का मानना है कि कार्यस्थल पर तो कुछ न कु”
इस पोस्ट को अंतिम बार huio1983 द्वारा 2016-1-27 09:33 पर संपादित/अनुमोदित किया गया। प्रोजेक्टों के अनुमोदन से ERP का कोई संबंध नहीं है; ऐसा लगता है कि यह संचार प्रक्रिया से संबंधित समस्या है।
वास्तविकता यह है कि ERP एवं MES आपस में बेहतर तरीके से जुड़े नहीं हैं; दोनों की भाषाएँ भी अलग-अलग हैं। हमारी कंपनी की हालत तो और भी खराब है; यहाँ तो वास्तविक अर्थों में कोई ERP ही नहीं है। :L
आप अपने वरिष्ठों को इस बारे में बता सकते हैं~~ फिर वे इस जानकारी को IT विभाग तक पहुँचाएँगे~~ दूसरों के तरीकों को अपनाना अच्छी बात है, लेकिन उन्हें अपनी वास्तविक परिस्थितियों के अनुकूल भी बनाना होगा, एवं लगातार उनमें सुधार भी करना होगा~~ हमारा IT विभाग कभी-कभी सभी से यह भी अनुरोध करता है कि वे सिस्टम की उपयोगिता के बारे में समय-समय पर जानकारी दें।~~
ईआरपी सिस्टम, वित्तीय आंकड़ों के रिकॉर्ड रखने हेतु बहुत उपयोगी है; इससे प्रबंधकों को लेखाओं की जाँच करने में आसानी होती है। लेकिन निचले स्तर पर काम करने वाले कर्मचारियों के लिए यह सिस्टम बोझ बन जाता है, एवं वास्तविक उत्पादन प्रक्रियाओं की आवश्यकताओं के अनुरूप भी नहीं है।
कुछ जगहों पर इसका उपयोग करना उचित है, जबकि कुछ जगहों पर इसका उपयोग करने से समस्याएँ ही बढ़ जाती भेदभावपूर्ण व्यवहार
ERP को तो प्रक्रियाओं में सुधार हेतु उपयोग में आना चाहिए, न कि केवल एक साधारण IT सिस्टम के रूप में। ऐसा करने से तो अनावश्यक कार्यभार ही बढ़ जाएगा।