परियोजना योजना प्रबंधन पर भी चर्चा।

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बाइयुन फान ने खुद ही कुछ लिखा है, जिसे वह सभी के साथ साझा करना चाहते हैं। कल मैंने एक फ्रेंडसर्कल पोस्ट देखा, जिसमें परियोजना योजना प्रबंधन के बारे में जानकारी दी गई थी। इसमें डिज़ाइन, खरीद, निर्माण एवं निगरानी जैसे विभिन्न पहलुओं के परियोजना योजना प्रबंधन पर पड़ने वाले प्रभावों के बारे में बताया गया, साथ ही कुछ समाधान भी सुझाए गए। पहली नज़र में, ऐसा लगता है कि यह तर्कसंगत है। लेकिन गहराई से विश्लेषण करने पर पता चलता है कि ये सभी तो वे बहाने हैं, जिनका उपयोग योजनाओं को निर्धारित समय पर पूरा न किए जाने के लिए योजनाकार अक्सर करते हैं। कई लोगों की समझ में, योजनाओं का अर्थ केवल प्रगति, गुणवत्ता एवं लागत जैसे तीन पहलुओं तक ही सीमित है; और वे इसी को ही परियोजना प्रबंधन का सार मानकर इसकी चर्चा करते रहते हैं। यह दृष्टिकोण, गुणवत्ता, प्रगति एवं लागत को एक-दूसरे के विरोधी मानकर, मनमाने ढंग से उन्हें अलग-अलग कर देता है; ऐसा दृष्टिकोण तो केवल परियोजना प्रबंधन की सतही समझ ही है। मेरी व्यक्तिगत राय में, एक अच्छी योजना न केवल समय-संबंधी समस्याओं का समाधान कर सकती है, बल्कि गुणवत्ता एवं समय के बीच के विरोधाभासों को भी दूर कर सकती है। तो, आखिर योजना क्या है? अंग्रेजी में, “योजना” को “Plan” कहा जाता है। लेकिन “Plan” का अर्थ केवल “योजना” ही नहीं है; इसका अर्थ “विचार/योजना-प्रस्ताव” भी है। दूसरे शब्दों में, योजना केवल समय-सीमाओं की सूची ही नहीं होनी चाहिए; बल्कि उसे योजनाओं के साथ ही जोड़ा जाना आवश्यक है। ऐसी योजना, जिसमें कार्यान्वयन के तरीकों पर विचार ही न किया गया हो, वह तो महज कागजी योजना ही है… गोडेलबाख की परिकल्पना भी ऐसी ही है। योजनाओं को आखिरकार कैसे तैयार किया जाना चाहिए? देश की कई पाठ्यपुस्तकों में, योजनाओं के वर्गीकरण पर जोर दिया गया है। आमतौर पर, प्रथम स्तर की योजनाओं को द्वितीय स्तर की योजनाओं में विभाजित किया जाता है; फिर उन्हें तृतीय एवं चतुर्थ स्तर की योजनाओं में विभाजित किया जाता है। यह ऊपर से नीचे की ओर होने वाला विभाजन है। मैं कहना चाहता हूँ कि ऐसी योजनाओं की रचना, योजनाओं के स्वयं के सिद्धांतों एवं उद्देश्यों के विरुद्ध है; इसके परिणामस्वरूप ऐसी ही “गोडेल-बाख प्रकार” की योजनाएँ ही बनती हैं। क्यों? कारण बहुत ही सरल है – अगर पहली ही योजना वास्तविकता में असंभव है, तो क्या होगा? या फिर, आपकी द्वितीयक योजना में मौजूद कोई एक चर ही बेकार/अर्थहीन है? PMP में, योजना तैयार करने की सामान्य प्रक्रियाओं का वर्णन किया गया है। योजना तैयार करने हेतु आवश्यक बुनियादी कार्य, कार्य की सीमाओं की पुष्टि करना है; यह लागत प्रबंधन