سپلائر مینجمنٹ سے متعلق 8 عجیب و غریب رویے!

Thread Content

کچھ خریداری ڈپارٹمنٹس کے سربراہان “تین دباؤوں” کی پالیسی اختیار کرتے ہیں، یعنی سپلائرز پر دباؤ ڈالنا، ماتحتوں پر دباؤ ڈالنا، اور خود پر بھی دباؤ ڈالنا۔ ان کے نزدیک، خریداری کے کاموں کو بہتر بنانے کے لئے ایسا ہی کرنا ضروری ہے۔ تاہم، صرف “دباؤ” ڈالنے سے کوئی مستقبل تخلیق نہیں ہوسکتا۔ اگر پیشہ ورانہ رویہ اور مناسب انتظامی مہارتیں نہ ہوں، تو اس سے الٹا بہت سی عجیب و غریب صورتحالیں پیدا ہو سکتی ہیں۔ براہِ کرم، میری بات آہستہ آہستہ سنیں… 1. اعلیٰ معیار والے لیکن کم صلاحیت والے سپلائر: جب کوئی کمپنی سپلائر منتخب کرتی ہے، تو عموماً وہ اس سپلائر سے ملاقات کرتی ہے اور اس کی صلاحیتوں کی جانچ کرتی ہے۔ بہت سی کمپنیاں “وائٹ، امیر، خوبصورت” فراہم کنندگان کی جانچ کے لئے ایک فارم استعمال کرتی ہیں۔ یہ فارم معیاری نظام، تنظیمی ڈھانچہ، تکنیکی صلاحیتیں، سخت وسائل، عملے کی حالت، بہتری کے طریقے، اور 6 سگما جیسے پہلوؤں کا احاطہ کرتا ہے؛ یعنی یہ فارم ہر قسم کی معلومات کا احاطہ کرنے والا ہے۔ ایسا کرنا، ظاہری طور پر قابلِ تعریف ہے، بلکہ اسے سراہنے کے لائق بھی سمجھا جاسکتا ہے! اس طرح کی جانچ کے نتیجے میں، اعلیٰ نمبرات وہی فراہم کنندگان حاصل کرتے ہیں جو “بہترین” ہوتے ہیں۔ حقیقی تعاون کے دوران، یہ سپلائرز آپ کے لئے کافی پرکشش خریداری کی مقدار فراہم نہیں کر پاتے، اور ان کا تعاون بھی عموماً کمزور ہوتا ہے۔ جب آپ کوئی درخواست کرتے ہیں، تو وہ اکثر یہ جواب دیتے ہیں: “ہماری کمپنی کے اپنے طریقہ کار ہیں، ہم آپ کی شرائط کے مطابق کام نہیں کر سکتے۔” یہی تو “زیادہ نمبر، کم خصوصیات” کا عجیب و غریب رویہ ہے۔ نوٹ: سپلائر کا انتخاب کرتے وقت، بہترین کا انتخاب نہ کریں، بلکہ سب سے مناسب شخص کا انتخاب کریں؛ ایسا شخص جو آپ کے ساتھ رہنے کے لیے تیار ہو، اور جو آپ کے ساتھ ہمیشہ رہنا چاہتا ہو۔ صرف وہی سپلائرز پیشہ ور ہوتے ہیں جن کی قیمتیں زیادہ ہوتی ہیں۔ کمپنیاں تو کم قیمت والے سپلائرز ہی تلاش کرتی ہیں، یہ بھی تو فطری بات ہے۔ لیکن بعض اوقات مسئلہ یہاں سے پیدا ہوتا ہے؛ جب آپ تکنیکی پیرامیٹرز اور ڈرائنگز کو سپلائر کے پاس بھیجتے ہیں، تو کم معیار والے سپلائرز ان کا بغور تجزیہ نہیں کرتے، اور سمجھتے ہیں کہ یہ بہت آسان کام ہے۔ لہذا وہ بہت کم قیمت پیش کرتے ہیں۔ جبکہ پیشہ ور سپلائرز، مصنوعات کے سخت معیارات، درکار تیاری کے طریقوں اور ٹیسٹنگ کو مدِ نظر رکھتے ہوئے، بہت کم منافع کے ساتھ ہی قیمتیں بتاتے ہیں۔ تاہم، پیشہ ور فراہم کنندگان کی قیمتیں، غیرپیشہ ور فراہم کنندگان کی قیمتوں کے مقابلے میں کافی زیادہ ہوتی ہیں۔ جب آپ بغیر سوچے سمجھے کم معیار والے فراہم کنندگان کا انتخاب کرتے ہیں، تو پھر مشکلات لازماً سامنے آتی ہیں۔ اس قدر کم قیمت پر، سپلائرز بالکل بھی کام نہیں کر سکتے۔ اس کے علاوہ، کم معیار والے سپلائرز کی تکنیکی صلاحیتیں اکثر مصنوعات کے تقاضوں کو پورا کرنے کے لئے ناکافی ہوتی ہیں۔ نوٹ: سپلائر کی قیمتوں کا جائزہ لیتے وقت، یہ ضرور جاننا چاہیے کہ آیا اس نے مصنوعات کی تیاری کے لئے استعمال ہونے والے عمل اور مواد کا بغور تجزیہ کیا ہے یا نہیں؟ 3. بربادی کو جواز دیا جاسکتا ہے، لیکن آپ کو تو بچت کرنی ہی پڑے گی۔ سپلائرز کے منیجرز اپنے سپلائرز سے اکثر یہی کہتے ہیں: “ہمیں شدید لاگت کا دباؤ ہے، لہذا ہمیں ضرور بچت کرنی ہوگی؛ یہ کام آپ پر ہی منحصر ہے، براہِ کرم!” ” تاہم، یہ سپلائرز کے منیجر، جب دفتر میں بور ہو جاتے ہیں، تو فوراً ہی سپلائرز کے پاس جانے کے لئے ہوائی ٹکٹ خرید لیتے ہیں، وہاں تھوڑی شراب پیتے ہیں، کمرے میں چند باتیں کرتے ہیں، پھر فوراً ہی پانچ ستارہ ہوٹل کی طرف روانہ ہو جاتے ہیں۔ وہ اس کو یوں بہانہ بناتے ہیں کہ “ابھی اور ٹیلی فون کالز بھی کرنی ہیں!” ” وقتاً فوقتاً سپلائر کے پاس جانا پڑتا ہے؛ بعض اوقات ایک بار میں بہت سے لوگ وہاں پہنچ جاتے ہیں۔ اکثر سپلائر کو ان لوگوں کے آنے کا مقصد ہی معلوم نہیں ہوتا، اور یہ لوگ پہلے ہی فیکٹری میں پہنچ جاتے ہیں۔ نوٹ: جب ہم سپلائرز سے لاگت میں کمی کا مطالبہ کرتے ہیں، تو ہمیں خود بھی اچھی مثال قائم کرنی چاہیے، دورے کی منصوبہ بندی کرنی چاہیے، اور کارکردگی کو بہتر بنانا چاہیے۔ ورنہ، سپلائرز کے لئے لاگت کو کم کرنے کے مطالبات پر راضی ہوکر تعاون کرنا بہت مشکل ہو جاتا ہے۔ 4 میں لیپس پروڈکشن کا استعمال کرتا ہوں، جبکہ آپ انوینٹری کو برقرار رکھتے ہیں۔ بہت سی کمپنیاں صفر انوینٹری کے اصول پر عمل کرتے ہوئے لیپس پروڈکشن کو فروغ دیتی ہیں، لیکن وہ اس بات سے خوفزدہ بھی ہیں کہ کہیں خام مال کی کمی کی وجہ سے پیداوار متاثر نہ ہو۔ لہٰذا، صرف یہی ممکن ہے کہ سپلائر کے پاس کافی مقدار میں اسٹاک موجود ہو، تاکہ جیسے ہی حکم ملے، وہ فوراً سامان فراہم کر سکے۔ ایسا عمل، بلاشبہ، انوینٹری کو منتقل کرنے کا عمل ہے؛ یہ انوینٹری کو واقعی ختم کرنے کا عمل نہیں ہے۔ سپلائی چین کے نقطہ نظر سے، یہ کوئی قیمت افزائی کا عمل نہیں ہے؛ بلکہ یہ در حقیقت ایک قسم کا ضیاع ہے۔ کیوں کہ سپلائرز کے پاس موجود اشیاء کو بروقت بازار میں فروخت نہیں کیا جاسکتا، جس سے ان اشیاء کو ضائع کرنے کا خطرہ بڑھ جاتا ہے۔ نوٹ: لیزن، فضول خرچی کو دور کرنے کا ایک طریقہ ہے۔ صرف اپنے اسٹاک کو سپلائر کے پاس منتقل کرنا، یہ تو صرف ایک رسمی عمل ہے؛ یہ کوئی عملی حل نہیں ہے۔ 5. بسکٹوں کو زیادہ سست رفتاری سے اڑانا چاہیے۔ اس کا مطلب یہ ہے کہ سپلائرز کے انتظام سے متعلق افراد، جو پہلی بار سپلائرز سے ملنے جاتے ہیں، وہ بے تحاشا وعدے کرتے ہیں، اور ہر جگہ بڑے بڑے وعدے کرتے رہتے ہیں! ”سپلائر نے سن کر یہ فیصلہ کیا کہ اگر وہ تعاون کرے، تو اسے دولت کا خزانہ حاصل ہو جائے گا۔ کچھ عرصہ تک تعاون کرنے کے بعد، سپلائر کو احساس ہوا کہ حالات ٹھیک نہیں ہیں؛ خریداری کی مقدار وہ نہیں ہے جتنی پہلے دعویٰ کیا گیا تھا۔ چنانچہ، سپلائرز کا رویہ آہستہ آہستہ بدل گیا، اب وہ پہلے جیسے پُرجوش نہیں رہے! لیکن کیا اس کا الزام سپلائر پر لگایا جاسکتا ہے؟ نوٹ: سپلائر کے ساتھ پہلی بار بات چیت کرتے وقت، مستقبل کے تعاون کے امکانات کو زیادہ بڑھا کر بیان نہیں کرنا چاہیے۔ 6. بدمعاشانہ رویہ: سپلائرز کے منیجر، اس بات پر فخر کرتے ہیں کہ وہ بڑے صارفین ہیں؛ لہذا وہ سپلائرز کی فیکٹریوں میں موجود قواعد و ضوابط کو نظرانداز کرتے ہیں۔ مثلاً، اگر فیکٹری میں حفاظتی ہیلمٹ پہننا ضروری ہے، تو وہ ایسا نہیں کرتے۔ ； قواعد کے مطابق کانفرنس روم میں سگریٹ نوشی ممنوع ہے، لیکن وہ اس قاعدے سے استثناء چاہتا ہے۔ عام طور پر، سال کے اختتام پر، سپلائرز کو اس سال میں پیدا ہونے والی خراب مصنوعات کی فہرست بھیجی جاتی ہے۔ سپلائرز بہت پریشان ہو جاتے ہیں؛ وہ کہتے ہیں کہ “زندہ تو انسان سے ملاقات کرنی ہے، مرنے کے بعد تو لاش سے ملاقات کرنی ہے“۔ دراصل، ان خراب مصنوعات کے بارے میں پہلے کبھی کوئی اطلاع ہی نہیں دی گئی، اور سال کے اختتام پر ہی ایسی فہرست بھیج دی گئی۔ براہ کرم، کیا یہ “زبردستی کرنے” کی حرکت نہیں ہے؟ نوٹ: عام طور پر، جب کسی سامان میں خرابی پائی جائے، تو فوراً سپلائر کو اطلاع دینی چاہیے؛ اس سے سپلائر کو بہتری لانے میں مدد ملتی ہے! 7- ڈریگن کو شکست دینے کے تین طریقے: “دباؤ ڈالنا، اجبار کرنا، تبدیلی لانا“۔ پہلے تو سپلائر پر دباؤ ڈال کر قیمت کم کروانے کی کوشش کی جاتی ہے؛ اگر یہ کام نہ ہو تو اجبار کیا جاتا ہے، کہ یہ تو حکمرانوں کا حکم ہے، قیمت کم کرنا ہی پڑے گا۔ دباؤ ڈالنے سے کوئی فائدہ نہیں ہوا، اس لیے نئے سپلائرز تلاش کرنا شروع کیا گیا، تاکہ سپلائرز کو تبدیل کیا جاسکے۔ تبدیل کرنے کے بعد پتا چلا کہ، ارے، یہ تو پہلے والے سپلائر سے بھی بدتر ہے! نوٹ: سپلائرز کے انتظام کے دوران، ان کے ساتھ طویل مدتی تعاون قائم کرنا، اور مل کر بہتری لانا بہت اہم ہے! 8 افراد پر مشتمل یہ گروہ، دراصل سپلائرز کے منیجر ہیں۔ وہ سپلائرز کے سامنے جو بھی کہتے ہیں، لیکن در حقیقت وہ بھی صارفین ہی ہیں۔ طویل عرصے تک ایسے رہنے سے، وہ کچھ نازی ہو جاتے ہیں۔ تھوڑی سی بھی ناراضگی ہونے پر، وہ فوراً اپنی نوکری چھوڑ دیتا تھا۔ لہٰذا، بہت سی کمپنیوں کے خریداری شعبے میں عملے کی تبدیلیاں مسلسل جاری رہتی ہیں۔ اس کے مقابلے میں، سپلائرز کے عملے کی حالت کافی بہتر ہے۔ لہذا، ایک خریداری کا منصوبہ چھ ماہ تک جاری رہا، لیکن کمپنی کے سپلائر مینجمنٹ کے افراد تو نوآموز ہی تھے، اور انہیں اس منصوبے کی تاریخ کے بارے میں کچھ پتہ ہی نہیں تھا۔ بلکہ، سپلائرز کے عملے کو تو اس پروجیکٹ کے بارے میں پوری معلومات ہے! ایسی صورت میں، آخر کون کس کی رہنمائی کرے گا؟ نوٹ: “دنیا تو بہت وسیع ہے، میں وہاں جاکر دیکھنا چاہتا ہوں!” ”سپلائرز کی انتظامی ٹیم کو مستحکم رکھنے کے لئے، انہیں مناسب کام کرنے کی آزادی دینی چاہیے۔ ساتھ ہی، ٹیم کے رہنما کو بھی اپنے طرز عمل سے نمونہ پیش کرنا چاہیے، وہ حقیقت پسند ہونے چاہئیں، نازیبا رویہ نہ اختیار کریں، تاکہ ٹیم میں ایک اچھا ماحول قائم ہو سکے!