اینفوگرافیک | چگونه کسب‌وکارهای کوچک مدیریت ریسک کیفیت را پیاده‌سازی کنند

Thread Content

مدیریت ریسک، یکی از موضوعات مهم و پیوسته در مدیریت سازمان‌ها، هم در حال حاضر و هم در آینده نزدیک است. برای تعداد زیادی از کسب‌وکارهای کوچک در کشور، چگونه می‌توان با مدیریت ریسک‌های پیچیده و متغیر مقابله کرد؟ نویسنده عمدتاً این موضوع را از منظر مدیریت ریسک کیفیت تشریح می‌کند. مدیریت ریسک کیفیت خارجی: ریسک‌های کیفیت خارجی برای شرکت‌های کوچک شامل **ریسک بازرسی تصادفی کیفیت محصولات توسط ارگان‌های بخشی یا صنعتی، و همچنین ریسک‌های کیفیتی ناشی از استفاده مشتریان از محصولات شرکت است.** تمام این ریسک‌های کیفی خارجی را می‌توان از طریق کنترل مؤثر کیفیت محصولات داخلی، مدیریت کرد؛ تنها با کنترل مناسب کیفیت محصولات داخلی است که می‌توان ریسک‌های کیفی خارجی را به طور مؤثر کاهش داد. مدیریت ریسک کیفیت داخلی، فرآیندی سیستماتیک و پیچیده است که نه تنها شامل کنترل کیفیت خود محصول می‌شود، بلکه شامل شناسایی، تحلیل و مدیریت مؤثر ریسک‌های مرتبط با فرآیندهای مختلف نیز می‌گردد. این مقاله، برخی از فرآیندهای استانداردهای سیستم مدیریت کیفیت را برای تحلیل ریسک انتخاب کرده است. بسیاری از مدیران سازمان‌ها فکر می‌کنند که سیستم مدیریت کیفیت همان مدیریت اسناد است و تنها با مدیریت صحیح اسناد، می‌توان سیستم مدیریت کیفیت را به خوبی اجرا کرد. این یک تصور اشتباه است؛ مدیریت اسناد نقش بسیار مهمی در سیستم مدیریت کیفیت دارد، اما برای ایجاد یک سیستم مدیریت کیفیت مناسب، صرفاً مدیریت اسناد کافی نیست. می‌توانیم با استفاده از بند کنترل اسناد در استاندارد سیستم مدیریت کیفیت ISO9001، بخش ۴.۲.۲، به طور خلاصه درباره ریسک‌های مدیریت اسناد توضیح دهیم. استانداردها مقرر می‌کنند که «برای اینکه سند کامل و مناسب باشد، باید پیش از انتشار تأیید شود». چرا سند باید پیش از انتشار تأیید شود؟ اولاً، به دلیل تفاوت‌های موجود در توانایی‌ها و سطح دانش کارکنان، میزان درک آن‌ها از فرآیندهای توصیف‌شده در پست‌های مختلف نیز متفاوت است؛ این امر می‌تواند منجر به این شود که اسناد تهیه‌شده کافی و مناسب نباشند ； دوم، سند تهیه‌شده تأیید می‌شود و افراد مسئول تأیید، آن را بررسی خواهند کرد؛ آن‌ها می‌توانند سند را از زوایا و دیدگاه‌های مختلف بررسی کنند، از جمله رابط‌های موجود در سند، تا خطرات ناشی از تهیه نادرست سند کاهش یابد. استانداردها همچنین مقرر می‌کنند که «اطمینان حاصل شود تغییرات فایل‌ها و وضعیت اصلاحات جاری شناسایی شوند». در سازمان‌ها، اسناد موجود، به‌ویژه آنهایی که به عنوان دستورالعمل‌های تولید یا برای ارزیابی کیفیت محصولات استفاده می‌شوند، نیازمند کنترل تغییرات و شناسایی وضعیت فعلی اصلاحات آن‌ها هستند. اکثر شرکت‌ها از شماره نسخه برای کنترل استفاده می‌کنند؛ هنگام ایجاد تغییرات در فایل‌ها، باید شماره نسخه آن‌ها نیز تغییر کرده و تحت کنترل قرار گیرد، در غیر این صورت ممکن است ریسک‌های جدی پیش بیاید. به عنوان مثال، اگر یکی از مشتریان یک