के दायरे में आता है। कार्य के दायरे को किसी निश्चित संबंध के आधार पर स्तरीकृत किया जाना चाहिए, ताकि कार्य-पैकेट बन सकें। यह ध्यान देने योग्य है कि प्रत्येक वर्क पैकेज में परियोजना प्रबंधन संबंधी जानकारियाँ भी शामिल होनी चाहिए; क्योंकि प्रत्येक वर्क पैकेज से जुड़ा एक लागत-नियंत्रण खाता होता है, और यही लागत-नियंत्रण का आधार है। वर्क पैकेज, मालिक के साथ कार्यों की सीमाओं एवं परियोजना की लागत निर्धारित करने हेतु आधार के रूप में कार्य करना चाहिए। वर्क पैकेजों के आधार पर, कार्यों को और विभाजित किया जाता है; यही वह चरण है जिसमें कार्य योजना को और विस्तार से तैयार किया जाता है। इस चरण में, प्रत्येक कार्य-पैकेज में शामिल कार्यों का विस्तार से विभाजन करना आवश्यक है। इसी प्रकार, परियोजना के आकार के आधार पर, अंतिम रूप से विभाजित किए जाने वाले कार्यों के लिए 5 मानव घंटों से अधिक, या 10 मानव घंटों से अधिक का समय निर्धारित नहीं किया जा सकता। इसके अलावा, कार्य योजना के अनुसार, विभाजित किए गए कार्यों को क्रमबद्ध भी किया जाता है। कार्य-पैकेजों को विभाजित करने की प्रक्रिया में, एवं कार्यों को और विस्तार से विभाजित करने की प्रक्रिया में, निश्चित रूप से कुछ अनिश्चितताएँ रह जाती हैं। इन चीजों को परियोजना-जोखिम रजिस्टर में दर्ज किया जाना चाहिए; ताकि उन्हें परियोजना की योजना बनाने एवं उसे कार्यान्वित करने की प्रक्रिया में विशेष रूप से निगरानी किया जा सके। आवश्यकता पड़ने पर, वैकल्पिक योजनाएँ भी तैयार की जानी चाहिए। मानव श्रम संबंधी योजना तैयार करने के बाद ही, योजना विशेषज्ञ वास्तव में अपनी भूमिका निभाना शुरू करते हैं। वे प्रत्येक कार्य के लिए आवश्यक श्रम शक्ति का आकलन करते हैं, श्रम आवश्यकताओं संबंधी चार्ट तैयार करते हैं, एवं मानव संसाधनों की आपूर्ति को बेहतर बनाने हेतु विभिन्न विकल्पों पर चर्चा करते हैं। निकाले गए योजनाओं का वर्गीकरण एवं सारांश तैयार करने से ही पहला संस्करण की कार्य योजना प्राप्त की जा सकती है। इस आधार पर, परियोजना के महत्वपूर्ण चरणों की समीक्षा की जाती है, उन पर चर्चा की जाती है एवं उनमें सुधार किया जाता है; आवश्यकता पड़ने पर परियोजना के चरणों में ही बदलाव किया जाता है। अंत में, परियोजना की वास्तविक स्थिति के आधार पर, परियोजना की योजनाओं में सुधार किया जाता है, एवं कार्य योजनाओं में भी बदलाव किए जाते हैं; इस प्रकार एक अपडेटेड या अंतिम योजना तैयार होती है। चूँकि प्रत्येक योजना में आवश्यक मानवीय श्रम एवं सामग्री आदि की जानकारी, कार्य-पैकेजों एवं उनकी विस्तृत कार्य-सूचियों में पहले से ही दी गई है; इसलिए योजना में ही लागत नियंत्रण संबंधी व्यवस्थाएँ शामिल हैं। चूँकि योजना में ही परियोजना प्रबंधन को एक