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Risikomanagement ist in der Unternehmensführung heute und in den kommenden Jahren ein häufig wichtiger Bestandteil der Managementarbeit. Wie können die vielen kleinen Unternehmen im Inland mit einer komplexen und veränderlichen Risikomanagement-Situation umgehen? Der Autor erläutert dies hauptsächlich aus Sicht des Qualitätsrisikomanagements. Externe Qualitätsrisikomanagement: Die externen Qualitätsrisiken kleiner Unternehmen umfassen das Risiko von Zufallskontrollen der Produktqualität durch Behörden oder Branchenorganisationen sowie die Qualitätsrisiken, die durch die Nutzung der Produkte des Unternehmens durch Kunden entstehen. Diese externen Qualitätsrisiken können durch eine effektive Kontrolle der Qualität der internen Produkte beherrscht werden. Nur durch eine gute Kontrolle der Qualität der internen Produkte lässt sich die Gefahr von externen Qualitätsproblemen wirksam verringern. Interne Qualitätsrisikomanagement: Das interne Qualitätsrisikomanagement ist ein systematischer und komplexer Prozess, der nicht nur die Kontrolle der Produktqualität selbst umfasst, sondern auch die Identifizierung, Analyse und effektive Steuerung der damit verbundenen Prozessrisiken. Dieser Artikel führt eine Risikoanalyse für einige Prozesse der Qualitätsmanagementsystemstandards durch. Viele Führungskräfte in Unternehmen sind der Ansicht, dass ein Qualitätsmanagementsystem nichts anderes ist als eine Dokumentenverwaltung – man habe ein Qualitätsmanagementsystem erst dann richtig umgesetzt, wenn die Dokumente ordnungsgemäß verwaltet werden. Das ist ein falsches Verständnis. Die Dokumentenverwaltung spielt in einem Qualitätsmanagement-System eine sehr wichtige Rolle – doch um ein effektives Qualitätsmanagement-System zu schaffen, reicht es keineswegs aus, sich nur auf die Dokumentenverwaltung zu konzentrieren. Wir können die Risiken der Dokumentenverwaltung kurz im Einklang mit den Bestimmungen zur Dokumentenkontrolle in Abschnitt 4.2.2 der ISO9001-Qualitätsmanagementsystemnorm erläutern. Die Normen verlangen, dass „damit die Dokumente ausreichend und angemessen sind, sie vor ihrer Veröffentlichung genehmigt werden“. Warum müssen die Dokumente also vor der Veröffentlichung genehmigt werden? Erstens führt die unterschiedliche Fähigkeit und Kompetenz der Mitarbeiter dazu, dass diese in ihren jeweiligen Positionen das beschriebene Verfahren nicht in demselben Maße verstehen. Dadurch können die erstellten Dokumente unvollständig oder ungeeignet sein ； Zweitens wird das erstellte Dokument genehmigt; die zuständigen Personen prüfen das Dokument und können es aus verschiedenen Blickwinkeln und Perspektiven überprüfen, einschließlich der Schnittstellen des Dokuments, wodurch Betriebsrisiken durch eine fehlerhafte Erstellung des Dokuments verringert werden. In den Standards wird außerdem gefordert, „zu gewährleisten, dass Dateiveränderungen sowie der aktuelle Überarbeitungszustand erkannt werden“. Bei Unternehmensdokumenten, insbesondere solchen, die als Anleitungen für die Produktionsarbeit dienen oder dazu verwendet werden, zu prüfen, ob Produkte qualitativ einwandfrei sind, ist die Kontrolle von Änderungen sowie die Identifizierung des aktuellen Standes der Überarbeitungen von großer Bedeutung. Die meisten Unternehmen verwenden Versionen zur Kontrolle. Wenn es um Änderungen an Dateien geht, muss unbedingt die Version der Datei geändert und kontrolliert werden – andernfalls können erhebliche Risiken entstehen. Zum Beispiel verlangt ein Kunde eines Unternehmens, dass die