شرکت درخواست تغییر مشخصات محصول را داشته باشد، اما در داخل شرکت به دلایلی مانند استفاده همزمان از نسخه‌های قدیمی و جدید سندها، یا عدم بازگرداندن به موقع سندهای قدیمی، از مشخصات موجود در آن سندهای قدیمی استفاده شود، محصولات تولید شده ممکن است نامرغوب باشند. این امر منجر به از بین رفتن تعداد زیادی از محصولات خواهد شد و خسارات مالی متفاوتی را برای شرکت به همراه خواهد داشت. استاندارد ISO 9001 در زمینه مدیریت منابع انسانی چنین الزامی دارد: «در صورت لزوم، آموزش فراهم کرد یا اقدامات دیگری انجام داد تا توانایی‌های مورد نیاز کسب شود». قوانین مربوط به آموزش و اثربخشی آن، اغلب توسط شرکت‌های کوچک نادیده گرفته می‌شود. روش رایج برخی از کسب‌وکارهای کوچک، آموزش شاگردان توسط استادان است؛ در این روش، هیچ منابع آموزشی استاندارد و سیستم ارزیابی مشخصی وجود ندارد. به همین دلیل، مناسب بودن، کافی بودن و اثربخشی محتوای آموزشی در دست استاد قرار دارد؛ در نتیجه، سطح شاگردانی که توسط یک استاد آموزش دیده‌اند، نیز متفاوت خواهد بود. علاوه بر این، عدم وجود سیستم ارزیابی علمی، می‌تواند باعث عدم پایداری کیفیت محصولات شرکت شود. علاوه بر این، روش آموزش استاد و شاگرد خطر دیگری نیز دارد؛ آن این است که فناوری‌های کلیدی یک شرکت ممکن است در دست یک نفر باشد. در صورتی که این فرد شرکت را ترک کند، خسارات غیرقابل ارزیابی به وجود خواهد آمد و خطر بسیار زیادی وجود دارد. روش صحیح این است که شرکت‌ها اسناد مربوطه را تهیه کنند و فناوری‌ها و تجربیات کلیدی را در قالب اسناد ثبت نمایند؛ با تکمیل و انباشت مداوم این اسناد، آن‌ها به یک دارایی بسیار ارزشمند برای شرکت تبدیل خواهند شد. در زمینه مدیریت زیرساخت‌ها، استاندارد ISO9001 مقرر می‌کند که «سازمان باید زیرساخت‌های لازم برای رعایت الزامات محصول را تعیین، فراهم کرده و نگهداری کند». تجهیزات تولید مربوط به زیرساخت‌ها، عناصر کلیدی یا تعیین‌کننده‌ای در فرآیند تولید برخی از شرکت‌ها هستند؛ بنابراین نگهداری و تعمیر این تجهیزات ضروری است. با این حال، نویسنده متوجه شده است که بسیاری از شرکت‌ها در زمینه نگهداری و تعمیر تجهیزات تولیدی کار مناسبی انجام نمی‌دهند؛ به عنوان مثال، برخی از شرکت‌ها اصلاً برنامه‌ای برای نگهداری تجهیزات تولیدی ندارند و به ندرت آن‌ها را بررسی و تعمیر می‌کنند. آن‌ها تنها زمانی از کارشناسان تولیدکننده تجهیزات کمک می‌خواهند که تجهیزات دچار خرابی شده و تولید را مختل کنند. این امر تا حدی بر زمان تحویل محصولات و همچنین خسارات مالی شرکت‌ها تأثیر خواهد گذاشت و ریسکی برای مدیریت کیفیت شرکت‌ها ایجاد می‌کند. در بالا، برخی از الزامات سیستم مدیریت کیفیت ذکر شده است و با توجه به این الزامات، ریسک‌های مدیریت کیفیت و راه‌حل‌های مربوطه تشریح گردیده‌اند. امیدواریم این اطلاعات بتواند الهامی برای مدیریت ریسک‌های کیفیت در کسب‌وکارهای کوچک فراهم کند، کیفیت مدیریت کسب‌وکارها را به سطحی مناسب ارتقا دهد و رضایت مشتریان را افزایش دهد. منبع: مجله «گواهی‌دهی و تأیید چین»