कार्य-पैकेज के रूप में विस्तार से वर्णित किया गया है, इसलिए परियोजना की गुणवत्ता प्रबंधन भी योजना का ही हिस्सा है; इसके लिए आवश्यक संसाधन भी आवंटित किए गए हैं। संसाधनों एवं लागतों पर चर्चा करने के दौरान, इस योजना पर प्रारंभिक चर्चा की गई, एवं उसमें मौजूद जोखिमों की पहचान भी की गई। इस प्रकार, इस योजना को तैयार करने की प्रक्रिया ही जोखिम नियंत्रण की प्रक्रिया है। बजाय इसके कि परियोजना से जुड़े जोखिमों का विश्लेषण कठोर तरीके से किया जाए। योजना तैयार करने की प्रक्रिया में लगाए गए अनुमानों की सूची, एवं योजना तैयार करने हेतु अपनाई गई रणनीतियाँ, ही किसी परियोजना योजना की व्यवहार्यता का निर्धारण करती हैं। एक योजना के रूप में, जब इसे अनुमोदित कर दिया जाता है, तो परियोजना प्रबंधक का ध्यान विभिन्न चरणों में मौजूद जोखिमों के नियंत्रण पर केंद्रित हो जाता है। परियोजना के कार्यान्वयन चरण में, एक ओर तो परियोजना योजना बनाते समय लगाए गए अनुमानों/परिस्थितियों पर ध्यान देना आवश्यक है; अर्थात् जोखिमों पर नियंत्रण रखना आवश्यक है। दूसरी ओर, उन कार्यों का विश्लेषण करना आवश्यक है जो अभी तक पूरे नहीं हुए हैं, ताकि शेष योजनाओं में आवश्यक समायोजन किया जा सके। हाँ, योजनाओं में समायोजन किया जाना चाहिए, और ऐसा करना भी आवश्यक है। ऐसी योजना, जिसमें कोई समायोजन ही न हो, उसे तो बकवास एवं झूठ ही कहा जा सकता है। क्योंकि योजना, हर व्यक्ति के लिए अपने दैनिक कार्यों को व्यवस्थित करने हेतु एक मार्गदर्शिका है लेकिन जब आपकी योजनाओं में वास्तविकता से लंबे समय तक गंभीर अंतर रह जाता है, तो वे परियोजना के कार्यान्वयन का मार्गदर्शन कैसे कर सकती हैं? मेरी राय में, यह बिल्कुल भी गंभीर मामला नहीं है। एक गैर-गंभीर योजना, वह योजना है जिसमें कोई गरिमा ही नहीं होती। ऐसी योजनाओं के कारण निश्चित रूप से असफल परियोजनाएँ ही बनती हैं। विदेशों में, “लेसन्स लर्न्ड” नामक एक प्रक्रिया है; वास्तव में यह गुणवत्ता नियंत्रण हेतु PDCA प्रक्रिया का ही विस्तार एवं अनुप्रयोग है। यह, योजना प्रबंधन में भी उतना ही लागू होता है। विचलनों के विश्लेषण के माध्यम से, परियोजना के आगे के कार्यान्वयन के दौरान ध्यान देने योग्य कई बातें निकाली जा सकती हैं; इससे परियोजना से जुड़े जोखिमों को कम किया जा सकता है। किसी विदेशी की नजर में, खासकर अमेरिकियों की नजर में, किसी परियोजना का अर्थ है एक योजना बनाना, और फिर उस योजना के अनुसार कदम-दर-कदम कार्य करना। योजनाएँ बनाने वाले, परियोजना के उच्च स्तरीय अधिकारी होते हैं; जबकि इन योजनाओं को कार्यान्वित करने वालों के लिए इतनी उच्च बुद्धिमत्ता की आवश्यकता नहीं होती। अचानक ही मुझे कुछ लिखने का मन कर गया, इसलिए मैंने बेतहाशा बहुत कुछ लिख दिया।