Spezifikationen des Produkts angepasst werden. Im Unternehmen werden jedoch aufgrund der Verwendung von alten und neuen Dokumenten gleichzeitig sowie weil alte Dokumente nicht rechtzeitig zurückgeholt werden, möglicherweise weiterhin die Spezifikationen aus den alten Dokumenten verwendet. Dadurch können die hergestellten Produkte bei dem Kunden als mangelhaft gelten. Das führt dazu, dass ganze Chargen von Produkten vernichtet werden müssen, was dem Unternehmen wirtschaftliche Verluste in unterschiedlichem Umfang beschert. In der ISO 9001-Norm gibt es Anforderungen an die Personalverwaltung, wonach „gegebenenfalls Schulungen angeboten oder andere Maßnahmen ergriffen werden sollen, um die erforderlichen Fähigkeiten zu erlangen“. Die Regelmäßigkeit und Wirksamkeit der Schulungen werden von kleinen Unternehmen oft übersehen. Eine gängige Praxis bei kleinen Unternehmen ist, dass ein Meister seine Lehrlinge ausbildet – es gibt dabei keine standardisierten Schulungsmaterialien und Prüfsysteme. Dadurch liegt die Entscheidung darüber, ob die Schulungsinhalte angemessen, ausreichend und wirksam sind, allein in den Händen des Meisters. Dadurch variieren die Fähigkeiten der von derselben Person ausgebildeten Lehrlinge stark voneinander. Zudem führt das Fehlen eines wissenschaftlichen Prüfsystems zu Unsicherheiten in der Qualität der Produkte des Unternehmens. Außerdem birgt die Ausbildungsmethode durch einen Meister für seinen Lehrling ein weiteres Risiko: Die Schlüsseltechnologien des Unternehmens können sehr wohl in den Händen einer einzelnen Person liegen. Sollte diese Person das Unternehmen verlassen, könnten unermessliche Verluste entstehen – das Risiko ist also sehr hoch. Die richtige Vorgehensweise ist, dass das Unternehmen entsprechende Dokumente erstellt, um die wichtigsten technischen Aspekte sowie Erfahrungen schriftlich festzuhalten. Durch ständige Ergänzungen und Anhäufung solcher Dokumente entsteht ein wertvoller Schatz für das Unternehmen. Für die Infrastrukturverwaltung verlangt die ISO9001-Norm, dass „die Organisation die für die Erfüllung der Anforderungen an die Produkte notwendige Infrastruktur festlegt, bereitstellt und aufrechterhält“. Als Produktionsausrüstung für die Infrastruktur sind bestimmte Geräte für einige Unternehmen ein entscheidender oder sogar ausschlaggebender Faktor bei der Produktion. Daher ist die Wartung dieser Produktionsausrüstung unerlässlich. Allerdings stellte der Autor fest, dass viele Unternehmen die Wartung der Produktionsanlagen nicht ordnungsgemäß durchführen. Einige Unternehmen haben überhaupt kein Wartungsprogramm für ihre Produktionsanlagen, und es wird auch nur selten eine Überprüfung sowie Wartung der Anlagen vorgenommen. Erst wenn die Anlagen ausfallen und die Produktion beeinträchtigt wird, werden Mitarbeiter des Herstellers hinzugezogen, um die Reparaturen durchzuführen. Dies wird sowohl die Lieferzeiten der Produkte als auch die wirtschaftlichen Verluste des Unternehmens in gewissem Maße beeinflussen und Risiken für die Qualitätskontrolle des Unternehmens mit sich bringen. Oben wurden einige Anforderungen an ein Qualitätsmanagement-System aufgeführt. Anhand dieser Anforderungen werden die Risiken im Bereich des Qualitätsmanagements sowie mögliche Lösungsansätze erläutert. Es wird gehofft, dass dies kleinen Unternehmen bei der Bewältigung der Risiken im Qualitätsmanagement helfen kann, das Qualitätsmanagement im Unternehmen auf ein höheres Niveau zu heben und somit die Zufriedenheit der Kunden zu steigern. Quelle: Zeitschrift „China Certification and Accreditation“